Bảng theo dõi công nợ cho doanh nghiệp nhỏ và những điều cần biết
Với các doanh nghiệp nhỏ, dòng tiền được xem là mạch máu vận hành. Mọi sai sót trong việc quản lý công nợ, dù chỉ là những lỗi nhỏ nhất, cũng có thể ảnh hưởng đến thanh khoản và dòng tiền chung của công ty. Việc xây dựng một bảng theo dõi công nợ rõ ràng, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính thực tế và chủ động trong các quyết định kinh doanh.
Trong bài viết này, cùng Finan tìm hiểu những điều cần lưu ý khi tạo bảng theo dõi công nợ dành cho doanh nghiệp nhỏ và cách tạo bảng công nợ hợp lý để quản lý hiệu quả và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.
>> Mời bạn xem thêm: [Recap] Chuyên gia tặng “bộ kit” chứa 3 tuyệt chiêu giải quyết thu hồi công nợ hiệu quả
Các lỗi phổ biến khi lập bảng theo dõi công nợ
Nhiều doanh nghiệp nhỏ lập bảng theo dõi công nợ chỉ mang tính hình thức và thực hiện theo cách thủ công, dẫn đến những sai sót tuy nhỏ nhưng ảnh hưởng đến tình hình tài chính một cách nghiêm trọng. Sau đây là những lỗi phổ biến nhất của các doanh nghiệp hiện nay:
1. Không cập nhật công nợ thường xuyên
Việc chậm trễ trong việc cập nhật thông tin khiến dữ liệu trong bảng không còn chính xác. Điều này dễ gây hiểu nhầm về tình hình tài chính, ảnh hưởng đến quyết định thanh toán và thu nợ.
2. Thiếu thông tin quan trọng
Nhiều bảng công nợ chỉ liệt kê số tiền và tên đối tác hoặc khách hàng, mà không có bất kì thông tin quan trọng liên quan đến ngày phát sinh giao dịch, hạn thanh toán, điều kiện thanh toán và tình trạng hiện tại (chưa thanh toán, trả một phần, hay là đã thanh toán).
3. Không phân loại đối tượng công nợ
Doanh nghiệp thường gộp chung tất cả các loại công nợ, không tách riêng thành nhiều phân loại như công nợ phải thu từ khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp, dẫn đến khó kiểm soát và dễ sai sót khi quyết toán.
4. Không kiểm tra đối chiếu định kỳ
Việc không đối chiếu công nợ thường xuyên khiến doanh nghiệp không phát hiện kịp thời các khoản sai lệch, nợ xấu hoặc các tranh chấp phát sinh trong quá trình giao dịch.
>> Mời bạn xem thêm:
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp cùng Google Sheets chỉ trong 10 phút
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3
Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4
Cách xây dựng bảng theo dõi công nợ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ
Để việc quản lý công nợ hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên xây dựng bảng công nợ một cách linh hoạt, luôn đầy đủ các thông tin cần thiết và dễ theo dõi.
Tạo các thông tin cần có trong bảng theo dõi công nợ
| Thông tin | Vai trò |
| Tên Khách hàng/ Nhà cung cấp | Giúp xác định đúng người liên quan |
| Mã giao dịch/ hoá đơn | Dễ dàng tra cứu và đối chiếu |
| Ngày phát sinh giao dịch | Biết thời điểm phát sinh công nợ |
| Số tiền công nợ | Giá trị cần thu hoặc cần trả |
| Hạn thanh toán | Xác định thời điểm đến hạn |
| Tình trạng thanh toán | Đã thanh toán, thanh toán phân nửa, chưa thanh toán và còn nợ bao nhiêu |
| Ghi chú | Có thể ghi các phương thức thanh toán, người phụ trách, lý do nợ treo,… |
Lựa chọn công cụ phù hợp
- Excel/ Google Sheets: Phù hợp với doanh nghiệp mới hoặc có ít giao dịch.
- Phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính và công nợ như Finanbook , Fast Accounting,…: Tự động hoá, dễ dàng theo dõi lịch sử giao dịch và báo cáo công nợ nhanh chóng.
- Hệ thống ERP: Nếu doanh nghiệp đang phát triển, việc tích hợp công nợ vào hệ thống quản lý tổng thể sẽ tối ưu hoá vận hành.
FinanBook là một công cụ báo cáo tài chính và còn là “cánh tay phải” hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp nhỏ trong việc quản lý công nợ một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và duy trì sự ổn định của dòng tiền.
Khi tích hợp FinanBook vào quy trình quản lý công nợ, doanh nghiệp có thể:
- Tự động tổng hợp và cập nhật công nợ: Hệ thống giúp kế toán nắm bắt nhanh chóng số liệu công nợ của từng khách hàng mà không cần nhập liệu thủ công, từ đó giảm thiểu sai sót.
- Nhắc nợ tự động qua nhiều kênh: Các thông báo thanh toán được gửi tự động đến khách hàng thông qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp họ chủ động thanh toán đúng hạn.
- Cài đặt lịch nhắc nợ linh hoạt: Doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh thời điểm gửi nhắc nhở – trước hạn, đúng hạn hoặc sau hạn – tùy theo đặc điểm từng khách hàng, đảm bảo hiệu quả mà vẫn giữ được thiện cảm.
- Tiết kiệm đến 80% thời gian cho kế toán: Không cần mất công tra soát, đối chiếu hay nhắc từng khách hàng, kế toán có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Tối ưu chi phí vận hành gấp 6 lần: Tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý công nợ giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào nhân lực, hạn chế sai sót và tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.
- Đồng bộ dữ liệu và bảo mật cao: FinanBook hỗ trợ truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau, đảm bảo dữ liệu luôn được đồng bộ hóa và bảo vệ an toàn tuyệt đối.
>> Mời bạn xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ
Tùy chỉnh bảng theo dõi công nợ theo mô hình kinh doanh
Từng ngành hàng sẽ có cách theo dõi và tuỳ chỉnh bảng báo khác nhau để quản lý công nợ, chẳng hạn như:
- Doanh nghiệp bán sỉ cần theo dõi hạn mức công nợ của từng khách hàng.
- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ theo hợp đồng dài hạn cần theo dõi lịch thanh toán nhiều đợt.
- Doanh nghiệp F&B (kinh doanh cà phê và nhà hàng): Theo dõi công nợ của nhà cung cấp theo từng đợt nhập hàng và thời hạn công nợ cụ thể.
- Ngành giáo dục – đào tạo cần quản lý công nợ học phí theo từng học viên, khoá học và thời hạn đóng học phí.
>>Mời bạn xem thêm: Google Sheets vs Excel – Nên dùng công cụ nào để theo dõi công nợ hiệu quả hơn?
Cách đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp nhanh chóng
Đối chiếu công nợ định kỳ không chỉ là bước xác nhận lại dữ liệu mà còn là một cách giữ mối quan hệ tốt với đối tác, hạn chế tranh chấp phát sinh. Dưới đây là các bước giúp các chủ doanh nghiệp thực hiện điều này hiệu quả:
Bước 1: Chuẩn bị bảng đối chiếu
Tạo bảng thống kê riêng cho từng đối tác, liệt kê rõ:
- Tất cả các hóa đơn phát sinh
- Số tiền đã thanh toán, ngày thanh toán
- Số tiền còn lại
- Hạn thanh toán
- Số dư công nợ đến thời điểm đối chiếu
Bước 2: Gửi cho đối tác xác nhận
- Gửi bảng đối chiếu qua email, kèm theo các chứng từ liên quan nếu cần.
- Yêu cầu xác nhận qua email, chữ ký điện tử hoặc văn bản giấy.
Bước 3: Điều chỉnh nếu có sai lệch
- Kiểm tra lại dữ liệu gốc từ hệ thống hoặc chứng từ kế toán.
- Liên hệ với đối tác để làm rõ và cập nhật lại bảng chính xác.
💡 Mẹo giúp đối chiếu hiệu quả hơn
- Đặt lịch đối chiếu công nợ hàng tháng/quý.
- Sử dụng phần mềm có chức năng tạo báo cáo công nợ và gửi tự động.
- Giao cho nhân sự cụ thể phụ trách chính việc quản lý, theo dõi và liên hệ đối chiếu.
>> Mời bạn xem thêm:
Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ
5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn
Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả