Nhắc nợ tự động: khách nhận tin đúng hạn, tiền về tự gạch nợ

Không phải anh chị lười nhắc. Là vì việc nhắc nợ bằng tay có một trần tự nhiên: một người chỉ nhớ được vài chục khách, còn sổ nợ thì dài hơn trí nhớ.

Giống như canh 300 nồi nước sôi cùng lúc bằng mắt thường — nồi nào trào là do mình quay lưng đúng lúc đó, không phải do mình dở.

Những chỗ hay tắc:

• Nợ vụn, rải khắp nơi. 300 điểm bán, mỗi nơi nợ một ít. Từng khoản nhỏ nên chẳng ai thấy gấp, cộng lại thành cả tháng dòng tiền nằm ngoài tài khoản.
• Sổ ghi tay không khớp sao kê. Khách chuyển rồi mà sổ chưa gạch, kế toán vẫn nhắc — mất mặt cả hai bên.
• Nhắc theo cảm tính. Ai dễ tính thì nhắc, khách lớn thì ngại nhắc vì sợ mất đơn sau. Khoản to nhất thường là khoản để lâu nhất.
• Nhắc rồi không nhớ đã nhắc. Không có lịch sử ai nhắc, nhắc lúc nào, khách trả lời gì. Người nghỉ việc là mất luôn đầu mối.
• Kế toán mất 4 ngày/tháng chỉ để dò sao kê gạch nợ, thay vì thời gian đó dùng để theo dõi khách sắp trễ.

Mỗi sáng, hệ thống rà lại toàn bộ công nợ và xếp sẵn danh sách cần nhắc hôm nay. Anh chị chỉ mở lên, liếc qua, bấm duyệt.

Các bước, không có bước nào diễn ra sau lưng anh chị — chạm từng bước bên dưới để xem chi tiết:

Không ai phải dò sao kê bằng mắt nữa. FinanOne kết nối trực tiếp 9 ngân hàng tại Việt Nam (Shinhan, Hong Leong Bank, ABBANK, Agribank, MB, VPBank, BIDV, HDBank, NCB), nên giao dịch vừa về tài khoản là hệ thống đối chiếu ngay với các khoản nợ đang mở và ghép sẵn thành từng cặp chờ duyệt.

Như có người phụ việc ngồi sẵn ở cửa kho — hàng về là ghép phiếu, kẹp hồ sơ, đánh dấu chỗ nghi ngờ rồi mang lên cho anh chị ký; chứ không phải cuối tháng mới lôi cả xe chứng từ ra đối chiếu. Người ký vẫn là người của anh chị.

Vài điều đổi được ngay:

• Kế toán chỉ soát phần lệch. Cặp nào rõ ràng thì máy ghép sẵn, duyệt theo lô là xong; anh chị chỉ mở kỹ phần máy chưa chắc — thường là khách chuyển gộp nhiều hóa đơn hoặc ghi sai nội dung.
• Không nhắc nhầm khách đã trả. Khoản vừa duyệt gạch sẽ rời khỏi danh sách nhắc của ngày hôm sau.
• Tiết kiệm tới khoảng 4 ngày/tháng vốn dành cho việc dò sao kê thủ công.
• Cần xuất hóa đơn kèm QR cho khoản mới? Tạo và gửi trong 30 giây, khoản đó vào luôn lịch nhắc.

Nếu doanh nghiệp có nhiều khách sỉ hoặc đại lý, chẳng hạn như 300 điểm bán vừa nhắc đến, anh chị có thể cấp cho mỗi đầu mối một Tài khoản ảo (Virtual Account) riêng do ngân hàng phát hành. Khách chuyển tiền vào tài khoản nào là anh chị biết ngay khoản thu đó của ai. Kế toán không cần tra soát nội dung hay chờ hệ thống dự đoán.

Tài khoản ảo ngân hàng (Virtual Account - VA) là tài khoản phụ do ngân hàng cấp, liên kết với một tài khoản chính của doanh nghiệp hoặc cá nhân để nhận và tự động phân loại tiền; tài khoản này không lưu giữ số dư độc lập. Áp dụng vào 300 điểm bán, hệ thống sẽ gắn sẵn 300 tài khoản ảo tương ứng. Khách nào chuyển tiền thì khoản nợ của khách đó tự gạch, không lẫn sang khách bên cạnh.

Bảng công nợ của FinanOne không xếp theo bảng chữ cái — xếp theo mức độ sắp trễ, và cắt được theo điểm bán, theo tuyến, theo nhân viên phụ trách.

Cách màn hình hiển thị với một nhà phân phối F&B: tuyến Quận 7 có 42 điểm bán đến kỳ thu, đã thu đủ 38, còn 4 điểm quá hạn — bấm vào là ra tên cửa hàng, số tiền, hóa đơn nào, đã nhắc mấy lần, ai phụ trách. Trưởng kinh doanh biết ngay sáng nay phải gọi cho ai, thay vì đợi báo cáo cuối tháng.

• Lọc theo tuyến, khu vực, điểm bán, nhân viên giao hàng.
• Cảnh báo sớm: khoản sắp đến hạn, không chỉ khoản đã trễ.
• Xem được lịch sử từng khách: khách này thường trả trễ mấy ngày, có nên giữ hạn mức không.
• Chủ doanh nghiệp xem trên điện thoại qua Zalo Mini App, duyệt nhắc nợ ngay lúc đang ngồi cà phê.

Đây là câu hỏi được hỏi nhiều nhất, và nó hợp lý. Thực tế thường ngược lại: nhắc đều, nhắc lịch sự, đúng số tiền, có QR trả liền thì khách đỡ khó xử hơn là bị gọi điện đột ngột sau ba tháng im lặng.

Hàng xóm nhắn trước một câu “mai em qua lấy nhé” bao giờ cũng dễ chịu hơn là gõ cửa lúc 9 giờ tối.

Anh chị vẫn giữ toàn quyền:

• Chọn giọng nhắc theo nhóm khách. Khách lớn, khách lâu năm dùng mẫu mềm; khách quá hạn dài dùng mẫu dứt khoát hơn.
• Loại trừ khách khỏi lịch nhắc chỉ bằng một lần bấm, ví dụ khách đang thương lượng công nợ.
• Không tin nào gửi khi chưa duyệt. AI đề xuất, người quyết định — FinanOne không tự gửi thay anh chị.
• Nhắc đúng người. Gửi đúng số Zalo của người phụ trách thanh toán bên khách, không nhắn nhầm vào nhóm chung.

Không cần thay hệ thống, không cần dừng bán hàng, không cần thẻ tín dụng.

Anh chị đưa danh sách công nợ đang có (Excel, sổ bán hàng, hoặc file xuất từ phần mềm kế toán), kết nối tài khoản ngân hàng, đặt vài mẫu tin nhắc. Vận hành trong 24 giờ — cuối ngày đầu tiên anh chị đã thấy bảng công nợ thật của mình và duyệt được lô nhắc đầu tiên.

• Kế thừa kinh nghiệm vận hành từ nền tảng đã phục vụ hơn 800.000 chủ doanh nghiệp bán hàng tại Việt Nam.
• Hạ tầng vận hành mục tiêu 99,9% uptime — lịch nhắc chạy đều theo ngày.
• Chạy song song phần mềm kế toán hiện tại, không bắt kế toán đổi thói quen ngay.
• Dữ liệu là của anh chị, tách riêng từng doanh nghiệp, xuất ra bất cứ lúc nào.