Theo dõi công nợ bằng Excel: Những sai lầm và cách khắc phục

Trong thời đại số, Excel đã trở thành công cụ quen thuộc của nhiều doanh nghiệp trong công cuộc quản lý tài chính, đặc biệt là theo dõi công nợ. Nhưng liệu việc sử dụng bảng tính Excel có thật sự hiệu quả và an toàn trong việc quản lý các khoản phải thu và phải trả? Có thể bạn sẽ bất ngờ khi biết rằng chỉ cần một công thức sai, một lần quên lưu file,… cũng đủ để khiến các doanh nghiệp “rẽ sai hướng”.

Bài viết này, Finan sẽ giúp các chủ doanh nghiệp hiểu rõ những vấn đề phổ biến khi dùng Excel theo dõi công nợ, đồng thời đưa ra các cách khắc phục để bảo vệ tài chính doanh nghiệp tốt hơn.

>> Mời bạn xem thêm: Google Sheets vs Excel – Nên dùng công cụ nào để theo dõi công nợ hiệu quả hơn?

Vì sao việc theo dõi công nợ là “mạch máu” của doanh nghiệp hiện nay?

Quản lý công nợ không đơn thuần là ghi chép sổ sách, đó còn là yếu tố then chốt đảm bảo doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, tránh rủi ro thanh khoản và tăng cường uy tín với đối tác. Khi các chủ doanh nghiệp kiểm soát công nợ tốt sẽ:

• Biết chính xác khách hàng nào còn nợ, nợ bao nhiêu, đến hạn chưa.
• Nắm rõ doanh nghiệp đang nợ những nhà cung cấp và đối tác nào, hoặc đã thanh toán bao nhiêu.
• Đưa ra quyết định thu – chi linh hoạt, tránh thâm hụt dòng tiền.
• Ngăn ngừa tình trạng thất thoát, chi sai, hoặc thanh toán trùng lặp.

🚨 Nếu không theo dõi công nợ chặt chẽ, doanh nghiệp có thể:

• Mất kiểm soát dòng tiền và dẫn đến thiếu hụt ngân sách.
• Mất lòng với đối tác vì thanh toán chậm.
• Dễ bị gian lận hoặc sai sót số liệu mà không thể truy vết.

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả

Những sai lầm phổ biến khi dùng Excel để theo dõi công nợ và cách khắc phục tối ưu nhất

1. Sai lệch dữ liệu do lỗi công thức

Dù Excel là công cụ khá mạnh mẽ trong việc quản lý số liệu, nhưng cũng rất dễ sai lệch, đặc biệt với những công thức phức tạp như SUMIF, VLOOKUP, INDEX MATCH,…

Chỉ cần một ô tham chiếu nhầm hoặc một dòng bị xóa không kiểm soát thì toàn bộ bảng công nợ có thể bị sai lệch nghiêm trọng.

🔎 Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ dùng Excel để theo dõi nợ phải thu từ 50 khách hàng. Nhưng vì lỗi công thức SUMIF gộp sai vùng dữ liệu, họ đã đánh giá thấp tổng công nợ hơn 200 triệu đồng, dẫn đến việc không nhắc thu kịp thời và mất luôn khoản đó.

✅ Cách khắc phục:

• Luôn kiểm tra kỹ các công thức trước khi áp dụng trên diện rộng.
• Thiết lập bảng tính mẫu chuẩn, hạn chế chỉnh sửa tự do.
• Sắp xếp nhân sự kiểm tra chéo hoặc rà soát số liệu định kỳ.

2. Không cập nhật công nợ thường xuyên, dẫn đến sai lệch dòng tiền

Excel không có cơ chế thông báo hoặc nhắc việc khi đến lịch. Nếu nhân sự phụ trách quên nhập liệu hoặc cập nhật trễ, sẽ khiến doanh nghiệp không nắm rõ tình hình thu chi thực tế.

🔎 Tình huống thực tế: Một khoản công nợ đến hạn ngày 5, nhưng nhân viên chỉ cập nhật vào ngày 15. Kết quả là doanh nghiệp không đòi được nợ đúng thời điểm, làm gián đoạn dòng tiền cho các chi phí cố định như lương nhân viên, bảo trì cơ sở vật chất,…

✅ Cách khắc phục:

• Đặt lịch cố định để cập nhật công nợ liên tục, ví dụ như hàng ngày, mỗi 3 ngày.
• Sử dụng các công cụ nhắc việc như Google Calendar, Reminder,… để theo dõi hạn thanh toán.
• Phân công rõ trách nhiệm nhập liệu và rà soát công nợ

3. Dễ mất dữ liệu nếu không sao lưu file thường xuyên

Excel không có cơ chế sao lưu tự động chuyên nghiệp. Việc lưu file trên máy tính cá nhân hoặc ổ cứng rời dễ dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu khi gặp sự cố.

⚠️ Hậu quả là gì?

File Excel theo dõi công nợ bị lỗi hoặc nhiễm virus và không thể mở được. Nếu không có bản sao lưu, toàn bộ thông tin khách hàng và công nợ coi như mất trắng và thực hiện lại từ đầu.

✅ Cách khắc phục:

• Thường xuyên sao lưu file lên các nền tảng cloud như Google Drive, Dropbox…
• Thiết lập chế độ tự động lưu hoặc tạo bản sao định kỳ.
• Dùng file đặt mật khẩu và lưu trữ trên nhiều thiết bị để phòng rủi ro.

4. Không bảo mật khi phân quyền nhiều người cùng chỉnh sửa

Trong môi trường Excel, bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể chỉnh sửa dữ liệu. Điều này tiềm ẩn nguy cơ sai sót do con người hoặc thậm chí gian lận khi không có cơ chế kiểm soát chỉnh sửa.

⚠️ Hậu quả là gì?

Một nhân viên thay đổi số liệu nợ của khách hàng mà không có ai phát hiện. Việc này dẫn đến sự chênh lệch trong báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến dòng tiền thực tế.

✅ Cách khắc phục:

• Hạn chế chia sẻ file gốc, chỉ chia sẻ bản đọc hoặc bản đã khóa chỉnh sửa.
• Ghi chú lại mọi thay đổi hoặc sử dụng chức năng theo dõi thay đổi trong Excel.
• Tạo quy trình xác nhận và kiểm tra số liệu trước khi sử dụng cho báo cáo hoặc ra quyết định.

>> Mời bạn xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh – Những sai lầm thường gặp và cách khắc phục

FinanBook – “Trợ lý đắc lực” trong công cuộc theo dõi công nợ hiệu quả

FinanBook không đơn thuần là công cụ báo cáo tài chính, còn là trợ thủ đắc lực giúp các SMEs kiểm soát công nợ hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo dòng tiền luôn vận hành ổn định.

Khi tích hợp FinanBook vào quy trình làm việc, các chủ doanh nghiệp sẽ ngay lập tức cảm nhận được sự khác biệt trong cách quản lý công nợ:

1. Tổng hợp công nợ tự động, theo thời gian thực

FinanBook tự động cập nhật và thống kê công nợ của từng khách hàng. Không còn bảng Excel rối rắm, không còn đối chiếu thủ công, giúp kế toán dễ dàng theo dõi toàn bộ tình hình chỉ với vài cú nhấp chuột.

2. Nhắc nợ tự động – Chủ động mà vẫn chuyên nghiệp

Hệ thống sẽ gửi thông báo thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng được nhắc đúng lúc, đúng cách, từ đó tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn mà vẫn giữ được thiện cảm.

3. Chỉnh lịch nhắc linh hoạt theo từng khách hàng

Chủ doanh nghiệp và kế toán có thể cài đặt nhắc trước hạn, đúng hạn hoặc sau hạn tuỳ theo đặc điểm của từng nhóm khách hàng, giúp thu hồi công nợ hiệu quả hơn mà vẫn chuyên nghiệp.

4. Cắt giảm đến 80% khối lượng công việc thủ công cho kế toán

Không còn phải dò công nợ từng dòng, nhắc từng người, FinanBook giúp đội ngũ kế toán tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.

5. Giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần

Tự động hóa toàn bộ quy trình công nợ giúp doanh nghiệp giảm nhân sự, hạn chế sai sót và tối ưu chi phí vận hành đáng kể.

6. Đồng bộ đa nền tảng – Bảo mật tối đa

Dữ liệu tài chính được lưu trữ an toàn, truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị, từ máy tính đến điện thoại, mà vẫn đảm bảo bảo mật ở cấp độ cao nhất.

💡 Với FinanBook, bạn có thể dành thời gian để phát triển kinh doanh, xây dựng chiến lược – thay vì vùi đầu trong bảng công nợ mỗi cuối tuần.

>> Mời bạn xem thêm:

Lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel chuẩn kế toán

Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2