Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn nhất 2024

Quản lý và theo dõi công nợ chặt chẽ sẽ đảm bảo dòng tiền vận hành luôn trơn tru và duy trì ổn định tài chính cho doanh nghiệp.

Công nợ không những là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá tình hình tài chính mà còn là số liệu thiết thực nhất cho các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Việc luôn theo dõi và cập nhật công nợ sẽ giúp cho doanh nghiệp dự báo được bước đi cần thiết trong tương lai và tránh áp lực tiêu cực về dòng tiền.

Vậy thực chất công nợ là gì? Làm sao để theo dõi và quản lý công nợ hiệu quả? Cùng Finan tìm hiểu thật kỹ trong bài viết dưới đây nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Quản lý dòng tiền là gì? Quản lý dòng tiền doanh nghiệp mới nhất

1. Tổng quan về công nợ

1.1 Khái niệm

Công nợ (Debt) là một thuật ngữ kế toán thường gặp, có thể hiểu đơn giản là khi cá nhân hay doanh nghiệp mua hàng hóa/ dịch vụ hoặc phát sinh trong kỳ thanh toán với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa có khả năng trả tại thời điểm đó mà phải chuyển sang kỳ thanh toán sau (theo Thư viện Pháp luật)

Có thể hiểu như sau, công nợ chính là khoản tiền phát sinh ra khi thực hiện các giao dịch mua bán với các bên liên quan. Khái niệm công nợ trong kinh doanh thường sẽ biểu thị cho cả hai yếu tố: Khoản nợ doanh nghiệp phải trả hoặc đang chờ thu từ một bên khác.

1.2 Phân loại

Các khoản công nợ của một doanh nghiệp thường được chia thành 2 loại: Công nợ phải thu và công nợ phải trả, trong đó:

• Công nợ phải thu (receivables): Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp cần thu từ khách hàng: hóa đơn của những lần xuất hàng hóa cho khách nhưng họ chưa thanh toán toàn bộ các khoản cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ là sẽ theo dõi và phân loại từng nhóm khách hàng cụ thể nhằm đối soát chặt chẽ.
• Công nợ phải trả (payables): Là những khoản doanh nghiệp cần phải trả cho nhà cung cấp. Cụ thể, doanh nghiệp đã nhận hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu,… để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần cho nhà cung cấp. Trong đó, công nợ phải trả chia thành nợ phải trả ngắn hạn (trong 01 năm) và nợ phải trả dài hạn (dài hơn 01 năm).

Thông thường, khi nhắc đến công nợ, nhiều doanh nghiệp chỉ đề cập đến những khoản nợ ngắn hạn. Còn những khoản nợ dài hạn thường chia thành các khoản nợ riêng biệt và không tính vào công nợ.

1.3 Các thuật ngữ liên quan

Các thuật ngữ liên quan đến công nợ mà bất kỳ kế toán nào cũng phải nắm rõ:

• Kế toán công nợ (Accounting liabilities): Vị trí kế toán chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát, thúc đẩy và xử lý các khoản công nợ của doanh nghiệp.
• Xác nhận công nợ (Debt confirmation): Hoạt động đối chiếu các khoản nợ với nhau khi cần xác nhận lại các khoản nợ giữa doanh nghiệp và đối tác.
• Nợ quá hạn (Outstanding debt): Là khoản nợ phát sinh khi khoản vay đến hạn mà khách hàng/đối tác không hoàn trả được toàn bộ hay một phần tiền gốc hoặc lãi vay.
• Kiểm tra công nợ (Auditing account): Là hoạt động kiểm tra lại công nợ phải thu và công nợ phải trả trong công việc hàng ngày.
• Đối chiếu công nợ (Debt comparison): Là hoạt động so sánh công nợ phải thu và phải trả trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp với số liệu có trên hợp đồng hoặc trong giao dịch thực tế.
• Báo cáo công nợ (Debt report): Là hoạt động lập báo cáo để theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả nhằm lên kế hoạch kiểm soát và quản lý tối ưu hơn.
• Thu hồi công nợ (Collecting debt): Là hoạt động đòi lại số tiền mà khách hàng hoặc đối tác kinh doanh đang nợ doanh nghiệp, xảy ra khi họ không thanh toán hoặc chậm thanh toán so với thời hạn đã thỏa thuận.
• Cấn trừ công nợ (Clearing debt): Là hoạt động diễn ra giữa hai hoặc nhiều đơn vị kinh doanh khi họ mua bán hoặc cung cấp dịch vụ lẫn nhau; khi đó giao dịch thanh toán được thực hiện bằng cách cấn trừ vào công nợ giữa các bên.

>>Mời bạn xem thêm: Tài khoản ngân hàng ảo là gì? Mục đích sử dụng tài khoản ảo

1.4 Lý do phát sinh công nợ

Có 4 nguyên nhân phát sinh ra công nợ từ các doanh nghiệp:

• Chưa thể/ chưa có khả năng thanh toán với nhà cung cấp vì chưa huy động đủ tiền để tất toán.
• Khách hàng chưa đủ khả năng thanh toán và cam kết sẽ trả trong một khoảng thời gian nhất định.
• Doanh nghiệp thúc đẩy số lượng hàng bán ra nên cho khách lấy hàng mà không cần thanh toán ngay.
• Một số sản phẩm, dịch vụ nhất định sẽ có kèm theo yêu cầu hoàn tất các hoạt động thương mại rồi mới thanh toán.

2. Quy trình quản lý công nợ chuẩn nhất

2.1 Quy trình quản lý công nợ phải trả

Thông thường, quy trình quản lý công nợ phải trả chuẩn chỉnh sẽ theo 6 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định công nợ phải trả

• Xác định các loại hóa đơn, hợp đồng, chứng từ và các tài liệu tài chính khác có liên quan đến công nợ phải trả và thống kê số tiền cần phải trả;
• Liệt kê thông tin liên quan đến ngày đáo hạn cũng như các điều kiện thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp;
• Xác nhận công nợ này hợp lệ và vẫn đang trong tình trạng chưa được thanh toán.

Bước 2: Xác định phương thức thanh toán

• Xác định phương thức thanh toán phù hợp theo như quy định hợp đồng và chính sách thanh toán của doanh nghiệp (bao gồm tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, tấm séc,…);
• Liên lạc hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp để cập nhật về phương thức thanh toán.

Bước 3: Xác định ưu tiên thanh toán và chuẩn bị thông tin thanh toán

• Lên danh sách các khoản phải trả cần được ưu tiên theo mức độ cấp thiết và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
• Lập phiếu thanh toán (hoặc hóa đơn) chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

Bước 4: Thực hiện và cập nhật thanh toán

• Thực hiện thanh toán đúng hạn theo phương thức đã xác định trước đó;
• Theo dõi, ghi nhận lại thông tin thanh toán (bao gồm ngày thanh toán, số chứng từ thanh toán và thông tin liên quan trong hệ thống quản lý công nợ) và cập nhật vào hệ thống quản lý công nợ.

Bước 5: Xử lý các vấn đề phát sinh

• Xử lý các vấn đề phát sinh (nếu như có nguy cơ xảy ra tranh chấp), bằng cách điều chỉnh thanh toán hoặc thương lượng lại với nhà cung cấp.

Bước 6: Đối chiếu thông tin và báo cáo

• Đối chiếu thông tin về công nợ phải trả với hệ thống quản lý tài chính
• Báo cáo về tình trạng công nợ phải trả và tiến độ thanh toán cho các bên liên quan

2.2 Quy trình quản lý công nợ phải thu

Thông thường, quy trình quản lý công nợ phải thu chuẩn chỉnh sẽ theo 5 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định công nợ phải thu

• Xác định các loại hóa đơn, hợp đồng, chứng từ và các tài liệu tài chính khác có liên quan đến công nợ phải thu và thống kê số tiền, thời gian cần phải thu;
• Kiểm tra tính chính xác về các thông tin liên quan đến công nợ và xác nhận đây là công nợ hợp lệ, chưa được thu hồi.

Bước 2: Tiến hành gửi thông báo thu tiền

• Gửi thông báo thu tiền (chính thức) cho khách hàng bao gồm tất cả thông tin liên quan.
• Báo lại các đầu mối làm việc của khách hàng về thông báo đã gửi và gửi nhắc nhở nếu quá hạn thanh toán.

Bước 3: Theo dõi quá trình thu tiền

• Theo dõi và đảm bảo thanh toán sẽ được thực hiện đúng hạn và đúng với số liệu trong hóa đơn.
• Ghi nhận thông tin tiền về và cập nhật vào hệ thống quản lý công nợ.

Bước 4: Xử lý ngoại lệ và tranh chấp

• Tiếp nhận và xử lý các ngoại lệ hoặc tranh chấp nếu xảy ra.
• Trong trường hợp khách hàng gặp khó khăn về thanh toán, có thể cân nhắc thay đổi các phương thức thanh toán linh hoạt hoặc đặt điều kiện đặc biệt cho việc thanh toán.
• Nếu số tiền nợ lớn bị quá hạn quá lâu, có thể cần sự tham gia của ban lãnh đạo cấp cao và cố vấn pháp lý.

Bước 5: Đối chiếu và báo cáo

• Đối chiếu thông tin về công nợ phải thu với hệ thống quản lý tài chính.
• Báo cáo về tình trạng công nợ phải thu và tiến độ thu hồi tiền về.

Lưu ý: Quy trình xử lý công nợ phải trả có thể thay đổi linh hoạt tùy thuộc vào từng ngành nghề và doanh nghiệp cụ thể.

3. Những lưu ý trong quản lý công nợ

Trong quá trình thực hiện quản lý công nợ, kế toán cần phải đặc biệt chú ý đến những vấn đề sau:

• Xem xét chính sách rõ ràng với nhà cung cấp: Làm rõ các thỏa thuận về giá cả, chính sách chiết khấu, thanh toán,… Tất cả đều phải có dữ liệu và có thông tin để đối chiếu.
• Cập nhật thông tin hàng ngày: Hãy cập nhật thông tin đúng với số liệu thực tế hàng ngày để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
• Đối chiếu công nợ thường xuyên: Thực hiện đối chiếu thường xuyên sẽ làm giảm thiểu các nguy cơ sai sót số liệu từ việc chưa nhận được hóa đơn, hạch toán sai.

Công nợ là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong đánh giá sức khỏe tài chính của một doanh nghiệp. Nắm rõ công nợ chính là nắm chắc thế vững vàng và ổn định trong kinh doanh. Để tối ưu việc quản lý công nợ được hiệu quả, việc sử dụng các công cụ thủ công như excel sẽ mất khá nhiều thời gian và khả năng sai sót khá cao. Finan chính là phần mềm quản lý tài chính toàn diện và chuyên nghiệp, có thể hỗ trợ các thao tác quản lý công nợ được đơn giản, trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều.

>>Mời bạn xem thêm:

Phương pháp quản lý dòng tiền doanh nghiệp hiệu quả mới nhất