Lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel chuẩn kế toán
Doanh nghiệp của bạn đang đau đầu vì không thể kiểm soát được công nợ khách hàng? Quá hạn thanh toán, nợ xấu tăng cao, gây ra dòng tiền thất thoát – tất cả chỉ vì bạn chưa có bảng theo dõi công nợ chuẩn chỉnh!
Vậy thì, chỉ cần một file Excel đơn giản, chủ doang nghiệp có thể quản lý một cách hiệu quả và chặt chẽ hơn và đảm bảo “sức khoẻ tài chính” luôn vững vàng. Hãy cùng Finan tìm hiểu ngay cách lập bảng theo dõi công nợ chuyên nghiệp chuẩn kế toán ngay!
>> Mời bạn xem thêm:
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3
Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4
Tại sao doanh nghiệp cần bảng theo dõi công nợ?
Quản lý công nợ hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và tránh rủi ro tài chính. Bảng theo dõi công nợ giúp kế toán, chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát:
- Công nợ phải thu, phải trả của khách hàng và nhà cung cấp.
- Hạn thanh toán để tránh nợ xấu.
- Tổng quan dòng tiền để lập kế hoạch tài chính chính xác.
Nếu không có công cụ quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thất thoát tài chính hoặc mất cơ hội kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn và mới nhất
Cách tạo bảng theo dõi công nợ chuyên nghiệp bằng Excel
Bước 1: Xác định dữ liệu các trường dữ liệu quan trọng
Để xây dựng một bảng theo dõi công nợ chuẩn kế toán, kế toán và chủ doanh nghiệp cần xác định rõ các trường dữ liệu quan trọng. Những thông tin này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, theo dõi các khoản cần phải thu, phải trả và đảm bảo hạn thanh toán đúng thời hạn. Dưới đây là các thành phần không thể thiếu:
- STT: Số thứ tự giúp dễ dàng tra cứu dữ liệu.
- Tên khách hàng/Nhà cung cấp: Ghi rõ đối tác để phân loại công nợ.
- Mã số thuế: Cần thiết để đối chiếu thông tin pháp lý của khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Số tiền nợ: Tổng số tiền phải thu hoặc phải trả.
- Ngày lập hóa đơn: Giúp theo dõi thời điểm công nợ phát sinh.
- Hạn thanh toán: Xác định thời gian cần thu hồi nợ hoặc thanh toán.
- Số tiền đã thanh toán: Theo dõi số tiền khách hàng đã trả.
- Số tiền còn lại: Xác định số nợ còn phải thu.
- Trạng thái: Ghi nhận tình trạng thanh toán như Đã thanh toán, Chưa thanh toán, Quá hạn.
Bảng dữ liệu này giúp kế toán dễ dàng kiểm tra công nợ, xác định các khoản cần thu hồi gấp, và tránh tình trạng nợ xấu phát sinh.
Bước 2: Ứng dụng các công thức Excel để quản lý dữ liệu thông minh
Một khi đã có cấu trúc bảng dữ liệu, kế toán có thể tận dụng các công thức Excel để quản lý công nợ dễ dàng hơn, thay vì nhập liệu thủ công. Dưới đây là những công thức quan trọng:
- Hàm SUMIF: Tính tổng số tiền công nợ của một khách hàng cụ thể dựa trên tên của họ.
- Hàm VLOOKUP: Giúp tìm kiếm thông tin khách hàng theo mã số thuế hoặc tên khách hàng trong một danh sách có sẵn.
- Hàm DATEDIF: Giúp kế toán dễ dàng theo dõi số ngày còn lại trước khi công nợ đến hạn, hỗ trợ việc thu hồi nợ đúng thời điểm.
- Hàm IF: Tự động hiển thị trạng thái công nợ dựa trên ngày đến hạn.
Sử dụng các công thức này giúp chủ doanh nghiệp quản lý công nợ nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro sai sót khi tính toán và nhập liệu thủ công.
Bước 3: Sử dụng Conditional Formatting để cảnh báo nợ xấu
Việc theo dõi công nợ không chỉ dừng lại ở việc nhập dữ liệu mà còn cần những công cụ trực quan để dễ dàng nhận diện các khoản nợ quan trọng. Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) trong Excel giúp bạn tự động làm nổi bật các khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.
Thiết lập cảnh báo màu sắc cho công nợ
- Màu đỏ: Công nợ quá hạn, cần xử lý ngay.
- Màu vàng: Công nợ sắp đến hạn, cần theo dõi.
- Màu xanh: Công nợ đã thanh toán.
👉 Cách thực hiện:
- Chọn cột ‘Trạng thái’ của bảng công nợ.
- Vào Conditional Formatting -> New Rule.
- Chọn ‘Use a formula to determine which cells to format’.
- Nhập công thức để đánh dấu trình trạng các khoản nợ.
Ví dụ: =TODAY()>F2 (F2: hạn thanh toán của khách)
- Chọn màu tương ứng, nhấn OK để lưu.
Bằng cách này, chủ doanh nghiệp và kế toán có thể dễ dàng nhìn thấy các khoản nợ cần thu hồi gấp mà không cần kiểm tra từng dòng dữ liệu.
>> Mời bạn xem thêm: [Recap] Chuyên gia tặng “bộ kit” chứa 3 tuyệt chiêu giải quyết thu hồi công nợ hiệu quả
Khi nào nên dùng các phần mềm hỗ trợ quản lý thay vì dùng Excel?
Mặc dù Excel là một công cụ mạnh mẽ để theo dõi công nợ, nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có quá nhiều giao dịch, bạn có thể gặp các vấn đề như:
- Khối lượng dữ liệu quá lớn, gây chậm file và khó thao tác.
- Dễ sai sót khi nhập liệu, nhất là khi có nhiều nhân viên cùng làm việc.
- Không có tính năng bảo mật cao, dễ bị chỉnh sửa hoặc mất dữ liệu.
- Thiếu khả năng tự động hóa, mất thời gian nhập liệu thủ công.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp những khó khăn trên, phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính chuyên nghiệp như FinanBook, Oracle NetSuite, hoặc QuickBooks sẽ là giải pháp tối ưu nhất.
FinanBook không chỉ là một công cụ báo cáo tài chính, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý công nợ hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.
Khi ứng dụng FinanBook vào quy trình quản lý công nợ, doanh nghiệp có thể:
- Tổng hợp và thống kê công nợ nhanh chóng: Hệ thống tự động cập nhật và tổng hợp công nợ của khách hàng, giúp kế toán dễ dàng theo dõi và quản lý mà không cần thao tác thủ công.
- Nhắc nợ tự động: FinanBook tự động gửi thông báo nhắc nhở thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng chủ động thanh toán đúng hạn.
- Nhắc nợ linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lịch nhắc nợ phù hợp như nhắc trước hạn, ngay hạn hoặc sau hạn với từng khách hàng, tăng tỷ lệ thu hồi công nợ mà không gây khó chịu cho khách hàng.
- Tiết kiệm 80% tác vụ thủ công cho kế toán: Không cần mất thời gian dò công nợ và nhắc nhở từng khách hàng, FinanBook giúp kế toán tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
- Giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần: Tự động hóa quy trình quản lý công nợ giúp doanh nghiệp giảm nhân sự, giảm sai sót và tối ưu chi phí vận hành.
- Đồng bộ trên mọi thiết bị và bảo mật tối đa: Tất cả dữ liệu tài chính được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, đảm bảo truy cập nhanh chóng và bảo mật thông tin cao nhất.
💡 Với FinanBook, bạn có thể dành thời gian để phát triển doanh nghiệp, thay vì đau đầu với việc theo dõi công nợ.
>> Mời bạn xem thêm:
Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ
Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ
Phương pháp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả mới nhất