Quản lý dòng tiền doanh nghiệp: vì sao có lãi mà vẫn cạn tiền

Lợi nhuận khác dòng tiền thế nào

Lợi nhuận được tính theo nguyên tắc dồn tích: doanh thu ghi nhận khi giao hàng hoặc xuất hoá đơn, chi phí ghi nhận khi phát sinh. Dòng tiền thì chỉ ghi nhận khi tiền thực sự vào hoặc ra khỏi tài khoản ngân hàng và quỹ tiền mặt. Khoảng cách giữa hai thời điểm này là lý do nhiều doanh nghiệp có lãi mà vẫn cạn tiền.

Bảng dưới là ví dụ minh hoạ một doanh nghiệp phân phối trong một quý, bán chịu cho đại lý với hạn thanh toán 60 ngày và phải trả nhà cung cấp gần như ngay khi nhập hàng.

Chênh lệch VND 1.500.000.000 nằm ở hai chỗ: tiền khách còn nợ và tiền đọng trong hàng tồn kho. Doanh nghiệp này không thua lỗ, nhưng nếu số dư đầu quý dưới VND 1.200.000.000 thì sẽ không đủ tiền trả lương hoặc trả nhà cung cấp đúng hạn.

Ba dòng tiền và cách đọc nhanh

Mọi khoản tiền vào và ra của doanh nghiệp được xếp vào ba nhóm. Cách chia này giống cấu trúc của báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nên khi đã quen, chủ doanh nghiệp đọc báo cáo của kế toán nhanh hơn.

Có hai cách lập dòng tiền kinh doanh. Phương pháp trực tiếp liệt kê từng khoản thu, chi thực tế, dễ hiểu và phù hợp để điều hành hằng tuần. Phương pháp gián tiếp đi từ lợi nhuận rồi điều chỉnh, phù hợp để giải thích vì sao lãi mà tiền không tăng.

Áp vào ví dụ ở mục trên: lãi VND 300.000.000, trừ VND 1.200.000.000 phải thu tăng thêm, trừ VND 300.000.000 tồn kho tăng thêm, ra đúng mức tiền giảm VND 1.200.000.000. Hai phương pháp luôn cho cùng một kết quả nếu số liệu đầy đủ.

Vòng quay tiền mặt: DSO, DIO, DPO

Vòng quay tiền mặt (Cash Conversion Cycle, CCC) đo số ngày kể từ khi doanh nghiệp trả tiền mua hàng đến khi thu được tiền bán hàng đó. Con số này càng dài, doanh nghiệp càng cần nhiều tiền để duy trì cùng một mức doanh thu.

Ví dụ minh hoạ: DSO 60 ngày, DIO 45 ngày, DPO 30 ngày thì CCC là 75 ngày. Nếu giá vốn bình quân mỗi ngày khoảng VND 23.000.000, doanh nghiệp đang có khoảng VND 1.725.000.000 vốn lưu động bị giữ trong chu kỳ này. Rút DSO từ 60 xuống 45 ngày sẽ giải phóng một phần đáng kể số tiền đó mà không cần bán thêm.

5 con số chủ doanh nghiệp nên xem mỗi tuần

Báo cáo tài chính theo tháng hoặc theo quý thường đến quá muộn để xử lý thiếu tiền. Năm con số dưới đây đủ ngắn để xem trong vài phút mỗi đầu tuần và là phần cốt lõi của quản trị tài chính doanh nghiệp nhỏ.

Con số thứ nhất chỉ đáng tin khi giao dịch ngân hàng đã được ghép với hoá đơn và khoản nợ tương ứng. Vì vậy việc đối soát hằng ngày hoặc hằng tuần là nền tảng của mọi báo cáo dòng tiền.

Dự báo dòng tiền 13 tuần: cách làm từng bước

Mười ba tuần tương đương một quý, đủ dài để thấy trước các khoản lớn như thuế, thưởng, trả nợ gốc và đủ ngắn để ước tính sát từng khoản thu, chi. Bảng dự báo nên lập theo phương pháp trực tiếp, mỗi cột là một tuần. Bản đầy đủ kèm file mẫu có trong bài dự báo dòng tiền 13 tuần.

1. Chốt số dư đầu kỳ: cộng số dư thực tế của tất cả tài khoản ngân hàng và quỹ tiền mặt sau khi đã đối soát, không dùng số dư trên sổ chưa cập nhật.
2. Dự kiến tiền vào theo tuần: lấy danh sách phải thu theo ngày đến hạn, rồi điều chỉnh theo thói quen trả tiền thực tế của từng khách; cộng thêm đơn hàng mới có khả năng thu trong kỳ.
3. Ghi các khoản chi cố định: lương, bảo hiểm, thuê mặt bằng, thuế, trả nợ gốc và lãi theo lịch đã biết.
4. Ghi các khoản chi biến đổi: trả nhà cung cấp theo hạn trên hoá đơn, đơn nhập hàng dự kiến, chi phí dự án đã được duyệt.
5. Tính số dư cuối mỗi tuần: số dư cuối tuần = số dư đầu tuần + tiền vào − tiền ra; số dư cuối tuần này là số dư đầu tuần sau.
6. Đặt mức tối thiểu và đánh dấu tuần rủi ro: doanh nghiệp tự chọn mức tiền tối thiểu, ví dụ đủ trả lương và chi phí cố định trong vài tuần; tuần nào thấp hơn mức này thì lên phương án ngay.
7. Cập nhật mỗi tuần: so sánh thực tế với dự báo, ghi lý do chênh lệch lớn, bỏ tuần đã qua và thêm một tuần mới ở cuối để luôn nhìn trước 13 tuần.

Trong ví dụ, tuần 2 là tuần trả lương nên số dư giảm mạnh. Nếu mức tối thiểu doanh nghiệp đặt là VND 500.000.000, kế toán đã biết trước từ tuần 1 để ưu tiên nhắc các khoản phải thu lớn hoặc dời một khoản trả nhà cung cấp chưa đến hạn.

Cách quản lý dòng tiền: tiền vào sớm, tiền ra có kiểm soát

Quản lý dòng tiền trong kinh doanh không chỉ là cắt giảm chi phí. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần lớn tiền bị giữ lại ở công nợ chưa thu và ở các khoản chi không qua bước duyệt.

Rút ngắn thời gian tiền về

1. Xuất hoá đơn ngay khi giao hàng: mỗi ngày chậm xuất hoá đơn là một ngày khách chưa bắt đầu tính hạn thanh toán.
2. Ghi rõ hạn thanh toán và cách thanh toán: trên hợp đồng và hoá đơn nên có ngày đến hạn, số tài khoản, nội dung chuyển khoản; kèm mã QR thanh toán đúng số tiền để khách không nhập sai.
3. Nhắc nợ theo lịch, trước cả ngày đến hạn: một tin nhắc lịch sự vài ngày trước hạn thường hiệu quả hơn nhiều cuộc gọi sau khi đã quá hạn.
4. Ưu tiên theo số tiền và tuổi nợ: sắp xếp danh sách để xử lý trước những khoản lớn và quá hạn lâu; có thể bắt đầu bằng file Excel theo dõi công nợ.
5. Cân nhắc chiết khấu thanh toán sớm hoặc đặt cọc: áp dụng cho khách mới, đơn lớn hoặc dự án dài; tính kỹ chi phí chiết khấu so với lợi ích nhận tiền sớm.
6. Xem lại hạn mức bán chịu: khách thường xuyên trả trễ nên được rút ngắn hạn thanh toán hoặc giảm hạn mức trước khi nhận đơn tiếp theo.

Kiểm soát tiền ra

1. Duyệt trước khi chi: mọi khoản chi trên một mức nhất định cần đề nghị thanh toán và người có thẩm quyền duyệt trước khi tiền rời tài khoản.
2. Đặt hạn mức chi theo người hoặc theo quỹ: giúp chi phí không vượt ngân sách mà không cần chủ doanh nghiệp duyệt từng khoản nhỏ.
3. Trả đúng hạn, không trả sớm khi không có lợi: sắp lịch trả nhà cung cấp theo ngày đến hạn, trừ khi trả sớm được chiết khấu đáng kể.
4. Thương lượng điều khoản với nhà cung cấp: kéo dài thời hạn thanh toán hoặc chia đợt cho đơn lớn giúp tăng DPO một cách minh bạch.
5. Tách tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân: dùng tài khoản riêng của doanh nghiệp để số dư và báo cáo phản ánh đúng thực tế.
6. Giữ một khoản dự phòng: doanh nghiệp tự đặt mức dự phòng theo số tuần chi phí cố định mà mình muốn được bảo đảm, rồi theo dõi như một dòng riêng trong dự báo.

Dấu hiệu doanh nghiệp sắp cạn tiền

Thiếu tiền hiếm khi xảy ra đột ngột. Các dấu hiệu dưới đây thường xuất hiện vài tuần trước khi doanh nghiệp phải trả lương trễ hoặc trễ hạn với nhà cung cấp.

Để có cái nhìn tổng quan về thanh khoản, công nợ và hiệu quả sử dụng vốn, có thể dùng công cụ miễn phí Bác sĩ Tài chính: tải báo cáo tài chính lên hoặc nhập vài chỉ tiêu để xem điểm sức khoẻ tài chính và những điểm cần ưu tiên. Kết quả chỉ mang tính thông tin, không thay thế tư vấn tài chính, kế toán hoặc thuế.

Câu hỏi thường gặp