Quản trị là gì? Kiến thức cần biết để quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Quản trị là gì? Đây là một khái niệm quan trọng trong mọi tổ chức, từ doanh nghiệp, trường học đến cơ quan hành chính. Quản trị không chỉ đơn thuần là việc ra quyết định mà còn bao gồm quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát để đạt được mục tiêu chung. Vậy quản trị được thực hiện trong một tổ chức nhằm mục đích gì? Bài viết này của Finan sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, vai trò, cũng như bí quyết quản trị thời hiện đại để bạn có cái nhìn toàn diện nhất về chủ đề này.

1. Quản trị là gì? Bản chất của quản trị

1.1. Quản trị là gì?

Khái niệm quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau và cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất. Tuy nhiên, về cơ bản, có thể hiểu rằng quản trị là quá trình tổ chức, điều phối và vận hành một doanh nghiệp hoặc tổ chức nhằm đạt được mục tiêu một cách tối ưu. Các hoạt động quản trị xoay quanh việc lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm soát và đo lường để đảm bảo tổ chức phát triển theo định hướng bền vững.

Quản trị được thực hiện trong một tổ chức nhằm tối ưu hóa nguồn lực để mang lại giá trị cao nhất với mức chi phí thấp nhất.

1.2. Bản chất của quản trị

Quản trị đóng vai trò cốt lõi trong bất kỳ tổ chức nào. Nó mang những đặc điểm đặc trưng sau:

• Có nhiều chủ thể tham gia: Quản trị không thể thực hiện đơn lẻ mà luôn đòi hỏi sự tham gia của nhiều cá nhân hoặc bộ phận để đảm bảo công việc được triển khai hiệu quả.
• Làm việc theo nhóm: Do khối lượng công việc lớn, quản trị yêu cầu sự phân công và hợp tác giữa các nhóm để hướng đến mục tiêu chung.
• Có sự lãnh đạo và giám sát: Một tổ chức muốn vận hành trơn tru cần có người lãnh đạo định hướng, giám sát và đưa ra quyết định chiến lược.
• Định hướng rõ ràng: Quản trị không thể thiếu việc xác định mục tiêu cụ thể, đóng vai trò kim chỉ nam cho các hoạt động của doanh nghiệp.
• Tận dụng và phân bổ nguồn lực hợp lý: Quản trị không chỉ liên quan đến nhân sự mà còn bao gồm tài chính, cơ sở vật chất, dữ liệu,… Các nguồn lực này cần được phân bổ tối ưu để đạt hiệu quả cao nhất.

>> Xem thêm: Quản trị rủi ro là gì? 4 bước quản trị rủi ro doanh nghiệp hiệu quả

2. Quản trị bao gồm những gì?

Quản trị có thể được phân loại theo nhiều cách, trong đó có hai phương pháp phổ biến nhất:

2.1. Quản trị theo cấp độ

Dựa vào vị trí của nhà quản trị trong doanh nghiệp mà sẽ được chia thành ba cấp độ chính:

• Quản trị cấp cao: Phụ trách hoạch định chiến lược dài hạn, đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp. Yêu cầu có tầm nhìn chiến lược, khả năng phân tích và ra quyết định hiệu quả.
• Quản trị cấp trung: Là cầu nối giữa cấp cao và cấp cơ sở, chịu trách nhiệm triển khai chiến lược, giám sát hoạt động của các phòng ban. Cần có kỹ năng lãnh đạo, giao tiếp và phối hợp đội nhóm.
• Quản trị cấp cơ sở: Quản lý hoạt động trực tiếp của các bộ phận, giám sát công việc hằng ngày. Yêu cầu kỹ năng tổ chức, đào tạo nhân viên và giám sát hiệu suất.

2.2. Quản trị theo chức năng

Phân loại này dựa trên các lĩnh vực hoạt động trong doanh nghiệp, gồm:

• Quản trị nhân sự: Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và chế độ đãi ngộ.
• Quản trị tài chính: Lập kế hoạch và kiểm soát tài chính, giúp tối ưu hóa doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền, hạn chế rủi ro tài chính.
• Quản trị vận hành: Giám sát các quy trình sản xuất, kinh doanh, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

3. 04 chức năng của quản trị là gì?

Theo nghiên cứu của James Stoner và Stephen Robbins, quản trị bao gồm 4 chức năng chính: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Mỗi chức năng đều có vai trò quan trọng, đòi hỏi nhà quản trị phải biết cân đối và không thiên về một chức năng nào quá mức.

2.1. Chức năng hoạch định (Planning)

Chức năng hoạch định tập trung vào việc xác định mục tiêu tổng thể, từ đó xây dựng kế hoạch hành động chi tiết nhằm đạt được các mục tiêu này. Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình quản trị vì nó giúp tổ chức định hướng phát triển, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro.

Các bước quan trọng trong hoạch định bao gồm:

• Xác định mục tiêu cụ thể: Doanh nghiệp cần đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường và khả thi.
• Xây dựng chiến lược thực hiện: Lên kế hoạch về cách triển khai, nguồn lực cần thiết, và thời gian thực hiện.
• Lập phương án dự phòng: Dự đoán các rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị kế hoạch ứng phó phù hợp.
• Đánh giá và điều chỉnh định kỳ: Kiểm tra kết quả thực tế so với mục tiêu ban đầu để điều chỉnh kịp thời.

Ví dụ, một doanh nghiệp mới thành lập sẽ ưu tiên hoạch định chiến lược marketing để tăng mức độ nhận diện thương hiệu thay vì tập trung tối đa hóa lợi nhuận ngay lập tức.

2.2. Chức năng tổ chức (Organizing)

Sau khi có kế hoạch cụ thể, tổ chức là bước tiếp theo nhằm phân bổ nguồn lực, xác lập cơ cấu tổ chức, và phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân hoặc phòng ban.

Các nội dung chính của chức năng tổ chức bao gồm:

• Xây dựng sơ đồ tổ chức: Xác định bộ máy quản lý, mối quan hệ giữa các phòng ban và cách thức phối hợp công việc.
• Phân bổ nhân sự hợp lý: Giao đúng người, đúng việc để tối ưu năng suất làm việc.
• Thiết lập quy trình làm việc: Xác định quy chuẩn và phương thức vận hành nhằm đảm bảo hiệu quả công việc.
• Quản lý tài nguyên: Ngoài nhân sự, còn cần phân bổ tài chính, công nghệ, cơ sở hạ tầng sao cho hợp lý.

Ví dụ, trong một doanh nghiệp sản xuất, quản trị tổ chức sẽ giúp xác định ai là người chịu trách nhiệm kiểm soát chất lượng sản phẩm, ai sẽ giám sát quy trình sản xuất, và báo cáo kết quả cho ai.

2.3. Chức năng lãnh đạo (Leading)

Lãnh đạo không chỉ đơn thuần là quản lý nhân viên mà còn liên quan đến truyền cảm hứng, động viên và hướng dẫn để giúp họ đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

Các nhiệm vụ quan trọng của lãnh đạo bao gồm:

• Truyền động lực cho nhân viên: Sử dụng các phương pháp tạo động lực như khen thưởng, đào tạo, hoặc các chế độ phúc lợi phù hợp.
• Giao tiếp hiệu quả: Thiết lập kênh thông tin rõ ràng giữa lãnh đạo và nhân viên, đảm bảo sự minh bạch trong công việc.
• Giải quyết mâu thuẫn: Hỗ trợ nhân viên trong việc xử lý xung đột nội bộ, duy trì môi trường làm việc tích cực.
• Tạo văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ: Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, tạo sự gắn kết giữa các thành viên.

2.4. Chức năng kiểm soát (Controlling)

Kiểm soát là bước quan trọng giúp đảm bảo tất cả các kế hoạch và hoạt động của tổ chức diễn ra theo đúng lộ trình, đồng thời giúp phát hiện và khắc phục kịp thời các sai sót.

Các yếu tố chính của chức năng kiểm soát bao gồm:

• Thiết lập tiêu chí đánh giá hiệu suất: Xây dựng các chỉ số KPI hoặc OKR để đo lường kết quả công việc.
• Theo dõi tiến độ: Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch.
• Điều chỉnh chiến lược khi cần thiết: Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, cần linh hoạt thay đổi chiến lược để đạt mục tiêu.

>> Xem thêm: 5 sai lầm kinh điển trong báo cáo tài chính khiến doanh nghiệp “tự đào hố chôn mình”

4. Ví dụ về 10 vai trò của nhà quản trị

Theo Giáo sư Henry Mintzberg (Đại học McGill – Canada), nhà quản trị doanh nghiệp đảm nhận 10 vai trò khác nhau, được chia thành 3 nhóm:

Vai trò tương tác với cá nhân, tổ chức

Nhà quản trị đại diện doanh nghiệp tham gia sự kiện, hội nghị quan trọng, đóng vai trò là bộ mặt của tổ chức. Họ dẫn dắt, tạo động lực cho nhân viên, đảm bảo đội ngũ làm việc hiệu quả. Đồng thời, họ cũng kết nối với đối tác, khách hàng, cổ đông để mở rộng mối quan hệ và duy trì sự hợp tác bền vững.

Vai trò tiếp nhận và truyền đạt thông tin

Nhà quản trị có nhiệm vụ thu thập và phân tích thông tin từ môi trường bên ngoài và nội bộ để đưa ra các đánh giá phù hợp. Họ truyền đạt thông tin quan trọng đến nhân viên và các bộ phận, giúp toàn bộ tổ chức hiểu rõ mục tiêu, chiến lược. Ngoài ra, họ còn là người phát ngôn, đại diện doanh nghiệp trả lời báo chí, truyền thông hoặc đối tác khi cần thiết.

Vai trò ra quyết định

Khi đã có đủ thông tin và đánh giá thực trạng doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ xây dựng chiến lược, đưa ra các quyết định để nâng cao năng lực cạnh tranh. Họ cũng chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề, điều chỉnh kế hoạch khi có biến động, đảm bảo doanh nghiệp vận hành ổn định. Ngoài ra, họ phân bổ nguồn lực hợp lý (nhân sự, tài chính, cơ sở vật chất) theo từng giai đoạn và thương lượng, đàm phán với các bên liên quan để tối ưu lợi ích cho tổ chức.

>> Xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

5. Một số khái niệm quan trọng cần biết

• Nhà quản trị là gì?

Nhà quản trị là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Họ được chia thành ba cấp độ: Nhà quản trị cấp cơ sở, nhà quản trị cấp trung, và nhà quản trị cấp cao.

• Ban quản trị là gì?

Ban quản trị gồm những người đứng đầu tổ chức, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược, quản lý rủi ro và định hình văn hóa doanh nghiệp. Nó có thể bao gồm Chủ tịch HĐQT, Tổng Giám đốc và các lãnh đạo cấp cao.

• Mô hình quản trị là gì?

Mô hình quản trị là phương pháp tổ chức và điều hành doanh nghiệp, giúp cân bằng quyền hạn, trách nhiệm và quy trình hoạt động giữa các bên liên quan như nhân viên, khách hàng, cổ đông.

• Môi trường quản trị là gì?

Môi trường quản trị, hay còn gọi là môi trường kinh doanh, là tập hợp các yếu tố ảnh hưởng đến chiến lược và kế hoạch của doanh nghiệp. Các yếu tố này gồm:

– Yếu tố chủ quan: Doanh nghiệp có thể kiểm soát, như nguồn vốn, năng lực nhân sự, cơ cấu tổ chức.

– Yếu tố khách quan: Bên ngoài doanh nghiệp, như biến động thị trường, chính sách pháp luật, đối thủ cạnh tranh.

• Quyết định quản trị là gì?

Là quá trình nhà quản trị lựa chọn phương án tối ưu để đạt mục tiêu hoặc giải quyết vấn đề. Quyết định quản trị ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực như bán hàng, nhân sự, tài chính.

• Báo cáo quản trị là gì?

Báo cáo quản trị cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính nội bộ, giúp nhà quản trị đưa ra quyết định phù hợp với tình hình thực tế. Nội dung bao gồm chi phí nhân sự, marketing, hạ tầng.

• Hàm ý quản trị là gì?

Là những nguyên tắc, thông điệp mà nhà quản trị áp dụng để điều hành doanh nghiệp, bao gồm xác định mục tiêu, xây dựng văn hóa, đảm bảo quyền lợi cổ đông.

• Kỹ năng quản trị là gì?

Là tập hợp năng lực cần có để quản lý doanh nghiệp, như hoạch định, đàm phán, giải quyết vấn đề.

Hiểu rõ quản trị là gì, nắm vững vai trò của nhà quản trị, cũng như ứng dụng linh hoạt các kỹ năng quản trị sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được những mục tiêu quan trọng.

Hy vọng bài viết này của Finan đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện về quản trị và những yếu tố cần thiết để xây dựng một tổ chức vận hành hiệu quả!

>> Xem thêm:

Các chỉ số quan trọng trong báo cáo dòng tiền

Top 5 phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho doanh nghiệp

Tất tần tật về hệ thống MIS: Hệ thống thông tin quản lý quan trọng

72% Doanh nghiệp nhỏ không kiểm soát được dòng tiền vì báo cáo tài chính yếu kém