Lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động và nhanh chóng

Bảng báo cáo kết quả kinh doanh là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất, đánh giá chiến lược và đưa ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên, việc tạo báo cáo thủ công tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Trong bài viết này, hãy cùng Finan tìm hiểu cách lập bảng báo cáo kinh doanh tự động giúp tiết kiệm đến 50% thời gian làm việc!

>> Mời bạn xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn xác – tăng 50% doanh thu!

Tại sao cần bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động?

Không còn phải lo sợ khi phải giành hàng giờ để rà soát số liệu và tổng hợp thành bảng báo cáo, khi các doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập bảng báo cáo một cách tự động với các lợi ích thiết thực như:

• Tiết kiệm 50% thời gian: Không cần nhập liệu thủ công, giảm bớt công việc lặp lại.

• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực: Giúp quản lý có cái nhìn chính xác nhất về hiệu suất doanh nghiệp.

• Tránh sai sót: Hạn chế lỗi con người, đảm bảo số liệu chính xác.

• Dễ dàng tùy chỉnh: Có thể điều chỉnh, mở rộng báo cáo mà không mất nhiều công sức.

Với báo cáo tự động, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tập trung vào chiến lược và tăng trưởng thay vì mất thời gian tổng hợp số liệu và lập báo cáo một cách thủ công.

>> Mời bạn xem thêm: Lỗ hàng trăm triệu đồng mỗi tháng vì không theo dõi bảng báo cáo kết quả kinh doanh!

Cách kết nối Google Sheets với Google Data Studio để lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động

Google Data Studio (hiện nay đổi tên thành Looker Studio) là công cụ miễn phí của Google giúp trực quan hóa dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt là Google Sheets. Khi kết nối Google Sheets với Data Studio, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo báo cáo tự động, theo dõi dữ liệu theo thời gian thực và xây dựng dashboard chuyên nghiệp.

Bước 1: Truy cập Google Data Studio và chọn “Tạo” để tạo bảng báo cáo kết quả kinh doanh.

Bước 2: Thêm nguồn dữ liệu từ Google Sheets

• Nhấp vào “Nguồn dữ liệu”

• Trong danh sách nguồn, tìm Google Sheets

• Nhấn chọn và tiếp tục

>>Mời bạn xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp cùng Google Sheets chỉ trong 10 phút

Bước 3: Chọn file Google Sheets cần kết nối

• Chọn tài khoản Google chứa file Google Sheets.

• Tìm file chứa dữ liệu kinh doanh cần báo cáo.

• Nếu file có nhiều sheet, hãy chọn sheet cần sử dụng.

• Nhấn “Kết nối” để liên kết dữ liệu.

Bước 4: Cấu hình dữ liệu và quyền truy cập

• Kiểm tra loại dữ liệu: Data Studio tự động nhận diện kiểu dữ liệu (số, văn bản, ngày tháng). Nếu sai, doanh nghiệp có thể chỉnh sửa.

• Thiết lập quyền truy cập: Doanh nghiệp có thể cấp quyền xem/chỉnh sửa báo cáo cho các thành viên trong nhóm.

Bước 5: Tạo bảng dữ liệu và biểu đồ trực quan

Sau khi kết nối, dữ liệu sẽ hiển thị trong bảng dữ liệu. Doanh nghiệp có thể:

• Chỉnh sửa bố cục báo cáo.
• Thêm bộ lọc để phân tích chi tiết.
• Chèn biểu đồ để trực quan hóa số liệu.

Mẹo hay khi kết nối Google Sheets với Data Studio

• Định dạng dữ liệu trước khi kết nối: Đảm bảo Google Sheets có cấu trúc rõ ràng (cột tiêu đề, dữ liệu không lẫn lộn).

• Sử dụng Data Blending: Kết hợp nhiều nguồn dữ liệu từ các sheet hoặc file khác nhau để có cái nhìn toàn diện.

• Đặt quyền chia sẻ hợp lý: Nếu dữ liệu quan trọng, chỉ cấp quyền đọc/ có thể xem để tránh chỉnh sửa ngoài ý muốn.

>> Mời bạn xem thêm: 3 Công cụ thay thế Excel giúp lập báo cáo tài chính chính xác hơn 90%

Tạo biểu đồ trực quan để phân tích dữ liệu

Một báo cáo hiệu quả không chỉ cần dữ liệu chính xác mà còn phải dễ hiểu và trực quan. Google Data Studio cung cấp nhiều loại biểu đồ giúp bạn phân tích nhanh chóng, tìm ra xu hướng kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định.

Biểu đồ cột (Bar Chart)

• Dùng để so sánh doanh thu theo tháng, quý hoặc năm
• Phù hợp để theo dõi sự thay đổi của từng nhóm sản phẩm/dịch vụ theo thời gian

Ví dụ: So sánh doanh số bán hàng theo các tháng trong năm

Biểu đồ đường (Line Chart)

• Hiển thị xu hướng tăng trưởng hoặc giảm sút theo thời gian
• Dùng để phân tích hiệu suất doanh nghiệp theo từng giai đoạn

Ví dụ: Xu hướng tăng trưởng của doanh thu theo tuần hoặc tháng

Biểu đồ tròn (Pie Chart)

• Thể hiện tỷ lệ đóng góp của từng danh mục sản phẩm vào tổng doanh thu
• Dùng để phân tích tỷ trọng lợi nhuận theo từng ngành hàng

Ví dụ: Cơ cấu doanh thu theo từng loại sản phẩm/dịch vụ

Bản đồ nhiệt (Heatmap)

• Giúp xác định khu vực kinh doanh hiệu quả nhất
• Hiển thị doanh thu theo vị trí địa lý, giúp tối ưu chiến lược marketing

Ví dụ: Biểu đồ phân bố doanh số theo từng tỉnh/thành phố

Scorecards (Chỉ số tổng hợp)

• Dùng để hiển thị các chỉ số quan trọng như doanh thu tổng, tỷ lệ tăng trưởng, số lượng khách hàng mới
• Rất hữu ích để theo dõi các KPI kinh doanh hàng ngày

Mẹo tối ưu báo cáo trực quan

• Chỉ hiển thị số liệu quan trọng: Tránh quá nhiều biểu đồ gây rối mắt.

• Dùng màu sắc hợp lý: Màu sắc phải giúp phân biệt dữ liệu, không nên quá rực rỡ.

• Tạo bộ lọc tương tác: Giúp người xem tùy chỉnh dữ liệu theo từng danh mục cụ thể.

>> Mời bạn xem thêm: Chỉ 5% doanh nghiệp biết sử dụng báo cáo kết quả kinh doanh để ra quyết định đúng đắn

Mẹo dùng Pivot Table để phân tích nhanh bảng báo cáo kết quả kinh doanh

Pivot Table trong Google Sheets là công cụ mạnh mẽ giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu chỉ trong vài giây. Dưới đây, Finan sẽ gợi ý các chủ doanh nghiệp mẹo sử dụng Pivot Table hiệu quả:

• Tạo Pivot Table: Vào Dữ liệu → Bảng tổng hợp (Pivot Table) và chọn dữ liệu nguồn.

• Nhóm dữ liệu: Kéo thả các trường dữ liệu vào Hàng, Cột, Giá trị để tổ chức báo cáo theo mong muốn.

• Bộ lọc thông minh: Sử dụng Slicer để lọc dữ liệu nhanh chóng theo ngày tháng, sản phẩm, nhân viên, khu vực,…

• Tính toán nhanh: Áp dụng các phép tính tổng, trung bình, phần trăm để có cái nhìn sâu hơn về số liệu.

Với Pivot Table, bạn có thể phân tích hàng nghìn dòng dữ liệu mà không cần viết công thức phức tạp.

>> Mời bạn xem thêm: Mất 50% lợi nhuận vì không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh theo thời gian thực!

Doanh nghiệp sử dụng báo cáo tự động và tiết kiệm 5 giờ làm việc/ tuần

Một doanh nghiệp thương mại điện tử đã gặp vấn đề với việc tổng hợp báo cáo hàng tuần. Nhân sự tốn trung bình 5 giờ mỗi tuần chỉ để sao chép dữ liệu từ nhiều file Excel, xử lý số liệu và tạo biểu đồ thủ công. Tuy nhiên, sau khi ứng dụng bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động, doanh nghiệp có thể:

Giảm thời gian làm báo cáo từ 5 giờ xuống chỉ còn 30 phút mỗi tuần.

Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, không cần chỉnh sửa thủ công.

Nhóm quản lý có thể theo dõi hiệu suất bán hàng ngay lập tức, đưa ra quyết định nhanh chóng.

>> Mời bạn xem thêm: 6 Bài học quản lý tài chính thành công cho doanh nghiệp nhỏ

Lập và tối ưu bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động cùng FinanBook

Quản lý tài chính không còn là gánh nặng với FinanBook! Phần mềm giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tạo báo cáo kết quả kinh doanh tự động, cung cấp số liệu chính xác theo thời gian thực và tối ưu hóa quy trình tài chính.

Các lợi ích nổi bật khi sử dụng FinanBook:

Theo dõi tài chính dễ dàng: Doanh thu, chi phí, lợi nhuận đều được cập nhật tự động, giảm thời gian tổng hợp dữ liệu.
Dữ liệu chính xác, cập nhật theo thời gian thực: Không còn lỗi nhập liệu, giúp doanh nghiệp luôn có cái nhìn đúng về sức khỏe tài chính.
Phân tích chuyên sâu, hỗ trợ ra quyết định: Báo cáo trực quan giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Giảm thiểu rủi ro tài chính: Cảnh báo thông minh giúp kiểm soát dòng tiền và phát hiện vấn đề kịp thời.
Tích hợp dễ dàng với hệ thống quản lý khác: Theo dõi dòng tiền, dự báo ngân sách mà không cần công việc thủ công phức tạp.

Với FinanBook, doanh nghiệp có thể tập trung vào tăng trưởng thay vì mất thời gian cho công việc quản lý thủ công, tối ưu hóa tài chính và nâng cao hiệu suất kinh doanh!

>> Mời bạn xem thêm:

Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2

Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3