TOP phần mềm quản lý công việc TỐI ƯU nhất cho doanh nghiệp

Trong thời đại số, một phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả là chìa khóa giúp cá nhân và doanh nghiệp tối ưu hiệu suất làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng hỗ trợ tổ chức và giám sát công việc hiệu quả, thì đây chính là bài viết dành cho bạn. Hãy cùng Finan khám phá các giải pháp tốt nhất giúp bạn sắp xếp công việc khoa học, theo dõi tiến độ dễ dàng và nâng cao hiệu suất một cách tối ưu.

1. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc

Quản lý công việc hiệu quả luôn là bài toán lớn đối với các doanh nghiệp khi cần kiểm soát tiến độ, phân bổ nhân sự hợp lý và tối ưu hóa năng suất làm việc. Sử dụng phần mềm chuyên biệt giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường tính minh bạch và nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận.

Một phần mềm quản lý công việc tốt cần đáp ứng hai tiêu chí quan trọng:

• Giao việc minh bạch: Giúp phân công trách nhiệm rõ ràng, từ cấp quản lý đến nhân viên.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và cộng tác: Cung cấp công cụ theo dõi tiến độ, tạo môi trường làm việc nhóm hiệu quả trên một nền tảng chung.

Lợi ích đối với nhà quản trị doanh nghiệp:

• Giúp kiểm soát toàn diện các hoạt động trong công ty.
• Dễ dàng giám sát tiến độ công việc của từng phòng ban.
• Hỗ trợ tối ưu hóa nguồn lực, phân bổ nhân sự hợp lý.
• Cung cấp dữ liệu chính xác để đưa ra quyết định chiến lược.

Đối với quản lý cấp trung:

• Theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực.
• Phân công công việc hiệu quả, đảm bảo đúng người, đúng nhiệm vụ.
• Tự động hóa quy trình báo cáo, tăng cường minh bạch trong đánh giá nhân sự.
• Cải thiện giao tiếp nội bộ, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban.

Đối với nhân viên:

• Giúp tổ chức công việc cá nhân một cách khoa học, tránh bỏ sót nhiệm vụ.
• Hỗ trợ thiết lập mức độ ưu tiên, tối ưu thời gian làm việc.
• Cải thiện khả năng làm việc nhóm, nâng cao tinh thần trách nhiệm.
• Giảm áp lực nhờ các tính năng nhắc nhở tự động.

Việc áp dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình vận hành, nâng cao hiệu suất làm việc và tạo môi trường chuyên nghiệp hơn.

>> Xem thêm: 5 Lý do doanh nghiệp SME cần sử dụng nền tảng quản lý chi phí

2. Tiêu chí quan trọng khi chọn ứng dụng quản lý công việc

Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý công việc với những ưu, nhược điểm khác nhau. Để chọn được công cụ phù hợp, bạn cần xác định các tính năng cốt lõi giúp tối ưu hiệu suất làm việc. Dưới đây là 4 tiêu chí quan trọng mà một phần mềm quản lý công việc cần đáp ứng:

• Hỗ trợ làm việc nhóm: Cung cấp các công cụ giao tiếp giữa quản lý và nhân viên như tạo nhiệm vụ, giao việc, theo dõi tiến độ, chat nội bộ, bình luận trực tiếp, đồng thời có thể tích hợp với email, lịch làm việc.
• Lập kế hoạch và giám sát tiến độ: Cho phép nhà quản lý xây dựng kế hoạch làm việc và theo dõi trạng thái nhiệm vụ bằng bảng Kanban hoặc sơ đồ Gantt.
• Báo cáo chi tiết: Cung cấp dữ liệu trực quan về tiến độ dự án, hiệu suất công việc để quản lý có thể đánh giá và phân bổ nguồn lực hợp lý.
• Phân quyền sử dụng: Thiết lập quyền truy cập theo vai trò, đảm bảo kỷ luật và bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp với nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường năng suất và kiểm soát công việc hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: 5 Bí quyết giúp CFO chuyển đổi số quản lý tài chính chuẩn chỉnh

3. Top phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay dành cho doanh nghiệp

3.1 Microsoft Teams – Giải pháp quản lý công việc toàn diện

Microsoft Teams là nền tảng quản lý công việc thuộc hệ sinh thái Microsoft 365, hỗ trợ giao tiếp và cộng tác nhóm chuyên nghiệp. Với nhiều tính năng mạnh mẽ như chat, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, Microsoft Teams giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và kết nối nhóm hiệu quả hơn.

Ưu điểm nổi bật:

• Tự động hóa quy trình: Hỗ trợ lập lịch, ghi chú, ghi màn hình, nhắn tin và bình luận trực tiếp.
• Tích hợp hệ sinh thái Microsoft 365: Làm việc nhóm hiệu quả với Word, Excel, PowerPoint.
• Khả năng mở rộng mạnh mẽ: Hỗ trợ tích hợp hơn 400 công cụ từ Microsoft Teams Hub App Store.
• Chi phí linh hoạt: Cung cấp bản miễn phí với tính năng cơ bản, phù hợp cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

3.2 Phần mềm quản lý công việc Base Wework

Base Wework là phần mềm quản lý công việc do Base.vn phát triển, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, báo cáo công việc và phối hợp nhóm hiệu quả. Phần mềm này phù hợp với doanh nghiệp có từ 30 nhân sự trở lên, giúp tối ưu quy trình làm việc và nâng cao năng suất.

Ưu điểm nổi bật

• Giao diện dễ sử dụng, thao tác nhanh chóng.
• Tích hợp Email, Google Drive, Calendar giúp đồng bộ dữ liệu.
• Hỗ trợ quản lý công việc bằng Kanban, Gantt Chart, checklist.
• Báo cáo chi tiết theo dự án, phòng ban, giúp giám sát hiệu suất.
• Hỗ trợ tạo task, subtask và công việc lặp lại để tự động hóa quy trình.
• Tích hợp Base Message hỗ trợ trao đổi công việc nội bộ.
• Phân quyền linh hoạt, đảm bảo bảo mật thông tin.

Chi phí sử dụng

• Starter: 1.000.000 VND/tháng (30 người dùng).
• Growth: 2.000.000 VND/tháng (60 người dùng, thêm 30.000 VND/người khi vượt giới hạn).
• Thanh toán tối thiểu 12 tháng/lần.

>> Xem thêm: Hiểu dòng tiền, quản lý tài chính tốt, doanh nghiệp mới vươn tới sự thịnh vượng!

3.3 Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS Công Việc

MISA AMIS Công Việc là phần mềm quản lý công việc trực tuyến với giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp cho cả nhà quản lý và nhân viên. Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc khoa học, tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.

Ưu điểm nổi bật

• Ứng dụng linh hoạt cho nhiều ngành nghề như sản xuất, dịch vụ, thi công, giáo dục.
• Hỗ trợ quản lý công việc bằng Gantt Chart, Kanban, Eisenhower Matrix, Calendar, giúp sắp xếp và ưu tiên nhiệm vụ hiệu quả.
• Cho phép theo dõi tiến độ từ xa, hỗ trợ làm việc linh hoạt.
• Tự động cập nhật tiến độ công việc cha từ công việc con, cảnh báo trễ hạn thông minh.
• Đánh giá hiệu suất theo thời gian thực, đo lường tỷ lệ hoàn thành công việc.
• Hỗ trợ trao đổi công việc qua bình luận, nhắc nhở email, đồng bộ Google Calendar.
• Hoạt động trên mobile, PC, laptop, tablet, tương thích Android, iOS và trình duyệt web.
• Đồng bộ dữ liệu với MISA AMIS Quy Trình, AMIS CRM, giúp quản lý công việc và theo dõi tiến độ nhóm kinh doanh.
• Bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo an toàn thông tin.

3.4 App quản lý công việc Trello

Trello là ứng dụng quản lý công việc miễn phí, hoạt động theo mô hình Kanban, giúp người dùng theo dõi tiến độ công việc thông qua các trạng thái To do – Doing – Done. Giao diện dạng bảng trực quan, dễ thao tác, phù hợp với cá nhân và nhóm nhỏ.

Ưu điểm nổi bật

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng như các tờ ghi chú ảo.
• Hỗ trợ kéo thả công việc, thêm nhãn, phân công nhiệm vụ nhanh chóng.
• Tích hợp Butler giúp tự động hóa quy trình làm việc.
• Sử dụng linh hoạt trên PC, laptop, điện thoại.

Nhược điểm

• Hạn chế về tính năng, không hỗ trợ chat nhóm, phân cấp thành viên, báo cáo công việc.
• Không phù hợp để quản lý dự án lớn do thiếu tính năng theo dõi thời gian và quản lý tài nguyên.

Chi phí sử dụng

• Bản miễn phí: Hạn chế tính năng, phù hợp cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ.
• Gói Standard: 118.000 VND/tháng/người.
• Gói Professional: 236.000 VND/tháng/người.
• Gói Enterprise: 413.000 VND/tháng/người.

3.5 Phần mềm quản trị công việc Asana

Asana là một trong những công cụ quản lý công việc nhóm phổ biến, giúp doanh nghiệp theo dõi, sắp xếp công việc và tối ưu hóa thời gian làm việc. Phần mềm hỗ trợ nhiều chế độ hiển thị như Kanban, To-do-list, giúp tổ chức công việc một cách trực quan và dễ theo dõi.

Ưu điểm nổi bật

• Miễn phí cho nhóm dưới 15 người.
• Giao diện tối giản, thao tác dễ dàng.
• Hỗ trợ theo dõi tổng quan và chi tiết dự án.
• Báo cáo tiến độ theo thời gian thực, giúp quản lý đánh giá hiệu suất.
• Hoạt động tốt trên cả PC và thiết bị di động.

Nhược điểm

• Phiên bản miễn phí bị giới hạn tính năng, cần nâng cấp để sử dụng các công cụ nâng cao.

Chi phí sử dụng

• Premium: 260.000 VND/tháng/người.
• Business: 590.000 VND/tháng/người.

>> Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp bằng excel: 5 Rủi ro đáng quan ngại

3.6 Quản lý công việc bằng phần mềm MyXteam

MyXteam là tool quản lý công việc giúp doanh nghiệp và nhóm làm việc kiểm soát tiến độ, giao nhiệm vụ và phối hợp hiệu quả. Phần mềm hỗ trợ đa nền tảng, hoạt động tốt trên desktop, điện thoại (Android, iOS), đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các nhóm làm việc cần một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả.

Ưu điểm nổi bật

• Giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng.
• Hỗ trợ phân công và giám sát công việc nhanh chóng.
• Tích hợp chat nhóm, bình luận trực tiếp trên nhiệm vụ giúp trao đổi linh hoạt.
• Cung cấp to-do list, hỗ trợ lọc công việc theo trạng thái (hoàn thành, quá hạn, chưa thực hiện).
• Hệ thống báo cáo chi tiết, hiển thị tiến độ công việc trên dashboard.
• Phân quyền linh hoạt, chỉ người có quyền mới được chỉnh sửa hoặc xóa kế hoạch công việc.

Nhược điểm

• Giao diện to-do list có thể chưa tối ưu khi xử lý lượng công việc lớn.
• Chức năng báo cáo còn đơn giản, chưa đáp ứng nhu cầu phân tích chi tiết.
• Thiếu một số tính năng nâng cao như quản lý tài nguyên, vật tư.

Chi phí sử dụng

• Miễn phí cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ dưới 5 người.
• Business: 12.000.000 VND/năm/100 người.
• Business Pro: 18.000.000 VND/năm/200 người.
• Enterprise: 42.000.000 VND/năm/1000 người.

3.7 Công cụ quản lý công việc Faceworks

Faceworks là phần mềm quản lý công việc dựa trên nền tảng web-based, giúp doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu riêng. Hoạt động trên nền tảng đám mây (cloud-based), Faceworks đảm bảo bảo mật cao, thao tác nhanh chóng và có thể truy cập từ bất kỳ đâu khi có kết nối Internet. Đây là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ nhỏ đến lớn.

Ưu điểm nổi bật

• Linh hoạt tùy chỉnh, không bị giới hạn bởi mô hình cố định.
• Hỗ trợ quản lý toàn diện, từ lập kế hoạch, triển khai, giám sát đến nghiệm thu.
• Cung cấp báo cáo chuyên sâu, giúp theo dõi tiến độ công việc chi tiết.
• Tích hợp với máy chấm công, hỗ trợ chấm công online ngoài thực địa, giúp kiểm soát nhân sự hiệu quả.

Chi phí sử dụng

Hiện Faceworks chưa công bố giá trên website chính thức. Người dùng cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết.

3.8 Phần mềm quản lý điều hành công việc Wrike

Wrike là phần mềm quản lý công việc và dự án chuyên nghiệp, hỗ trợ trên cả máy tính và điện thoại. Ứng dụng này giúp thay thế email truyền thống, tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm, đồng thời cung cấp bản miễn phí phù hợp với startup hoặc nhóm nhỏ có ngân sách hạn chế.

Ưu điểm nổi bật

• Quản lý công việc toàn diện, hỗ trợ phân công nhiệm vụ, tạo công việc thông minh, ghi chú và bình luận trực tiếp.
• Lập kế hoạch & theo dõi dự án, giúp đảm bảo tiến độ công việc hoàn thành đúng hạn.
• Báo cáo theo thời gian thực, cung cấp biểu đồ trực quan giúp đánh giá hiệu suất nhanh chóng.

Nhược điểm

• Dịch vụ chăm sóc khách hàng cần cải thiện, theo phản hồi từ người dùng.
• Chưa hỗ trợ tiếng Việt đầy đủ, có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp trong nước.

Chi phí sử dụng

• Wrike Free: Miễn phí cho tối đa 5 người dùng, chỉ có tính năng cơ bản.
• Wrike Team: $10/người/tháng, phù hợp với nhóm 2-15 người, có thêm tính năng tự động hóa.
• Wrike Business: $24.80/người/tháng, hỗ trợ nhóm 5-200 người, bổ sung công cụ quản lý tài nguyên.
• Wrike Enterprise: Giá tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp, trang bị bảo mật nâng cao.

3.9 Phần mềm quản lý FastWork

astWork là phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc dễ dàng thông qua giao diện trực quan. Phần mềm phù hợp với nhiều lĩnh vực như thương mại, dịch vụ, thi công, chuỗi cửa hàng, giáo dục, logistics.

Ưu điểm nổi bật

• Hỗ trợ tạo kế hoạch công việc nhanh chóng, phù hợp với nhiều ngành nghề.
• Giao việc và điều phối dễ dàng, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
• Quản lý công việc tập trung, giảm thất thoát thông tin.
• Báo cáo trực quan, giúp theo dõi tiến độ tổng thể của dự án.
• Tương tác hiệu quả, hỗ trợ làm việc nhóm linh hoạt.

Nhược điểm

• Một số tính năng đang trong quá trình phát triển, chưa đầy đủ như các phần mềm lớn.

Chi phí sử dụng

• 45.000 VNĐ/tháng/tài khoản cho gói quản lý công việc.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc là một giải pháp tối ưu giúp cá nhân và doanh nghiệp kiểm soát công việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Hãy lựa chọn phần mềm quản trị công việc phù hợp để tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được hiệu suất cao nhất!

>> Xem thêm:

5 Lý do doanh nghiệp SME cần sử dụng nền tảng quản lý chi phí

Mô hình Pestel là gì? Vai trò quan trọng với chiến lược doanh nghiệp

SWOT: Công cụ phân tích chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

3 chiến lược cải thiện lòng trung thành của khách hàng B2B thông qua việc thanh toán