Mẫu giấy đề nghị thanh toán và cách duyệt chi trong doanh nghiệp.

Giấy đề nghị thanh toán là gì

Giấy đề nghị thanh toán (còn gọi là phiếu đề nghị thanh toán hoặc đề xuất thanh toán) là chứng từ kế toán do người đã chi tiền lập để đề nghị doanh nghiệp thanh toán lại. Theo hướng dẫn kèm Mẫu số 05-TT, giấy này dùng khi khoản tiền đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc người chi chưa nhận tạm ứng.

Giấy đề nghị thanh toán tổng hợp các khoản đã chi, kèm chứng từ gốc nếu có, để làm thủ tục thanh toán, làm căn cứ chi tiền và ghi sổ kế toán. Ví dụ: nhân viên tự trả tiền vé máy bay đi công tác, mua văn phòng phẩm hoặc tiếp khách, sau đó đề nghị công ty hoàn lại.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp còn dùng giấy đề nghị thanh toán để bộ phận mua hàng đề nghị kế toán chuyển tiền cho nhà cung cấp. Cách dùng này nên được ghi rõ trong quy chế chi tiêu nội bộ để mọi bộ phận hiểu giống nhau.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán 05-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp được Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026 và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Trong Phụ lục I, nhóm chứng từ tiền tệ có Giấy đề nghị thanh toán mang số hiệu 05-TT.

Theo hướng dẫn kèm mẫu, người đề nghị lập một liên và gửi giám đốc hoặc người xét duyệt chi. Kế toán trưởng soát xét, ghi ý kiến; sau khi giám đốc duyệt, kế toán lập phiếu chi kèm giấy đề nghị và chuyển thủ quỹ chi tiền.

Nếu tự thiết kế, doanh nghiệp có thể bổ sung các trường giúp duyệt nhanh hơn: số đề nghị, mã phòng ban hoặc dự án, hình thức thanh toán (tiền mặt hay chuyển khoản), thông tin người thụ hưởng, hạn thanh toán và ngân sách còn lại của khoản mục.

Phân biệt đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, phiếu chi và uỷ nhiệm chi

Năm chứng từ này thường đi cùng nhau trong một khoản chi, nhưng mỗi loại có vai trò riêng. Nhầm lẫn giữa chúng là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.

Nói ngắn gọn: giấy đề nghị là bước xin chi, phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi là bước thực hiện chi. Cách lập phiếu chi được trình bày chi tiết trong bài mẫu phiếu thu, phiếu chi.

Quy trình duyệt chi từ đề nghị đến thanh toán

Một quy trình thanh toán rõ ràng giúp mỗi khoản chi có người chịu trách nhiệm ở từng bước. Dưới đây là trình tự phổ biến, doanh nghiệp điều chỉnh theo quy mô và quy chế nội bộ.

1. Lập đề nghị: người chi tiền lập giấy đề nghị thanh toán (hoặc giấy thanh toán tiền tạm ứng nếu đã nhận tạm ứng), đính kèm hoá đơn và chứng từ gốc.
2. Trưởng bộ phận xác nhận: xác nhận khoản chi đúng nhu cầu công việc và nằm trong ngân sách của bộ phận.
3. Kế toán kiểm tra: đối chiếu hoá đơn (tên, mã số thuế, số tiền), tính đầy đủ của chứng từ, khoản mục chi phí và hạn mức còn lại.
4. Kế toán trưởng soát xét: ghi ý kiến và chuyển người có thẩm quyền duyệt.
5. Người có thẩm quyền duyệt chi: giám đốc hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản duyệt theo ngưỡng số tiền đã quy định.
6. Lập chứng từ chi: kế toán lập phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi; người duyệt chi và kế toán trưởng ký trước khi chi tiền.
7. Thực hiện thanh toán: thủ quỹ chi tiền mặt và người nhận ký phiếu chi, hoặc ngân hàng thực hiện lệnh chuyển khoản.
8. Ghi sổ và lưu trữ: kế toán hạch toán, đối chiếu với sao kê ngân hàng và lưu bộ chứng từ đầy đủ.

Duyệt chi chỉ là một phần của bức tranh dòng tiền. Để biết khoản chi ảnh hưởng đến số dư những tuần tới ra sao, xem thêm bài quản lý dòng tiền doanh nghiệp.

Phân quyền duyệt chi theo ngưỡng

Khi mọi khoản chi đều chờ giám đốc ký, việc duyệt bị dồn và người duyệt khó xem kỹ từng khoản. Ma trận phân quyền theo số tiền giúp khoản nhỏ được xử lý nhanh, khoản lớn được xem xét kỹ hơn.

Một cách làm khác là duyệt theo hạn mức: thay vì duyệt từng khoản, người có thẩm quyền duyệt trước hạn mức cho từng người hoặc từng quỹ chi. Nhân viên chi trong hạn mức, khoản vượt hạn mức mới cần duyệt riêng.

Chứng từ kèm theo từng loại khoản chi

Giấy đề nghị thanh toán phải ghi rõ số lượng chứng từ gốc đính kèm. Bảng dưới đây là danh sách gợi ý; doanh nghiệp nên quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu.

Lỗi thường gặp khi lập và duyệt đề nghị thanh toán

Phần lớn các lỗi trên đến từ việc giấy tờ đi qua nhiều tay và nhiều kênh (giấy, email, tin nhắn). Đưa đề nghị, phê duyệt và chứng từ về một nơi giúp người duyệt thấy đủ thông tin trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp