Các loại mã vạch thông dụng trong quản lý hàng hóa cho SMEs

Trong thời đại số hóa, việc quản lý hàng hóa và tồn kho một cách hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Mã vạch đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình này. Bài viết này của Finan sẽ giới thiệu các loại mã vạch thông dụng và cách ứng dụng chúng trong việc quản lý hàng hóa và tồn kho cho SMEs.

>>Mời bạn xem thêm: Finan hợp tác Noventiq (Đại lý ủy quyền Apple tại Việt Nam) hỗ trợ toàn diện cho chủ doanh nghiệp

1. Mã vạch là gì?

Mã vạch là một loại mã (hay code) sử dụng những đường thẳng có chiều cao, độ dày khác nhau kết hợp với các khoảng trắng, con số nhất định nhằm lưu trữ một số thông tin cần thiết theo nhu cầu của người sử dụng. Mỗi loại mã vạch gắn liền với một mục đích sử dụng riêng, nhưng đều góp phần tối ưu hóa thời gian tìm kiếm, quản lý và đối soát cho các doanh nghiệp.

2. Phân loại mã vạch

Hiện tại, các loại mã vạch phổ biến chia thành 2 loại chính là mã vạch 1D và mã vạch 2D.

2.1. Mã Vạch 1D

Mã vạch 1D, hay mã vạch một chiều, chứa từ 20 đến 25 ký tự dữ liệu, cấu tạo từ các đường thẳng đứng màu đen đặt song song nhau với độ dày và chiều cao khác nhau, xen kẽ với các khoảng trắng. Mã vạch 1D thường được ứng dụng nhiều nhất trong ngành bán lẻ.

Mã UPC (Universal Product Code)
Mã UPC là mã vạch 1D phổ biến, sử dụng chủ yếu tại Mỹ và Canada để kiểm soát hàng hóa tiêu dùng. UPC-A mã hóa 12 chữ số, trong khi UPC-E mã hóa 6 chữ số.

Mã EAN (European Article Number)
Mã EAN được sử dụng phổ biến tại châu Âu, chủ yếu sử dụng ở các cửa hàng và siêu thị và có nhiều điểm tương đồng với UPC. EAN có biến thể như EAN-8 và EAN-13, mã hóa từ 8 đến 13 chữ số. Điểm khác biệt chính là EAN có thêm mã quốc gia ở đầu.

Mã Code 39
Mã Code 39 có thể mã hóa tới 39 ký tự, dung lượng lưu trữ không giới hạn và không quy định loại dữ liệu nhất định, có thể bao gồm cả số và chữ cái, ký tự đặc biệt. Mã vạch này thường được sử dụng rộng rãi, thông dụng trong ngành công nghiệp, y tế và quân sự.

Mã Code 128
Mã Code 128 là phiên bản nâng cấp của Code 39, với khả năng mã hóa nhiều ký tự hơn và có thể nén 2 ký tự trong một ký tự mã hóa, cực kỳ nhỏ gọn. Code 128 thường được sử dụng trong ngành logistics và quản lý kho.

Mã ITF (Interleaved 2 of 5)
Mã ITF thường được sử dụng trong ngành xuất nhập khẩu để kiểm soát và phân phối hàng hóa. Mã này chủ yếu mã hóa các ký tự số và có khả năng tương thích tốt với nhiều thiết bị quét mã.

Mã MSI Plessey
Mã MSI Plessey được sử dụng để theo dõi sản phẩm trong các tòa nhà cao tầng và công nghiệp điện tử. Mã này chỉ mã hóa chữ số nhưng có khả năng lưu trữ lên đến 9 ký tự, vì vậy cũng là một dạng mã Barcode cho hàng hóa phổ biến.

2.2. Mã Vạch 2D

Mã vạch 2D, hay mã vạch hai chiều, chứa tới 2000 ký tự dữ liệu và có cấu tạo như một ma trận bên trong hình vuông lớn. Mã 2D lưu trữ nhiều thông tin hơn và xuất hiện nhiều trong các hoạt động tiếp thị và thanh toán hóa đơn.

Mã QR (Quick Response)
Mã QR có thể chứa thông tin lên đến 7089 ký tự số và 4296 ký tự chữ cái. Được sử dụng phổ biến trong thanh toán trực tuyến và quảng cáo sản phẩm.

Mã Data Matrix
Mã Data Matrix giống như mã QR nhưng có độ bảo mật cao hơn và thường được sử dụng trong ngành y tế và điện tử để lưu trữ thông tin sản phẩm.

Mã PDF417
Mã PDF417 chứa nhiều dữ liệu hơn nhờ việc xếp chồng các định dạng mã 2D lên nhau và rất nhẹ so với các mã vạch sản phẩm 2D khác trên thị trường hiện nay vì vậy được dùng rất thông dụng. Loại mã này được sử dụng trong mẫu chữ ký điện tử, đồ họa, các văn bản số, các ứng dụng như thẻ ID, vé máy bay và tài liệu.

3. Lựa chọn mã vạch sản phẩm phù hợp với nhu cầu sử dụng

Mã Code 128
Mã Code 128 linh hoạt, phù hợp cho nhiều ngành nghề như y tế, ngân hàng và điện tử, với mục đích quản lý thông tin nội bộ.

Mã UPC, EAN
Mã UPC và EAN phù hợp để in trên các sản phẩm lưu hành trên thị trường, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng quét thông tin.

Mã QR Code
Mã QR code có khả năng mã hóa nhiều dạng thông tin, thích hợp cho việc truy xuất nguồn gốc sản phẩm và tem chống giả.

Lưu ý về mã số mã vạch quản lý cả nghìn sản phẩm:

Mã 8 số: Được cấp cho doanh nghiệp cần đánh mã số mã vạch từ 1.000 đến 9.999 sản phẩm.
Mã 9 số: Được cấp cho doanh nghiệp cần đánh mã số mã vạch từ 100 đến 999 sản phẩm.
Mã 10 số: Được cấp cho doanh nghiệp cần đánh mã số mã vạch dưới 100 sản phẩm.

4. Lợi ích của việc áp dụng mã số mã vạch

Việc sử dụng mã số mã vạch mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Mã vạch giúp lưu trữ thông tin về sản phẩm như nước sản xuất, tên doanh nghiệp, giúp tăng khả năng quản lý và truy xuất thông tin sản phẩm chính xác hơn.

Quản lý chặt chẽ hàng hóa

Sử dụng mã số mã vạch giúp giảm thiểu thao tác nhập dữ liệu, hạn chế nhầm lẫn và tăng độ chính xác trong việc kiểm kê hàng hóa. Điều này giúp doanh nghiệp cắt giảm nhân sự và thời gian dành cho việc quản lý kho hàng. Việc tự động hóa quy trình nhập liệu và kiểm kê bằng mã vạch giúp giảm thiểu các sai sót do con người gây ra, đồng thời tăng cường tính chính xác và nhất quán trong việc theo dõi hàng hóa.

Tăng tốc độ xử lý và tăng lợi nhuận

Mã vạch giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, từ đó rút ngắn thời gian đáp ứng đơn hàng của khách hàng. Điều này không chỉ cải thiện trải nghiệm khách hàng mà còn tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng giúp doanh nghiệp có thể xử lý nhiều đơn hàng hơn trong cùng một khoảng thời gian, từ đó tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng doanh thu.

Giảm thiểu thiệt hại do hàng tồn kho lâu ngày

Việc sử dụng mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại do hàng tồn kho lâu ngày hoặc hàng bị giảm giá. Bằng cách nắm rõ số lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định nhập hàng, sản xuất hoặc khuyến mãi một cách chính xác và kịp thời.

>>Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn tạo phiếu nhập hàng trên FinanPOS

Tối ưu hóa chi phí

Việc tự động hóa quy trình quản lý bằng mã vạch giúp doanh nghiệp giảm nhu cầu về nhân lực, từ đó giảm chi phí lao động. Đồng thời, mã vạch giúp tối ưu hóa quản lý tồn kho, giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, từ đó tối ưu hóa nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý chặt chẽ hàng hóa và tồn kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa chi phí kinh doanh.

Nâng cao uy tín và tính minh bạch

Sử dụng mã vạch giúp doanh nghiệp minh bạch thông tin sản phẩm, từ đó tạo dựng niềm tin và uy tín với khách hàng. Khi khách hàng có thể dễ dàng truy xuất nguồn gốc và thông tin sản phẩm qua mã vạch, họ sẽ cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn khi mua hàng. Đồng thời, mã vạch cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng hội nhập thị trường quốc tế, tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định về truy xuất nguồn gốc sản phẩm.

5. Ứng dụng FinanPOS trong quản lý kho hàng với mã vạch

FinanPOS là hệ thống quản lý bán hàng tích hợp mã vạch, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) quản lý kho hàng một cách hiệu quả. Mã vạch được tạo ra để theo dõi và quản lý chính xác sản phẩm trong kho hàng, và việc sử dụng mã vạch kết hợp với FinanPOS mang lại nhiều lợi ích quan trọng.

In tem mã vạch chuẩn xác
FinanPOS có tính năng “In tem mã vạch”, cho phép tạo ra mã vạch thường giúp bạn dễ dàng quản lý số lượng và thông tin sản phẩm. Điều này đảm bảo rằng nhãn mã vạch được in chính xác và tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn bắt buộc, giúp giảm thiểu sai sót trong quản lý kho hàng.

Tự động hóa quá trình nhập xuất kho
Với tính năng in tem mã vạch, FinanPOS giúp tự động hóa quy trình nhập và xuất hàng hóa. Bạn có thể quét mã vạch để nhập và xuất kho, tiết kiệm 50% thời gian kiểm kê hàng hóa và giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Quản lý tồn kho chính xác
FinanPOS cho phép theo dõi chính xác số lượng hàng tồn kho bằng cách quét mã vạch. Hệ thống cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giúp bạn nắm bắt tình hình tồn kho một cách nhanh chóng và chính xác.

Kiểm kê hàng hóa hiệu quả
Sử dụng mã vạch và FinanPOS giúp quy trình kiểm kê hàng hóa trở nên đơn giản và nhanh chóng. Việc quét mã vạch để kiểm kê giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian so với phương pháp kiểm kê thủ công.

Tối ưu hóa quản lý tồn kho và giảm thiểu chi phí
FinanPOS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tồn kho, giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Điều này không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Ứng dụng mã vạch trong quản lý hàng hóa và tồn kho mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững. Finan hy vọng bài viết trên về các loại mã vạch thông dụng sẽ đem lại thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp!