Mất 50% lợi nhuận vì không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh theo thời gian thực!

Bạn có thực sự nắm rõ doanh thu, chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp mình mỗi ngày không? Bạn có biết chính xác tiền đang đi về đâu và tại sao lợi nhuận lại giảm sút? Nếu câu trả lời là không, thì bạn đang đối mặt với nguy cơ mất kiểm soát tài chính và có thể đánh mất hàng tỷ đồng mỗi năm chỉ vì không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh một cách chính xác và kịp thời.

>>Mời bạn xem thêm: 72% doanh nghiệp đọc báo cáo kết quả kinh doanh sai dẫn đến lãi ảo, lỗ thật!

Báo cáo kết quả kinh doanh là gì? Ý nghĩa của báo cáo kết quả kinh doanh

Định nghĩa báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement) là một trong những báo cáo tài chính quan trọng nhất, phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định như tháng, quý hoặc năm. Báo cáo này cho biết doanh nghiệp có đang hoạt động có lãi hay không, đồng thời giúp đánh giá hiệu suất kinh doanh và khả năng tăng trưởng trong tương lai.

Một báo cáo kết quả kinh doanh đầy đủ và chính xác không chỉ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt hiệu quả tài chính mà còn là công cụ quan trọng để ra quyết định chiến lược, thu hút nhà đầu tư và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Các thành phần quan trọng của báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh bao gồm nhiều yếu tố, nhưng quan trọng nhất là các chỉ tiêu sau:

• Doanh thu thuần là tổng doanh thu của doanh nghiệp sau khi đã trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá và thuế GTGT. Đây là con số phản ánh chính xác doanh thu thực tế mà công ty thực sự thu được từ hoạt động kinh doanh.
• Giá vốn hàng bán (COGS) thể hiện tổng chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để sản xuất hoặc mua hàng hóa/dịch vụ đã bán ra. Chỉ tiêu này giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả sản xuất và khả năng kiểm soát chi phí đầu vào.
• Lợi nhuận gộp được tính bằng doanh thu thuần trừ đi giá vốn hàng bán. Đây là con số quan trọng giúp đánh giá biên lợi nhuận của doanh nghiệp và xem xét liệu hoạt động kinh doanh có đủ hiệu quả hay không.
• Chi phí hoạt động, bao gồm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí liên quan khác. Nếu không kiểm soát tốt các khoản chi phí này, lợi nhuận ròng có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
• Lợi nhuận ròng là phần tiền còn lại sau khi đã trừ tất cả các chi phí, thuế và lãi vay. Đây là con số quyết định xem doanh nghiệp có thực sự có lãi hay đang thua lỗ.

Nếu không theo dõi sát sao các chỉ số này, doanh nghiệp có thể bị lỗ mà không biết nguyên nhân, dẫn đến mất kiểm soát tài chính và gây nguy hiểm cho sự phát triển trong dài hạn.

>>> Xem thêm:

• Quản lý tài chính hiệu quả nhiều chi nhánh và ngành hàng: Bài học từ chuỗi cửa hàng Grandma Lu
• Đầu tư mở rộng kinh doanh – bao nhiêu tiền là đủ?
• Chủ động nắm quyền quản lý tài chính – Bước đi vững chắc cho các doanh nghiệp SMEs thời đại số
• 5 Bí quyết giúp CFO chuyển đổi số quản lý tài chính

Tác hại của việc không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh theo thời gian thực

Giảm khả năng kiểm soát tài chính

Một trong những rủi ro lớn nhất khi không cập nhật báo cáo tài chính thường xuyên là mất khả năng kiểm soát dòng tiền. Nếu không nắm rõ doanh thu và chi phí biến động thế nào, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng mất cân đối tài chính, không đủ tiền để chi trả các khoản nợ hoặc chi phí hoạt động. Khi dòng tiền bị đứt gãy, ngay cả một doanh nghiệp có doanh thu lớn cũng có thể rơi vào khủng hoảng.

Một ví dụ điển hình là nhiều công ty bán lẻ quy mô lớn thường xuyên gặp khó khăn vì không theo dõi sát báo cáo tài chính theo thời gian thực. Họ chỉ nhận ra vấn đề khi doanh số giảm mạnh hoặc hàng tồn kho quá tải, khiến vốn bị kẹt và lợi nhuận bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Không tối ưu được lợi nhuận

Nếu không theo dõi báo cáo tài chính theo thời gian thực, doanh nghiệp sẽ không thể điều chỉnh chiến lược kịp thời để tối ưu lợi nhuận. Giá bán có thể không phù hợp với thị trường, chi phí hoạt động có thể bị đội lên mà không có biện pháp kiểm soát, hoặc doanh thu có thể giảm sút do không điều chỉnh kịp thời chiến lược kinh doanh.

Ví dụ, nhiều doanh nghiệp sản xuất không theo dõi giá nguyên liệu đầu vào thường xuyên, dẫn đến việc không kịp thời đàm phán giá với nhà cung cấp khi giá nguyên liệu tăng, làm tăng chi phí sản xuất và giảm lợi nhuận.

>>Mời bạn xem thêm: 85% doanh nghiệp thất bại vì không theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh!

Mất cơ hội phát triển doanh nghiệp

Khi không có báo cáo tài chính rõ ràng và cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định đầu tư và mở rộng kinh doanh. Nhà đầu tư và ngân hàng luôn yêu cầu báo cáo tài chính minh bạch trước khi ra quyết định hợp tác hoặc cấp vốn. Nếu doanh nghiệp không có dữ liệu chính xác và kịp thời, cơ hội nhận vốn đầu tư có thể bị bỏ lỡ.

Cách tối ưu lợi nhuận với báo cáo kết quả kinh doanh

Sử dụng phần mềm tài chính thông minh theo dõi theo thời gian thực

Việc sử dụng các công cụ tài chính hiện đại có thể giúp doanh nghiệp tự động cập nhật báo cáo tài chính theo thời gian thực, tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như ngân hàng, phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử. Điều này giúp chủ doanh nghiệp luôn có cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính mà không cần chờ đến cuối tháng hay cuối quý để tổng hợp số liệu.

Thay vì sử dụng các bảng tính Excel thủ công và mất nhiều thời gian tổng hợp số liệu, doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ tài chính thông minh như FinanBook để tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý tài chính với các tính năng nổi bật như:

Thu nợ thông minh giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình thu hồi công nợ, chấm dứt tình trạng dòng tiền bị đình trệ. Hệ thống gửi hóa đơn qua Email, Zalo, nhắc nhở thanh toán đúng hạn và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, giúp doanh nghiệp thu hồi tiền nhanh chóng.

Tối ưu dòng tiền với khả năng kiểm soát toàn bộ giao dịch thu – chi theo thời gian thực, dự báo dòng tiền tương lai và cảnh báo rủi ro tài chính. Doanh nghiệp luôn chủ động trước biến động tài chính, tránh mất cân đối ngân sách và tối ưu kế hoạch sử dụng vốn.

Kế toán thu chi chính xác, tự động đối soát ngân hàng, ghi nhận giao dịch chuẩn xác và lưu trữ chứng từ trực tuyến. Mọi số liệu đều minh bạch, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, đảm bảo báo cáo tài chính luôn sẵn sàng cho kiểm toán.

Ngân hàng vạn năng tích hợp hơn 40 ngân hàng, giúp tự động hóa giao dịch, giảm chi phí chuyển khoản và tạo tài khoản con để quản lý ngân sách hiệu quả. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài chính linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Định kỳ phân tích báo cáo kết quả kinh doanh

Thay vì chỉ kiểm tra báo cáo tài chính vào cuối năm, doanh nghiệp nên lập kế hoạch đánh giá báo cáo theo tuần hoặc tháng. Việc phân tích các chỉ số tài chính quan trọng như tỷ suất lợi nhuận, biên lợi nhuận gộp và doanh thu theo từng kênh bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề và có giải pháp kịp thời.

Ví dụ:

• Nếu doanh thu từ một kênh bán hàng đang giảm mạnh, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xem xét lại chiến lược marketing hoặc cải thiện chính sách giá để thu hút khách hàng.
• Nếu biên lợi nhuận gộp quá thấp, có thể doanh nghiệp cần tối ưu quy trình sản xuất hoặc đàm phán lại với nhà cung cấp để giảm giá vốn hàng bán. Khi doanh nghiệp theo dõi những chỉ số này một cách thường xuyên, họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, giúp tối ưu lợi nhuận một cách bền vững.

Kiểm soát chi phí hiệu quả hơn

Một trong những cách tốt nhất để gia tăng lợi nhuận là kiểm soát chi phí. Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc tăng doanh thu mà quên mất rằng nếu không quản lý chi phí hợp lý, lợi nhuận vẫn có thể bị hao hụt đáng kể.

Doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí bằng cách đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp để có giá tốt hơn, cải thiện quy trình sản xuất nhằm giảm hao phí nguyên vật liệu, hoặc nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua ứng dụng công nghệ tự động hóa. Bằng cách cắt giảm những khoản chi không cần thiết, doanh nghiệp có thể duy trì mức lợi nhuận ổn định ngay cả khi doanh thu chưa tăng trưởng mạnh.

Đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu

Báo cáo tài chính theo thời gian thực giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh trước những biến động của thị trường. Khi nhận thấy chi phí tăng bất thường hoặc doanh thu sụt giảm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngay lập tức chiến lược marketing, giá bán hoặc phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.

Chẳng hạn, nếu chi phí quảng cáo tăng mạnh mà doanh số không cải thiện, doanh nghiệp có thể nhanh chóng thay đổi chiến dịch tiếp thị để tăng hiệu quả. Nếu doanh số bán hàng giảm đột ngột, doanh nghiệp có thể xem xét điều chỉnh giá hoặc tung ra các chương trình khuyến mãi để kích thích nhu cầu. Những quyết định nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Không theo dõi báo cáo tài chính không chỉ khiến doanh nghiệp mất lợi nhuận mà còn có thể đẩy công ty đến bờ vực phá sản. Ngược lại, việc sở hữu một hệ thống báo cáo tài chính minh bạch, cập nhật theo thời gian thực giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, tối ưu lợi nhuận và đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.