Cách tạo bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn trong 5 phút

Bạn có bao giờ cảm thấy mất quá nhiều thời gian để tổng hợp số liệu và lập báo cáo kết quả kinh doanh? Việc tạo báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ đòi hỏi sự chính xác mà còn cần tính nhanh gọn để kịp thời đưa ra các quyết định quan trọng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một cách đơn giản nhưng hiệu quả để tạo bảng báo cáo chỉ trong 5 phút, hãy cùng Finan tìm hiểu ngay trong bài viết này!

>> Mời bạn xem thêm: Báo cáo kết quả kinh doanh: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho chủ doanh nghiệp

Rào cản của doanh nghiệp khi tạo bảng cáo kết quả kinh doanh

Lập báo cáo kết quả kinh doanh là một nhiệm vụ quan trọng nhưng cũng đầy thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo tính chính xác và trình bày báo cáo một cách rõ ràng có thể mất nhiều thời gian. Hiện nay, không ít chủ doanh nghiệp đang phải đối mặt:

• Thu thập dữ liệu không đồng bộ, thiếu chính xác
• Khó khăn trong việc xử lý số liệu lớn
• Không có tiêu chuẩn báo cáo thống nhất
• Không tận dụng công nghệ tự động hóa

>> Mời bạn xem thêm: Chỉ 5% doanh nghiệp biết sử dụng báo cáo kết quả kinh doanh để ra quyết định đúng đắn

Cách tạo bảng báo cáo kết quả kinh doanh nhanh chóng

1. Xác định chỉ số quan trọng

Trước khi lập bất kì bảng báo cáo kết quả kinh doanh nào, việc đầu tiên là doanh nghiệp cần xác định các chỉ số cốt lõi giúp phản ánh tình hình kinh doanh, bao gồm:

• Số liệu doanh thu: Tổng số tiền thu được từ hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là chỉ số cơ bản phản ánh quy mô hoạt động của doanh nghiệp và được tính bằng tổng số tiền bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trước khi trừ các chi phí.

• Lợi nhuận gộp: Là phần chênh lệch giữa doanh thu và giá vốn hàng bán (COGS). Chỉ số này cho biết doanh nghiệp đang tạo ra bao nhiêu lợi nhuận trước khi trừ các chi phí khác.

Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán.

• Chi phí vận hành: bao gồm tất cả các chi phí để duy trì hoạt động kinh doanh (lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng, chi phí quảng cáo, chi phí quản lý,…). Việc theo dõi chi phí vận hành giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.

• Lợi nhuận ròng: số tiền doanh nghiệp thực sự thu được sau khi đã trừ đi tất cả các chi phí bao gồm chi phí vận hành, thuế và các khoản phí khác. Đây là chỉ số quan trọng phản ánh khả năng sinh lời thực tế của doanh nghiệp.

Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận gộp – Chi phí vận hành – Thuế

>> Mời bạn xem thêm: Lợi nhuận ròng là gì? Công thức tính lợi nhuận ròng chính xác nhất

2. Sử dụng công cụ hỗ trợ như Google Sheets hoặc Excel

Google Sheets và Excel là hai công cụ phổ biến giúp doanh nghiệp lập báo cáo kinh doanh nhanh chóng. Với các hàm tính toán tự động, bạn có thể dễ dàng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Một số lợi ích của việc sử dụng Google Sheets/Excel:

• Miễn phí, dễ sử dụng.
• Có thể chia sẻ và chỉnh sửa trực tuyến.
• Hỗ trợ công thức tự động, giúp tính toán nhanh chóng.

3. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc lập báo cáo kết quả kinh doanh

Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ vào việc tạo bảng báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác của bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Các chủ doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ hỗ trợ phổ biến như FinanBook, Power BI, Tableau giúp trực quan hoá dữ liệu, dễ dàng theo dõi hiệu suất tài chính và đưa ra báo cáo chi tiết.

Cung cấp bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động, nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời từ FinanBook giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro, tăng tính chính xác, tối ưu hóa quy trình và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. Đây là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển thay vì quản lý thủ công.

Khi sử dụng FinanBook, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể:

• Phần mềm giúp theo dõi chi tiết các chỉ số tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận và lãi vay, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính.
• Dữ liệu được cập nhật tự động theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp luôn có số liệu chính xác và kịp thời, từ đó quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong các tình huống khẩn cấp.
• Giảm thiểu sai sót nhờ vào việc tự động tổng hợp số liệu, phần mềm giúp doanh nghiệp cải thiện độ chính xác và tối ưu hóa quá trình phân tích chi phí, lợi nhuận.
• Các báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quyết định tài chính, từ việc cắt giảm chi phí đến điều chỉnh chiến lược kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Phần mềm tích hợp với hệ thống quản lý kho, bán hàng, giúp theo dõi chính xác dòng tiền và dự báo tài chính, đảm bảo không gặp phải tình trạng thiếu hụt ngân sách.
• Ngoài ra, hệ thống cảnh báo tài chính khi có biến động bất thường giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và chi tiêu hiệu quả, tránh rủi ro tài chính.

>> Mời bạn xem thêm: 3 Bước tạo báo cáo tài chính bằng Excel – Tự động hóa 100% chỉ trong 30 phút!

Các mẹo giúp tối ưu giúp bảng báo cáo kết quả kinh doanh hiệu quả

Tạo bảng báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ cần nhanh mà còn phải chính xác, khoa học. Một bảng báo cáo chuyên nghiệp giúp bạn nắm bắt hiệu suất doanh nghiệp dễ dàng và đưa ra quyết định đúng đắn. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn lập báo cáo nhanh chóng và hiệu quả:

• Sử dụng công thức tự động: Ví dụ, dùng SUM() để tính tổng doanh thu, AVERAGE() để tính giá trị trung bình, IF() để phân loại dữ liệu tự động.
• Tạo bảng biểu trực quan: Sử dụng biểu đồ cột, biểu đồ tròn giúp dữ liệu dễ hiểu hơn, giúp bạn nắm bắt xu hướng nhanh chóng.
• Định dạng rõ ràng: Sử dụng màu sắc, in đậm hoặc gạch chân các chỉ số quan trọng để báo cáo dễ nhìn và dễ phân tích.
• Dùng Pivot Table để tổng hợp dữ liệu: Công cụ này trong Excel/Google Sheets giúp nhóm dữ liệu theo danh mục một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Sử dụng bộ lọc dữ liệu (Filter): Chức năng này giúp lọc ra thông tin quan trọng theo tiêu chí cụ thể mà không cần chỉnh sửa dữ liệu gốc.
• Lưu mẫu báo cáo để sử dụng lại: Tạo sẵn một mẫu báo cáo với công thức tính toán tự động giúp bạn chỉ cần nhập dữ liệu mới mỗi lần cập nhật, tiết kiệm thời gian.
• Tích hợp dữ liệu tự động từ phần mềm kế toán: Nếu bạn sử dụng phần mềm kế toán, hãy kết nối nó với Google Sheets hoặc Excel để tự động cập nhật dữ liệu.

>> Mời bạn xem thêm:

4 mẫu Báo cáo tài chính chuẩn kế toán, TẢI NGAY!

Báo cáo kết quả kinh doanh: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho chủ doanh nghiệp

Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Chi phí tăng 30% mỗi năm vì không biết kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh