Lỗ hàng trăm triệu đồng mỗi tháng vì không theo dõi bảng báo cáo kết quả kinh doanh!

Bạn có bao giờ tự hỏi vì sao doanh thu vẫn đều đặn nhưng lợi nhuận lại cứ “bốc hơi” mỗi tháng? Nếu câu trả lời là có, thì chắc chắn bạn đang đối mặt với vấn đề thất thoát tài chính chỉ vì không theo dõi bảng báo cáo kết quả kinh doanh không chặt chẽ. Những con số trên bảng báo cáo không chỉ là dữ liệu, mà còn phản ánh sức khoẻ tài chính của doanh nghiệp. Vậy thì đâu là những sai lầm “đốt tiền” mà doanh nghiệp chưa biết? Hãy cùng Finan tìm hiểu ngay sau đây!

>>Mời bạn xem thêm: Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Bảng báo cáo kết quả kinh doanh là gì?

Báo cáo kết quả kinh doanh là một trong những công cụ tài chính quan trọng phản ánh thực tế hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận, doanh thu và chi phí của doanh nghiệp một cách chính xác nhất trong khoảng thời gian nhất định. Từ đó, giúp doanh nghiệp đưa ra định hướng và quyết định đúng đắn để tối ưu lợi nhuận và kiểm soát chi phí.

Bài học đắt giá – lỗ 200 triệu/ tháng vì quản lý tài chính yếu kém!

Một công ty chuyên kinh doanh sản phẩm gia dụng trên sàn thương mại điện tử, đạt doanh thu hàng tỷ đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, dù bán hàng ổn định, công ty vẫn lỗ trung bình 200 triệu đồng/ tháng. Sau khi rà soát lại bảng báo cáo kết quả kinh doanh, chủ doanh nghiệp phát hiện:

– Không kiểm soát chi phí vận hành: Phí lưu kho tăng nhưng không điều chỉnh chiến lược bán hàng, nhân viên kho quá nhiều làm tăng chi phí lương nhưng không tối ưu hiệu suất làm việc.
– Chạy quảng cáo thiếu kiểm soát: Rót hàng trăm triệu vào quảng cáo Facebook, Google, Tiktok nhưng không đo lường hiệu quả cụ thể.
– Không tối ưu hàng tồn kho: Nhập số lượng lớn nhưng không phân tích xu hướng tiêu thụ, dẫn đến hàng tồn kho cao.
– Công nợ khách hàng lớn, dòng tiền bị chặn: Bán sỉ cho các đại ký nhưng không kiểm soát công nợ, dẫn đến dòng tiền chậm, ảnh hưởng khả năng xoay vòng vốn.

Việc không kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh hiệu quả khiến công ty không phát hiện sớm những khoản phí đang “ăn mòn” lợi nhuận. Vì thế, việc hiểu rõ và tối ưu bảng báo cáo kết quả kinh doanh là điều cực kỳ quan trọng với mỗi doanh nghiệp!

5 sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp “đốt tiền” mà không hay biết

1. Không kiểm tra và cập nhật bảng báo cáo kết quả kinh doanh thường xuyên

Bảnng báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ là một tờ giấy ghi lại tình hình doanh thu, chi phí và lợi nhuận, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính và đưa ra các quyết định kịp thời. Thế nhưng, có một sự thật rằng là nhiều công ty chỉ xem báo cáo của mình vào cuối quý hoặc cuối năm, điều này có thể gây ra hệ luỵ nghiêm trọng về mặt tài chính chẳng hạn như:

• Phát hiện vấn đề quá muộn: Nếu chỉ cập nhật thông tin tài chính mỗi quý hoặc cuối năm, doanh nghiệp có thể mất nhiều tháng để phát hiện ra những sai sót và vấn đề nghiệm trọng về tài chính. Lúc đó, những khoản chi tiêu không hợp lý sẽ bị tích luỹ, dòng tiền bị ảnh hưởng, dẫn đến thua lỗ mà không có ngay biện pháp kịp thời để ngăn chặn.
• Không kiểm soát được dòng tiền: Dòng tiền là “huyết mạch” của doanh nghiệp. Nếu không theo dõi thường xuyên, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong thanh toán, trả lương hoặc đầu tư. Việc thiếu dữ liệu tài chính hiện tại khiến chủ doanh nghiệp mất kiểm soát dòng tiền, dễ dẫn đến thua lỗ.
• Không thể đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời: Nếu không có số liệu tài chính mới nhất, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc xác định chi phí cần cắt giảm, đánh giá mức tăng trưởng lợi nhuận và đảm bảo doanh thu đi đúng hướng. Điều này khiến doanh nghiệp chậm trễ trong việc đưa ra giải pháp kịp thời khi rủi ro xảy ra.
• Mất cơ hội phát triển: Nếu không cập nhật báo cáo kết quả kinh doanh thường xuyên, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội mở rộng quy mô, đầu tư vào các lĩnh vực tiềm năng hoặc tìm kiếm nguồn vốn mới.

Một nghiên cứu của PwC cho thấy, các doanh nghiệp không thực hiện báo cáo định kỳ có nguy cơ gặp vấn đề về dòng tiền cao hơn 30% so với những doanh nghiệp có quy trình báo cáo thường xuyên.

>> Mời bạn đọc thêm: Mất 50% lợi nhuận vì không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh theo thời gian thực!

2. Không hiểu rõ các chỉ số quan trọng trong báo cáo

Một số chủ doanh nghiệp không nắm rõ các chỉ số quan trọng như doanh thu thuần, lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng, chi phí cố định, chi phí biến đổi… Điều này khiến họ khó đưa ra quyết định tài chính chính xác, không tối ưu được lợi nhuận vì họ không nhận ra khoản chi phí nào cần cắt giảm.

Theo một báo cáo của SME Finance Forum, khoảng 60% doanh nghiệp nhỏ không hiểu rõ hoặc không sử dụng các chỉ số tài chính quan trọng trong quản lý, dẫn đến việc không tối ưu hóa được lợi nhuận.

>> Mời bạn xem thêm: Lợi nhuận ròng là gì? Công thức tính lợi nhuận ròng chính xác nhất

3. Không có kết hoạch kiểm soát chi phí

Chi phí hoạt động tăng lên theo thời gian là điểu không thể tránh khỏi của mọi doanh nghiệp. Vì thế nếu công ty không có kế hoạch kiểm soát và tối ưu chi phí, có thể đối mặt với các hệ quả như:

• Chi phí vượt mức kiểm soát: Mỗi tháng, doanh nghiệp có thể thất thoát khoản tiền lớn vào những điều không cần thiết.
• Khó tối ưu lợi nhuận: Không biết cắt giảm chi phí nào mà vẫn đảm bảo hoạt động hiệu quả.
• Dù doanh thu có tăng, nhưng lợi nhuận vẫn có thể giảm.

Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, các doanh nghiệp không có kế hoạch kiểm soát chi phí rõ ràng thường có chi phí hoạt động cao hơn 20-30% so với các doanh nghiệp có kế hoạch chi phí chặt chẽ.

>> Mời bạn xem thêm: Kiểm soát chi phí mỗi ngày: 4 Bí kíp vàng cho chủ doanh nghiệp

4. Chỉ tập trung vào doanh thu mà quên lợi nhuận

Nhiều doanh nghiệp vẫn có khái niệm rằng chỉ cần doanh thu tăng thì lợi nhuận cũng sẽ tăng. Tuy nhiên, nếu chi phí không được kiểm soát chặt chẽ, đặc biệt là chi phí vận hành và cố định, thì dù doanh thu cao, doanh nghiệp vẫn có thể thua lỗ. Việc quản lý chi phí hiệu quả quan trọng không kém so với việc tăng trưởng doanh thu.

Theo Forbes, khoảng 70% doanh nghiệp mới tập trung vào việc tăng doanh thu mà không xem xét lợi nhuận, dẫn đến việc không đạt được mục tiêu tài chính dài hạn.

>> Mời bạn xem thêm: Lợi nhuận hay dòng tiền? Doanh nghiệp cần ưu tiên yếu tố nào?

5. Không có kế hoạch tài chính dài hạn

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung tăng doanh thu ngắn hạn mà không xây dựng chiến lược tài chính bền vững. Điều này khiến họ:

• Bị động trước khủng hoảng.
• Thiếu hụt dòng tiền.
• Không đủ vốn để duy trì hoạt động.

Khi không có kế hoạch tài chính rõ ràng, doanh nghiệp cũng gặp khó khăn trong huy động vốn, mở rộng kinh doanh và đối mặt với rủi ro tài chính. Để phát triển bền vững, doanh nghiệp cần lập kế hoạch tài chính dài hạn, đảm bảo kiểm soát dòng tiền và ổn định tăng trưởng.

Theo CFO Research, 61% các giám đốc tài chính tin rằng việc thiếu kế hoạch tài chính dài hạn là nguyên nhân chính gây ra thất bại trong việc đạt được mục tiêu kinh doanh.

5 Bước theo dõi báo cáo kinh doanh hiệu quả và tránh thất thoát tài chính

Bước 1: Thiết lập quy trình báo cáo hàng tháng

• Doanh nghiệp cần đặt ra lịch trình cố định để kiểm tra báo cáo tài chính ít nhất mỗi tháng một lần. Nếu có thể, hãy cập nhật dữ liệu hàng tuần để theo dõi biến động tài chính tốt hơn.

• Theo dõi các khoản thu, chi, công nợ, hàng tồn kho để nắm bắt dòng tiền kịp thời.

• Xây dựng một biểu mẫu báo cáo chuẩn để đảm bảo thông tin rõ ràng, nhất quán.

Bước 2: Hiểu rõ các chỉ số quan trọng

Nắm vững các số liệu để đưa ra quyết định chính xác như:

• Doanh thu thuần: Tổng doanh thu sau khi trừ các khoản giảm giá, trả hàng.

• Lợi nhuận gộp và ròng: Đánh giá hiệu quả kinh doanh sau khi trừ chi phí vận hành.

• Tỷ suất lợi nhuận: Giúp đo lường khả năng sinh lời thực tế

Bước 3: Lập kế hoạch kiểm soát chi phí

• Phân loại rõ hạng mục chi phí: cố định (thuê mặt bằng, lương nhân viên,…) và biến đổi (nguyên vật liệu, marketing,…)

• Xác định các khoản chi không mang lại giá trị, ví dụ như thuê văn phòng quá lớn, quảng cáo không hiệu quả,…

• Thương lượng với nhà cung cấp để tối ưu giá nguyên vật liệu, phí vận chuyển (nếu có).

• Thiết lập hạn mức ngân sách cho từng khoản chi để tránh bị vượt ngân sách và ảnh hưởng đến dòng tiền.

Bước 4: Kết hợp công nghệ vào quản lý tài chính

• Sử dụng các phần mềm như FinanBook, QuickBooks, Xero để tự động hóa báo cáo tài chính.

Cung cấp bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động, nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời từ FinanBook giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro, tăng tính chính xác, tối ưu hóa quy trình và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. Đây là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển thay vì quản lý thủ công.

Khi sử dụng FinanBook, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể:

• Phần mềm giúp theo dõi chi tiết các chỉ số tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận và lãi vay, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính.

• Dữ liệu được cập nhật tự động theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp luôn có số liệu chính xác và kịp thời, từ đó quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong các tình huống khẩn cấp.

• Giảm thiểu sai sót nhờ vào việc tự động tổng hợp số liệu, phần mềm giúp doanh nghiệp cải thiện độ chính xác và tối ưu hóa quá trình phân tích chi phí, lợi nhuận.

• Các báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quyết định tài chính, từ việc cắt giảm chi phí đến điều chỉnh chiến lược kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Phần mềm tích hợp với hệ thống quản lý kho, bán hàng, giúp theo dõi chính xác dòng tiền và dự báo tài chính, đảm bảo không gặp phải tình trạng thiếu hụt ngân sách.

• Ngoài ra, hệ thống cảnh báo tài chính khi có biến động bất thường giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và chi tiêu hiệu quả, tránh rủi ro tài chính.

Bước 5: Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn

Dự báo tài chính và lập chiến lược kinh doanh ngắn hạn (3-6 tháng) và dài hạn (1-3 năm) để chủ doanh nghiệp duy trì sự ổn định trước mắt, và đồng thời đặt nền tảng vững chắc cho tăng trưởng bền vững trong tương lai.

>> Mời bạn xem thêm:

Chi phí tăng 30% mỗi năm vì không biết kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh

Hơn 60% doanh nghiệp gặp khó khăn vì không dự báo tài chính từ báo cáo kết quả kinh doanh

Chỉ 5% doanh nghiệp biết sử dụng báo cáo kết quả kinh doanh để ra quyết định đúng đắn

72% doanh nghiệp đọc báo cáo kết quả kinh doanh sai dẫn đến lãi ảo, lỗ thật!