Đối soát ngân hàng và sàn tự động — cuối tháng chỉ soát phần lệch

Vì anh chị đang so hai quyển sổ được ghi bằng hai thứ tiếng khác nhau. Sổ bán hàng ghi theo đơn và theo khách. Sao kê ngân hàng ghi theo lần tiền vào, nội dung chuyển khoản khách gõ kiểu gì cũng có. Ghép hai bên bằng mắt thì đến dòng thứ 300 là bắt đầu nhìn nhầm.

Những chỗ hay tắc nhất:

• Nhiều tài khoản, nhiều ngân hàng — mỗi nơi một file, phải tải về rồi ghép Excel mới thấy tổng.
• Khách trả gộp nhiều đơn một lần, hoặc trả thiếu vài chục nghìn — số không bao giờ khớp tròn.
• Bán đa sàn: Shopee, Lazada, TikTok trả tiền theo kỳ, đã trừ sẵn phí sàn và hoàn tiền.
• Đến khi phát hiện lệch thì đã sang tháng sau, không còn nhớ giao dịch đó là của ai.
• Kế toán mất khoảng 4 ngày mỗi tháng chỉ để dò, chưa làm được việc gì khác.

Bốn bước, chạy hằng ngày thay vì dồn cuối tháng:

1. 1Nối nguồn tiền. Kết nối trực tiếp 9 ngân hàng tại Việt Nam (Shinhan, Hong Leong Bank, ABBANK, Agribank, MB, VPBank, BIDV, HDBank, NCB), gian hàng trên sàn và hóa đơn điện tử. Không tải file, không nhập tay.
2. 2Gom về một chỗ. Mọi giao dịch của mọi tài khoản chảy về cùng một màn hình, có phân loại sẵn theo nguồn.
3. 3Máy khớp giao dịch ↔ đơn ↔ hóa đơn. Phần rõ ràng máy ghép sẵn thành cặp chờ duyệt. Phần mơ hồ được xếp vào hàng chờ kèm gợi ý.
4. 4Người duyệt phần lệch. Kế toán mở hàng chờ, chọn phương án đúng, bấm duyệt. Mỗi lần duyệt đều lưu lại ai làm, lúc nào.

Trường hợp chuỗi có nhiều chi nhánh, anh chị hoàn toàn có thể gắn cho mỗi điểm bán hoặc từng ca trực một Tài khoản ảo (Virtual Account) hoặc mã QR động riêng do ngân hàng phát hành. Dòng tiền về tới đâu sẽ được phân loại ngay vào đúng chi nhánh hoặc ca trực đó. Nhờ vậy, anh chị không cần đợi đến cuối ngày mới có thể tách sổ đối soát.

Tài khoản ảo ngân hàng (Virtual Account - VA) là tài khoản phụ do ngân hàng cấp, liên kết với một tài khoản chính của doanh nghiệp hoặc cá nhân để nhận và tự động phân loại tiền; tài khoản này không lưu giữ số dư độc lập.

Đây là chỗ đau nhất của nhà bán đa sàn. Sàn không trả tiền theo từng đơn — sàn dồn một kỳ rồi chuyển một cục đã trừ phí hoa hồng, phí vận chuyển, khuyến mãi và các khoản hoàn tiền. Nên con số nằm trên sao kê ngân hàng gần như không bao giờ bằng doanh thu trên sổ.

FinanOne bóc cục tiền đó ra: khoản nào là tiền hàng của đơn nào, khoản nào là phí sàn, khoản nào là hoàn tiền cho khách trả lại. Sau đó khớp ngược về đúng đơn hàng. Anh chị nhìn được một đơn đã thực nhận về bao nhiêu, chứ không chỉ thấy tổng tiền sàn chuyển.

• Phí sàn và khoản hoàn tiền tách riêng, không nằm lẫn trong doanh thu.
• Đơn giao thành công nhưng tiền chưa về — hiện ra ngay, không đợi cuối kỳ.
• Nhiều gian hàng, nhiều sàn xem chung một bảng, cùng cách đọc.

Nguyên tắc ở FinanOne rất đơn giản: AI đề xuất — người duyệt. Máy không tự ghi nhận một đồng nào thay anh chị: nó chỉ ghép sẵn giao dịch với đơn/hóa đơn tương ứng, còn bút toán chỉ thành hình khi có người bấm duyệt.

Cặp nào rõ ràng — đúng số tiền, đúng nội dung, đúng thời điểm — máy xếp thành lô “chờ duyệt”, kế toán liếc qua rồi duyệt cả lô. Còn ca dễ nhầm — hai đơn trùng số tiền, khách chuyển thiếu, nội dung chuyển khoản trống — máy không đoán bừa mà đẩy sang hàng chờ, kèm vài phương án xếp theo mức khả năng để kế toán chọn.

Giống nhân viên mới giỏi việc: sắp sẵn hồ sơ, đánh dấu chỗ nghi ngờ, rồi mang lên cho anh chị ký. Người ký vẫn là người của anh chị, và mọi lần ký đều có dấu vết tra lại được.

• Không có thao tác chạm tiền nào chạy ngầm sau lưng kế toán.
• Mỗi đề xuất khớp đều nói rõ dựa trên căn cứ gì.
• Lịch sử duyệt lưu lại đầy đủ — cần đối chiếu về sau là có ngay.

Phần lớn doanh nghiệp vận hành trong 24 giờ. Không cần thay phần mềm đang dùng, không cần thẻ tín dụng để bắt đầu, không cần đội IT dựng hệ thống.

Việc anh chị cần làm là kết nối tài khoản ngân hàng và gian hàng, còn lại để hệ thống kéo dữ liệu về. Ngày đầu tiên đã nhìn thấy dòng tiền thật của mình thay vì con số ước lượng.

• Vận hành trong 24 giờ, không cần thẻ tín dụng.
• Kế thừa kinh nghiệm vận hành từ nền tảng đã phục vụ hơn 800.000 chủ doanh nghiệp tin dùng.
• 99,9% uptime — sáng nào mở lên cũng có số của ngày hôm qua.

Đối soát không phải đích đến — nó là đầu vào cho những việc kiếm ra tiền:

• Duyệt một lần, công nợ trừ theo. Máy ghép sẵn cặp khớp, kế toán duyệt theo lô — không phải vào sổ ghi tay lần nữa.
• Nhắc nợ đúng người, đúng lúc. Ai đã trả rồi thì thôi không nhắc — tránh cảnh nhắc nhầm khách vừa chuyển tiền hôm qua.
• Hóa đơn điện tử kèm QR trong 30 giây. Khách quét là chuyển đúng số, nội dung chuyển khoản chuẩn sẵn nên vòng đối soát sau càng ít lệch.
• Xuất ra cho kế toán. Số liệu tải về dạng file để kế toán nhập vào phần mềm đang dùng, không nhốt dữ liệu lại.