Excel có thực sự giúp theo dõi công nợ hiệu quả? 4 điều doanh nghiệp cần cân nhắc

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đều sử dụng Excel như một công cụ quản lý và theo dõi công nợ nhờ tính tiện lợi, dễ thao tác và miễn phí. Tuy nhiên, liệu Excel có còn phù hợp khi dữ liệu ngày càng phức tạp, dòng tiền yêu cầu kiểm soát chặt chẽ và sai sót nhỏ cũng có thể gây thiệt hại lớn?

Trong bài viết này, hãy cùng Finan tìm hiểu 4 điều mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi dùng Excel để theo dõi công nợ hiệu quả và tối ưu nhất.

>> Mời bạn xem thêm: 5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn

Chỉ một sai sót nhỏ nhưng để lại tổn thất lớn

Chủ một doanh nghiệp tại TP. HCM đã từng dùng Excel để theo dõi công nợ hơn 60 khách hàng. Trong một lần cập nhật, do công thức SUMIF bị lỗi tham chiếu, một khoản nợ gần 300 triệu bị ghi thiếu và không một ai phát hiện sai sót cho đến khi báo cáo tài chính quý bị lệch dòng tiền nghiêm trọng.

Kết quả là chủ doanh nghiệp mất cơ hội thu hồi khoản nợ và phải tự ứng vốn xoay phòng. Cũng từ đó, chủ doanh nghiệp bắt đầu nghiêm túc đặt câu hỏi: “Excel có còn phù hợp để theo dõi công nợ khi doanh nghiệp đang tăng trưởng?”

Vì thế, hãy đọc ngay 4 điều cần cân nhắc dưới đây khi dùng Excel để quản lý công nợ dành cho doanh nghiệp!

>> Mời bạn xem thêm: 72% Doanh nghiệp nhỏ mất tiền vì sai sót khi lập báo cáo tài chính trên Excel

4 điều cần cân nhắc khi dùng Excel để theo dõi công nợ

1. Khả năng kiểm soát công nợ có chính xác không?

Excel yêu cầu nhập liệu thủ công và công thức thủ công, điều này rất dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi file lớn và nhiều người cùng thao tác. Việc ghi thiếu, ghi nhầm hoặc quên nhập một khoản công nợ có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và tính chính xác của báo cáo.

Vì vậy, doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm tra chéo và đánh dấu dòng dữ liệu đến hạn, đã thu và chưa thu một cách rõ ràng.

2. Dữ liệu có dễ bị mất hoặc chỉnh sửa nhầm không?

File Excel thường được lưu trên máy tính cá nhân, không có bản sao lưu định kỳ hoặc tính năng phân quyền truy cập. Việc một nhân viên chỉnh sửa nhầm hoặc mất file do lỗi thiết bị hoàn toàn có thể xảy ra.

Doanh nghiệp nên cân nhắc lưu trữ dữ liệu công nợ trên hệ thống có khả năng tự động sao lưu, phân quyền và ghi nhận lịch sử chỉnh sửa.

3. Có đảm bảo doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt không?

Công nợ không được theo dõi sát sao sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch thu chi, mua hàng, trả lương và toàn bộ hoạt động tài chính. Excel không có tính năng nhắc nợ đến hạn, đối soát công nợ tự động khi thanh toán, dẫn đến tình trạng bị động trong quản lý dòng tiền.

Công ty nên đầu tư hệ thống hoặc phần mềm có cơ chế cảnh báo công nợ đến hạn và các khoản thanh toán sắp tới.

4. Có cần tích hợp với phần mềm kế toán không?

Excel hoạt động độc lập, không kết nối với phần mềm kế toán, vì thế, việc đói soát số liệu giữa công nợ và kế toán tổng thể dễ xảy ra sai lệch, đặc biệt khi cần báo cáo nhanh.

Ngày nay, hệ thống quản lý công nợ hiện đại nên có khả năng tích hợp với phần mềm kế toán để đồng bộ hoá dữ liệu, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

📌 Lời khuyên: Nếu doanh nghiệp của bạn đang mở rộng quy mô hoặc có hơn 20–30 đầu mối công nợ, việc tiếp tục quản lý bằng Excel sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro. Đây là thời điểm nên cân nhắc chuyển sang các giải pháp chuyên biệt hơn, giúp bạn kiểm soát công nợ chủ động, chính xác và an toàn.

>> Mời bạn xem thêm: Google Sheets vs Excel – Nên dùng công cụ nào để theo dõi công nợ hiệu quả hơn?

Quản lý công nợ thông minh cùng FinanBook – Chính xác, chủ động và linh hoạt.

FinanBook không chỉ là một công cụ báo cáo tài chính, mà còn là trợ lý đắc lực dành cho các doanh nghiệp SME trong việc quản lý công nợ, giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo dòng tiền vận hành trơn tru, ổn định.

Khi được tích hợp vào quy trình làm việc, FinanBook nhanh chóng tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong cách doanh nghiệp kiểm soát công nợ:

• Cập nhật công nợ tự động, theo thời gian thực: Tự động tổng hợp công nợ từng khách hàng, không cần đối chiếu thủ công hay dùng Excel phức tạp.

• Nhắc nợ tự động, lịch sự và chuyên nghiệp: Gửi thông báo qua email và ZNS đúng lúc, đúng cách, giúp tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn.

• Tùy chỉnh lịch nhắc theo từng khách hàng: Cài đặt nhắc trước, đúng hoặc sau hạn tùy theo nhóm khách hàng để thu nợ hiệu quả hơn.

• Giảm 80% công việc thủ công cho kế toán: Tiết kiệm thời gian dò công nợ và nhắc từng khoản, kế toán tập trung vào việc chiến lược hơn.

• Tiết kiệm chi phí vận hành gấp 6 lần: Tự động hóa giúp giảm nhân sự, hạn chế sai sót và tối ưu chi phí đáng kể.

• Đồng bộ đa nền tảng – Bảo mật cao: Truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị, với hệ thống bảo mật đạt tiêu chuẩn cao.

💡 FinanBook giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ dễ dàng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.

>> Mời bạn xem thêm:

Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn và mới nhất 2025

Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2

Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3