Quản lý, Tài chính

Google Sheets vs Excel – Nên dùng công cụ nào để theo dõi công nợ hiệu quả hơn?

31-03-2025
Thumb

Doanh nghiệp của bạn đang đau đầu vì không kiểm soát được công nợ? Đến hạn nhưng khách hàng chưa thanh toán? Sổ sách rối ren, mất hàng giờ để tổng hợp nợ phải thu? Theo dõi công nợ không chỉ là việc ghi chép số liệu, mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định và tránh rủi ro nợ xấu. Nhưng đâu là công cụ phù hợp nhất để quản lý công nợ hiệu quả, Google Sheets hay Excel? Hãy cùng Finan tìm hiểu ngay phần mềm nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp của bạn nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Chuyên gia tặng “bộ kit” chứa 3 tuyệt chiêu giải quyết thu hồi công nợ hiệu quả

Tầm quan trọng của việc theo dõi bảng công nợ chặt chẽ

Quản lý công nợ không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, mà còn tránh rủi ro tài chính và nợ xấu. Một hệ thống theo dõi công nợ chuyên nghiệp giúp:

  • Quản lý các khoản phải thu, phải trả rõ ràng.
  • Cảnh báo các khoản nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn.
  • Giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa dòng tiền doanh nghiệp.

Nhưng nên sử dụng công cụ nào để theo dõi công nợ hiệu quả hơn? Google Sheets hay Excel? Hãy cùng so sánh!

Theo dõi công nợ
Hình minh hoạ, Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ

So sánh Google Sheets và Excel trong việc theo dõi công nợ

1. Google Sheets – Giải pháp linh hoạt, phù hợp làm việc nhóm

Ưu điểm:

✅ Dễ dàng truy cập, làm việc mọi lúc mọi nơi.

✅ Tự động lưu và cập nhật dữ liệu, không lo mất file.

✅ Hỗ trợ add-on giúp tự động hóa theo dõi công nợ.

✅ Làm việc nhóm dễ dàng, nhiều người có thể chỉnh sửa cùng lúc.

Khuyết điểm:

❌ Xử lý dữ liệu lớn chậm hơn Excel.

❌ Hạn chế một số tính năng nâng cao như VBA, Pivot Table mạnh mẽ.

❌ Phụ thuộc vào kết nối Internet.

2. Excel – Công cụ mạnh mẽ nhưng có giới hạn

Ưu điểm:

✅ Khả năng xử lý dữ liệu lớn, hỗ trợ nhiều hàm tính toán như SUMIF, VLOOKUP, DATEDIF để quản lý công nợ.

✅ Conditional Formatting giúp cảnh báo nợ quá hạn tự động.

✅ Không cần internet, có thể làm việc offline.

Nhược điểm:

❌ Dữ liệu không tự động cập nhật khi làm việc nhóm.

❌ Cần lưu file cẩn thận, dễ gặp rủi ro mất dữ liệu.

❌ Khó chia sẻ và làm việc đồng thời trên nhiều thiết bị.

👉 Kết luận:

  • Nếu doanh nghiệp cần xử lý dữ liệu lớn, phức tạp, hãy chọn Excel.
  • Nếu doanh nghiẹp muốn làm việc nhóm, truy cập linh hoạt, hãy chọn Google Sheets.
Theo dõi công nợ
Hình minh hoạ, Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp cùng Google Sheets chỉ trong 10 phút

Các add-on hữu ích giúp theo dõi công nợ trên Google Sheets

Nếu chủ doanh nghiệp chọn Google Sheets để quản lý công nợ, việc nhập liệu và theo dõi thủ công có thể mất nhiều thời gian. Giải pháp tối ưu là sử dụng các add-on hỗ trợ tự động hóa, giúp giảm sai sót và tăng hiệu suất làm việc. Dưới đây là những công cụ hữu ích:

1. Google Finance – Theo dõi tỷ giá, lãi suất khi quản lý công nợ ngoại tệ

Google Finance là một add-on có sẵn trên Google Sheets, giúp bạn cập nhật tỷ giá hối đoái, giá cổ phiếu và lãi suất theo thời gian thực. Nếu doanh nghiệp có các khoản công nợ bằng USD, EUR, JPY, có thể dùng công thức:

=GOOGLEFINANCE (“CURRENCY:USEEUR”)

👉 Công thức này sẽ trả về tỷ giá hối đoái từ USD sang EUR tại thời điểm hiện tại. Điều này rất hữu ích khi doanh nghiệp có giao dịch công nợ quốc tế, giúp cập nhật số tiền thực tế cần thanh toán theo tỷ giá mới nhất.

Theo dõi công nợ
Hình minh hoạ, Nguồn: Internet

2. Supermetrics – Tự động nhập dữ liệu từ nhiều nguồn

Nếu doanh nghiệp đang theo dõi công nợ từ nhiều nguồn khác nhau (phần mềm kế toán, CRM, ngân hàng…), Supermetrics giúp tự động nhập dữ liệu vào Google Sheets mà không cần tải xuống thủ công.

📌 Công dụng của Supermetrics:

  • Tự động lấy thông tin công nợ từ phần mềm kế toán, Google Analytics, Facebook Ads, ngân hàng.
  • Dữ liệu luôn đồng bộ theo thời gian thực, tránh việc nhập sai số liệu.
  • Hỗ trợ lập báo cáo tài chính, công nợ nhanh chóng, không mất thời gian tổng hợp.

>>Mời bạn xem thêm: Lập bảng theo dõi công nợ bằng Excel chuẩn kế toán

Theo dõi công nợ
Hình minh hoạ, Nguồn: Internet

3. Coupler.io – Đồng bộ dữ liệu công nợ từ phần mềm kế toán

Coupler.io là công cụ mạnh mẽ giúp Google Sheets kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán như QuickBooks, Xero, HubSpot.

🔥 Công dụng của Coupler.io:

  • Tự động cập nhật danh sách công nợ phải thu, công nợ phải trả từ phần mềm kế toán vào Google Sheets.
  • Giúp kế toán không cần mở từng phần mềm mà vẫn có thể theo dõi số liệu ngay trên Google Sheets.
  • Hỗ trợ phân tích dòng tiền, đối chiếu công nợ dễ dàng hơn.

Lưu ý: Nếu bạn dùng Excel, có thể thay thế Coupler.io bằng Power Query để đồng bộ dữ liệu.

Theo dõi công nợ
Hình minh hoạ, Nguồn: Internet

3. AutoCrat – Tạo báo cáo công nợ tự động theo thời gian thực

AutoCrat là công cụ giúp bạn tự động tạo báo cáo công nợ, xuất file PDF hoặc gửi email thông báo cho khách hàng.

🔎 Công dụng của AutoCrat:

  • Khi công nợ đến hạn thanh toán, AutoCrat sẽ tự động tạo file PDF báo cáo công nợ và gửi đến khách hàng qua email.
  • Hỗ trợ tạo báo cáo tài chính định kỳ mà không cần làm thủ công.
  • Kết hợp với Conditional Formatting, giúp dễ dàng phân loại công nợ (chưa thanh toán, sắp đến hạn, quá hạn).

Ví dụ:

  • Ngày 25 hàng tháng, AutoCrat sẽ tự động gửi email đến khách hàng có công nợ sắp đến hạn.
  • Ngày 1 hàng tháng, hệ thống sẽ tạo báo cáo tổng hợp công nợ để gửi cho kế toán.
Theo dõi công nợ
Hình minh hoạ, Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ

Sử dụng phần mềm quản lý và theo dõi công nợ thay vì theo dõi thủ công

Dù Google Sheets và Excel có thể giúp quản lý công nợ, nhưng nếu doanh nghiệp có lượng dữ liệu lớn, chủ doanh nghiệp nên cân nhắc dùng phần mềm chuyên biệt như FinanBook, Fast Accounting,…

📍 Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc dùng phần mềm hỗ trợ:

  • Quản lý hàng trăm, hàng nghìn giao dịch công nợ mỗi tháng.
  • Cần tự động nhắc nợ, báo cáo tài chính nhanh chóng.
  • Muốn bảo mật dữ liệu tốt hơn so với file Excel hoặc Google Sheets.
  • Cần kết nối trực tiếp với ngân hàng để theo dõi thanh toán.

Các phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa hoàn toàn quy trình theo dõi công nợ, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.

Khi tích hợp FinanBook vào quy trình quản lý công nợ, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm nhiều lợi ích vượt trội:

  • Tổng hơp và thống kê công nợ nhanh chóng: Hệ thống tự động cập nhật và tổng hợp công nợ của khách hàng, giúp kế toán dễ dàng theo dõi và quản lý mà không cần thao tác thủ công.
  • Nhắc nợ tự động: FinanBook tự động gửi thông báo nhắc nhở thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng chủ động thanh toán đúng hạn.
  • Nhắc nợ linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lịch nhắc nợ phù hợp như nhắc trước hạn, ngay hạn hoặc sau hạn với từng khách hàng, tăng tỷ lệ thu hồi công nợ mà không gây khó chịu cho khách hàng.
  • Tiết kiệm 80% tác vụ thủ công cho kế toán: Không cần mất thời gian dò công nợ và nhắc nhở từng khách hàng, FinanBook giúp kế toán tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
  • Giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần: Tự động hóa quy trình quản lý công nợ giúp doanh nghiệp giảm nhân sự, giảm sai sót và tối ưu chi phí vận hành.
  • Đồng bộ trên mọi thiết bị và bảo mật tối đa: Tất cả dữ liệu tài chính được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, đảm bảo truy cập nhanh chóng và bảo mật thông tin cao nhất.

💡 Với FinanBook, bạn có thể tập trung vào phát triển doanh nghiệp thay vì tốn công sức vào việc theo dõi công nợ.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn

TRẢI NGHIỆM FINANBOOK NGAY TẠI ĐÂY

>> Mời bạn xem thêm:

Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ

Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn và mới nhất

Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3