13 điều lưu ý về quản lý tài chính khi kinh doanh online
Kinh doanh online đòi hỏi một kế hoạch chiến lược với các hoạt động cụ thể để định hướng và quản lý kinh doanh một cách rõ ràng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng quản lý tốt mọi hoạt động kinh doanh trực tuyến nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Quản lý tài chính là quá trình đơn giản hóa, tiêu chuẩn hóa và quy trình hóa công việc, từ đó nâng cao hiệu suất và hiệu quả.
Bài viết này, Finan sẽ chia sẻ những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh online.
>>Mời bạn xem thêm: Finan hợp tác Noventiq (Đại lý ủy quyền Apple tại Việt Nam) hỗ trợ toàn diện cho chủ doanh nghiệp
1. Xác định rõ mục tiêu & phương hướng phát triển
Trước hết, để quản lý hiệu quả, bạn cần xác định rõ ràng các vấn đề, mục tiêu và hướng phát triển của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc làm rõ bối cảnh, sứ mệnh và định hướng của doanh nghiệp, cũng như quyết định xem nên chuyên môn hóa hay đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ. Mục tiêu nên được đặt ra theo từng giai đoạn cụ thể, ví dụ như phát triển thị trường, nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng thương hiệu, và phát triển nguồn nhân lực. Việc hiểu rõ thế mạnh của doanh nghiệp và tạo ra sự khác biệt là rất quan trọng để cạnh tranh hiệu quả trên thị trường.
2. Phân bổ nhiệm vụ và phân quyền
Sau khi xác định mục tiêu và phương hướng phát triển, việc phân bổ nguồn lực và phân quyền một cách hợp lý là cần thiết. Điều chỉnh nguồn lực để phù hợp với các mục tiêu phát triển, bao gồm tài chính, nhân lực và công nghệ. Phân quyền rõ ràng giúp quá trình công việc trở nên mạch lạc và hiệu quả hơn, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh. Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên để nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc, đồng thời chuẩn bị cho việc mở rộng quy mô hoạt động.
>>Mời bạn xem thêm: Chính thức ra mắt FinanPOS – Giải pháp quản lý bán hàng hiện đại dành cho doanh nghiệp
3. Giám sát và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh online theo từng giai đoạn
Việc kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh theo từng giai đoạn là rất quan trọng. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh giúp nhận biết các vấn đề và cơ hội cải thiện. Dựa vào kết quả đánh giá, bạn có thể điều chỉnh kế hoạch và quy trình để phù hợp với tình hình thực tế và mục tiêu đề ra. Chuẩn bị sẵn sàng để đối phó với khủng hoảng và các vấn đề phát sinh, đảm bảo doanh nghiệp luôn trong tư thế chủ động.
4. Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết
Một kế hoạch kinh doanh chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp xác định được vị thế hiện tại và định hướng phát triển trong tương lai. Theo dõi tiến trình kinh doanh thường xuyên để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch.
5. Theo dõi tình hình tài chính
Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tiến trình hoạt động kinh doanh. Mỗi ngày cần nắm được thông tin về số tiền ngân hàng, doanh số, giá trị cổ phiếu. Doanh nghiệp cũng cần xem lại kết quả của mình so với mục tiêu được đặt ra trong kế hoạch kinh doanh hàng tháng.
>>Mời bạn xem thêm: Báo cáo tài chính gồm những gì? Cập nhật mới nhất 2024
6. Đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn
Để giảm thiểu rủi ro khách hàng thanh toán chậm hoặc không thanh toán, doanh nghiệp nên làm rõ các điều khoản và điều kiện tín dụng ngay từ ban đầu. Nên nhanh chóng xuất các hóa đơn và đảm bảo các nội dung luôn rõ ràng và chính xác. Sử dụng hệ thống quản lý tín dụng trên máy tính sẽ giúp theo dõi tài khoản của khách hàng.
>>Có thể bạn quan tâm: Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn nhất 2024
7. Nắm rõ chi phí hàng ngày
Ngay cả những công ty có lợi nhuận tốt nhất cũng có thể gặp khó khăn nếu không có đủ tiền mặt để trang trải chi phí hàng ngày như tiền thuê văn phòng và tiền lương. Các doanh nghiệp nên lưu ý đến mức tiền mặt tối thiểu để tồn tại và đảm bảo không tuột xuống dưới mức này.
8. Cập nhật thường xuyên các sổ sách kế toán
Nếu sổ sách của doanh nghiệp không được cập nhật, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro mất tiền do không theo dõi kịp thời các khoản thanh toán trễ hạn của khách hàng hoặc không biết thời hạn nào phải trả tiền cho nhà cung cấp. Sử dụng một hệ thống lưu giữ sổ sách tốt sẽ giúp theo dõi chi phí, các khoản nợ và khoản phải thu, kinh phí bổ sung và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí kế toán.
9. Đóng thuế đúng hạn khi kinh doanh online
Nộp tờ khai thuế và thanh toán không đúng kỳ hạn có thể phải chịu tiền phạt và lãi suất quá hạn. Đây là những chi phí không đáng có và có thể tránh được bằng kế hoạch dài hạn. Thực hiện các sổ sách chính xác giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, và doanh nghiệp có thể chắc chắn rằng chỉ phải trả đúng khoản tiền thuế cần thiết. Do đó, điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ các nghĩa vụ thuế của mình.
>>Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh Online & bài toán Thuế: Đừng để bị phạt oan!
10. Hoạt động hiệu quả hơn và kiểm soát chi phí chung
Doanh nghiệp của bạn có hoạt động hiệu quả nhất hay chưa? Tiết kiệm năng lượng nhằm tiết kiệm tiền bằng cách thay đổi hành vi và cách thức sử dụng các thiết bị hiện có một cách hiệu quả hơn. Đây là một trong những cách dễ dàng nhất để cắt giảm chi phí. Các thiết bị cần phải xem xét đến trong một văn phòng cỡ vừa bao gồm lò sưởi, đèn, thiết bị văn phòng và máy điều hòa.
11. Kiểm soát tồn kho
Kiểm soát tồn kho hiệu quả nhằm đảm bảo doanh nghiệp có số lượng tồn kho có sẵn vào đúng thời điểm để nguồn vốn không bị ràng buộc một cách không cần thiết. Doanh nghiệp nên xây dựng các hệ thống để theo dõi mức tồn kho – kiểm soát được điều này cho phép giải phóng tiền mặt, đồng thời có sẵn lượng tồn kho thích hợp.
12. Lựa chọn nguồn tài trợ đúng đắn
Lựa chọn loại hỗ trợ tài chính phù hợp cho doanh nghiệp là điều cần thiết – mỗi loại hỗ trợ tài chính được thiết kế để đáp ứng cho các nhu cầu khác nhau. Các doanh nghiệp nhỏ hơn thường phụ thuộc nhiều hơn vào dịch vụ thấu chi và tài trợ cá nhân nhưng đây có thể không phải là loại tài trợ tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
13. Giải quyết các vấn đề phát sinh khi kinh doanh online
Một doanh nghiệp sẽ luôn gặp khó khăn khi phải đối mặt với các vấn đề tài chính, nhưng sự giúp đỡ và lời khuyên có thể giúp giải quyết các khó khăn trước khi có quá nhiều vấn đề cần phải xử lý, vì vậy hãy tìm kiếm các nhà tư vấn chuyên môn càng sớm càng tốt. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện một số bước trước tiên nhằm giảm thiểu các tác động như: Xử lý các khoản nợ ưu tiên trước và đánh giá phương thức cải thiện quản lý dòng tiền.
Quản lý tài chính hiệu quả là chìa khóa để duy trì và phát triển một doanh nghiệp kinh doanh online thành công. Bằng cách xác định rõ mục tiêu và phương hướng phát triển, phân bổ nhiệm vụ và phân quyền hợp lý, cùng với việc giám sát và điều chỉnh hoạt động kinh doanh theo từng giai đoạn, doanh nghiệp sẽ có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đạt được sự phát triển bền vững.