Tổng quan Thông tư 78 về hóa đơn điện tử mà chủ doanh nghiệp cần biết
Trong bối cảnh chuyển đổi số tại Việt Nam, hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc với doanh nghiệp. Thông tư 78 về hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính ban hành đã thiết lập quy chuẩn áp dụng toàn quốc. Việc tuân thủ đúng Thông tư này giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng hiệu quả kế toán và đảm bảo pháp lý.
Trong bài viết này, hãy cùng Finan tìm hiểu tổng quan Thông tư 78 về hóa đơn điện tử giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về quy định pháp lý này.
>> Mời bạn xem thêm:
HR 4.0 là gì? Hiểu đúng để làm chủ chiến lược nhân sự thời chuyển đổi số
Giải mã 7 nguyên tắc kế toán cơ bản: Nền tảng vững chắc cho báo cáo tài chính xác
Thông tư 78 về hóa đơn điện tử là gì?
Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 17 tháng 9 năm 2021, chính thức có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2022, quy định chi tiết về việc lập, phát hành, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Thông tư áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, nhằm thúc đẩy quản lý thuế điện tử và minh bạch thông tin.
>> Mời bạn xem thêm: Nộp thuế điện tử: Giải pháp bắt buộc hay lợi thuế cạnh tranh cho doanh nghiệp hiện đại?
Thông tin cơ bản của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử mới nhất được thể hiện trong hai văn bản pháp lý quan trọng: Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 17/9/2021, và Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020. Thông tư 78 hướng dẫn chi tiết việc thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 và chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2022.
Phạm vi điều chỉnh của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử gồm:
- Quy định về hóa đơn điện tử: ký hiệu, ủy nhiệm lập, chuyển đổi từ hóa đơn giấy, xử lý sai sót
- Hướng dẫn sử dụng hóa đơn giấy, biên lai, chứng từ và quy trình chuyển tiếp
- Cách xử lý sai sót trong quá trình sử dụng.
- Ngoài ra, các quy định liên quan đến hóa đơn giấy, biên lai và chứng từ cũng được cập nhật và hướng dẫn rõ ràng.
Thông tư cũng đưa ra các tiêu chí cụ thể đối với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, đồng thời quy định chi tiết về các trường hợp đặc thù như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, và các dịch vụ tài chính – ngân hàng.
Với hiệu lực thay thế nhiều văn bản trước đó, Thông tư 78 đánh dấu bước chuyển đổi quan trọng trong hệ thống quản lý hóa đơn, đồng thời đưa ra lộ trình triển khai rõ ràng cho các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn theo cơ chế cũ. Đi kèm Thông tư là các phụ lục quy định mã hóa đơn, mẫu biên lai thuế và các biểu mẫu tham khảo, hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện.
>> Mời bạn xem thêm: Khi nào doanh nghiệp nên bỏ Excel và chuyển sang phần mềm theo dõi công nợ
Các quy định mới nhất về Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử
1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho bên thứ ba (ví dụ: công ty mẹ, đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán…) thay mặt lập hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc ủy nhiệm phải được lập thành văn bản thỏa thuận giữa hai bên, nêu rõ phạm vi, trách nhiệm và thời gian ủy nhiệm. Hóa đơn do bên được ủy nhiệm lập vẫn phải thể hiện tên, mã số thuế và thông tin của bên bán.
2. Quy định về ký hiệu và mẫu số hóa đơn điện tử
Thông tư 78 hướng dẫn cấu trúc ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, trong đó:
1 ký tự đầu thể hiện loại hóa đơn (có mã hoặc không mã của cơ quan thuế)
- “K” = Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- “T” = Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
2 ký tự tiếp theo thể hiện năm phát hành hóa đơn, thường lấy 2 số cuối của năm
1 ký tự thể hiện loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, tài chính…)
- “A” = Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
- “B” = Hóa đơn bán hàng
- “C” = Hóa đơn tài chính (Các ký tự này được quy định cụ thể trong Thông tư)
2 ký tự cuối do người bán tự quy định để phân biệt mẫu hóa đơn nội bộ
3. Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp được phép điều chỉnh, thay thế hoặc hủy hóa đơn điện tử tùy theo tính chất sai sót và thời điểm phát hiện.
4. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Thông tư quy định cụ thể các điều kiện để áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Hóa đơn này phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc như: mã số thuế người bán, thông tin hàng hóa, tổng tiền thanh toán, thuế GTGT (nếu có) và phải được gửi tự động về hệ thống cơ quan thuế sau mỗi giao dịch.
5. Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ ngân hàng
Với đặc thù hoạt động liên tục và phát sinh nhiều loại phí, dịch vụ ngân hàng có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Ngân hàng được phép gộp giao dịch theo chu kỳ (tuần, tháng…) tùy theo thỏa thuận với khách hàng và theo đúng quy định tại Thông tư 78.
6. Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử
Thông tư 78 đặt ra yêu cầu bắt buộc các tổ chức, doanh nghiệp, hộ cá nhân kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất là 01/07/2022. Cơ quan thuế cũng khuyến khích các đơn vị chủ động chuyển đổi sớm để ổn định quy trình và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành.
>> Mời bạn xem thêm: 3 Giải pháp an toàn, bảo mật thay thế Excel trong việc theo dõi công nợ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí
Thông tư 78 về hóa đơn điện tử có gì khác so với Thông tư 68/2019?
Bên cạnh các quy định mới về việc xuất hóa đơn điện tử, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng đưa ra nhiều điểm điều chỉnh quan trọng so với Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019 trước đó. Cụ thể:
- Quy định về số hóa đơn: Vẫn duy trì số hóa đơn tối đa 8 chữ số, tuy nhiên phương pháp đánh số và cách quản lý được quy chuẩn hóa chặt chẽ hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và tránh trùng lặp.
- Thời điểm lập và ký số trên hóa đơn: Thông tư 78 làm rõ hơn về thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số, đặc biệt đối với các trường hợp phát sinh dịch vụ theo chu kỳ, thanh toán từng phần hoặc lập hóa đơn sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế.
- Cho phép sử dụng bảng kê kèm hóa đơn: Nghị định 123 bổ sung quy định cho phép doanh nghiệp lập bảng kê chi tiết kèm theo hóa đơn trong các trường hợp xuất hóa đơn theo kỳ (như phí dịch vụ hàng tháng), tạo thuận lợi cho ngành dịch vụ, viễn thông, ngân hàng và tài chính.
>> Mời bạn xem thêm: Excel có thực sự giúp theo dõi công nợ hiệu quả? 4 điều doanh nghiệp cần cân nhắc
Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Giảm đáng kể các chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy.
- Quản lý hiệu quả và minh bạch hơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ và quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin kế toán chặt chẽ và hạn chế rủi ro gian lận.
- Tự động hóa quy trình xử lý: Việc lập, gửi và lưu hóa đơn được thực hiện tự động, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý cho bộ phận kế toán.
- Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp: Việc áp dụng hóa đơn điện tử thể hiện sự chuyên nghiệp, hiện đại và đáp ứng xu hướng chuyển đổi số toàn diện.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Doanh nghiệp đáp ứng đúng lộ trình và yêu cầu của cơ quan thuế, tránh bị xử phạt hành chính.
>> Mời bạn xem thêm: Theo dõi công nợ bằng Excel: Những sai lầm và cách khắc phục
Trách nhiệm của chủ doanh nghiệp khi áp dụng Thông tư 78
Để tuân thủ đúng quy định của Thông tư 78 về hóa đơn điện tử, chủ doanh nghiệp cần chủ động thực hiện nhiều nghĩa vụ quan trọng:
- Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp: Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo quy định của cơ quan thuế.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế đúng quy trình và đúng thời hạn.
- Đảm bảo an toàn thông tin: Duy trì tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu hóa đơn trong quá trình phát hành, lưu trữ và truyền nhận.
- Xử lý sai sót đúng quy định: Khi phát hiện hóa đơn sai, phải thực hiện điều chỉnh, thay thế hoặc hủy theo đúng hướng dẫn.
- Hợp tác với cơ quan thuế: Sẵn sàng phối hợp kiểm tra, cung cấp thông tin, và đảm bảo hoạt động phát hành hóa đơn minh bạch, hợp pháp.
Thông tư 78 về hóa đơn điện tử đánh dấu bước tiến quan trọng trong chuyển đổi số lĩnh vực quản lý thuế và hóa đơn tại Việt Nam. Việc chủ động tìm hiểu và áp dụng đúng quy định của Thông tư sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tăng cường sự minh bạch và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Chủ doanh nghiệp cần coi đây là cơ hội để chuẩn bị kỹ lưỡng, từng bước hiện đại hóa hệ thống kế toán và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
>> Mời bạn xem thêm:
Tờ khai Thuế GTGT: Hướng dẫn chi tiết và những điều cần biết
Kiểm soát tài chính cá nhân và doanh nghiệp dễ dàng cùng bảng theo dõi công nợ
Mỹ đánh thuế 46% hàng Việt: Cơn sóng lớn, nhưng doanh nghiệp vẫn có thể “chèo chống”