So sánh hóa đơn điện tử thông thường và hóa đơn từ máy tính tiền

Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần quan trọng trong quản lý tài chính và kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử (HĐĐT) thông thường và hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Bài viết dưới đây của Finan sẽ đem lại những thông tin cần thiết phân biệt hai loại hóa đơn này, từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

>>Mời bạn xem thêm: PnL là gì? Tầm quan trọng và cách tính PnL đối với doanh nghiệp

1. Khái niệm HĐĐT thông thường và hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1.1. Hóa đơn điện tử thông thường

1.1.1. Định nghĩa:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử thông thường là loại hóa đơn được lập và gửi dưới dạng điện tử thông qua các hệ thống phần mềm kế toán hoặc ERP. Hóa đơn này có thể được lưu trữ và xử lý dưới dạng file XML, CSV hoặc các định dạng điện tử khác, giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu lỗi so với hóa đơn giấy.

1.1.2. Đặc điểm chính:

• Được lập và gửi qua phần mềm.
• Có thể lưu trữ, xử lý tự động.
• Thường sử dụng trong các giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) và B2G (doanh nghiệp với chính phủ).

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? 6 điều doanh nghiệp nhất định phải biết

1.2. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

1.2.1. Định nghĩa:

Theo các quy định tại Điều 89 Luật Quản lý Thuế ngày 13/06/2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thuật ngữ HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền ám chỉ các loại HĐĐT có mã chính thức của cơ quan Thuế. Những hóa đơn này được tạo ra từ máy tính tiền thay vì các phương pháp phát hành hóa đơn thông thường.

Như vậy, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là loại hóa đơn được phát hành trực tiếp từ các thiết bị POS (máy tính tiền), kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý thuế của nhà nước.

Đây là phương pháp phổ biến trong các ngành bán lẻ, nhà hàng và dịch vụ, nơi giao dịch diễn ra liên tục và cần được ghi nhận ngay lập tức.

1.2.2. Đặc điểm chính:

• Được phát hành từ máy tính tiền.
• Kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý thuế.
• Thường sử dụng trong giao dịch B2C (doanh nghiệp với người tiêu dùng).

2. So sánh sự khác biệt giữa HĐĐT thông thường và HĐĐT từ máy tính tiền

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế có một số đặc điểm khác biệt so với HĐĐT thông thường.

• Không bắt buộc sử dụng chữ ký số: Các cá nhân và tổ chức sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền không cần thiết phải dùng chữ ký số. Ngược lại, hóa đơn điện tử thông thường bắt buộc phải kèm theo dịch vụ chữ ký số để đảm bảo tính hợp lệ.
• Yêu cầu mã số do cơ quan Thuế cấp: Khi lập HĐĐT từ máy tính tiền, bắt buộc phải đăng ký mã số do cơ quan Thuế cấp. Doanh nghiệp sẽ sử dụng dải mã số này trên hóa đơn và đảm bảo việc kết nối để truyền tải dữ liệu liên tục, nhanh chóng và chính xác tới cơ quan Thuế.
• Đặc điểm nhận dạng HĐĐT từ máy tính tiền: HĐĐT từ máy tính tiền cần có các ký hiệu đặc biệt để dễ dàng nhận biết, phân biệt với các loại hóa đơn điện tử thông thường. Điều này giúp xác định rõ ràng nguồn gốc hóa đơn được khởi tạo/in từ hệ thống máy tính tiền.

Đối với mã của cơ quan Thuế cấp cho hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:

• Khi cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ nhận được mã do Cơ quan Thuế cấp.
• Mã trên hóa đơn sẽ được cấp tự động, đúng quy định theo dải các ký tự.
• Mỗi cá nhân, đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sẽ được cấp mã riêng và hoàn toàn không bị trùng lặp

Lưu ý: Mã của cơ quan thuế trên hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đơn vị phụ thuộc đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

>>Mời bạn xem thêm: Hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra là gì? Chi tiết về hóa đơn đầu ra

3. Lợi ích của HĐĐT từ máy tính tiền so với HĐĐT thông thường

Tổng cục Thuế đã xác định triển khai giải pháp hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của năm 2024. Theo đó, Tổng cục Thuế đang yêu cầu các địa phương thực hiện nhiều giải pháp quyết liệt, với mục tiêu đến cuối năm nay, 100% cơ sở kinh doanh đã đăng ký sẽ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Đơn giản và tiện lợi

Việc sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền giúp doanh nghiệp đơn giản hóa các thao tác lập, phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn. HĐĐT từ máy tính tiền có thể được xuất ngay cho khách hàng, kể cả ngoài giờ hành chính hay vào ban đêm, nhờ vào máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế và có đầy đủ tính pháp lý, giúp tiết kiệm thời gian và hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các nghiệp vụ thuế liên quan.

Truyền tải dữ liệu, chủ động điều chỉnh sai sót

Máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, cho phép truyền tải dữ liệu liên tục và chính xác mỗi khi phát sinh giao dịch. Điều này loại bỏ nhu cầu thống kê và gửi nộp dữ liệu theo cách truyền thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm công sức.

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày, cho phép doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh sai sót, không phải gửi từng hóa đơn như các loại hóa đơn điện tử có mã số thông thường.

Tiết kiệm chi phí

Theo quy định cũ, các doanh nghiệp kinh doanh khi xuất hóa đơn phải đóng mức thuế 1.000 VNĐ/hóa đơn. Tuy nhiên theo quy định mới, các doanh nghiệp có thể xuất HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền với mức phí từ 100 – 300 VNĐ/hóa đơn. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp, tự động và đáp ứng đúng theo quy định pháp luật của nhà nước.

Giao dịch minh bạch và thuận tiện

Việc sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng trở nên minh bạch và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, HĐĐT từ máy tính tiền có thêm trường CMND/CCCD cho trường hợp người mua chưa có hoặc không nhớ mã số thuế, từ đó tăng tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ.

Thiết lập nhiều máy tính tiền

Trong quá trình bán hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều máy tính tiền để xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng và thuận lợi cho khách hàng, đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.

Không cần thiết bị đặc thù

Người nộp thuế chỉ cần máy tính, máy in, kết nối internet, hoặc thậm chí các thiết bị điện tử cầm tay để khởi tạo hóa đơn, không cần các thiết bị chuyên dụng.

Xác định khoản chi hợp pháp

Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền được coi là hợp pháp để khấu trừ giá trị gia tăng đầu vào và khi xác định nghĩa vụ thuế. Điều này giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực khi mua hóa đơn chứng từ hợp pháp và xử lý sai sót trực tiếp trên thiết bị máy tính tiền, nhờ vào phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

>> Mời bạn xem thêm: Nguyên nhân và cách xử lý khi không tra cứu được hóa đơn điện tử

4. Đối tượng nào được sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền?

Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, sẽ có thể sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền nếu thuộc các mô hình kinh doanh sau:

1. Trung tâm thương mại
2. Siêu thị
3. Bán lẻ hàng tiêu dùng
4. Ăn uống
5. Nhà hàng
6. Khách sạn
7. Bán lẻ thuốc tân dược
8. Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác

Điều kiện để triển khai HĐĐT từ máy tính tiền:

• Giao dịch điện tử với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần có khả năng thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương pháp điện tử, bao gồm có chữ ký số và tài khoản giao dịch thuế điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: Phải có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cần thiết như máy tính hoặc các thiết bị điện tử có kết nối internet và email để đảm bảo việc lập và gửi hóa đơn.
• Phần mềm lập hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm có khả năng lập hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu đến người mua cũng như cơ quan thuế.

5. Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nguyên tắc sau đây được áp dụng đối với HĐĐT từ máy tính tiền:

Nhận biết hóa đơn in từ máy tính tiền
Đơn vị kinh doanh cần đảm bảo hóa đơn in từ máy tính tiền có thể được nhận diện dễ dàng và có khả năng truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Không bắt buộc sử dụng chữ ký số
Đơn vị kinh doanh sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền không bắt buộc phải dùng chữ ký số, giúp đơn giản hóa quy trình phát hành hóa đơn.

Xác định khoản chi hợp pháp
Các khoản mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền được coi là hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp có thể sao chụp hóa đơn hoặc tra cứu thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính hợp pháp.

6. Nội dung trong hóa đơn

Tương tự như HĐĐT thông thường, HĐĐT từ máy tính tiền cần bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người mua: Mã định danh cá nhân hoặc mã số thuế (nếu người mua yêu cầu).
• Thông tin hàng hóa và dịch vụ: Tên sản phẩm, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
• Thời điểm lập hóa đơn: Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế: Hóa đơn cần có mã do cơ quan thuế cấp để đảm bảo tính hợp lệ.

Lưu ý:

Đối với doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:

• Hóa đơn phải ghi rõ giá bán chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có GTGT.

Đối với mã của cơ quan thuế trên HĐĐT từ máy tính tiền:

• Khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã tự động theo dải ký tự.
• Mỗi doanh nghiệp sẽ có mã riêng biệt, không trùng lặp với mã của đơn vị khác.

Giải pháp tự động xuất hóa đơn TMĐT từ Finan

Hiểu được những khó khăn mà các doanh nghiệp trên các sàn thương mại điện tử phải đối mặt, Finan đã phát triển một giải pháp để tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử trên ba sàn TMĐT lớn nhất: Shopee, Lazada và TikTok Shop. Giải pháp này giúp hợp nhất dữ liệu từ tất cả đơn hàng vào một giao diện duy nhất, cho phép xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và ước tính thuế sàn một cách tự động và nhanh chóng. Giải pháp này không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tính chính xác cho mọi giao dịch của doanh nghiệp.

>>Mời bạn xem thêm: Tổng hợp các luật mới nhất về thuế khi kinh doanh trên sàn TMĐT

Việc tuân thủ các nguyên tắc và đảm bảo đầy đủ nội dung trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và thuế.