Quản lý bảng theo dõi công nợ bằng Excel: Giải pháp tiết kiệm hay tiềm ẩn rủi ro?
Doanh nghiệp của bạn đang quản lý bảng theo dõi công nợ bằng Excel? Có thể bạn đang tiết kiệm ngân sách cho công ty của mình, nhưng liệu có đang đánh đổi sự chính xác và hiệu quả? Trong thời đại số hiện nay, việc quản lý tài chính có thể khiến doanh nghiệp gặp phải những rắc rối không đáng có.
Trong bài viết này, Finan sẽ giúp các chủ doanh nghiệp nhận diện rõ những lợi ích và bất cập của việc quản lý bảng theo dõi công nợ bằng Excel, từ đó đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
>> Mời bạn xem thêm: 5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn
Bảng theo dõi công nợ hiệu quả – Vũ khí bí mật giúp SMEs phát triển bền vững
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), dòng tiền chính là yếu tố sống còn. Dù doanh thu có tốt nhưng nếu không kiểm soát được công nợ phải thu và phải trả, doanh nghiệp vẫn có thể rơi vào tình trạng thiếu hụt thanh khoản, mất khả năng chi trả và thậm chí phá sản.
Sở hữu bảng theo dõi công nợ rõ ràng và luôn cập nhật liên tục sẽ giúp các doanh nghiệp:
- Theo dõi chính xác số tiền còn phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp.
- Kiểm soát dòng tiền ra vào, tránh tình trạng hụt quỹ, chậm lương hoặc không có vốn để xoay vòng.
- Ra quyết định tài chính kịp thời, ví dụ như tạm dừng giao dịch với khách hàng có lịch sử chậm thanh toán, hay ưu tiên trả những khoản nợ có lãi suất cao trước.
- Tăng uy tín với đối tác, vì doanh nghiệp minh bạch, rõ ràng, có hệ thống quản lý tài chính bài bản.
Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ giúp các doanh nhân nắm vững tình hình tài chính và công nợ, mà còn là chìa khoá để duy trì sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.
>> Mời bạn xem thêm: Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn và mới nhất 2025
Lợi ích khi quản lý bảng theo dõi công nợ bằng Excel
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp SMEs lựa chọn Excel để lưu trữ toàn bộ thông tin tài chính và quản lý công nợ bởi một vài ưu điểm nổi bật như:
1. Chi phí bằng 0 – tiết kiệm ngân sách đáng kể
Hầu hết các máy tính văn phòng đều được cài đặt Excel sẵn và không cần mua thêm phần mềm chuyên biệt nào khác. Điều này giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí đầu tư ngay từ ban đầu, đặc biệt quan trọng với các công ty chưa sẵn sàng đầu tư ngân sách lớn cho công nghệ.
2. Dễ sử dụng, không cần đào tạo chuyên sâu
Excel có giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng. Chỉ với kiến thức cơ bản về bảng tính, nhân viên kế toán hoặc chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo bảng công nợ, sử dụng các hàm SUM, VLOOKUP, FILTER,… để theo dõi và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng.
3. Tuỳ chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thực tế
Doanh nghiệp có thể hoàn toàn:
- Tự thiết kế bố cục bảng công nợ theo ý muốn.
- Tạo thêm sheet cho từng khách hàng hoặc nhóm công nợ.
- Tuỳ chỉnh công thức, màu sắc, và biểu đồ để hiện thị trực quan các số liệu.
Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy trình riêng, chưa muốn rập khuôn theo khuôn mẫu phần mềm có sẵn.
4. Quen thuộc và ít rào cản công nghệ
Excel gần như là kỹ năng văn phòng phổ thông. Việc sử dụng Excel không yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi quy trình, đào tạo lại nhân sự hay thuê chuyên viên kỹ thuật.
Tuy nhiên, như một “chiếc xe máy cũ”, Excel chỉ phát huy trong những chặng đường ngắn nhất định. Khi dữ liệu công nợ ngày càng phức tạp, quy mô doanh nghiệp đang tăng trưởng, thì những bất cập sẽ bắt đầu lộ rõ.
>> Mời bạn xem thêm: 3 Bước tạo báo cáo tài chính bằng Excel – Tự động hóa 100% chỉ trong 30 phút!
Bất cập khi sử dụng Excel để quản lý bảng theo dõi công nợ
Bảng theo dõi công nợ là một công cụ quan trọng, nhưng khi xây dựng và quản lý trên hệ thống Excel, đặc biệt là theo cách thủ công, sẽ tìm ẩn nhiều rủi ro mà các SMEs thường không lường trước được, chẳng hạn như:
1. Sai lệch dữ liệu
Công nợ liên quan trực tiếp đến dòng tiền và uy tín của doanh nghiệp. Việc nhập nhầm số tiền, điền sai hạn thanh toán, hoặc quên cập nhật các khoản đã thu/đã trả đều có thể dẫn đến:
- Gửi sai số dư công nợ cho khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Không thu được nợ đúng hạn vì quên cập nhật deadline.
- Dẫn đến mất cân đối dòng tiền và đưa ra quyết định tài chính sai.
Chỉ một lỗi nhỏ trong bảng công nợ cũng có thể gây hậu quả lớn, đặc biệt nếu không phát hiện kịp thời.
2. Thiếu cập nhật liên tục – dễ bị “quá hạn mà không biết”
Excel không có cơ chế nhắc nhở hoặc cảnh báo tự động. Nếu không có nhân sự kiểm tra thủ công mỗi ngày, rất dễ bỏ lỡ:
- Công nợ đến hạn thanh toán.
- Khách hàng quá hạn nhiều lần nhưng không được xử lý.
- Khoản thu/chi đã thay đổi nhưng chưa được cập nhật.
Điều này khiến doanh nghiệp mất kiểm soát dòng tiền và bị động trong xử lý công nợ.
3. Khó truy vết – không rõ ai nhập ai sửa, sửa lúc nào
Excel không có tính năng log (nhật ký thao tác), vì vậy:
- Không biết ai là người đã chỉnh sửa thông tin công nợ.
- Không biết dữ liệu thay đổi từ khi nào.
- Không thể khôi phục lại trạng thái cũ nếu có lỗi xảy ra.
Với bảng công nợ, nơi yêu cầu tính minh bạch và chính xác tuyệt đối thì đây là một điểm yếu nghiêm trọng.
4. Không phân loại được tình trạng công nợ
Bảng Excel thông thường không đủ khả năng phân loại tự động khách hàng theo tình trạng công nợ như:
- Đã thanh toán / Chưa thanh toán / Quá hạn bao nhiêu ngày.
- Nợ lần đầu / Nợ tái diễn / Nợ khó đòi.
- Mức độ ưu tiên xử lý công nợ.
Khi không có hệ thống phân nhóm thông minh, doanh nghiệp khó có chiến lược thu hồi nợ phù hợp, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực.
5. Khó tạo báo cáo tổng hợp, kế toán phải làm thủ công
Khi cần thống kê tổng công nợ phải thu, nợ quá hạn theo tuần/tháng/quý… doanh nghiệp thường phải:
- Tự tạo pivot table, lọc và tính toán lại từ đầu.
- Đối chiếu dữ liệu nhiều file khác nhau.
Điều này mất thời gian, dễ sai và không đáp ứng được yêu cầu báo cáo nhanh – đặc biệt là với lãnh đạo cần ra quyết định tức thời.
>> Mời bạn xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ
Đã đến lúc “nâng cấp” từ Excel thủ công sang phần mềm quản lý công nợ thông minh
Thay vì luôn phải “gồng mình với Excel, nhiều doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý tự động siêu tiện nghi như FinanBook, Oracle NetSuite, hoặc là QuickBooks với những ưu điểm vượt trội:
- Tự động hoá quy trình quản lý và theo dõi công nợ
- Nhắc nợ tự động và chuyên nghiệp
- Tích hợp tính năng báo cáo một cách trực quan để theo dõi hiệu quả hoạt động
FinanBook không đơn thuần là công cụ báo cáo tài chính, còn là trợ thủ đắc lực giúp các SMEs kiểm soát công nợ hiệu quả, tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí và đảm bảo dòng tiền luôn vận hành ổn định.
Khi tích hợp FinanBook vào quy trình làm việc, các chủ doanh nghiệp sẽ ngay lập tức cảm nhận được sự khác biệt trong cách quản lý công nợ:
- Tổng hợp công nợ tự động, theo thời gian thực FinanBook tự động cập nhật và thống kê công nợ của từng khách hàng. Không còn bảng Excel rối rắm, không còn đối chiếu thủ công, giúp kế toán dễ dàng theo dõi toàn bộ tình hình chỉ với vài cú nhấp chuột.
- Nhắc nợ tự động – Chủ động mà vẫn chuyên nghiệp Hệ thống sẽ gửi thông báo thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng được nhắc đúng lúc, đúng cách, từ đó tăng tỷ lệ thanh toán đúng hạn mà vẫn giữ được thiện cảm.
- Tùy chỉnh lịch nhắc linh hoạt theo từng khách hàng Bạn có thể cài đặt nhắc trước hạn, đúng hạn hoặc sau hạn tuỳ theo đặc điểm của từng nhóm khách hàng, giúp thu hồi công nợ hiệu quả hơn mà không gây áp lực.
- Cắt giảm đến 80% khối lượng công việc thủ công cho kế toán Không còn phải dò công nợ từng dòng, nhắc từng người, FinanBook giúp đội ngũ kế toán tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.
- Giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần Tự động hóa toàn bộ quy trình công nợ giúp doanh nghiệp giảm nhân sự, hạn chế sai sót và tối ưu chi phí vận hành đáng kể.
- Đồng bộ đa nền tảng – Bảo mật tối đa Dữ liệu tài chính được lưu trữ an toàn, truy cập mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị,từ máy tính đến điện thoại, mà vẫn đảm bảo bảo mật ở cấp độ cao nhất.
💡 Với FinanBook, bạn có thể dành thời gian để phát triển kinh doanh, xây dựng chiến lược – thay vì vùi đầu trong bảng công nợ mỗi cuối tuần.
>> Mời bạn xem thêm:
Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3
Bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp cùng Google Sheets chỉ trong 10 phút