10 Hậu quả doanh nghiệp phải đối mặt khi lập báo cáo tài chính sai trên excel

Mỗi năm, hàng ngàn doanh nghiệp bị cơ quan thuế truy thu hàng tỷ đồng chỉ vì báo cáo tài chính sai sót. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế Việt Nam, trong năm 2023, hơn 45% doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp vấn đề trong kê khai tài chính do sử dụng phương pháp thủ công như Excel, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị phạt, mất khả năng vay vốn, thậm chí phá sản. Nếu vẫn đang dùng bảng tính Excel để quản lý dòng tiền và lập báo cáo tài chính, bạn có chắc rằng doanh nghiệp của mình sẽ không phải đối mặt với những báo động này hay không?

>>Mời bạn xem thêm: 72% Doanh nghiệp nhỏ mất tiền vì sai sót khi lập báo cáo tài chính trên Excel

Bị cơ quan thuế phạt do báo cáo tài chính không khớp với thực tế

Không ít doanh nghiệp đã phải trả giá đắt vì báo cáo tài chính sai lệch. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp khai sai doanh thu hoặc chi phí, mức phạt có thể lên đến 20% số thuế chênh lệch. Nếu hành vi bị xác định là trốn thuế, mức phạt có thể tăng lên 1-3 lần số thuế trốn. Năm 2022, một công ty tại Hà Nội bị truy thu hơn 2 tỷ đồng do kê khai sai chi phí trong báo cáo tài chính, một lỗi xuất phát từ việc sử dụng Excel mà không có hệ thống kiểm soát chặt chẽ. Sai sót nhỏ trong file Excel có thể trở thành “quả bom hẹn giờ” tài chính, đến khi phát hiện thì đã quá muộn.

>>> Xem thêm:

• Điều cần biết về Thuế doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh
• Tổng hợp các luật mới nhất về thuế khi kinh doanh trên sàn TMĐT
• Thuế doanh nghiệp: Định nghĩa, cách tính thuế theo quy mô cùng thời hạn nộp
• Kinh doanh Online & bài toán Thuế: Đừng để bị phạt oan!
• Hướng dẫn đóng thuế online đối với người kinh doanh

Mất uy tín với ngân hàng khi vay vốn vì số liệu không rõ ràng

Ngân hàng không chỉ xét doanh thu hay tài sản, mà họ dựa vào báo cáo tài chính để đánh giá mức độ minh bạch và khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Một báo cáo có sai sót sẽ khiến ngân hàng mất niềm tin, dẫn đến việc từ chối cho vay hoặc chỉ duyệt mức vốn thấp hơn với lãi suất cao hơn. Theo báo cáo của Ngân hàng Nhà nước, 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn trong việc tiếp cận vốn vay vì không có báo cáo tài chính minh bạch. Khi cần tiền để mở rộng kinh doanh hay duy trì dòng tiền, bạn sẽ nhận ra rằng một bảng tính Excel có thể trở thành rào cản lớn nhất ngăn cản sự phát triển của doanh nghiệp.

Bỏ lỡ cơ hội đầu tư vì không có báo cáo tài chính kịp thời

Không chỉ ngân hàng, các nhà đầu tư cũng rất khắt khe khi phân tích báo cáo tài chính. Một số liệu sai, dù nhỏ, cũng có thể khiến họ nghi ngờ năng lực quản lý của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, các nhà đầu tư có xu hướng rút khỏi các thương vụ khi phát hiện sai sót trong dữ liệu tài chính của doanh nghiệp mục tiêu. Nếu công ty của bạn đang muốn gọi vốn hoặc tìm kiếm đối tác chiến lược, hãy nhớ rằng chỉ một lỗi nhỏ trong báo cáo cũng có thể khiến cơ hội hàng triệu đô biến mất trong chớp mắt.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Thảm họa tài chính khi doanh nghiệp chỉ dùng Excel để lập báo cáo

Nhân viên mất nhiều thời gian sửa lỗi, làm việc không hiệu quả

Excel không có chức năng kiểm tra lỗi tự động. Khi sai sót xảy ra, nhân viên kế toán buộc phải rà soát lại từng dòng dữ liệu để tìm lỗi. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc. Một nghiên cứu từ Harvard Business Review cho thấy rằng nhân viên tài chính lãng phí trung bình 30% thời gian làm việc chỉ để kiểm tra và sửa lỗi trên các bảng tính thủ công. Trong khi đó, doanh nghiệp có thể sử dụng khoảng thời gian này để phân tích tài chính, lập chiến lược phát triển và đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.

Không thể quản lý dòng tiền chính xác, dễ rơi vào khủng hoảng tài chính

Hầu hết các doanh nghiệp thất bại vì lý do quản lý dòng tiền kém. Khi không có công cụ theo dõi chính xác, doanh nghiệp không thể biết chính xác số tiền đang có, các khoản phải thu, phải trả, hay thời điểm cần thanh toán. Đến khi phát hiện ra dòng tiền bị hụt, doanh nghiệp có thể đã rơi vào tình trạng nợ xấu, mất khả năng thanh toán và thậm chí đứng trước nguy cơ phá sản.

>>Mời bạn xem thêm: 6 Nguy cơ doanh nghiệp có thể phá sản nếu chỉ dùng Excel quản lý tài chính

Dễ bị nhân viên gian lận báo cáo tài chính mà không phát hiện kịp

Gian lận tài chính là vấn đề không thể xem nhẹ. Một nghiên cứu của ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) đa số doanh nghiệp bị mất tiền do gian lận nội bộ, trong đó hơn một nửa các vụ gian lận xảy ra do hệ thống kế toán lỏng lẻo. Khi dùng Excel, dữ liệu có thể bị chỉnh sửa dễ dàng mà không để lại dấu vết, khiến doanh nghiệp khó phát hiện các khoản tiền thất thoát.

Không theo dõi được công nợ, dẫn đến mất khách hàng lớn

Doanh nghiệp thường mất khách hàng không phải vì dịch vụ kém, mà vì vấn đề công nợ không rõ ràng. Nếu không có hệ thống kiểm soát công nợ chặt chẽ, doanh nghiệp có thể vô tình để khách hàng nợ quá hạn mà không nhận ra, hoặc nhầm lẫn số dư, gây mất lòng tin với đối tác.

Không có công cụ kiểm soát, số liệu báo cáo tài chính bị rối loạn

Theo nghiên cứu từ Financial Executives International, 88% bảng tính Excel có chứa lỗi công thức, và 35% lỗi trong báo cáo tài chính doanh nghiệp đến từ Excel. Những sai sót này có thể không được phát hiện ngay lập tức, nhưng khi doanh nghiệp cần kiểm tra dữ liệu hoặc làm báo cáo quan trọng, sự rối loạn số liệu sẽ tạo ra một cơn ác mộng thực sự.

>>Mời bạn xem thêm: 7 Rủi ro khi lập báo cáo tài chính trên Excel khiến doanh nghiệp gặp khủng hoảng

Bị kiểm toán phát hiện sai sót, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp

Kiểm toán là một quá trình quan trọng để đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Nếu báo cáo tài chính có sai sót, dù vô tình hay cố ý, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những hệ quả nghiêm trọng. Khi kiểm toán phát hiện ra số liệu không khớp, họ sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình và có thể yêu cầu điều chỉnh lại toàn bộ báo cáo tài chính. Điều này không chỉ tốn kém thời gian mà còn gây mất uy tín nghiêm trọng.

Chậm ra quyết định quan trọng vì số liệu báo cáo tài chính không cập nhật kịp thời

Trong kinh doanh, tốc độ ra quyết định là yếu tố then chốt quyết định thành công. Tuy nhiên, khi sử dụng Excel, doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian để thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu thủ công. Điều này khiến việc ra quyết định bị trì hoãn, dẫn đến bỏ lỡ cơ hội quan trọng.

Một ví dụ điển hình là khi doanh nghiệp cần đưa ra quyết định đầu tư hoặc mở rộng thị trường, nhưng phải mất vài ngày, thậm chí vài tuần để tổng hợp dữ liệu tài chính từ nhiều file Excel khác nhau. Trong khi đó, đối thủ đã nhanh chóng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tài chính cập nhật theo thời gian thực và giành lấy thị trường trước.

>>Mời bạn xem thêm: 90% Doanh nghiệp nhỏ dùng Excel lập báo cáo tài chính đều mắc 5 sai lầm nghiêm trọng!

FinanBook – Giải pháp quản lý tài chính toàn diện cho doanh nghiệp

Để tránh những hậu quả nghiêm trọng do sai sót trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý tài chính chuyên nghiệp, tự động và chính xác. FinanBook là nền tảng tài chính toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, quản lý công nợ, đối soát kế toán và kiểm soát tài chính một cách dễ dàng.

Thu nợ thông minh – Đảm bảo dòng tiền luôn luân chuyển

FinanBook tự động gửi hóa đơn qua Email, Zalo, nhắc nhở thanh toán đúng hạn và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như chuyển khoản, ví điện tử, QR Code, giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ hiệu quả và giảm thiểu tình trạng nợ xấu.

Tối ưu dòng tiền – Quản lý toàn diện tài chính doanh nghiệp

Từ một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp có thể kiểm soát mọi giao dịch tài chính, theo dõi thu – chi chi tiết và dự báo dòng tiền tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động trước mọi biến động tài chính và duy trì dòng tiền ổn định.

Kế toán thu chi chính xác – Tránh sai sót tài chính

FinanBook cung cấp báo cáo tài chính tập trung, tự động đối soát với ngân hàng và lưu trữ chứng từ trực tuyến. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót kế toán, tránh nhầm lẫn số liệu và đảm bảo tính minh bạch tài chính.

Ngân hàng vạn năng – Giao dịch tài chính linh hoạt, tiện lợi

FinanBook tích hợp giao dịch ngân hàng tự động, giúp doanh nghiệp tạo tài khoản con với số tài khoản riêng biệt, đồng thời miễn phí giao dịch với hơn 40 ngân hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, giảm chi phí giao dịch và nâng cao hiệu suất quản lý tài chính.

Excel có thể là công cụ hữu ích cho cá nhân, nhưng đối với doanh nghiệp, nó tiềm ẩn quá nhiều rủi ro. Những sai sót trong báo cáo tài chính không chỉ khiến doanh nghiệp mất tiền, mất cơ hội mà còn có thể dẫn đến khủng hoảng nghiêm trọng.

Hãy hành động ngay hôm nay! Chuyển đổi sang giải pháp toàn diện như FinanBook để kiểm soát tài chính chính xác, minh bạch và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Mời bạn xem thêm:

6 Dấu hiệu báo cáo tài chính của doanh nghiệp đang gặp vấn đề nghiêm trọng

85% doanh nghiệp thất bại trong 3 năm đầu vì quản lý tài chính yếu kém