Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết

Ngày 31/5/2025, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 32/2025/TT-BTC nhằm hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123 và Nghị định 70. Thông tư này chính thức thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC và có hiệu lực kể từ ngày 01/6/2025, với nhiều điểm thay đổi quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử từ việc mở rộng đối tượng, bổ sung ký hiệu mẫu số, đến việc bổ sung thêm nội dung hóa đơn.

Trong bài viết dưới đây, Finan tổng hợp những nội dung cập nhật nổi bật mà các chủ doanh nghiệp và tổ chức cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử và các chứng từ có liên quan.

>> Mời bạn xem thêm: Kết chuyển lãi lỗ là gì? Cách hạch toán đầu năm, cuối năm chi tiết cho doanh nghiệp

Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì?

Thông tư 32/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/5/2025 là văn bản hướng dẫn mới nhất, nhằm cụ thể hóa quy định của Luật Quản lý thuế 2019, đồng thời hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, thay thế toàn bộ Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Một số nội dung cập nhật đáng chú ý gồm:

• Làm rõ phạm vi và đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc
• Quy định chi tiết quy trình xử lý sai sót hóa đơn
• Bổ sung yêu cầu kết nối và truyền nhận dữ liệu hóa đơn theo thời gian thực với cơ quan thuế

Thông tư 32 đóng vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp rà soát và điều chỉnh hệ thống phần mềm hóa đơn, quy trình kế toán – thuế nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định, giảm thiểu rủi ro và tối ưu vận hành trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.

>> Mời bạn xem thêm: Cập nhật mẫu báo cáo tài chính mới nhất theo Thông tư 200 & 133 – Doanh nghiệp cần biết!

Những điểm mới của Thông tư 32 mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý

1. Mở rộng đối tượng được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

So với Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 32/2025/TT-BTC đã mở rộng phạm vi đối tượng được phép ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử. Theo đó, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cũng được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn, miễn là bên nhận ủy nhiệm đáp ứng các điều kiện:

• Được phép sử dụng hóa đơn điện tử;
• Không thuộc diện bị ngừng sử dụng hóa đơn.

Đáng chú ý, trong trường hợp ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử (TMĐT) lập hóa đơn thay, sàn TMĐT có trách nhiệm thông báo đầy đủ với cơ quan thuế theo quy định.

2. Bổ sung ký hiệu mẫu số và loại hóa đơn mới

Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, hệ thống ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đã được cập nhật, đáng chú ý với việc bổ sung mẫu số 7, dành riêng cho hóa đơn thương mại điện tử (TMĐT).

Hệ thống ký hiệu mẫu số hiện nay bao gồm:

• Số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
• Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng
• Số 3: Hóa đơn bán tài sản công
• Số 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
• Số 5: Các loại hóa đơn khác (tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử, chứng từ tương đương)
• Số 6: Phiếu xuất kho điện tử
• Số 7 (Mới): Hóa đơn thương mại điện tử
• Số 8 (Mới): Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
• Số 9 (Mới): Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Điểm mới đáng chú ý: Hóa đơn TMĐT sẽ có thêm ký hiệu chữ cái “X” trong mã hóa đơn để dễ nhận diện. Ví dụ: mã “7K25XAB” thể hiện hóa đơn TMĐT phát hành năm 2025, đã đăng ký mẫu số với cơ quan thuế.

Việc cập nhật hệ thống ký hiệu này giúp chuẩn hóa định danh hóa đơn, đồng thời tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế điện tử.

>> Mời bạn xem thêm: Hủy hóa đơn theo Thông tư 78 : Các bước thực hiện chi tiết cho doanh nghiệp

3. Các trường hợp mới áp dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 6 Thông tư 32/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính đã bổ sung một số tình huống đặc thù cần áp dụng quy định riêng khi sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể gồm:

3.1. Trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ với tần suất cao và số lượng lớn

Các hoạt động dưới đây được phép lập hóa đơn theo quy định đặc biệt tại khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nhằm đảm bảo quá trình đối soát số liệu giữa bên bán và đối tác:

• Giao dịch sản phẩm phái sinh (theo quy định về tín dụng, chứng khoán, thương mại và thuế GTGT)
• Dịch vụ suất ăn công nghiệp
• Dịch vụ cung cấp qua Sở Giao dịch hàng hóa
• Dịch vụ thông tin tín dụng
• Dịch vụ vận tải hành khách bằng taxi (áp dụng cho khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp)

3.2. Trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử cho hoạt động cho thuê tài chính

Doanh nghiệp thực hiện cho thuê tài sản thuộc diện chịu thuế GTGT cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Có hóa đơn GTGT đầu vào (nếu mua tài sản trong nước)
• Hoặc có chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu (nếu tài sản nhập khẩu)

Khi lập hóa đơn đầu ra:

• Số thuế GTGT đầu ra phải khớp với đầu vào hoặc chứng từ nhập khẩu tương ứng
• Ký hiệu hóa đơn phải có mã “CTTC” để nhận diện đây là hóa đơn cho thuê tài chính

Lưu ý: Trường hợp tài sản cho thuê không chịu thuế GTGT, doanh nghiệp không được thể hiện thuế GTGT trên hóa đơn.

Những quy định bổ sung này giúp tăng tính minh bạch, chuẩn hóa giữa chứng từ đầu vào và đầu ra, đồng thời đảm bảo phù hợp với các giao dịch có tính chất đặc thù.

>> Mời bạn xem thêm: Giải mã 7 nguyên tắc kế toán cơ bản: Nền tảng vững chắc cho báo cáo tài chính

4. Bổ sung quy định về nội dung hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế

Theo Điều 7 Thông tư 32/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính đã ban hành hướng dẫn chi tiết về hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế – áp dụng cho trường hợp khách hàng là người nước ngoài xuất cảnh có mua hàng tại Việt Nam.

Hóa đơn này gồm 3 phần riêng biệt, do ba đơn vị liên quan chịu trách nhiệm lập và hoàn thiện, nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ trong quy trình hoàn thuế.

Phần A – Doanh nghiệp bán hàng lập

Doanh nghiệp có trách nhiệm lập hóa đơn theo mẫu chuẩn, bao gồm đầy đủ các thông tin:

• Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ
• Ký hiệu và mẫu số hóa đơn
• Thông tin doanh nghiệp bán hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế
• Thông tin khách hàng: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu/giấy tờ nhập xuất cảnh, ngày cấp và hết hạn
• Thông tin hàng hóa: tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế), thuế suất, số tiền thuế GTGT, tổng thuế và tổng giá trị thanh toán
• Chữ ký: chữ ký số của doanh nghiệp và chữ ký khách hàng (trên bản hiển thị hóa đơn điện tử)
• Hình thức thanh toán: tiền mặt hoặc thẻ quốc tế (ghi rõ tên và số thẻ)

Phần B – Cơ quan hải quan lập

Thực hiện khi kiểm tra hàng hóa và xác nhận đủ điều kiện hoàn thuế:

• Danh mục hàng hóa được xuất cảnh
• Số thuế GTGT trên hóa đơn và số thuế đủ điều kiện hoàn lại
• Thời điểm kiểm tra, chữ ký và họ tên công chức hải quan

Phần C – Ngân hàng thương mại (đại lý hoàn thuế) lập

Ngân hàng sẽ thực hiện hoàn thuế và ghi nhận thông tin:

• Thông tin chuyến bay/chuyến tàu của khách
• Số tiền hoàn thuế GTGT
• Hình thức hoàn tiền: tiền mặt hoặc chuyển khoản quốc tế
• Thời điểm hoàn tiền (ngày/tháng/năm)

Ý nghĩa: Quy định này tạo nền tảng pháp lý đầy đủ để doanh nghiệp, cơ quan hải quan và ngân hàng phối hợp minh bạch, hiệu quả trong việc hoàn thuế cho khách quốc tế, đồng thời nâng cao trải nghiệm mua sắm – tiêu dùng tại Việt Nam đối với khách nước ngoài.

>> Mời bạn xem thêm: Hợp đồng mua bán là gì? Phân biệt hợp đồng mua bán và hợp đồng kinh tế

5. Tiêu chí xác định rủi ro cao khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Lần đầu tiên, tại Điều 9 Thông tư 32/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định cụ thể 5 tiêu chí đánh giá rủi ro cao về thuế đối với người nộp thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc xác định này giúp cơ quan thuế tăng cường kiểm soát và phòng ngừa hành vi gian lận hóa đơn.

5.1. Tiêu chí 1:

Người nộp thuế có chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật từng bị kết luận có hành vi mua bán, gian lận hóa đơn. Danh sách này được lưu trữ trong hệ thống dữ liệu quản lý thuế.

5.2. Tiêu chí 2:

Chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật nằm trong danh sách có giao dịch đáng ngờ theo Luật Phòng, chống rửa tiền.

5.3. Tiêu chí 3:

Trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh thuộc các trường hợp:

• Địa chỉ không rõ ràng theo địa giới hành chính
• Chung cư không được phép kinh doanh
• Khác tỉnh/thành với trụ sở chính hoặc chi nhánh

5.4. Tiêu chí 4:

Người đại diện pháp luật hoặc chủ sở hữu đồng thời đứng tên tại doanh nghiệp đang:

• Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế
• Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
• Từng vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ

5.5. Tiêu chí 5:

Cơ quan thuế phát hiện các dấu hiệu rủi ro khác và có văn bản thông báo yêu cầu giải trình.

Việc xác định và kiểm soát người nộp thuế có rủi ro cao là cơ sở để cơ quan thuế xét duyệt hoặc từ chối quyền sử dụng hóa đơn điện tử tự phát hành, đảm bảo an toàn hệ thống và chống gian lận thuế trong môi trường số hóa.

>> Mời bạn xem thêm: HR 4.0 là gì? Hiểu đúng để làm chủ chiến lược nhân sự thời chuyển đổi số

Quy định chuyển tiếp và lưu ý khi áp dụng Thông tư 32/2025/TT-BTC

Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh trong quá trình chuyển đổi sang quy định mới, Bộ Tài chính đã đưa ra một số hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử

• Kể từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các tổ chức khấu trừ thuế phải ngừng sử dụng chứng từ điện tử theo mẫu cũ.
• Trường hợp phát hiện chứng từ khấu trừ TNCN lập sai sau thời điểm này, cần lập chứng từ khấu trừ mới theo mẫu điện tử thay thế cho chứng từ sai.

2. Hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký trước

Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã ký hợp đồng nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn với Tổng cục Thuế (hoặc từ 01/3/2025 là Cục Thuế) trước ngày Thông tư có hiệu lực sẽ tiếp tục thực hiện theo hợp đồng đã ký.

3. Hộ, cá nhân kinh doanh theo phương pháp khoán

Nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trước ngày 01/6/2025, thì tiếp tục sử dụng mẫu đã đăng ký mà không cần thay đổi ngay.

4. Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng

Các doanh nghiệp trong các lĩnh vực như: siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, vui chơi giải trí, chiếu phim… đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/6/2025 có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

• Tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang dùng
• Chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

5. Biên lai thu phí, lệ phí

• Các biên lai theo mẫu Thông tư 303/2016/TT-BTC vẫn được tiếp tục sử dụng.
• Khi dùng hết, sẽ chuyển sang mẫu biên lai mới theo Nghị định 11/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

6. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in trước đây

• Các hóa đơn in theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP, nếu:
  • Có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn phù hợp với Thông tư 32
  • Nội dung đáp ứng quy định tại Nghị định 123 (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70) thì vẫn được tiếp tục sử dụng để bán cho các đối tượng đủ điều kiện mua hóa đơn.
• Nếu phát hiện sai sót ở các hóa đơn này, phải:
  • Lập văn bản thỏa thuận với người mua, nêu rõ nội dung sai
  • Lập hóa đơn điện tử mới (có mã hoặc không mã của cơ quan thuế) để thay thế cho hóa đơn sai

Tóm lại, thông tư 32/2025/TT-BTC không chỉ là thay đổi về mặt pháp lý mà còn là cơ hội để doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hóa đơn và nâng cấp hệ thống kế toán – thuế. Chủ động cập nhật và chuyển đổi đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và sẵn sàng bứt phá trong thời kỳ số hóa.

>> Mời bạn xem thêm:

Sơ đồ Gantt là gì? Cách lập sơ đồ Gantt đơn giản chỉ trong 5 phút

Nộp thuế điện tử: Giải pháp bắt buộc hay lợi thuế cạnh tranh cho doanh nghiệp hiện đại?

Khi nào doanh nghiệp nên bỏ Excel và chuyển sang phần mềm theo dõi công nợ