Chi phí tăng 30% mỗi năm vì không biết kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh

Bạn có biết rằng chi phí hoạt động của doanh nghiệp có thể tăng đến 30% mỗi năm nếu không kiểm soát chặt chẽ báo cáo kết quả kinh doanh? Vậy, làm thế nào để kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh nhằm giảm chi phí, tăng lợi nhuận? Cùng Finan tìm hiểu ngay chi tiết trong bài viết dưới đây.

Vì sao doanh nghiệp bị tăng chi phí 30% mỗi năm khi không kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh?

Một nghiên cứu từ Harvard Business Review chỉ ra rằng, nếu không kiểm soát chặt chẽ báo cáo kết quả kinh doanh, chi phí vận hành của doanh nghiệp có thể tăng lên đến 30% mỗi năm. Đây là con số đáng báo động, cho thấy tình trạng thất thoát tài chính không chỉ đến từ doanh thu thấp mà còn xuất phát từ việc quản lý chi phí chưa hiệu quả. Vậy thực sự lý do của con số này là gì?

>>> Xem thêm:

• Kích cầu tiêu dùng & cân bằng chi phí: Chìa khóa tăng trưởng doanh nghiệp
• Doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát chi phí đẩy trong lạm phát?
• Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?
• Quản lý doanh nghiệp là gì? Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả
• Chủ doanh nghiệp cần bao nhiêu kiến thức về thuế và tài chính để vận hành công ty?

Không theo dõi sát sao báo cáo kết quả kinh doanh

Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm tra báo cáo tài chính vào cuối quý hoặc cuối năm. Điều này khiến họ không kịp thời phát hiện các bất thường trong chi phí, dẫn đến tình trạng chi tiêu vượt mức kế hoạch. Thiếu sự theo dõi thường xuyên cũng khiến doanh nghiệp không thể nhận diện kịp thời các khoản chi phí không cần thiết, dẫn đến lãng phí ngân sách nghiêm trọng.

Lãng phí ngân sách vào các khoản chi không cần thiết

Một số khoản chi phí nhỏ lẻ có thể không đáng kể khi nhìn riêng lẻ, nhưng khi cộng dồn lại trong suốt một năm, con số này có thể rất lớn. Các khoản chi phí này bao gồm:

• Chi phí tiếp thị không mang lại hiệu quả.
• Quản lý nhân sự không tối ưu, dẫn đến chi phí lương thưởng cao hơn mức cần thiết.
• Sử dụng tài nguyên sản xuất và vận hành không hiệu quả, gây lãng phí.

Không có kế hoạch tối ưu chi phí hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng bảng tính Excel để quản lý tài chính, dẫn đến tình trạng sai sót, thiếu chính xác và mất thời gian tổng hợp dữ liệu. Việc thiếu công cụ tự động hóa khiến doanh nghiệp không thể cập nhật báo cáo tài chính theo thời gian thực, dẫn đến các quyết định tài chính bị chậm trễ và không chính xác.

>>Mời bạn xem thêm: 85% doanh nghiệp thất bại vì không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh!

Cách kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh để cắt giảm chi phí

Báo cáo kết quả kinh doanh (BKKD) giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động và phát hiện các khoản chi phí có thể cắt giảm mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Dưới đây là các chiến lược giúp kiểm soát BKKD và tối ưu chi phí.

Phân tích chi phí trong báo cáo kết quả kinh doanh

Trước khi cắt giảm chi phí, doanh nghiệp cần xác định các khoản mục chính như giá vốn hàng bán (COGS), chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính. Việc so sánh dữ liệu giữa các kỳ hoặc với doanh nghiệp cùng ngành giúp phát hiện những khoản mục tăng bất thường và tìm cách điều chỉnh hợp lý.

Một số chỉ số tài chính quan trọng cần theo dõi gồm:

• Tỷ suất lợi nhuận gộp = (Doanh thu – Giá vốn hàng bán) / Doanh thu
• Tỷ suất lợi nhuận ròng = Lợi nhuận ròng / Doanh thu
• Tỷ lệ chi phí hoạt động = Tổng chi phí hoạt động / Doanh thu

Các chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ hợp lý của chi phí và hiệu quả kinh doanh.

Cắt giảm giá vốn hàng bán mà không ảnh hưởng chất lượng

Giá vốn hàng bán thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, nên cần được tối ưu thông qua:

• Đàm phán với nhà cung cấp để có mức giá tốt hơn hoặc được hưởng chiết khấu khi mua số lượng lớn.
• Tối ưu quy trình sản xuất, giảm hao phí nguyên vật liệu và nâng cao năng suất lao động.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh nhập hàng dư thừa bằng cách áp dụng mô hình Just-In-Time (JIT) để giảm chi phí lưu kho và thất thoát.

>>Mời bạn xem thêm: Chỉ 5% doanh nghiệp biết sử dụng báo cáo kết quả kinh doanh để ra quyết định đúng đắn

Tối ưu chi phí bán hàng và marketing

Chi phí bán hàng và marketing cần được kiểm soát để đạt hiệu quả tối đa mà không lãng phí ngân sách. Một số biện pháp gồm:

• Đánh giá hiệu quả từng kênh quảng cáo dựa trên chỉ số lợi tức đầu tư (ROI) để cắt giảm các kênh không hiệu quả.
• Tận dụng các phương thức tiếp thị chi phí thấp như SEO, quảng bá qua mạng xã hội và email marketing.
• Tối ưu chi phí vận chuyển, hợp tác với đơn vị vận chuyển có giá tốt hơn hoặc gom đơn hàng để giảm chi phí giao hàng.

Giảm chi phí quản lý bằng cách tối ưu vận hành và ứng dụng công nghệ

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí quản lý mà vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động bằng cách:

• Cắt giảm các khoản chi không cần thiết như chi phí văn phòng, thuê mặt bằng quá lớn hoặc những khoản chi nội bộ kém hiệu quả.
• Tối ưu nhân sự, áp dụng hệ thống KPI để đánh giá hiệu suất, tránh lãng phí nguồn lực và cân nhắc thuê ngoài (outsourcing) với các vị trí không cần nhân sự toàn thời gian.
• Ứng dụng công nghệ vào quản lý tài chính và vận hành để tiết kiệm chi phí. Các phần mềm như FinanBook giúp tự động hóa kế toán, giảm sai sót, tối ưu nhân sự và tiết kiệm thời gian với các tính năng nổi bật như:

Thu nợ thông minh giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình thu hồi công nợ, chấm dứt tình trạng dòng tiền bị đình trệ. Hệ thống tự động gửi hóa đơn qua Email, Zalo, nhắc nhở thanh toán đúng hạn và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, giúp doanh nghiệp thu hồi tiền nhanh chóng.

Tối ưu dòng tiền với khả năng kiểm soát toàn bộ giao dịch thu – chi, dự báo dòng tiền tương lai và cảnh báo rủi ro tài chính. Doanh nghiệp luôn chủ động trước biến động tài chính, tránh mất cân đối ngân sách và tối ưu kế hoạch sử dụng vốn.

Kế toán thu chi chính xác, tự động đối soát ngân hàng, ghi nhận giao dịch chuẩn xác và lưu trữ chứng từ trực tuyến. Mọi số liệu đều minh bạch, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, đảm bảo báo cáo tài chính luôn sẵn sàng cho kiểm toán.

Ngân hàng vạn năng tích hợp hơn 40 ngân hàng, giúp tự động hóa giao dịch, giảm chi phí chuyển khoản và tạo tài khoản con để quản lý ngân sách hiệu quả. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài chính linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí.

>>Mời bạn xem thêm: Mất 50% lợi nhuận vì không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh theo thời gian thực!

Kiểm soát chi phí tài chính và lãi vay

Chi phí tài chính, đặc biệt là lãi vay, có thể ảnh hưởng lớn đến dòng tiền doanh nghiệp. Để kiểm soát tốt hơn:

• Đàm phán với ngân hàng để có mức lãi suất thấp hơn hoặc tìm kiếm các gói vay phù hợp với điều kiện thanh toán linh hoạt.
• Thanh toán nợ vay sớm nếu có khả năng để giảm chi phí lãi vay trong dài hạn.
• Tối ưu dòng tiền, đảm bảo thu hồi công nợ nhanh chóng để tránh phải vay vốn với lãi suất cao.

Theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh thường xuyên

Thay vì chỉ lập báo cáo theo quý hoặc năm, doanh nghiệp nên theo dõi báo cáo hàng tháng để phát hiện sớm các khoản chi phí bất hợp lý và điều chỉnh kịp thời. Việc sử dụng phần mềm tài chính tự động hóa báo cáo giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và cung cấp dữ liệu chính xác để doanh nghiệp đưa ra quyết định tài chính nhanh chóng.

Kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững. Nếu không quản lý tốt, chi phí có thể tăng 30% mỗi năm, ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận.Thay vì tiếp tục để tình trạng lãng phí ngân sách kéo dài, doanh nghiệp nên đầu tư vào các giải pháp công nghệ tài chính để nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và đưa ra quyết định chính xác hơn.