Tình huống minh hoạ
Nhà phân phối hàng tiêu dùng nhanh · 120 điểm bán
Nhà phân phối khu vực trong tình huống có hai kế toán công nợ và bốn tuyến giao hàng. Trang trình bày quy trình trước khi sử dụng FinanOne, bốn tuần đầu triển khai và các câu hỏi của bộ phận kế toán.
Tình huống được dựng từ cách vận hành phổ biến của nhà phân phối, không phải câu chuyện của một khách hàng cụ thể. Mọi con số là dữ liệu minh hoạ.
Trước và sau triển khai
Khối lượng hoá đơn không thay đổi. Việc đối chiếu được thực hiện mỗi sáng thay vì tập trung vào những ngày cuối tháng.
| Nghiệp vụ | Trước đây | Sau bốn tuần |
|---|---|---|
| Đối chiếu tiền về | Tải sao kê cuối tháng và đối chiếu từng dòng với danh sách hoá đơn | Mỗi sáng rà soát danh sách đề xuất khớp; khoản khớp chắc chắn đã được ghi nhận |
| Xác định điểm bán quá hạn | Sau khi khoá sổ, thường vào đầu tháng sau | Ngay khi khoản nợ quá hạn, trong báo cáo tuổi nợ theo điểm bán |
| Nhắc thanh toán | Nhân viên tuyến nhắc trực tiếp khi giao hàng | Email nhắc theo lịch cho điểm bán có email; nội dung soạn sẵn để gửi qua Zalo |
| Khoản chuyển gộp | Gọi điện xác nhận với điểm bán về hoá đơn đã thanh toán | Hiển thị trong danh sách chờ xác nhận, kèm gợi ý hoá đơn phù hợp |
| Báo cáo cho chủ doanh nghiệp | Tệp Excel gửi qua tin nhắn sau khi khoá sổ | Chủ doanh nghiệp trực tiếp xem công nợ và tiền về trong ngày |
Dữ liệu và mốc thời gian trong tình huống là minh hoạ, không phải kết quả đã được khách hàng xác nhận hay kiểm toán.
Bốn tuần triển khai
Bộ phận kế toán duy trì quy trình cũ song song với quy trình mới cho đến khi hai kết quả thống nhất.
Nhập danh sách 120 điểm bán và các khoản chưa thanh toán hết từ sổ công nợ Excel; liên kết tài khoản nhận tiền chính.
Kế toánKế toán tiếp tục đối chiếu sao kê theo cách cũ, đồng thời xác nhận các đề xuất khớp trên FinanOne để so sánh kết quả.
Kế toán và FinanOneĐặt lịch email nhắc cho điểm bán có email; tắt nhắc tự động đối với một số điểm bán cần trao đổi riêng.
Chủ doanh nghiệp duyệt lịchBỏ bước đối chiếu sao kê cuối tháng; kế toán xử lý danh sách chờ xác nhận mỗi sáng.
Toàn bộ phậnThời gian bốn tuần là giả định của tình huống; thời gian thực tế phụ thuộc số lượng điểm bán và chất lượng sổ công nợ ban đầu.
Câu hỏi của kế toán
Khoản chưa khớp chắc chắn không được ghi nhận tự động; kế toán xác nhận trước khi ghi nhận. Mỗi lần khớp được lưu nguồn và lý do để rà soát; doanh nghiệp cũng có thể tắt chế độ tự ghi nhận khoản khớp chắc chắn trong thời gian đầu.
Không. Tình huống bắt đầu từ sổ công nợ Excel hiện có và chỉ nhập các khoản chưa thanh toán hết.
Giao dịch được hiển thị trong danh sách chờ xác nhận cùng gợi ý các hoá đơn phù hợp. Kế toán chọn hoá đơn; phần thừa hoặc thiếu tiếp tục được theo dõi.
Có. Trong tuần thứ hai, kế toán vẫn đối chiếu theo cách cũ để so sánh với đề xuất trên FinanOne. Khi kết quả thống nhất, bộ phận kế toán chuyển hoàn toàn sang quy trình mới.
Chủ doanh nghiệp đăng nhập để xem công nợ theo điểm bán và tiền về trong ngày. Kế toán không cần gửi tệp tổng hợp sau mỗi lần khoá sổ.
Vòng tiền của ngành và ví dụ một tháng trên bốn tuyến được trình bày tại trang ngành. Xem trang ngành phân phối
Tình huống minh hoạ · Phân phối
Doanh nghiệp gửi sổ công nợ theo điểm bán; chuyên gia FinanOne cùng xây dựng lịch triển khai phù hợp với bộ phận kế toán hiện có.
Không cần thẻ tín dụngDữ liệu thuộc về doanh nghiệp
