Mẫu phiếu thu, phiếu chi tiền mặt theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Phiếu thu, phiếu chi theo văn bản nào đang hiệu lực

Phiếu thu là chứng từ xác nhận số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và để kế toán ghi sổ. Phiếu chi là chứng từ xác nhận số tiền mặt thực tế xuất quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền và ghi sổ. Cả hai đều là chứng từ kế toán nên phải tuân theo Luật Kế toán 2015 (Luật số 88/2015/QH13) và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Ngày 27/10/2025, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Thông tư 99 thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Mẫu phiếu thu 01-TT gồm những nội dung gì

Theo Điều 16 Luật Kế toán, mọi chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu: tên và số hiệu chứng từ, ngày lập, tên và địa chỉ bên lập và bên nhận, nội dung nghiệp vụ, số tiền, chữ ký và họ tên của người lập, người duyệt và người liên quan. Với chứng từ dùng để thu, chi tiền, tổng số tiền phải ghi cả bằng số và bằng chữ. Mẫu phiếu thu 01-TT cụ thể hoá các yêu cầu này như bảng dưới.

Mẫu phiếu chi 02-TT và các chữ ký cần có

Phiếu chi có bố cục tương tự phiếu thu, thay "người nộp tiền" bằng "người nhận tiền" và "lý do nộp" bằng "lý do chi". Điểm khác quan trọng là phiếu chi phải được duyệt trước khi thủ quỹ xuất tiền. Theo Điều 19 Luật Kế toán, chứng từ chi tiền phải có chữ ký của người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) trước khi thực hiện, và chữ ký trên chứng từ chi tiền phải ký theo từng liên.

Hồ sơ đi kèm phiếu chi tiền mặt thường là giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT) hoặc giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), cùng hoá đơn, hợp đồng. Cách lập giấy đề nghị thanh toán được hướng dẫn tại bài mẫu giấy đề nghị thanh toán.

Quy trình lập, duyệt, thu chi và ghi sổ quỹ

Mỗi nghiệp vụ thu, chi tiền mặt chỉ lập một chứng từ. Quy trình dưới đây áp dụng cho phiếu chi; với phiếu thu, bước duyệt có thể diễn ra sau khi thu tiền, tuỳ quy chế nội bộ.

1. Tiếp nhận đề nghị: người đề nghị nộp giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng kèm chứng từ gốc; với phiếu thu, kế toán nhận thông tin khoản thu và hoá đơn liên quan.
2. Lập phiếu: kế toán thanh toán ghi đủ các trường, số tiền bằng số và bằng chữ, số chứng từ gốc kèm theo, rồi ký vào ô người lập phiếu.
3. Soát xét và duyệt: kế toán trưởng kiểm tra chứng từ gốc, định khoản và hạn mức; giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký duyệt trước khi chi.
4. Thu hoặc chi tiền: thủ quỹ đối chiếu chữ ký, kiểm đếm tiền, ghi số tiền thực thu bằng chữ (phiếu thu) hoặc để người nhận viết số tiền bằng chữ (phiếu chi), các bên ký và ghi rõ họ tên.
5. Ghi sổ quỹ: thủ quỹ ghi sổ quỹ tiền mặt theo từng phiếu và tính số tồn quỹ cuối ngày.
6. Chuyển kế toán ghi sổ: cuối ngày, thủ quỹ chuyển phiếu cùng chứng từ gốc cho kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt và đối chiếu với sổ quỹ.
7. Kiểm kê và lưu trữ: định kỳ kiểm kê quỹ, đối chiếu số tồn thực tế với sổ; lưu phiếu và chứng từ gốc theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán.

Số tồn quỹ tiền mặt là một phần của dòng tiền doanh nghiệp. Cách theo dõi tổng thể tiền mặt và tiền gửi được trình bày ở bài quản lý dòng tiền doanh nghiệp.

Cách viết số tiền bằng chữ trên phiếu thu chi

Số tiền bằng chữ là căn cứ đối chiếu khi số tiền bằng số bị ghi sai hoặc khó đọc, nên phải khớp chính xác với số tiền bằng số. Viết hoa chữ cái đầu, viết liền một dòng và kết thúc bằng đơn vị tiền tệ.

• Không viết tắt (ví dụ "tr", "k"), không để khoảng trống phía trước hoặc phía sau để tránh bị ghi thêm.
• Ký bằng mực không phai; không ký bằng mực màu đỏ, không dùng dấu chữ ký khắc sẵn (Điều 19 Luật Kế toán).
• Với ngoại tệ, ghi rõ loại ngoại tệ, tỷ giá tại thời điểm thu hoặc chi và số tiền quy đổi ra đồng Việt Nam.

Lỗi thường gặp khi lập phiếu thu, phiếu chi

Phiếu thu chi điện tử và khi nào nên ghi trên phần mềm

Theo Điều 17 Luật Kế toán, chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có đủ nội dung như chứng từ giấy và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, bảo đảm không bị thay đổi. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử, có giá trị như chữ ký trên giấy. Vì vậy, phiếu thu, phiếu chi lập và ký trên phần mềm vẫn hợp lệ nếu đáp ứng các điều kiện này và được lưu trữ, tra cứu được trong thời hạn quy định.

Ghi thu chi trên phần mềm thay cho sổ tay hoặc Excel phù hợp khi doanh nghiệp gặp một trong các dấu hiệu sau:

• Có nhiều quỹ tiền mặt (theo chi nhánh, cửa hàng, công trình) và cần xem số tồn của từng quỹ cùng lúc.
• Khoản chi cần người có thẩm quyền duyệt trước, nhưng người duyệt thường không có mặt tại văn phòng để ký phiếu giấy.
• Thường có khoản đã chi nhưng chưa đủ hoá đơn, chứng từ gốc và cần theo dõi đến khi bổ sung xong.
• Cần báo cáo dòng tiền gộp cả tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thay vì cộng thủ công từ nhiều file.

Phần mềm giúp ghi nhận và theo dõi, còn việc phê duyệt vẫn thuộc người có thẩm quyền theo quy chế nội bộ của doanh nghiệp. So sánh cách làm bằng bảng tính và bằng phần mềm có tại trang FinanOne và Excel.

Câu hỏi thường gặp