5 Thảm họa tài chính khi doanh nghiệp chỉ dùng Excel để lập báo cáo

Excel là công cụ quen thuộc trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Nhưng liệu nó có thực sự đủ tốt? Hàng loạt doanh nghiệp đã phải gánh chịu những tổn thất tài chính nặng nề chỉ vì lỗi công thức, dữ liệu sai lệch, hay khả năng phân tích kém của Excel. Vậy, nếu chỉ dựa vào Excel để quản lý tài chính, bạn có chắc doanh nghiệp của mình đang an toàn? Hãy cùng Finan điểm qua 5 thảm họa tài chính phổ biến khi doanh nghiệp chỉ dùng Excel.

>>Mời bạn xem thêm: 6 Nguy cơ doanh nghiệp có thể phá sản nếu chỉ dùng Excel quản lý tài chính

Mất hàng trăm triệu vì lỗi công thức SUMIF, VLOOKUP

Một trong những thảm họa tài chính nổi tiếng nhất liên quan đến lỗi Excel là vụ việc của JPMorgan Chase vào năm 2012. Lỗi công thức trong bảng tính đã góp phần khiến ngân hàng này thua lỗ đến 6 tỷ USD trong vụ bê bối “London Whale” .

Excel hoạt động dựa trên công thức, nhưng cũng chính điều này lại là nguyên nhân gây ra hàng loạt sai sót nghiêm trọng. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong SUMIF, VLOOKUP, INDEX MATCH, hoặc kéo công thức nhầm ô, toàn bộ báo cáo có thể bị sai lệch.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng gặp phải tình huống tương tự, khi một con số sai trong Excel có thể dẫn đến:

• Dự báo dòng tiền sai lệch, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính.
• Tính toán nhầm chi phí, dẫn đến thất thoát hàng trăm triệu đồng.
• Ra quyết định sai lầm vì dữ liệu bị lỗi mà không phát hiện kịp thời.

>>> Xem thêm:

• Nâng cao năng lực quản trị tài chính – Tháo gỡ nút thắt để các doanh nghiệp SME thuận buồm vay vốn
• Chiến lược kinh doanh: Vai trò của quản lý tài chính thông minh
• Chủ động nắm quyền quản lý tài chính – Bước đi vững chắc cho các doanh nghiệp SMEs thời đại số
• Báo cáo tài chính gồm những gì? Cập nhật mới nhất 2024
• Các loại tài khoản kế toán trong hệ thống tài khoản hiện hành

Bảng báo cáo rối rắm, sếp không hiểu được số liệu

Với một file Excel chứa hàng nghìn dòng dữ liệu, việc tìm kiếm thông tin quan trọng có thể trở thành một cơn ác mộng. Nhiều nhân viên tài chính mất hàng giờ để giải thích số liệu cho cấp trên, vì:

• Báo cáo chỉ toàn con số, không có biểu đồ trực quan.
• Cấu trúc file Excel phức tạp, khó theo dõi.
• Dữ liệu không được tự động cập nhật, gây nhầm lẫn.

Điều này không chỉ làm chậm quá trình ra quyết định mà còn khiến lãnh đạo khó có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Khi sếp không hiểu được báo cáo, việc đề xuất chiến lược tài chính hiệu quả gần như là bất khả thi.

>>Mời bạn xem thêm: 7 Rủi ro khi lập báo cáo tài chính trên Excel khiến doanh nghiệp gặp khủng hoảng

Không thể làm báo cáo tài chính khi cần vay vốn ngân hàng

Khi doanh nghiệp cần vay vốn hoặc huy động đầu tư, ngân hàng và nhà đầu tư thường yêu cầu các báo cáo tài chính chi tiết. Tuy nhiên, nếu chỉ dùng Excel, quá trình này có thể mất rất nhiều thời gian.

Doanh nghiệp thường gặp các vấn đề sau khi làm báo cáo tài chính trên Excel để gửi cho ngân hàng:

• Tốn nhiều ngày tổng hợp dữ liệu từ nhiều file khác nhau.
• Khó đảm bảo độ chính xác và tính minh bạch của số liệu.
• Không thể xuất báo cáo theo mẫu chuẩn của ngân hàng.

Việc chậm trễ trong cung cấp báo cáo có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội vay vốn quan trọng, đặc biệt trong những thời điểm cần dòng tiền gấp để duy trì hoạt động kinh doanh.

Sai lệch số liệu khiến doanh nghiệp bị cơ quan Thuế “tuýt còi”

Sai sót trong báo cáo tài chính không chỉ ảnh hưởng đến nội bộ doanh nghiệp mà còn có thể gây ra những rủi ro pháp lý. Khi cơ quan thuế phát hiện số liệu không khớp giữa báo cáo và thực tế, doanh nghiệp có thể bị:

• Truy thu thuế và phạt hành chính.
• Bị kiểm toán gắt gao hơn trong các kỳ tiếp theo.
• Ảnh hưởng đến uy tín và khả năng vay vốn sau này.

Excel không có cơ chế đối chiếu số liệu tự động, vì vậy nếu không kiểm tra kỹ lưỡng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình huống “sai một ly, đi một dặm”.

>>Mời bạn xem thêm: 90% Doanh nghiệp nhỏ dùng Excel lập báo cáo tài chính đều mắc 5 sai lầm nghiêm trọng!

Làm báo cáo tài chính quá lâu, mất thời gian kiểm tra thủ công

Làm báo cáo tài chính trên Excel đòi hỏi rất nhiều thao tác thủ công, từ nhập liệu, kiểm tra số liệu đến tổng hợp báo cáo. Trung bình, một nhân viên tài chính có thể mất đến 40% thời gian mỗi tuần chỉ để rà soát lỗi trong Excel.

Không chỉ lãng phí thời gian, việc này còn khiến nhân sự tài chính không thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn như phân tích dữ liệu hay lập kế hoạch tài chính chiến lược.

FinanBook: Giải pháp tài chính toàn diện cho doanh nghiệp

Excel là công cụ mạnh mẽ, nhưng nó không phải là giải pháp tối ưu cho báo cáo tài chính doanh nghiệp. Những sai sót trong Excel có thể dẫn đến thất thoát hàng trăm triệu đồng, làm chậm tiến độ kinh doanh và gây rủi ro pháp lý.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang phụ thuộc vào Excel, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp tài chính toàn diện hơn như FinanBook:

Thu nợ thông minh: FinanBook tự động hóa thu nợ, gửi hóa đơn qua Email, Zalo và nhắc nhở thanh toán đúng hạn. Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ nhanh, duy trì dòng tiền ổn định.

Tối ưu dòng tiền: Kiểm soát mọi giao dịch thu – chi trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống dự báo dòng tiền tương lai, giúp doanh nghiệp chủ động trước biến động tài chính, tránh mất cân đối ngân sách.

Kế toán thu chi chính xác: Tự động đối soát ngân hàng, ghi nhận giao dịch và lưu trữ chứng từ trực tuyến. Đảm bảo số liệu minh bạch, chính xác 100%, giảm rủi ro kiểm toán và thất thoát tài chính.

Ngân hàng vạn năng: Tích hợp 40+ ngân hàng, tự động hóa giao dịch, tiết kiệm chi phí chuyển khoản. Hỗ trợ tạo tài khoản con giúp quản lý ngân sách dễ dàng, tối ưu dòng tiền doanh nghiệp.

Excel là công cụ quen thuộc, nhưng không phải là giải pháp tối ưu cho báo cáo tài chính doanh nghiệp. Những sai sót trong Excel có thể dẫn đến thất thoát hàng trăm triệu đồng, làm chậm tiến độ kinh doanh và gây rủi ro pháp lý.

Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang phụ thuộc vào Excel, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp thông minh hơn như FinanBook để quản lý tài chính hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Mời bạn xem thêm:

72% Doanh nghiệp nhỏ không kiểm soát được dòng tiền vì báo cáo tài chính yếu kém

5 sai lầm kinh điển trong báo cáo tài chính khiến doanh nghiệp “tự đào hố chôn mình”

Lập bảng cân đối kế toán: Hướng dẫn chi tiết và cụ thể nhất 2025

6 Dấu hiệu báo cáo tài chính của doanh nghiệp đang gặp vấn đề nghiêm trọng

85% doanh nghiệp thất bại trong 3 năm đầu vì quản lý tài chính yếu kém