3 Bước tạo báo cáo tài chính bằng Excel – Tự động hóa 100% chỉ trong 30 phút!

Lập báo cáo tài chính chính xác, dễ hiểu luôn là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong bài viết này, Finan sẽ chia sẻ với bạn 3 bước đơn giản để tạo một mẫu báo cáo tài chính Excel hiệu quả, dễ theo dõi và đáp ứng đầy đủ yêu cầu kế toán.

>>Mời bạn xem thêm: 4 mẫu Báo cáo tài chính chuẩn kế toán, TẢI NGAY!

Các lưu ý khi lập mẫu báo cáo tài chính Excel

Lập báo cáo tài chính bằng Excel là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác. Trước khi bắt tay vào lập báo cáo, bạn cần chú ý một số điểm quan trọng để đảm bảo rằng báo cáo tài chính của bạn phản ánh đúng thực tế và không mất quá nhiều thời gian chỉnh sửa.

Kiểm tra độ chính xác của dữ liệu

Để đảm bảo báo cáo tài chính của bạn phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp, bạn cần phải kiểm tra kỹ lưỡng độ chính xác của các dữ liệu đầu vào. Những dữ liệu này bao gồm bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh, hóa đơn, chứng từ, hợp đồng và các tài liệu tài chính khác.

>>> Xem thêm:

• Nâng cao năng lực quản trị tài chính – Tháo gỡ nút thắt để các doanh nghiệp SME thuận buồm vay vốn
• Chiến lược kinh doanh: Vai trò của quản lý tài chính thông minh
• Chủ động nắm quyền quản lý tài chính – Bước đi vững chắc cho các doanh nghiệp SMEs thời đại số
• Báo cáo tài chính gồm những gì? Cập nhật mới nhất 2024
• Các loại tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản hiện hành

Sử dụng các công thức trong Excel để tự động hóa tính toán

Excel cung cấp rất nhiều công thức có sẵn giúp bạn tính toán và tổng hợp dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng. Một số công thức quan trọng trong lập báo cáo tài chính bao gồm:

• SUM(): Tính tổng các giá trị.
• SUMIF(): Tính tổng có điều kiện.
• IF(): Kiểm tra điều kiện và trả về kết quả theo yêu cầu.
• VLOOKUP(): Tìm kiếm dữ liệu từ một bảng khác và trả về giá trị phù hợp.

Định dạng bảng dữ liệu rõ ràng

Hãy đảm bảo rằng bảng dữ liệu của bạn được định dạng một cách dễ đọc và dễ hiểu. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng Data Validation để tạo các danh sách chọn sẵn, hạn chế lỗi nhập liệu. Ngoài ra, hãy định dạng số liệu theo kiểu Accounting hoặc Currency để hiển thị đúng cách các số liệu tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận,… Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi các con số và đảm bảo tính rõ ràng của báo cáo.

Lưu file định kỳ

Để tránh mất mát dữ liệu do sự cố máy tính hoặc lỗi phần mềm, việc lưu trữ báo cáo tài chính của bạn một cách định kỳ là rất quan trọng. Hãy thiết lập thói quen lưu file sau mỗi lần thay đổi hoặc cập nhật dữ liệu quan trọng. Bạn có thể lưu nhiều phiên bản để dễ dàng truy vết thay đổi và phục hồi dữ liệu khi cần thiết.

Kiểm tra và so sánh với các kỳ trước

Sau khi hoàn thành việc lập báo cáo tài chính, một bước quan trọng tiếp theo là so sánh các số liệu với các kỳ trước để nhận diện các xu hướng và biến động bất thường. Việc này sẽ giúp bạn phát hiện các vấn đề sớm, từ đó có thể đưa ra các giải pháp kịp thời.

Nếu bạn không quen với việc so sánh dữ liệu qua các kỳ, Excel cung cấp các công cụ như PivotTable và Chart giúp bạn dễ dàng phân tích và trực quan hóa dữ liệu.

3 Bước tạo mẫu báo cáo tài chính Excel

Lập báo cáo tài chính bằng Excel là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác. Để tạo ra báo cáo tài chính hiệu quả và dễ hiểu, bạn cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ. Dưới đây là ba bước cơ bản giúp bạn lập báo cáo tài chính bằng Excel từ việc thu thập dữ liệu cho đến trình bày kết quả một cách trực quan.

Bước 1: Thu thập & Chuẩn bị dữ liệu tài chính

Trước khi bắt tay vào việc lập báo cáo tài chính, bước đầu tiên bạn cần thực hiện là thu thập và chuẩn bị dữ liệu từ các nguồn đáng tin cậy. Đây là bước rất quan trọng, vì báo cáo tài chính của bạn chỉ chính xác khi dữ liệu bạn sử dụng là chính xác và đầy đủ.

Các loại dữ liệu cần chuẩn bị

Trước khi lập báo cáo, bạn cần thu thập đầy đủ các thông tin tài chính sau:

• Sổ kế toán tổng hợp & chi tiết: Bao gồm các tài khoản kế toán, chi tiết về các tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn.
• Số dư tài khoản ngân hàng, tiền mặt: Cung cấp thông tin về tiền mặt và số dư tại các ngân hàng giúp theo dõi dòng tiền.
• Hóa đơn bán hàng, phiếu thu – chi: Cung cấp số liệu về doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ báo cáo.
• Hợp đồng kinh tế, bảng lương nhân viên: Các hợp đồng và bảng lương giúp xác định chi phí nhân sự và nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

>>Mời bạn xem thêm: 3 mẫu Báo cáo tài chính đơn giản giúp SMEs kiểm soát dòng tiền hiệu quả

Nhập dữ liệu vào Excel

Sau khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu, bạn cần nhập chúng vào Excel. Để dễ dàng quản lý và cập nhật sau này, bạn nên nhập dữ liệu dưới dạng Table (Ctrl + T). Bằng cách này, dữ liệu của bạn sẽ được tổ chức một cách khoa học và linh hoạt hơn khi cần chỉnh sửa.

Sử dụng Data Validation trong Excel để tạo các danh sách chọn sẵn cho các ô nhập liệu, giúp giảm thiểu lỗi nhập sai dữ liệu và đảm bảo tính chính xác của báo cáo.

Bước 2: Xây dựng mẫu báo cáo tài chính Excel

Sau khi chuẩn bị đầy đủ dữ liệu, bước tiếp theo là xây dựng các mẫu báo cáo tài chính chuẩn theo các quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp lớn) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa).

Mẫu báo cáo tài chính theo thông tư 200

Bảng cân đối kế toán: Đây là bảng tổng hợp tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Để tính tổng tài sản và tổng nợ phải trả, bạn có thể sử dụng công thức SUM(). Doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tài sản ngắn hạn, dài hạn, nợ ngắn hạn, dài hạn để có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính.

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Bao gồm doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong kỳ. Bạn có thể sử dụng công thức IF() để tính lợi nhuận sau thuế. Điều này sẽ giúp bạn tự động tính toán lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Sử dụng công thức SUMIF() để tính tổng các khoản mục tiền tệ từ các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính.

Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Cung cấp các giải thích chi tiết về các khoản mục trong báo cáo tài chính, như chính sách kế toán, phân loại tài sản và nợ phải trả, giúp người đọc hiểu rõ hơn về các số liệu.

Mẫu báo cáo tài chính theo thông tư 133

Báo cáo tình hình tài chính: Đây là báo cáo đơn giản hơn dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp phản ánh tổng quát về tài sản, nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, báo cáo này giúp họ quản lý tài chính dễ dàng hơn mà không cần các bảng biểu quá phức tạp.

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Cung cấp thông tin về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp nhỏ và vừa, tương tự như các doanh nghiệp lớn nhưng có cấu trúc đơn giản hơn.

Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Giải thích về các chỉ tiêu trong báo cáo, các phương pháp kế toán áp dụng, và các lưu ý quan trọng để người đọc dễ dàng hiểu rõ hơn.

Bước 3: Trình bày và trực quan hóa dữ liệu

Một báo cáo tài chính không chỉ cần chính xác mà còn phải dễ đọc và dễ hiểu. Để làm được điều này, bạn cần sử dụng các công cụ trực quan trong Excel như biểu đồ và Dashboard để người xem dễ dàng nắm bắt thông tin.

Cách trình bày báo cáo tài chính:

Biểu đồ cột (Column Chart):

• Dùng biểu đồ cột để so sánh doanh thu hoặc chi phí theo tháng hoặc theo quý. Việc này giúp bạn dễ dàng nhận diện sự thay đổi trong các chỉ tiêu quan trọng.

Biểu đồ tròn (Pie Chart):

• Phân tích tỷ trọng các khoản chi phí trong báo cáo tài chính. Biểu đồ tròn giúp làm nổi bật các khoản chi phí lớn nhất hoặc nhỏ nhất, tạo sự rõ ràng trong việc quản lý tài chính.

Biểu đồ đường (Line Chart):

• Theo dõi xu hướng lợi nhuận qua các tháng hoặc quý để thấy rõ sự phát triển của doanh nghiệp. Biểu đồ này giúp bạn phân tích tình hình tài chính trong dài hạn.

Dashboard báo cáo tài chính:

• Tạo ra báo cáo động bằng cách sử dụng Slicer và PivotTable, giúp bạn lọc và tổng hợp số liệu dễ dàng, từ đó đưa ra quyết định kịp thời.
• Việc sử dụng Dashboard giúp bạn tập trung vào những chỉ số quan trọng nhất mà không cần phải lướt qua toàn bộ báo cáo.

>>Mời bạn xem thêm: Cách điều chỉnh hóa đơn sai sót theo thông tư 78 chính xác nhất

FinanBook – Trợ thủ lập mẫu báo cáo tài chính hiệu quả

Mặc dù Excel rất mạnh mẽ, nhưng nếu bạn muốn tối ưu hóa quy trình lập báo cáo tài chính, FinanBook là một giải pháp mà doanh nghiệp có thể cân nhắc. FinanBook chính là công cụ hoàn hảo giúp doanh nghiệp tự động hóa việc quản lý tài chính, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác và dòng tiền được kiểm soát một cách chặt chẽ.

Các tính năng vượt trội của FinanBook

Theo dõi công nợ tự động

Một trong những thách thức lớn nhất mà doanh nghiệp gặp phải là công nợ khó thu. Với FinanBook, hệ thống sẽ tự động gửi hóa đơn và nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn qua Email và Zalo, giúp giảm thiểu tình trạng nợ xấu và đảm bảo dòng tiền không bị đình trệ.

Báo cáo tài chính chính xác, tức thời

FinanBook cung cấp báo cáo tài chính tự động với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo thông tin luôn chính xác và kịp thời. Điều này giúp chủ doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

Cảnh báo tài chính thông minh

FinanBook tích hợp chức năng cảnh báo tài chính thông minh, giúp tự động phát hiện nợ xấu và các vấn đề tài chính tiềm ẩn. Doanh nghiệp sẽ nhận được các cảnh báo trước khi rủi ro xảy ra, từ đó có thể chủ động xử lý vấn đề.

Bảo mật cao, ngăn chặn gian lận

FinanBook đảm bảo tính bảo mật cao với hệ thống phân quyền người dùng rõ ràng và ghi nhận lịch sử chỉnh sửa. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch trong việc quản lý tài chính và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi các hành vi gian lận.

Ngân hàng vạn năng

FinanBook tích hợp với hơn 40 ngân hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi dòng tiền và thực hiện các giao dịch ngân hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Tính năng này giúp bạn quản lý tài chính và các giao dịch ngân hàng một cách tập trung và hiệu quả.

Với 3 bước tạo báo cáo tài chính bằng Excel phía trên, doanh nghiệp không chỉ xây dựng báo cáo tài chính đầy đủ và tuân thủ đúng quy định mà còn theo dõi được dòng tiền, quản lý công nợ và tối ưu hóa các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.

Thêm vào đó, nhờ sự hỗ trợ của FinanBook, bạn có thể tự động hóa nhiều tác vụ quan trọng, giảm thiểu sai sót và tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính doanh nghiệp.

Mời bạn xem thêm:

Sai lầm khi lập Báo cáo tài chính khiến doanh nghiệp mất hàng triệu đồng

5 mẹo giúp doanh nghiệp nhỏ lập Báo cáo tài chính chính xác & nhanh hơn 50%

3 lỗi thường gặp khi lập báo cáo tài chính và cách khắc phục nhanh chóng