3 Giải pháp an toàn, bảo mật thay thế Excel trong việc theo dõi công nợ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

Excel được xem là công cụ hữu ích để theo dõi công nợ, nhưng khi doanh nghiệp phát triển, dữ liệu ngày càng nhiều và phức tạp hơn, thì việc quản lý công nợ bằng Excel có thể trở thành gánh nặng. Các lỗi công thức, mất file, khó chia sẻ, hay không có cảnh báo nhắc nợ… đều là những rủi ro âm thầm nhưng nghiêm trọng.

Vậy đâu là những giải pháp thay thế Excel trong công cuộc quản lý và theo dõi công nợ mà các chủ doanh nghiệp có thể áp dụng để tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và bảo vệ dòng tiền? Hãy cùng Finan tìm hiểu ở bài viết bên dưới.

>> Mời bạn xem thêm: Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4

Theo dõi công nợ là gì?

Theo dõi công nợ là quá trình doanh nghiệp quản lý, ghi nhận và cập nhật các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp. Việc này giúp doanh nghiệp:

• Biết ai đang nợ mình, nợ bao nhiêu và đến hạn chưa
• Có kế hoạch thu – chi hợp lý để đảm bảo dòng tiền
• Hạn chế thất thoát, sai sót và ngăn ngừa gian lận

Nếu không theo dõi công nợ hiệu quả, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn và mới nhất 2025

Các giải pháp thay thế Excel cho việc theo dõi công nợ

1. Google Sheets – Linh hoạt hơn, dễ chia sẻ

Google Sheets là lựa chọn tốt nếu bạn vẫn muốn giữ cách làm tương tự Excel nhưng cần nhiều người cùng thao tác, chia sẻ dữ liệu nhanh và tự động hóa được.

✅ Ưu điểm:

• Miễn phí và dễ sử dụng: Giao diện tương tự Excel, thao tác nhanh chóng, không cần cài đặt phần mềm.
• Chia sẻ dữ liệu thời gian thực: Nhiều người có thể cùng làm việc trên một file, cập nhật được ghi lại tức thì.
• Tự động hóa bằng Google Apps Script: Có thể thiết lập chức năng nhắc nợ, lọc danh sách nợ đến hạn, gửi email tự động một cách nâng cấp đơn giản nhưng hiệu quả.

🚫 Hạn chế cần lưu ý:

• Phụ thuộc nhiều vào thủ công: Việc nhập liệu, kiểm tra đối chiếu và xử lý dữ liệu vẫn mất nhiều thời gian nếu không có người hiểu kỹ về Script.
• Giới hạn mở rộng: Khi công nợ tăng lên hàng trăm dòng, file dễ trở nên chậm, lỗi công thức hoặc mất kiểm soát do thiếu phân quyền rõ ràng.

🎯 Phù hợp cho: Doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm kế toán nội bộ muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn cần chia sẻ linh hoạt và có kỹ năng xử lý cơ bản với Google Script.

>> Mời bạn xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp cùng Google Sheets chỉ trong 10 phút

2. Phần mềm kế toán online – Quản lý công nợ trong hệ thống tổng thể

Các phần mềm kế toán hiện đại như QuickBooks hay Fast Accounting ngày nay đều tích hợp module quản lý công nợ. Đây là giải pháp lý tưởng cho doanh nghiệp muốn gộp chung quy trình kế toán – công nợ – ngân hàng – bán hàng vào một nền tảng duy nhất.

✅ Ưu điểm:

• Tự động hóa hạch toán và theo dõi công nợ: Khi phát sinh giao dịch bán hàng, hóa đơn, thanh toán… phần mềm tự động ghi nhận công nợ, hạn thanh toán và cập nhật vào báo cáo.
• Kết nối với các phần mềm khác: Có thể liên kết với hệ thống POS, ngân hàng điện tử hoặc CRM giúp dữ liệu đồng nhất và cập nhật kịp thời.
• Báo cáo tổng hợp rõ ràng: Cung cấp báo cáo công nợ phải thu, phải trả, chi tiết theo khách hàng, thời gian, hạn mức…

🚫 Hạn chế:

• Chi phí duy trì định kỳ: Do hoạt động theo mô hình SaaS (phần mềm như một dịch vụ), các chủ doanh nghiệp cần trả phí hàng tháng hoặc hàng năm.
• Đòi hỏi kiến thức kế toán cơ bản: Với người không chuyên, việc thao tác hoặc đọc hiểu các báo cáo có thể gặp khó khăn nếu chưa được đào tạo.

🎯 Phù hợp cho: Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang có nhu cầu số hóa toàn bộ quy trình tài chính – kế toán, cần sự chính xác và đồng bộ trong hệ thống.

>> Mời bạn xem thêm: Google Sheets vs Excel – Nên dùng công cụ nào để theo dõi công nợ hiệu quả hơn?

Phần mềm chuyên quản lý tài chính và theo dõi công nợ

Nếu doanh nghiệp muốn vừa muốn quản lý tài chính và vừa muốn tập trung riêng mảng công nợ, đặc biệt khi có danh sách khách hàng dài, nhiều công nợ nhỏ lẻ và khó kiểm soát – thì nên lựa chọn các phần mềm chuyên biệt cho quản lý công nợ, chẳng hạn như FinanBook.

FinanBook là công cụ báo cáo tài chính và là “vị cứu tinh” giúp các SMEs kiểm soát công nợ hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo dòng tiền luôn vận hành ổn định.

Khi tích hợp FinanBook vào quy trình làm việc, các chủ doanh nghiệp sẽ ngay lập tức cảm nhận được sự khác biệt trong cách quản lý công nợ:

1. Tổng hợp công nợ tự động, theo thời gian thực

FinanBook tự động cập nhật và thống kê công nợ của từng khách hàng. Không còn bảng Excel rối rắm, không còn đối chiếu thủ công, giúp kế toán dễ dàng theo dõi toàn bộ tình hình chỉ với vài cú nhấp chuột.

2. Nhắc nợ tự động – Chủ động mà vẫn chuyên nghiệp

Hệ thống sẽ gửi thông báo thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng được nhắc đúng lúc, đúng cách, từ đó tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn mà vẫn giữ được thiện cảm.

3. Tùy chỉnh lịch nhắc linh hoạt theo từng khách hàng

Bạn có thể cài đặt nhắc trước hạn, đúng hạn hoặc sau hạn tuỳ theo đặc điểm của từng nhóm khách hàng, giúp thu hồi công nợ hiệu quả hơn mà không gây áp lực.

4. Cắt giảm đến 80% khối lượng công việc thủ công cho kế toán

Không còn phải dò công nợ từng dòng, nhắc từng người, FinanBook giúp đội ngũ kế toán tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.

5. Giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần

Tự động hóa toàn bộ quy trình công nợ giúp doanh nghiệp giảm nhân sự, hạn chế sai sót và tối ưu chi phí vận hành đáng kể.

6. Đồng bộ đa nền tảng – Bảo mật tối đa

Dữ liệu tài chính được lưu trữ an toàn, truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị,từ máy tính đến điện thoại, mà vẫn đảm bảo bảo mật ở cấp độ cao nhất.

💡 Với FinanBook, bạn có thể dành thời gian để phát triển kinh doanh, xây dựng chiến lược – thay vì vùi đầu trong bảng công nợ mỗi cuối tuần.

>> Mời bạn xem thêm:

Lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel chuẩn kế toán

5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn

Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả

Bảng báo cáo kết quả kinh doanh cùng công thức Excel chính xác 100%