Lập bảng theo dõi công nợ và chia sẻ dữ liệu nhóm cùng Google Sheets

Doanh nghiệp đang “đau đầu” vì công nợ không ai theo dõi, đến lúc cần thu thì không biết ai để đòi và nợ bao nhiêu? Nếu sử dụng file Excel thì mỗi người một bản, chỉnh sửa chồng chéo, dữ liệu thiếu trước hụt sau? Tuy nhiên, bây giờ, bạn không còn xử lý những nỗi lo ấy nữa khi đã có Google sheets – “trợ thủ đắc lực” bí mật của nhiều doanh nghiệp hiện nay trong việc lập bảng theo dõi công nợ khoa học và chia sẻ linh hoạt.

Vậy cách sử dụng Google Sheets như thế nào để lập bảng theo dõi công nợ hiệu quả? Hãy cùng Finan tìm hiểu ngay!

Google Sheets – Giải pháp tiện lợi để lập bảng theo dõi công nợ cho doanh nghiệp

Hiện nay, Google Sheets đã trở thành một công cụ miễn phí nhưng cực kỳ mạnh mẽ để lập và theo dõi báo cáo công nợ một cách dễ dàng, linh hoạt và hiệu quả:

• Trực tuyến và cập nhật theo thời gian thực: Mọi tuỳ chỉnh được đồng bộ ngay lập tức.

• Chia sẻ dễ dàng theo nhóm: Mọi phòng ban và nhân sự có thể truy cập cùng lúc

• Linh hoạt tuỳ chỉnh: Doanh nghiệp có thể thiết kế bảng theo dõi công nợ phù hợp với quy trình riêng của doanh nghiệp.

• Miễn phí 100%: Chỉ cần một tài khoản Google, không cần chi trả bất kì khoản phí nào.

• Tự động hoá nâng cao: Doanh nghiệp có thể kết hợp cùng nhiều phần mềm khác để tối ưu bảng báo cáo một cách tự động, mà không cần chạm tay vào từng dòng dữ liệu.

>> Mời bạn xem thêm:

Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2

Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3

Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4

Cách tạo bảng theo dõi công nợ trên Google Sheets

Việc lập bảng theo dõi công nợ bằng Google Sheets không chỉ giúp kế toàn và doanh nghiệp quản lý thông tin và công nợ của khách hàng một cách hiệu quả mà còn tiết kiệm chi phí và dễ chia sẻ trong nhóm.

Bước 1: Tạo bảng tính mới trên Google Sheets

• Truy cập vào Google Sheets.
• Nhấn vào nút “Blank”/ “Bảng tính trống” để tạo bảng tính mới.
• Đặt tên file phù hợp theo thời gian/ kỳ thu phù hợp. Ví dụ: Công nợ T3/2025.

Bước 2: Thiết lập các cột dữ liệu cơ bản

Trước khi bắt tay vào những con số phức tạp, kế toán và chủ doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang muốn quản lý loại công nợ nào: công nợ phải thu từ khách hàng hay công nợ phải trả cho nhà cung cấp, hay cả 2 loại. Sau đó, tạo bảng tính với các cột thông tin quan trọng như:

• STT
• Tên khách hàng/ nhà cung cấp
• Mã hoá đơn: Mỗi hóa đơn có mã riêng để đối chiếu dễ dàng.
• Số tiền cần thu
• Ngày phát sinh giao dịch
• Ngày đến hạn
• Ngày thu thực tế: Ngày khách hàng thanh toán/ doanh nghiệp hoàn thành công nợ.
• Trạng thái: Sử dụng chức năng dropdown “Đã thu/ Chưa thu/ Quá hạn”.
• Ghi chú: Thêm ghi chú nếu có tình huống đặc biệt (trả thiếu, hoãn,…)

Bước 3: Áp dụng tính năng Conditional Formatting

Để dễ dàng nhạn diện các khoản nợ quá hạn, doanh nghiệp có thể thực hiện như sau:

• Bôi đen cột “Ngày đến hạn” → Chọn Format > Conditional Formatting
• Thiết lập điều kiện: =AND(TODAY()>E2, G2="Chưa thu"). Trong đó: E2 là ô Ngày đến hạn, G2 là ô Trạng thái.
• Chọn màu nền đỏ, chữ trắng → Bấm “Done”

Kết quả cho ra những khoản chưa thu mà đã quá hạn sẽ tự động được tô màu đỏ, giúp dễ dàng ưu tiên xử lý.

Bước 4: Tạo danh sách thả xuống cho cột “Trạng thái”

Giúp cập nhật nhanh chóng và dễ dàng nhận diện trạng thái công nợ:

• Chọn cột “Trạng thái” → Chọn Data > Data Validation
• Trong phần Criteria, chọn “List of items”: nhập “Đã thu/ Chưa thu/ Quá hạn”
• Bấm “Save”

Giờ đây doanh nghiệp có thể dễ dàng chọn trạng thái thay vì gõ tay từng dòng.

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ

Cách phân quyền và chia sẻ dữ liệu bảng theo dõi công nợ trong nhóm

Một trong những điểm mạnh của Google Sheets là khả năng chia sẻ theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể:

• Chia sẻ file theo email.
• Phân quyền “Chỉ xem”, “Bình luận”, hoặc “Toàn quyền chỉnh sửa”.
• Theo dõi lịch sử chỉnh sửa để đảm bảo minh bạch.

Điều này cực kỳ phù hợp với các nhóm có nhiều nhân sự như sale, kế toán, quản lý… cùng xử lý công nợ.

Hạn chế tiềm ẩn mà doanh nghiệp cần lưu ý

Dù Google Sheets rất linh hoạt nhưng việc quản lý công nợ bằng thủ công vãn tiềm ẩn nhiều rủi ro:

• Dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu: Không có kiểm soát nhập liệu, dễ gõ nhầm số tiền, sai hạn thanh toán, gây lệch báo cáo.
• Mất dữ liệu ngoài ý muốn: Bị xóa nhầm hoặc chỉnh sửa không kiểm soát, khó phục hồi và đối chiếu.
• Không bảo mật tuyệt đối nếu chia sẻ rộng: Ai có quyền chỉnh sửa đều xem được toàn bộ dữ liệu và dễ rò rỉ thông tin nhạy cảm.
• Không có chức năng chuyên sâu: Không có nhắc nợ tự động, không theo dõi dòng tiền, không báo cáo trực quan.

>> Mời bạn xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ

Công nợ rõ ràng – Tiền về đúng hạn – Dữ liệu an toàn với FinanBook

FinanBook là giải pháp quản lý công nợ hiện đại, giúp doanh nghiệp luôn chủ động trong tài chính, thu hồi tiền đúng hạn và đảm bảo dữ liệu luôn an toàn tuyệt đối.

Ứng dụng FinanBook vào quy trình quản lý công nợ, doanh nghiệp có thể:

• Tổng hợp công nợ tức thời – chính xác đến từng khách hàng: Hệ thống tự động cập nhật và tổng hợp toàn bộ công nợ từ nhiều nguồn, nhiều chi nhánh hoặc nhiều nhân viên phụ trách. Kế toán chỉ cần mở dashboard là biết ngay ai còn nợ bao nhiêu, đến hạn ngày nào.
• Nhắc nợ hoàn toàn tự động, cá nhân hóa theo từng khách hàng: FinanBook tự động gửi thông báo thanh toán qua email, Zalo (ZNS). Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh nhắc trước hạn – đúng hạn – hoặc nhắc lại sau hạn, giúp tăng tỷ lệ thu tiền mà vẫn giữ thiện cảm với khách hàng.
• Bảo mật tối đa – truy cập an toàn trên mọi thiết bị: Tất cả dữ liệu tài chính được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, đảm bảo truy cập nhanh chóng và bảo mật thông tin cao nhất.

Với FinanBook, bạn không còn phải lo công nợ bị bỏ sót, nhắc nợ thủ công mỗi ngày hay nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhạy cảm. Mọi dữ liệu được tự động hóa – minh bạch – bảo mật.

>> Mời bạn xem thêm:

[Recap] Chuyên gia tặng “bộ kit” chứa 3 tuyệt chiêu giải quyết thu hồi công nợ hiệu quả

Bảng theo dõi công nợ cho doanh nghiệp nhỏ và những điều cần biết

Lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel chuẩn kế toán

5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn

Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả