Kênh chỉ đạo điều hành xã – thôn – dân trên Zalo
Cả UBND xã — nằm trong Zalo của mỗi người dân
Gửi văn bản và biết chính xác ai đã đọc. Giao việc bằng giọng nói. Tiếp nhận phản ánh của người dân. Không bắt ai cài thêm ứng dụng — tất cả chạy ngay trong Zalo.
Bài giới thiệu dành cho lãnh đạo, công chức các xã và cơ quan đang tìm giải pháp điều hành xã–thôn–dân: sản phẩm gồm những tính năng gì, ưu việt ở đâu, và xã Mậu A (tỉnh Lào Cai) đang dùng ra sao.
Chuyện quen thuộc ở mọi xã
Ví von
Trưởng thôn phát thông báo bằng loa. Ai nghe? Ai không? — Không ai biết. Vấn đề không phải thiếu phần mềm, mà là thiếu bằng chứng: mỗi văn bản không tới được thôn là một quyết định của cấp trên biến mất giữa đường.
Gửi được, nhưng không chứng minh được đã tới. Văn bản đi qua nhóm mạng xã hội, giấy, loa truyền thanh — không ai biết bao nhiêu thôn đã nhận, ai đã đọc, ai chưa.
Địa bàn rộng hơn sau sắp xếp. Từ 01/7/2025 cả nước còn 3.321 xã/phường, bỏ cấp huyện — mỗi xã quản nhiều thôn hơn, chặng xã→thôn→dân trở thành mạch chính của điều hành.
Chỉ tiêu chuyển đổi số chấm cái “đã tới”. Báo cáo cần con số: bao nhiêu phần trăm người dân nhận được thông tin, trong bao lâu — điều mà cách làm hiện tại không đo được.
Người lớn tuổi đọc màn hình khó. Ứng dụng chữ nhỏ, thao tác nhiều bước khiến chính nhóm cần thông tin nhất lại dùng ít nhất.
Ba điều giải pháp cam kết làm được
Xã nói — thôn nhận việc
Cán bộ bấm micro nói một câu, trợ lý điền sẵn tên việc; chọn người nhận và hạn xử lý bằng vài cú chạm — việc xuống thôn ngay, hệ thống ghi lại ai giao và giao lúc nào.
Văn bản tự đọc thành tiếng
Thông báo dài có sẵn bản tóm tắt; bấm nút loa là điện thoại đọc thành tiếng bằng giọng tiếng Việt — người lớn tuổi, người không tiện đọc chữ nhỏ vẫn nắm được nội dung của xã.
Xã biết chính xác ai đã đọc
Mỗi thông báo có báo cáo độ phủ riêng: bao nhiêu người nhận, bao nhiêu đã mở, bao nhiêu đã xác nhận đọc, ai chưa mở — bấm vào là ra danh sách từng người để nhắc đích danh.
▶ Bốn video hướng dẫn thao tác — quay trên bản mới nhất
Mỗi video là một luồng việc chạy trọn vòng, hai vai hiện song song trên cùng khung hình: bên trái là màn hình cán bộ xã, bên phải là màn hình trưởng thôn. Có giọng thuyết minh và phụ đề từng bước — bấm phát và bật loa để nghe.
Bản hướng dẫn cập nhật lúc · 4 video · tổng 5 phút 56 giây · quay trên bản Mini App mới nhất.
Xem trên điện thoại: bấm phát rồi xoay ngang máy (hoặc bấm nút phóng to) để chữ trong màn hình ứng dụng đủ lớn.
1. Giao việc xuống thôn và nghiệm thu · 2 phút 43 giây
Xã giao việc kèm hạn, trưởng thôn nhận việc ngay trên điện thoại, làm xong nộp báo cáo, xã nghiệm thu — trọn một vòng, không rơi bước nào.
Đọc lời thuyết minh — 18 bước
- Cán bộ xã mở mục Việc. Đây là hộp việc của riêng cán bộ.
- Chọn nút Tạo việc ở dưới màn hình để giao một việc mới cho thôn.
- Nhập tên việc. Nếu không tiện gõ, chọn nút micro bên cạnh rồi nói, hệ thống tự điền.
- Chọn ô Giao cho để mở danh bạ người nhận.
- Danh bạ hiện đầy đủ cán bộ và trưởng thôn. Chọn ông Hoàng Văn Hòa, trưởng thôn An Hòa.
- Chọn hạn hoàn thành. Có sẵn các mốc thường dùng, không phải mở lịch.
- Chọn Tạo việc. Việc được giao ngay, hệ thống ghi lại ai giao và giao lúc nào.
- Cùng lúc đó, màn hình trưởng thôn xuất hiện việc mới. Không cần gọi điện xác nhận.
- Trưởng thôn chọn việc để xem nội dung xã giao.
- Màn hình nêu rõ việc đang ở bước nào, và những thao tác được phép ở bước đó.
- Chọn Tiếp nhận để báo với xã là đã nhận việc và bắt đầu thực hiện.
- Làm xong, trưởng thôn chọn Nộp kết quả.
- Ghi lại kết quả đã làm. Có thể đọc bằng giọng nói hoặc nhập chữ.
- Gửi báo cáo. Việc tự chuyển về xã, không phải gọi điện thông báo.
- Bên xã, mục Việc đã giao cho thấy tình hình từng việc đã giao xuống thôn.
- Cán bộ mở việc để đọc nội dung trưởng thôn vừa gửi lên.
- Nội dung báo cáo nằm ngay trong việc, không phải tìm ở đâu khác.
- Đọc xong, chọn Nghiệm thu để đóng việc. Nếu chưa đạt, chọn nút bên cạnh để trả lại kèm lý do.
2. Gửi thông báo và biết ai đã đọc · 1 phút 23 giây
Soạn thông báo, chọn gửi tới thôn nào, rồi nhìn danh sách ai đã xác nhận đã đọc.
Đọc lời thuyết minh — 7 bước
- Cán bộ xã mở màn hình soạn thông báo.
- Trước hết chọn phạm vi gửi. Có thể gửi toàn xã, hoặc chọn theo từng thôn.
- Với công văn dài, chọn Tạo thông báo từ văn bản, hệ thống sẽ rút gọn nội dung.
- Bên thôn, trưởng thôn mở mục Thông báo và thấy tin mới của xã.
- Chọn tin để xem nội dung đầy đủ.
- Thông báo dài đã có sẵn bản tóm tắt. Chọn nút nghe để hệ thống đọc thành tiếng.
- Đọc xong chọn Xác nhận đã đọc. Bên xã nhìn thấy ngay ai đã đọc, ai chưa.
3. Xử lý hồ sơ và phản ánh của người dân · 47 giây
Hồ sơ người dân gửi lên nằm sẵn một chỗ; cán bộ xã mở từng hồ sơ để duyệt hoặc trả lại kèm lý do cho người dân nắm được.
Đọc lời thuyết minh — 3 bước
- Cán bộ xã mở mục Hồ sơ. Đây là các giấy tờ và phản ánh người dân đã gửi.
- Mỗi hồ sơ nêu rõ người gửi, thời điểm gửi, và đang ở bước xử lý nào.
- Chọn một hồ sơ để xem chi tiết, sau đó duyệt hoặc trả lại, kèm lý do cho người dân nắm được.
4. Trưởng thôn nộp báo cáo định kỳ · 1 phút 4 giây
Trưởng thôn chọn loại báo cáo và điền bằng giọng nói; xã theo dõi tình hình chung của toàn bộ việc đã giao.
Đọc lời thuyết minh — 5 bước
- Trưởng thôn mở mục Báo cáo rồi chọn loại báo cáo cần gửi.
- Chọn đúng biểu mẫu, ví dụ Báo cáo thiệt hại thiên tai, rồi khai từng mục bằng giọng nói.
- Bên xã, cán bộ vào mục Việc.
- Chọn Việc đã giao để xem tình hình toàn bộ việc mình đã giao xuống thôn.
- Một màn hình thể hiện đầy đủ, ai đã hoàn thành, ai đang thực hiện, việc nào quá hạn. Giao ban buổi sáng chỉ cần mở màn hình này.
Một luồng việc — nhìn song song từ hai vai
Cùng một dòng chảy công việc, mỗi bên thấy đúng phần của mình: bên trái là màn hình của cán bộ, công chức xã; bên phải là màn hình của trưởng thôn và người dân.
VAI 1 — Cán bộ / Công chức xã
VAI 2 — Trưởng thôn / Người dân
Bước 1 · Phát hành văn bản
VAI 1 — Cán bộ / Công chức xã
Công văn dài thì chọn “Tạo thông báo từ văn bản”, hệ thống rút gọn giúp; chọn gửi toàn xã hay theo nhóm, chọn mức Văn bản – Thôn – Khẩn cấp rồi phát hành ngay trên điện thoại.
VAI 2 — Trưởng thôn / Người dân
Văn bản hiện ngay trong Zalo đang dùng hằng ngày — không cài thêm ứng dụng.
Bước 2 · Gửi đúng đối tượng
VAI 1 — Cán bộ / Công chức xã
Ngay trên màn soạn thông báo: gửi toàn xã hoặc chọn theo nhóm, lọc thêm theo vai trò và theo nhãn — chạm là xong, không lo sót nhóm.
VAI 2 — Trưởng thôn / Người dân
Ai thuộc nhóm được chọn thì nhận đúng bản tin của mình — giấy mời họp tới đúng người, bấm một nút xác nhận tham dự là xã có danh sách trước giờ họp.
Bước 3 · Đọc và xác nhận
VAI 1 — Cán bộ / Công chức xã
Nhìn một màn hình biết thông báo đã tới bao nhiêu người, bao nhiêu đã mở, bao nhiêu đã xác nhận đọc — số còn chưa mở hiện rõ kèm lý do thường gặp (chưa có mạng, chưa đăng nhập).
VAI 2 — Trưởng thôn / Người dân
Không tiện đọc chữ nhỏ thì bấm loa nghe máy đọc; xong bấm "Xác nhận đã đọc".
Bước 4 · Không ai bị bỏ sót
VAI 1 — Cán bộ / Công chức xã
Danh sách người chưa mở hiện ngay trên báo cáo độ phủ — lọc theo từng thôn, gửi nhắc đúng những người đó.
VAI 2 — Trưởng thôn / Người dân
Người đã đọc không bị làm phiền thêm; người chưa đọc nhận được nhắc — thông tin quan trọng không rơi rớt giữa đường.
Bước 5 · Giao việc và trao đổi
VAI 1 — Cán bộ / Công chức xã
Giao việc xuống thôn kèm hạn xử lý — bấm micro đọc tên việc, chọn người nhận và mốc hạn có sẵn, rồi theo dõi tiến độ từng việc trên một màn hình.
VAI 2 — Trưởng thôn / Người dân
Tiếp nhận việc rồi báo lại ngay trên việc đó — nói vài câu hoặc gõ chữ, đính ảnh hiện trường; mọi trao đổi và mốc “đã đọc” đều lưu thành vết.
Bước 6 · Phản ánh hai chiều
VAI 1 — Cán bộ / Công chức xã
Xã tiếp nhận, phân loại, theo dõi trạng thái xử lý — hồ sơ quá hạn hiện đỏ ngay đầu danh sách, người gửi biết phản ánh đi tới đâu.
VAI 2 — Trưởng thôn / Người dân
Thấy ổ gà, cây đổ — chụp ảnh, nói vài câu là gửi được phản ánh, ngay trong Zalo; mọi giấy tờ đã gửi nằm gọn ở trang chính, biết đang ở bước nào.
Đã triển khai thực tế tại xã Mậu A, tỉnh Lào Cai
Không phải bản vẽ ý tưởng: FinanOne đã triển khai giải pháp cho xã Mậu A, tỉnh Lào Cai dưới tên “Mậu AI”. Hai ảnh dưới đây chụp trực tiếp từ điện thoại đang chạy sản phẩm thật — mở từ Zalo, đăng nhập một chạm, không cần nhớ mật khẩu; hỏi bằng lời và nhận câu trả lời lấy từ kho tri thức của chính xã.
Vì sao đáng tin
Ảnh chụp nguyên trạng từ máy đang dùng — thanh trạng thái, giờ, pin là của máy thật, khung Zalo còn nguyên. Không phải ảnh dựng trên máy thiết kế.
So với những cách đang làm
| Cách đang làm | Được gì | Vướng ở đâu |
|---|---|---|
| Nhóm chat + giấy + loa truyền thanh | Miễn phí, quen tay | Không đo được ai đã nhận — chỉ đạo gửi đi rồi rơi vào khoảng không |
| Ứng dụng riêng phải cài mới | Có thương hiệu lớn đứng sau | Người dân phải cài thêm ứng dụng → tỷ lệ dùng thật thấp, khó phủ tới thôn |
| Hệ quản lý văn bản nội bộ | Chuẩn hành chính, liên thông cấp trên | Dừng ở cấp xã — không chạm tới trưởng thôn và người dân |
| Không thay đổi gì | Không tốn kinh phí | Chỉ tiêu chuyển đổi số không có bằng chứng số để báo cáo |
Khác biệt cốt lõi
Không dựng kênh mới rồi mong người dân tìm đến — giải pháp đặt UBND xã vào đúng ứng dụng mà 79,6 triệu người Việt mở mỗi ngày (số người dùng Zalo thường xuyên hằng tháng, công bố tháng 12/2025), và là hệ thống đo được độ phủ “đã đọc” tới từng thôn, từng người.
Biểu mẫu điện tử và quy trình xử lý
Xã tự thiết kế biểu mẫu. Phản ánh dân cư, đăng ký dọn vệ sinh tuyến đường, báo cáo tình hình thôn — tạo biểu mẫu thu thập thông tin không cần lập trình, gắn sẵn quy trình chạy khi có người nộp.
Người dân khai qua khung trò chuyện. Hỏi một câu — trả lời một câu, như nhắn tin; không phải điền bảng biểu phức tạp.
Hồ sơ chạy theo quy trình duyệt nhiều bước do xã tự cấu hình; từng bước hiện rõ ai đã duyệt, đang chờ ai.
Điều hành nhiệm vụ đến nơi đến chốn
Mỗi việc một vòng đời rõ ràng: Giao việc → Tiếp nhận → Báo cáo → Nghiệm thu — từng bước hiện trên thanh tiến trình, kèm hạn xử lý.
Đọc tên việc thay vì gõ. Bấm micro nói một câu, trợ lý điền sẵn tên việc; người nhận và hạn chọn bằng cách chạm — có sẵn mốc Hôm nay, Ngày mai, 3 ngày nữa, Cuối tuần, không phải mở lịch.
Cán bộ lớn tuổi bấm “Đọc to” để nghe nội dung việc thay vì đọc màn hình.
Trí tuệ nhân tạo tiếng Việt — cho người ít quen công nghệ
Tóm tắt văn bản. Chọn “Tạo thông báo từ văn bản”, công văn dài rút lại còn vài dòng chính — người nhận nắm ý trước, cần kỹ thì đọc tiếp bản đầy đủ ngay bên dưới.
Đọc văn bản thành giọng nói. Giọng tiếng Việt tự nhiên, cho người lớn tuổi và người không tiện đọc màn hình.
Chuyển giọng nói thành văn bản. Nói để tạo việc, gửi phản ánh, khai biểu mẫu — không phải gõ phím.
Trợ lý hỏi–đáp. Cán bộ và người dân hỏi bằng lời, câu trả lời kèm nguồn trích dẫn để đối chiếu.
Chữ to tới 23px, tự chỉnh trong một màn hình. Người cao tuổi kéo cỡ chữ lên mức "Rất to" hoặc "Cực to", có khối xem thử ngay bên dưới — không phải nhờ con cháu chỉnh hộ.
Sơ đồ tổ chức xã — thôn, ai phụ trách chỗ nào
Sơ đồ xã — thôn. Cây đơn vị, trang thông tin từng thôn, đầu mối liên hệ theo chức danh.
Bảng điều hành theo vai trò. Lãnh đạo xã, công chức, trưởng thôn, người dân — mỗi người mở ứng dụng thấy đúng việc của mình.
Việc quản trị đầy đủ (người dùng, vai trò, cấu hình) thực hiện trên hệ quản trị web dành cho quản trị viên.
An toàn thông tin — năm lớp bảo vệ
Đăng nhập định danh qua tài khoản Zalo, xác thực tập trung.
Phân quyền theo vai trò — ai được xem gì, làm gì đều có kiểm soát.
Dữ liệu mỗi xã cách ly ngay tầng cơ sở dữ liệu — như mỗi xã một két riêng, không phải chung ngăn kéo.
Mã hoá kênh truyền trên toàn bộ đường đi của dữ liệu.
Nhật ký thao tác quản trị — ai làm gì, lúc nào đều truy vết được.
Nền tảng đã được kiểm chứng rộng rãi
79,6 triệu người dùng Zalo thường xuyên mỗi tháng (công bố tháng 12/2025) — người dân không phải làm quen ứng dụng mới.
17.210 tài khoản chính thức + 1.205 Mini App của cơ quan nhà nước trên Zalo tính đến hết 2025 (theo công bố của Zalo) — mô hình chính quyền dùng Zalo làm kênh chính thức đã phổ biến toàn quốc.
3.321 xã/phường vận hành mô hình chính quyền hai cấp từ 01/7/2025 — chặng xã→thôn→dân là mạch điều hành mà các hệ quản lý văn bản hiện có chưa chạm tới.
Sản phẩm mẫu “Mậu A Số” đã dựng hoàn chỉnh cho mô hình xã sau sắp xếp — toàn bộ ảnh trên trang này chụp trực tiếp từ sản phẩm mẫu đang chạy (bản cập nhật tháng 8/2026), không phải bản vẽ ý tưởng.
Hỏi – đáp thường gặp
Người dân có phải cài ứng dụng mới không?
Không. Giải pháp chạy dưới dạng Zalo Mini App — mở ngay trong Zalo mà đa số người dân đã dùng hằng ngày (Zalo có 79,6 triệu người dùng thường xuyên mỗi tháng, số liệu công bố tháng 12/2025). Không cài thêm ứng dụng, không tạo tài khoản mới — đây là khác biệt lớn nhất so với ứng dụng riêng phải cài mới.
Cán bộ lớn tuổi, ít quen công nghệ có dùng được không?
Sản phẩm được thiết kế trước hết cho nhóm này: chữ to điều chỉnh được, thao tác một nút, văn bản bấm loa là máy đọc thành tiếng, muốn giao việc hay gửi phản ánh thì nói thay vì gõ. Người chỉ nghe–nói được vẫn nhận và nắm đủ thông tin của xã.
Chính quyền dùng Zalo làm kênh chính thức có phổ biến không?
Theo công bố của Zalo, đến hết năm 2025 đã có 17.210 tài khoản chính thức (OA) và 1.205 Mini App của cơ quan nhà nước, đơn vị tiện ích trên nền tảng này. Nhiều tỉnh, xã đã vận hành Mini App hành chính công trên Zalo. Cách tiếp cận “đặt kênh của chính quyền vào ứng dụng người dân đã có” là hướng đi đã được kiểm chứng rộng rãi.
Dữ liệu của xã có an toàn không, ai được xem?
Mỗi đơn vị có vùng dữ liệu cách ly ngay ở tầng cơ sở dữ liệu — xã chỉ thấy dữ liệu của xã mình. Truy cập theo vai trò được phân quyền; kênh truyền mã hoá; thao tác quản trị có nhật ký truy vết. Khi kết thúc thử nghiệm, dữ liệu bàn giao lại cho xã.
Triển khai có tốn hạ tầng, có phải mua máy chủ không?
Không. FinanOne vận hành trọn gói trên hạ tầng đám mây — xã không cần máy chủ, không cần cán bộ kỹ thuật riêng. Việc cần làm phía xã: lập danh sách tài khoản (cán bộ xã, trưởng/phó thôn, đại diện người dân) và tham gia buổi hướng dẫn sử dụng. Đội triển khai đào tạo trực tiếp tận thôn.
Làm sao biết giải pháp có hiệu quả hay không?
Bằng con số, không bằng cảm nhận: mỗi văn bản có báo cáo độ phủ riêng (bao nhiêu người nhận, đã mở, đã xác nhận đọc — theo từng thôn); mỗi nhiệm vụ có trạng thái và hạn xử lý; mỗi phản ánh có trạng thái giải quyết. Tất cả xem trực tiếp trên bảng điều hành, không phải chờ báo cáo cuối tháng.