Theo dõi công nợ bằng Excel: Có thực sự miễn phí như bạn nghĩ?
Các chủ doanh nghiệp vẫn đang theo dõi công nợ bằng Excel và nghĩ rằng đó là cách “miễn phí” và tiện lợi nhất? Hàng ngàn doanh nghiệp hiện nay đang ứng dụng bảng tính như một công cụ quản lý tài chính hàng ngày, đặc biệt là quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp, nhưng sự thật bất ngờ rằng Excel không thực sự “free” như bạn tưởng. Tuy nhiên, nó có thể âm thầm tiêu tốn rất nhiều chi phí, từ thời gian, nhân sự đến rủi ro tài chính tiềm ẩn.
Trong bài viết này, hãy cùng Finan tìm hiểu xem Excel đang “ngốn” của bạn những gì và có thực sự “miễn phí hay không?
>> Mời bạn xem thêm:
Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn và mới nhất 2025
Theo dõi công nợ bằng Excel – Tiện lợi bề ngoài, rủi ro ẩn bên trong!
Trong nhiều doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam hiện nay, Microsoft Excel vẫn đang là công cụ phổ biến để quản lý và theo dõi công nợ. Lý do đơn giản là Excel quen thuộc, dễ dùng, chi phí gần như bằng 0 vì đã có sẵn trong bộ công cụ văn phòng. Tuy nhiên, chính sự “quen tay” này lại đang là rào cản vô hình khiến doanh nghiệp khó có những bước đi bứt phá.
🚨 Thực tế cho thấy rằng:
- Hầu hết kế toán tại các doanh nghiệp phải nhập liệu thủ công trên Excel hàng ngày.
- Các bảng theo dõi công nợ thường nằm rải rác ở nhiều file, không có sự kết nối giữa bộ phận kế toán – bán hàng – thu ngân.
- Giao dịch khách ngày càng đa dạng (chuyển khoản, tiền mặt, ví điện tử,…) khiến việc đối soát thủ công dễ xảy ra sai sót.
- Không có chức năng phân quyền, khiến nhân viên dễ truy cập và chỉnh sửa dữ liệu không kiểm soát.
⚠️ Hậu quả là nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng:
- Hụt quỹ tiền nhưng không biết lỗi từ đâu.
- Mất lòng tin khách hàng và đối tác vì báo sai số nợ.
- Cuối tháng phải “vá lỗi Excel” và rà soát soát từng dòng thanh toán thủ công.
>> Mời bạn xem thêm: Bảng theo dõi công nợ cho doanh nghiệp nhỏ và những điều cần biết
Có phải doanh nghiệp đang sử dụng Excel một cách “miễn phí”?
1. Chi phí ẩn: “Miễn phí” nhưng tốn kém thời gian và công sức
Sự thật là Excel không thu phí sử dụng, nhưng doanh nghiệp đang phải “trả giá” bằng thời gian và hiệu suất làm việc. Bởi kế toán phải tốn hàng giờ mỗi ngày để:
- Nhập từng khoản công nợ.
- Đối chiếu số dư giữa nhiều file khác nhau.
- Sửa lỗi do nhập sai số liệu và công thức.
- Đối soát từng giao dịch và cập nhật trạng thái công nợ thủ công.
👉 Chi phí cơ hội vì vậy mà bị mất đi. Những giờ lẽ ra có thể dành để phân tích tài chính, tư vấn chiến lược hay phát triển hệ thống lại bị “lấp đầy” bởi thao tác lặp đi lặp lại.
>> Mời bạn xem thêm: Lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel chuẩn kế toán
2. Rủi ro tài chính: Một sai sót nhỏ – Thiệt hại lớn
Excel không có cơ chế cảnh báo lỗi logic, không thể tự động khoá ô, ghi nhật ký thao tác, hay chống sử dữ liệu. Bởi vậy:
- Một con số bị lệch có thể khiến báo cáo công nợ bị sai.
- Nhập nhầm ngày thanh toán, hệ thống báo “còn nợ” dù khách đã trả.
- Gửi nhầm file công nợ nội bộ ra ngoài, khiến rò rỉ thông tin nhạy cảm.
Khi doanh nghiệp mở rộng, dữ liệu ngày càng nhiều, số lượng khách hàng càng lớn, sai sót chắc chắn là điều hiển nhiên. Chính vì thế, việc mất uy tín, thất thoát dòng tiền và thậm chí khủng hoảng nội bộ là hệ quả tất yếu mà mọi doanh nghiệp phải đối mặt.
>> Mời bạn xem thêm: Hơn 60% doanh nghiệp gặp khó khăn vì không dự báo tài chính từ báo cáo kết quả kinh doanh
3. Nâng cấp Excel lên Google Sheets – Liệu đã đủ chưa?
Một số doanh nghiệp chọn nâng cấp từ Excel lên Google Sheets để dễ chia sẻ và cộng tác trực tuyến. Tuy nhiên:
- Vẫn cần nhập thủ công
- Không thể thiết lập quyền truy cập phân tầng rõ ràng
- Không có tính năng tự động đối chiếu giao dịch với ngân hàng
Google Sheets có thể làm Excel dễ nhìn hơn, nhưng không giải quyết được gốc rễ của vấn đề là quản lý công nợ phức tạp cần được số hóa, tự động hóa, và bảo mật chặt chẽ.
>> Mời bạn xem thêm: Lập bảng theo dõi công nợ và chia sẻ dữ liệu nhóm cùng Google Sheets
FinanBook – Giải pháp theo dõi công nợ dễ dàng và chuyên nghiệp
FinanBook không chỉ là công cụ quản lý tài chính thông minh, mà còn là “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) quản lý công nợ một cách chủ động, chính xác và hiệu quả. Từ tự động hóa quy trình đến tối ưu chi phí, FinanBook giúp bạn kiểm soát dòng tiền linh hoạt và bền vững.
1. Tổng hợp công nợ theo thời gian thực – Chấm dứt sự phụ thuộc vào Excel
Không còn bảng tính rối rắm hay những lần rà soát thủ công mất thời gian. FinanBook tự động thống kê, cập nhật toàn bộ công nợ của từng khách hàng theo thời gian thực, giúp kế toán dễ dàng theo dõi và đối chiếu chỉ trong vài cú click.
2. Nhắc nợ tự động – Chủ động, lịch sự, đúng thời điểm
FinanBook gửi thông báo thanh toán đến khách hàng qua email và Zalo Notification Service (ZNS), đảm bảo nhắc nợ đúng lúc mà vẫn giữ được sự chuyên nghiệp và thiện cảm. Tính năng này giúp tăng tỷ lệ thu hồi công nợ đúng hạn mà không làm mất lòng khách hàng.
3. Tùy chỉnh lịch nhắc theo từng nhóm khách hàng
Doanh nghiệp có thể linh hoạt cài đặt nhắc nợ trước hạn – đúng hạn – sau hạn tuỳ theo mức độ ưu tiên hoặc thói quen thanh toán của từng nhóm khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp thu hồi công nợ hiệu quả hơn mà không gây áp lực quá mức.
4. Cắt giảm đến 80% khối lượng công việc thủ công
Không còn phải dò từng khoản nợ, gõ từng email nhắc thanh toán – FinanBook giúp kế toán tập trung vào các công việc chiến lược thay vì ngập đầu trong bảng tính.
5. Đồng bộ đa nền tảng – Bảo mật cao nhất
Dữ liệu tài chính được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây, truy cập mọi lúc, mọi nơi từ máy tính đến điện thoại, với chính sách phân quyền rõ ràng và cơ chế bảo mật cấp độ cao.
💡 FinanBook – Tự động hóa công nợ để bạn tập trung phát triển doanh nghiệp
>> Mời bạn xem thêm:
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3
Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4