Nên dùng Excel hay phần mềm quản lý để theo dõi công nợ?

Chủ doanh nghiệp muốn quản lý công nợ đơn giản, dễ hiểu, không rối rắm nhưng lại thấy Excel ngày càng phức tạp khi số lượng khách hàng và hoá đơn tăng lên? Bạn đang tự hỏi liệu có nên đầu tư phần mềm quản lý công nợ hay cứ dùng Excel là đủ? Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, vừa phải lo vận hành, vừa kiểm tra thu chi, thì bài viết này, Finan sẽ giúp bạn hiểu rõ nên dùng Excel hay phần mềm quản lý để theo dõi công nợ.

>> Mời bạn xem thêm: Lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel chuẩn kế toán

So sánh Excel và Phần mềm quản lý công nợ

Tiêu chí	Excel	Phần mềm quản lý công nợ
Chi phí	Miễn phí	Có tính phí theo tháng/ năm
Mức độ linh hoạt	Tuỳ chỉnh tay theo nhu cầu	Có cấu trúc sẵn, dễ dùng hơn
Tính tự động hoá	Không có	Có nhắc nợ, tổng hợp, báo cáo tự động
Làm việc nhóm	Khó phân quyền, dễ chỉnh nhầm	Phân quyền rõ, thao tác bảo mật
Phù hợp với doanh nghiệp	Nhỏ và ít giao dịch	Đang phát triển và có nhiều đối tác
Quản lý dòng tiền và báo cáo	Phải tự tạo và tổng hợp	Có dashboard và biểu đồ trực quan tự động

>> Mời bạn xem thêm: Google Sheets vs Excel – Nên dùng công cụ nào để theo dõi công nợ hiệu quả hơn?

Khi nào Excel là “trợ lý” phù hợp để theo dõi công nợ?

Excel là lựa chọn quen thuộc của nhiều doanh nghiệp vì tính dễ dùng, không tốn phí và linh hoạt tuỳ chỉnh theo nhu cầu. Trong số trường hợp cụ thể, Excel vẫn là giải pháp hợp lý nếu doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn sau:

1. Doanh nghiệp mới thành lập và có quy mô nhỏ

Công ty chỉ mới bắt đầu kinh doanh, lượng khách hàng còn ít, công nợ phát sinh không nhiều. Trong trường hợp này, việc đầu tư phần mềm chuyên dụng là chưa thực sự cần thiết.

2. Giao dịch đơn giản, công nợ dễ kiểm soát

Mỗi tháng doanh nghiệp chỉ có vài giao dịch cần theo dõi với một vài hoá đơn bán hàng, vài khoản phải trả cho nhà cung cấp thì Excel hoàn toàn đủ sức để có thể xử lý nhanh gọn những số liệu nhỏ như vậy.

3. Kế toán quen thao tác Excel, không cần đào tạo thêm

Kế toán hoặc chủ doanh nghiệp đã thành thạo Excel, có thể tạo file, thiết lập công thức, định dạng tuỳ ý mà không phụ thuộc vào phần mềm bên ngoài.

4. Không yêu cầu tự động hoá hay báo cáo phức tạp

Doanh nghiệp không cần nhắc nợ, cũng không cần báo cáo tài chính tổng quan, mà chỉ cần ghi nhận và theo dõi là đủ.

>> Mời bạn xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh cùng công thức Excel chính xác 100%

Khi nào doanh nghiệp cần chuyển sang dùng phần mềm quản lý công nợ?

Nếu bạn đang cảm thấy Excel không còn “gánh nổi” công nợ của doanh nghiệp, thì đây là lúc cần cân nhắc một công cụ chuyên nghiệp hơn. Phần mềm quản lý công nợ không chỉ thay thế bảng tính, mà còn tự động hoá – hệ thống hoá – bảo mật hoá toàn bộ quy trình tài chính của bạn.

1. Doanh nghiệp có nhiều khách hàng, hoá đơn phát sinh liên tục

Khi doanh nghiệp cần phải xử lý hàng chục đến hàng trăm giao dịch mỗi tháng, việc theo dõi thủ công bằng Excel sẽ dễ dẫn đến quên hạn thanh toán, nhập nhầm số liệu, hoặc thiếu sót khi lập báo cáo.

Khi đó, phần mềm sẽ giúp bạn theo dõi thời gian thực, tự động tính toán và phân loại nợ cần thu, nợ quá hạn, và nợ theo từng khách hàng.

2. Công ty cần nhắc nợ tự động đúng lúc và chuyên nghiệp

Kế toán không có thời gian để gửi email, tin nhắn và gọi điện từng khách hàng mỗi tuần. Sau khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể gửi thông báo tự động qua email hoặc Zalo, đúng hạn, đúng nội dung, từ đó giúp tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn mà không mất lòng khách hàng.

3. Kế toán muốn giảm bớt thao tác thủ công và tránh sai sót số liệu

Chắc hẳn các doanh nghiệp cũng biết rằng việc nhập liệu bằng tay luôn đi kèm rủi ro sai số và thiếu cập nhật. Lúc này, phần mềm giúp kế toán giảm đến 80% khối lượng công việc thủ công, nhờ các tính năng tự động cộng dồn, đối chiếu, cảnh báo, lọc dữ liệu,…

4. Doanh nghiệp cần làm việc nhóm, phân quyền rõ ràng

Công ty đang có 2 hoặc 3 nhân sự cùng theo dõi công nợ cùng lúc? Nhưng Excel lại không cho bạn biết ai sửa gì, lúc nào, và có thể bị xoá nhầm bất cứ lúc nào. Ngược lại, phần mềm hỗ trợ cung cấp phân quyền theo vai trò, giúp tăng tính bảo mật và dễ kiểm soát hơn.

5. Cần xem báo cáo tài chính nhanh và trực quan

Phần mềm sẽ rất phù hợp với các chủ doanh nghiệp cần cái nhìn tổng quan dòng tiền ngay mà không cần chờ đến kế toán tổng hợp. Phần mềm có thể tạo dashboard hiển thị nợ theo tuần, theo khách hàng, theo trạng thái…rõ ràng và trực quan.

>> Mời bạn xem thêm: Lập bảng theo dõi công nợ và chia sẻ dữ liệu nhóm cùng Google Sheets

Đã đến lúc chuyển từ “bảng tính” sang “giải pháp” – FinanBook là lựa chọn quản lý công nợ thông minh cho SMEs

FinanBook không đơn thuần là công cụ báo cáo tài chính, còn là trợ thủ đắc lực giúp các SMEs kiểm soát công nợ hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo dòng tiền luôn vận hành ổn định.

Khi tích hợp FinanBook vào quy trình làm việc, các chủ doanh nghiệp sẽ ngay lập tức cảm nhận được sự khác biệt trong cách quản lý công nợ:

• Tổng hợp công nợ tự động, theo thời gian thực

FinanBook tự động cập nhật và thống kê công nợ của từng khách hàng. Không còn bảng Excel rối rắm, không còn đối chiếu thủ công, giúp kế toán dễ dàng theo dõi toàn bộ tình hình chỉ với vài cú nhấp chuột.

• Nhắc nợ tự động – Chủ động mà vẫn chuyên nghiệp

Hệ thống sẽ gửi thông báo thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng được nhắc đúng lúc, đúng cách, từ đó tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn mà vẫn giữ được thiện cảm.

• Tùy chỉnh lịch nhắc linh hoạt theo từng khách hàng

Bạn có thể cài đặt nhắc trước hạn, đúng hạn hoặc sau hạn tuỳ theo đặc điểm của từng nhóm khách hàng, giúp thu hồi công nợ hiệu quả hơn mà không gây áp lực.

• Cắt giảm đến 80% khối lượng công việc thủ công cho kế toán

Không còn phải dò công nợ từng dòng, nhắc từng người, FinanBook giúp đội ngũ kế toán tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.

• Giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần

Tự động hóa toàn bộ quy trình công nợ giúp doanh nghiệp giảm nhân sự, hạn chế sai sót và tối ưu chi phí vận hành đáng kể.

• Đồng bộ đa nền tảng – Bảo mật tối đa

Dữ liệu tài chính được lưu trữ an toàn, truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị,từ máy tính đến điện thoại, mà vẫn đảm bảo bảo mật ở cấp độ cao nhất.

💡 Với FinanBook, bạn có thể dành thời gian để phát triển kinh doanh, xây dựng chiến lược – thay vì vùi đầu trong bảng công nợ mỗi cuối tuần.

>> Mời bạn xem thêm:

Mất 50% lợi nhuận vì không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh theo thời gian thực!

82% doanh nghiệp phá sản do không kiểm soát dòng tiền từ báo cáo kết quả kinh doanh

Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4