Theo dõi công nợ bằng Excel: 5 lợi ích khiến doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng
Bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ nhưng không nắm rõ dòng tiền và công nợ của công ty mình? Dù doanh thu có lời, nhưng nếu theo dõi công nợ không tốt, thu không đúng hạn và chi quá đà thì doanh nghiệp vẫn có thể rơi vào tình trạng khủng hoảng tài chính bất cứ lúc nào.
Thay vì đầu tư vào phần mềm quản lý tài chính đắt tiền, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã chọn Excel là một công cụ đồng hành đáng tin cậy để quản lý công nợ hiệu quả và tiết kiệm chi phí đáng kể. Trong bài viết này, hãy cùng Finan tìm hiểu 5 lợi ích nổi bật của Excel khi theo dõi công nợ.
>> Mời bạn xem thêm: Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4
Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần theo dõi công nợ?
Việc theo dõi công nợ không chỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn. Với các doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý tốt công nợ là càng thiết yếu hơn, bởi:
- Nắm rõ tình hình công nợ gồm nợ phải thu và nợ phải trả, từ đó tránh quên nợ hoặc mất tiền oan.
- Dễ kiểm soát dòng tiền, biết khi nào nên thu và khi nào nên chi trả.
- Làm việc chuyên nghiệp hơn với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp, giúp giữ uy tín lâu dài.
- Chủ động trong kế hoạch kinh doanh, ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu thực tế.
- Đáp ứng yêu cầu kế toán, kiểm tra tài chính khi cần báo cáo.
Không theo dõi công nợ cũng đồng nghĩa với việc các chủ doanh nghiệp nhỏ đang “tự làm khó chính mình”. Doanh nghiệp có thể hoạt động trong sự thiếu hụt dòng tiền, chậm trả lương và không xoay vòng được vốn chỉ vì không biết mình đang bị nợ bao nhiêu hay đối tác nào đang nợ mình!
>> Mời bạn xem thêm: 5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn
5 Lý do Excel được doanh nghiệp nhỏ ưa chuộng để quản lý công nợ
1. Miễn phí và dễ sử dụng
Với Excel, các chủ doanh nghiệp nhỏ không cần phải chi hàng triệu đồng mỗi năm cho các phần mềm kế toán hay quản lý công nợ chuyên nghiệp. Đối với doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển, việc tiết kiệm chi phí ban đầu và sử dụng công cụ quan thuộc là một lợi thế lớn. Chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên kế toán chỉ cần nắm được kiến thức cơ bản là có thể thao tác được ngay.
2. Tuỳ chỉnh linh hoạt theo nhu cầu
Excel cho phép các chủ doanh nghiệp thiết kế bảng theo dõi công nợ theo cách riêng, phù hợp với từng loại hình kinh doanh. Doanh nghiệp có thể:
- Thêm cột tuỳ theo nhu cầu như “ngày đến hạn”, “trạng thái thanh toán”,…
- Sắp xếp theo khách hàng, nhà cung cấp, ngày lập hoá đơn hoặc số tiền.
- Gộp nhiều sheet theo từng tháng hoặc từng dự án.
Tự chủ quản lý bảng theo dõi công nợ bằng Excel, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc tinh chỉnh theo thời gian mà không cần phụ thuộc vào đơn vị cung cấp phần mềm.
>>Mời bạn xem thêm: Quản lý bảng theo dõi công nợ bằng Excel: Giải pháp tiết kiệm hay tiềm ẩn rủi ro?
3. Áp dụng công thức tự động
Excel hỗ trợ nhiều hàm mạnh mẽ và đa năng giúp tự động hoá việc tính toán và tổng hợp công nợ. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót đáng kể, ví dụ:
- SUMIF: Tổng hợp công nợ theo từng khách hàng.
- VLOOKUP hoặc XLOOKUP: Tra cứu thông tin đơn hoặc trạng thái thanh toán.
- IF: Cảnh báo khi nợ quá hạn.
Với những hàm đa năng như thế, doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi tháng, đồng thời giảm thiểu rủi ro nhập sai số liệu thủ công.
4. Dễ chia sẻ, lưu trữ và làm việc nhóm
Excel cho phép xuất file dưới dạng PDF, CSV, hoặc chia sẻ trực tuyến thông qua Google Drive, OneDrive. Điều này cực kỳ tiện lợi khi bạn cần:
- Gửi báo cáo công nợ cho đối tác hoặc nhân viên kế toán ngoài giờ.
- Làm việc nhóm từ xa giữa các bộ phận tài chính và bán hàng.
- Sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh mất mát.
Chỉ với vài thao tác đơn giản, mọi nhân sự liên quan có thể chưa sẻ bảng theo dõi công nợ một cách chuyên nghiệp, rõ ràng và hiệu quả.
5. Tập trung đúng trọng tâm
Không cần phải nhìn hàng trăm dòng dữ liệu “hoa mắt” mỗi ngày, vì đã có Excel hỗ trợ các tính năng lọc, sắp xếp, định dạng có điều kiện, giúp doanh nghiệp:
- Lọc ra các khoản nợ sắp đến hạn hoặc đã quá hạn.
- Tô màu nổi bật các khoản chưa thanh toán.
- Tạo dashboard đơn giản để theo dõi tổng quan công nợ theo tuần/ tháng.
Việc này giúp doanh nghiệp tập trung vào dữ liệu quan trọng và cấp thiết nhất, nhằm tránh bỏ sót và nâng cao hiệu quả thu hồi nợ.
>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả
Khi Excel trở thành “Kế toán trưởng” của doanh nghiệp nhỏ
Một doanh nghiệp nhỏ chuyên cung cấp vật tư y tế tại TP. HCM, với quy mô nhỏ và vỏn vẹn 10 nhân sự. Trong giai đoạn đầu, việc theo dõi công nợ được thực hiện rời rạc bằng giấy và ghi chú tay, khiến doanh nghiệp thường xuyên:
- Quên thu nợ đúng hạn từ các phòng khám đối tác
- Trễ hạn thanh toán với nhà cung cấp
- Mất thời gian đối chiếu hóa đơn, dễ sai sót
Sau khi nhận thấy tình trạng dòng tiền thiếu ổn định, chủ doanh nghiệp đã quyết định tạo một file Excel để theo dõi công nợ với các cột:
- Tên khách hàng/ nhà cung cấp
- Số tiền cần thu hoặc phải trả
- Ngày phát sinh giao dịch
- Ngày đến hạn
- Trạng thái thanh toán (đã thu, chưa thu, hoặc đã thu bao nhiêu %)
- Ghi chú
Doanh nghiệp còn áp dụng các hàm như SUMIF để tổng hợp công nợ theo từng khách hàng và IF để hiển thị cảnh báo khi đến hạn thanh toán.
Từ đó, doanh nghiệp có thể:
- Tiết kiệm hơn 10 triệu đồng/ tháng: Không cần thuê phần mềm kế toán, không phát sinh chi phí quản lý công nợ ngoài.
- Giảm sai sót trong ghi nhận: Nhờ công thức tự động hoá và khả năng lọc dữ liệu của Excel.
- Ra quyết định tài chính nhanh chóng hơn: Biết rõ khách hàng nào còn nợ, số tiền là bao nhiêu, từ đó lên kế hoạch chi tiêu hợp lý cho doanh nghiệp.
>> Mời bạn xem thêm: Cách đọc và phân tích bảng báo cáo kết quả kinh doanh để tối ưu lợi nhuận
FinanBook – Giải pháp quản lý công nợ dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ
Khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển, số lượng khách hàng vào giao dịch ngày càng nhiều, việc quản lý công nợ bằng Excel dần trở nên rối rắm, thủ công và dễ sai sót. Đây chính là lúc các chủ doanh nghiệp nhỏ cần một công cụ chuyên biệt, nhưng vẫn đơn giản và dễ dùng để kiểm soát dòng tiền hiệu quả hơn.
FinanBook được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ, giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình theo dõi công nợ với các tính năng nổi bật:
- Tổng hợp công nợ tự động theo thời gian thực – Không cần dò từng dòng, chỉ cần vài cú nhấp chuột.
- Nhắc nợ tự động qua Email & Zalo (ZNS) – Tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn mà vẫn giữ được thiện cảm với khách hàng và đối tác.
- Tùy chỉnh lịch nhắc linh hoạt – Doanh nghiệp có thể linh hoạt đặt lịch nhắc nợ, gồm Trước hạn – Đúng hạn – Sau hạn.
- Giảm 80% công việc thủ công cho kế toán – Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Tiết kiệm chi phí vận hành gấp 6 lần – Tự động hóa, giảm nhân sự, hạn chế sai sót.
- Đồng bộ đa nền tảng – Bảo mật tối đa -Truy cập mọi lúc, mọi nơi, dữ liệu luôn an toàn.
👉 FinanBook – Giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ muốn quản lý công nợ chuyên nghiệp ngay từ hôm nay.
>> Mời bạn xem thêm:
[Recap] Chuyên gia tặng “bộ kit” chứa 3 tuyệt chiêu giải quyết thu hồi công nợ hiệu quả
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3
Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4