Vì sao Excel chưa phải là giải pháp tối ưu để quản lý bảng theo dõi công nợ?
Hiện nay, Excel là công cụ quen thuộc để quản lý bảng theo dõi công nợ ở nhiều doanh nghiệp nhờ tính dễ dùng và không tốn phí. Tuy nhiên, khi giao dịch tăng, Excel dần bộc lộ nhiều điểm hạn chế từ việc nhập số liệu, chia sẻ thông tin, đến tính bảo mật, tất cả khiến cho việc quản lý công nợ trở nên nặng nề và dễ sai sót.
Vậy liệu Excel có còn phù hợp với nhu cầu thực tế hiện nay? Hãy cùng Finan tìm hiểu ở bài viết sau đây!
>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả
Hiện trạng sử dụng Excel để quản lý công nợ của các doanh nghiệp hiện nay
Có rất nhiều doanh nghiệp bây giờ vẫn đang sử dụng Excel hoặc Google Sheets để quản lý bảng theo dõi công nợ. Lý do chủ yếu là vì:
- Không tốn phí và tận dụng được công cụ có sẵn.
- Dễ sử dụng, không cần đào tạo chuyên sâu.
- Linh hoạt chỉnh sửa theo nhu cầu từng doanh nghiệp.
Tuy nhiên trong số đó, cũng có nhiều doanh nghiệp thừa nhận việc đã gặp khó khăn khi phải kiểm soát nhiều khoản nợ khác nhau, hạn chế khi làm việc nhóm và theo dõi hạn thanh toán. Điều này dẫn đến tình trạng quên nhắc nợ, thất thu, sai sót sổ sách và mất nhiều thời gian xử lý thủ công.
>> Mời bạn xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ
Vì sao Excel chưa phải là giải pháp tối ưu để quản lý bảng theo dõi công nợ?
1. Không có tính năng nhắc nợ tự động
Excel không thể tự động cảnh báo khi đến hạn thanh toán, khiến doanh nghiệp nhắc tay hoặc dễ quên, làm ảnh hưởng đến dòng tiền và mối quan hệ khách hàng.
2. Rủi ro sai sót cao khi nhập liệu thủ công
Việc “gõ từng con số” vào “từng dòng dữ liệu” rất dễ xảy ra lỗi như nhập sai ngày, nhầm số tiền, hoặc quên cập nhật trạng thái thanh toán, khiến doanh nghiệp khó truy vết và mất thời gian kiểm tra lại.
3. Khó xử lý dữ liệu lớn khi giao dịch tăng
Khi doanh nghiệp mở rộng, lượng giao dịch tăng lên mỗi tháng, file excel trở nên nặng, dễ treo máy và khó thao tác hơn. Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều sheet trở thành “ác mộng” với nhân viên kế toán.
4. Bị lệ thuộc vào người tạo file
Nhiều doanh nghiệp xây dựng bảng Excel theo cách “cá nhân hoá”, tức là chỉ người tạo mới hiểu rõ cấu trúc file. Khi nhân sự đó nghỉ việc hoặc vắng mặt thì việc cập nhật và xử lý công nợ bị gián đoạn.
5. Thiếu minh bạch khi cần truy xuất thông tin
Khi phát sinh tranh chấp với khách hàng hoặc nhà cung cấp, việc kiểm tra lại thông tin trong Excel thường mất nhiều thời gian. Không có log chỉnh sửa, không lưu vết ai sửa, sửa lúc nào, việc này rất dễ gây tranh cãi đôi bên.
6. Rủi ro bảo mật dữ liệu cao
File Excel dễ bị sao chép, gửi nhầm, hoặc mở nhầm bởi người không có trách nhiệm. Không có lớp bảo mật chuyên sâu như phân quyền, đăng nhập, hay mã hoá dữ liệu. Điều này dẫn đến việc mất dữ liệu hoặc lộ các thông tin nhạy cảm.
7. Thiếu tính đồng bộ và truy cập từ xa
Khi làm việc ngoài văn phòng, kế toán khó cập nhật công nợ nếu file nằm trên máy tính nội bộ của doanh nghiệp, từ đó gây trở ngại để hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả.
8. Không có hỗ trợ báo cáo tức thời
Muốn báo cáo công nợ, kế toán phải lọc, tính thủ công. Excel không có tính năng trực quan hoá dữ liệu (dashboard theo thời gian thực), gây mất thời gian và dễ sai sót khi gửi báo cáo cho cấp trên.
>> Mời bạn xem thêm: 5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn
Tạm biệt bảng tính rối rắm – Quản lý công nợ tự động và thông minh cùng FinanBook
Không rối ren như Excel, FinanBook được tạo ra với mục tiêu rõ ràng khi giúp các doanh nghiệp SMEs quản lý công nợ đơn giản hơn, chính xác hơn,… chỉ với 1 cú click.
Khi tích hợp FinanBook vào quy trình làm việc, các chủ doanh nghiệp sẽ ngay lập tức cảm nhận được sự khác biệt trong quy trình quản lý công nợ:
- Tổng hợp công nợ tự động, theo thời gian thực: FinanBook tự động cập nhật và thống kê công nợ của từng khách hàng. Không còn bảng Excel rối rắm, không còn đối chiếu thủ công, giúp kế toán dễ dàng theo dõi toàn bộ tình hình chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Nhắc nợ tự động – Chủ động mà vẫn chuyên nghiệp: Hệ thống sẽ gửi thông báo thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng được nhắc đúng lúc, đúng cách, từ đó tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn mà vẫn giữ được thiện cảm.
- Tùy chỉnh lịch nhắc linh hoạt theo từng khách hàng: Bạn có thể cài đặt nhắc trước hạn, đúng hạn hoặc sau hạn tuỳ theo đặc điểm của từng nhóm khách hàng, giúp thu hồi công nợ hiệu quả hơn mà không gây áp lực.
- Cắt giảm đến 80% khối lượng công việc thủ công cho kế toán: Không còn phải dò công nợ từng dòng, nhắc từng người, FinanBook giúp đội ngũ kế toán tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.
- Giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần: Tự động hóa toàn bộ quy trình công nợ giúp doanh nghiệp giảm nhân sự, hạn chế sai sót và tối ưu chi phí vận hành đáng kể.
- Đồng bộ đa nền tảng – Bảo mật tối đa: Dữ liệu tài chính được lưu trữ an toàn, truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị,từ máy tính đến điện thoại, mà vẫn đảm bảo bảo mật ở cấp độ cao nhất.
💡 Với FinanBook, bạn có thể dành thời gian để phát triển kinh doanh, xây dựng chiến lược – thay vì vùi đầu trong bảng công nợ mỗi cuối tuần.
>> Mời bạn xem thêm:
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3
Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4