Tài khoản doanh nghiệp là gì? Công cụ tài chính không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp
Bạn vừa thành lập doanh nghiệp và đang băn khoăn không biết có bắt buộc mở tài khoản doanh nghiệp hay không? Việc không có tài khoản riêng cho công ty có thể khiến dòng tiền lộn xộn, vi phạm quy định thuế hoặc làm mất uy tín với khách hàng.
Trong bối cảnh pháp lý ngày càng chặt chẽ và các đối tác ngày càng đánh giá cao sự chuyên nghiệp, tài khoản doanh nghiệp, dù không bắt buộc theo quy định nhưng vẫn được xem là công cụ tài chính gần như không thể thiếu nếu bạn muốn vận hành công ty một cách bài bản, minh bạch và đúng chuẩn pháp luật. Để hiểu rõ hơn về khái niệm và những quy định về tài khoản doanh nghiệp, hãy cùng Finan tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết dưới đây.
>> Mời bạn xem thêm:
Vừa bán online vừa bán tại cửa hàng: Doanh nghiệp tính thuế đa kênh như thế nào?
Hiểu đúng 4 loại sổ kế toán quan trọng – Tối ưu vận hành và minh bạch tài chính
7 Sổ kế toán là gì? Khái niệm và vai trò trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán thời đại thuế
Tài khoản doanh nghiệp là gì?
Tài khoản doanh nghiệp là tài khoản ngân hàng đứng tên công ty (pháp nhân), được sử dụng để thực hiện các giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh: nhận thanh toán, chuyển khoản, trả lương, đóng thuế…
Tài khoản này hoàn toàn tách biệt với tài khoản cá nhân của giám đốc hay kế toán, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch – rõ ràng – chuyên nghiệp.
>> Mời bạn xem thêm: Thuế là gì? Khái niệm, vai trò và các loại thuế phổ biến hiện nay
Có bắt buộc mở tài khoản doanh nghiệp không?
Một trong những thắc mắc phổ biến của các chủ doanh nghiệp mới là: “Sau khi thành lập công ty, có bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng không?”
Câu trả lời là: Không bắt buộc.
Hiện tại, pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng ngay khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, đa số Chi cục Thuế đều khuyến khích và thậm chí yêu cầu doanh nghiệp nộp thuế qua hình thức điện tử nhằm tinh giản thủ tục và giảm áp lực cho hệ thống hành chính.
Ngoài yếu tố pháp lý, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp còn đóng vai trò thiết yếu trong việc giao dịch với đối tác, nhận thanh toán, chi trả lương nhân viên, thực hiện các nghiệp vụ thu hộ – chi hộ và quản lý dòng tiền minh bạch, chính xác.
Vì vậy, dù không bị bắt buộc, nhưng việc sở hữu một tài khoản ngân hàng riêng cho công ty gần như là điều tất yếu nếu bạn muốn vận hành doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và tuân thủ đúng định hướng phát triển lâu dài.
>> Mời bạn xem thêm: COO là vị trí gì? Tìm hiểu vai trò và kỹ năng của COO trong doanh nghiệp
Phân biệt tài khoản doanh nghiệp, tài khoản hộ kinh doanh và tài khoản cá nhân
| Tiêu chí | Tài khoản doanh nghiệp | Tài khoản hộ kinh doanh | Tài khoản cá nhân |
| Chủ tài khoản | Doanh nghiệp (pháp nhân: công ty TNHH, cổ phần, hợp danh…) | Hộ kinh doanh (không có tư cách pháp nhân) | Cá nhân đứng tên trên CMND/CCCD |
| Tên hiển thị tài khoản | Tên doanh nghiệp (ghi theo GPKD) | Tên chủ hộ kinh doanh hoặc tên HKD theo giấy đăng ký | Họ và tên của cá nhân |
| Mục đích sử dụng | Giao dịch kinh doanh của doanh nghiệp | Giao dịch kinh doanh nhỏ lẻ, cá thể | Chi tiêu, tiết kiệm, giao dịch cá nhân |
| Phạm vi sử dụng | Hóa đơn VAT, thanh toán hợp đồng, trả lương, nộp thuế điện tử | Nộp thuế môn bài, nhận chuyển khoản từ khách hàng, nộp thuế điện tử | Mua bán cá nhân, nhận lương, chuyển tiền không mục đích kinh doanh |
| Chứng từ giao dịch hợp lệ | Được chấp nhận để khấu trừ thuế (GTGT, TNDN) | Có thể được chấp nhận nếu nộp thuế và xuất hóa đơn theo quy định | Không được khấu trừ thuế trong giao dịch kinh doanh |
| Tính hợp pháp khi giao dịch >20 triệu | Được công nhận, có thể khấu trừ thuế | Phụ thuộc vào loại hình hộ kinh doanh và quy định cụ thể | Không hợp lệ nếu sử dụng cho chi phí công ty |
| Có thể uỷ quyền người khác giao dịch | Có (phải có giấy ủy quyền hợp pháp) | Có (theo quy định cụ thể của ngân hàng) | Có, nhưng chỉ trong một số trường hợp cụ thể |
| Được phép mở nhiều tài khoản | Có thể mở nhiều tài khoản tại nhiều ngân hàng | Có thể mở nhiều tài khoản cá nhân hoặc HKD tại ngân hàng | Có thể mở nhiều tài khoản cá nhân |
| Quản lý dòng tiền kinh doanh | Rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm soát | Tương đối rõ ràng, cần tổ chức tốt hệ thống chứng từ | Khó tách biệt giữa cá nhân và kinh doanh nếu dùng chung |
| Tính chuyên nghiệp và uy tín | Cao – tạo niềm tin với đối tác, khách hàng, ngân hàng | Trung bình – phù hợp với quy mô nhỏ, địa phương | Thấp – dễ gây nghi ngờ trong giao dịch với tổ chức, đối tác |
>> Mời bạn xem thêm: Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết
Tại sao doanh nghiệp nên mở tài khoản ngân hàng? 5 lợi ích không thể bỏ qua
1. Nộp thuế điện tử nhanh chóng, không cần đến cơ quan thuế
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp cho phép bạn nộp thuế trực tuyến thông qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế mà không cần đến kho bạc hay ngân hàng. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
2. Giao dịch dễ dàng, tiết kiệm chi phí và tối ưu thời gian
Sở hữu tài khoản doanh nghiệp giúp bạn thực hiện các giao dịch như thanh toán hóa đơn, chi lương, thu – chi hộ… một cách nhanh chóng qua các phương thức như ủy nhiệm chi hoặc ủy nhiệm thu.
- Ủy nhiệm chi là lệnh chuyển tiền từ doanh nghiệp đến đối tác hoặc nhà cung cấp.
- Ủy nhiệm thu là yêu cầu ngân hàng thu tiền hộ từ khách hàng hoặc bên thứ ba.
Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt này vừa đảm bảo an toàn, vừa thuận tiện cho kiểm soát dòng tiền.
3. Hỗ trợ quản lý tài chính rõ ràng, minh bạch
Mọi giao dịch qua tài khoản đều được ngân hàng ghi nhận và lưu trữ đầy đủ, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối soát và lập báo cáo tài chính. Đồng thời, việc sử dụng tài khoản riêng cho công ty cũng giúp tách biệt rõ ràng giữa tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp – yếu tố quan trọng để quản lý rủi ro.
4. Tăng độ tin cậy trong mắt đối tác và khách hàng
Thanh toán bằng tài khoản mang tên doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong giao dịch. Điều này không chỉ giúp bạn tạo dựng niềm tin với khách hàng, nhà cung cấp mà còn là điểm cộng lớn khi làm việc với các tổ chức tài chính hoặc gọi vốn từ nhà đầu tư.
5. Điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế khi thanh toán hóa đơn trên 20 triệu
Theo Luật Thuế TNDN và Thông tư 219/2013/TT-BTC về thuế GTGT, các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên chỉ được khấu trừ nếu thanh toán qua các hình thức không dùng tiền mặt như ủy nhiệm chi, lệnh chi, thẻ ngân hàng, ví điện tử…
Điều này đồng nghĩa: doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để các chi phí lớn được chấp nhận khi quyết toán thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Bật mí nguồn hàng sỉ quần áo chất lượng cho doanh nghiệp bán lẻ và chuỗi cửa hàng
Những quy định về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp
Mặc dù pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, nhưng nếu đã mở, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định liên quan đến việc sử dụng tài khoản thanh toán. Dưới đây là những nội dung quan trọng mà chủ doanh nghiệp cần nắm rõ:
1. Quy định về chủ tài khoản thanh toán của doanh nghiệp
Theo Thông tư 23/2014/TT-NHNN (sửa đổi bởi Thông tư 02/2019/TT-NHNN), chủ tài khoản thanh toán là tổ chức đứng tên mở tài khoản, tức là doanh nghiệp. Người đại diện pháp luật chỉ là người thay mặt doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với ngân hàng, không phải chủ sở hữu tài khoản theo nghĩa pháp lý.
2. Doanh nghiệp nào được mở tài khoản ngân hàng?
Theo Văn bản hợp nhất số 13/2019/VBHN-NHNN, các loại hình sau đây được phép mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng hoặc chi nhánh ngân hàng thương mại:
- Công ty TNHH một thành viên
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên
- Công ty cổ phần
- Công ty hợp danh
- Doanh nghiệp tư nhân
- Chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp
3. Quyền của chủ tài khoản doanh nghiệp
Theo quy định tại Thông tư 23/2014/TT-NHNN, doanh nghiệp là chủ tài khoản có các quyền sau:
- Được sử dụng tiền trên tài khoản để thanh toán hợp pháp
- Được sử dụng các phương tiện, dịch vụ và tiện ích thanh toán do ngân hàng cung cấp
- Được ủy quyền cho cá nhân khác thay mặt sử dụng tài khoản thanh toán
- Có quyền yêu cầu ngân hàng thực hiện lệnh thanh toán hợp lệ và cung cấp thông tin về các giao dịch phát sinh
4. Nghĩa vụ của chủ tài khoản doanh nghiệp
Doanh nghiệp khi sở hữu tài khoản ngân hàng cũng có các nghĩa vụ pháp lý cụ thể, bao gồm:
- Đảm bảo số dư đủ trong tài khoản để thực hiện thanh toán, hoặc thực hiện nghĩa vụ thấu chi nếu đã thỏa thuận với ngân hàng
- Thông báo kịp thời cho ngân hàng nếu phát hiện nhầm lẫn, sai sót hoặc có dấu hiệu tài khoản bị lợi dụng
- Hoàn trả các khoản tiền sai sót, nhầm lẫn do ngân hàng chuyển nhầm
- Cập nhật thông tin đầy đủ, chính xác cho ngân hàng khi có thay đổi trong hồ sơ mở tài khoản
- Duy trì số dư tối thiểu nếu ngân hàng có quy định
- Chịu trách nhiệm với thiệt hại phát sinh do lỗi của chính mình, bao gồm cả trường hợp bị lợi dụng, lừa đảo
- Không được cho thuê, cho mượn tài khoản
- Không sử dụng tài khoản vào mục đích rửa tiền, tài trợ khủng bố, lừa đảo hoặc các hành vi vi phạm pháp luật
Việc mở và sử dụng tài khoản ngân hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên cũng đi kèm những quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ. Do đó, người đại diện công ty và bộ phận kế toán cần nắm chắc các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo sử dụng tài khoản đúng mục đích, hợp pháp và an toàn.
>> Mời bạn xem thêm: Kết chuyển lãi lỗ là gì? Cách hạch toán đầu năm, cuối năm chi tiết cho doanh nghiệp
Thủ tục mở tài khoản doanh nghiệp
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD)
- CMND/CCCD của người đại diện pháp luật
- Mẫu dấu công ty (nếu có)
- Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện đi mở tài khoản)
Thời gian và hình thức mở:
- Tại quầy: đến trực tiếp ngân hàng
- Online: nhiều ngân hàng hỗ trợ mở tài khoản doanh nghiệp trực tuyến (MB, OCB, TPBank…)
Một tài khoản doanh nghiệp không đơn thuần là “tên ngân hàng đứng sau công ty”, mà là nền móng tài chính quan trọng giúp chủ doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, tuân thủ pháp luật và xây dựng uy tín vững chắc với đối tác.
Nếu bạn đang trong quá trình thành lập công ty hoặc chuẩn bị vận hành doanh nghiệp, đừng chần chừ mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Đây là bước đi cần thiết để tránh rủi ro về thuế, tối ưu vận hành và tạo dựng một hệ thống tài chính chuyên nghiệp ngay từ đầu.
>> Mời bạn xem thêm:
Cập nhật mẫu báo cáo tài chính mới nhất theo Thông tư 200 & 133 – Doanh nghiệp cần biết!
Doanh thu thuần là gì? Ý nghĩa của doanh thu thuần trong quản lý tài chính doanh nghiệp
Giải mã 7 nguyên tắc kế toán cơ bản: Nền tảng vững chắc cho báo cáo tài chính