Báo cáo kết quả kinh doanh: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho chủ doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn có thực sự đang kiếm được lợi nhuận không?

Hay chỉ đơn giản là dòng tiền đang quay vòng nhưng lợi nhuận thực tế lại không đáng kể?

Một trong những công cụ quan trọng giúp bạn trả lời câu hỏi này chính là báo cáo kết quả kinh doanh – tài liệu tài chính phản ánh chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Trong bài viết này của Finan, chúng ta sẽ tìm hiểu từ A-Z về báo cáo kết quả kinh doanh, từ khái niệm, cấu trúc, ý nghĩa cho đến cách lập và tối ưu báo cáo này để giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận và ra quyết định tài chính chính xác.

>>Mời bạn xem thêm: Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Báo cáo kết quả kinh doanh là gì?

Khi điều hành một doanh nghiệp, bạn cần một công cụ để theo dõi và đo lường hiệu suất tài chính. Liệu doanh thu của bạn có tăng trưởng không? Chi phí có đang kiểm soát tốt? Doanh nghiệp có thực sự có lãi hay chỉ đang “chạy vòng” với dòng tiền?

Báo cáo kết quả kinh doanh chính là bức tranh toàn cảnh giúp bạn trả lời những câu hỏi trên. Đây là một trong ba báo cáo tài chính quan trọng nhất của doanh nghiệp, cùng với bảng cân đối kế toán (Balance Sheet) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement).

Báo cáo kết quả kinh doanh (Income Statement hoặc Profit and Loss Statement) là một tài liệu tài chính thể hiện:

• Doanh thu – Tổng số tiền doanh nghiệp kiếm được từ hoạt động kinh doanh.
• Chi phí – Các khoản chi tiêu để vận hành doanh nghiệp.
• Lợi nhuận hoặc lỗ – Số tiền còn lại sau khi trừ đi tất cả các khoản chi phí.

Nói cách khác, báo cáo này giúp bạn đánh giá hiệu suất tài chính của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán nhất định (tháng, quý hoặc năm).

Ví dụ thực tế: Một công ty thương mại điện tử muốn biết lợi nhuận ròng trong năm 2024. Họ lập báo cáo kết quả kinh doanh và thấy rằng:

• Doanh thu: 50 tỷ đồng
• Chi phí hoạt động: 30 tỷ đồng
• Lợi nhuận ròng: 20 tỷ đồng

Từ đây, doanh nghiệp có thể phân tích và quyết định xem có nên tái đầu tư, cắt giảm chi phí, hay tăng giá sản phẩm để tối ưu lợi nhuận.

Cấu trúc của báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ đơn thuần là một bảng số liệu khô khan, mà nó phản ánh một cách chi tiết hiệu quả tài chính của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể. Một báo cáo tiêu chuẩn thường bao gồm các thành phần chính sau:

Doanh thu (Revenue)

Doanh thu là tổng số tiền doanh nghiệp kiếm được từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ kế toán, trước khi trừ đi bất kỳ chi phí nào. Đây là chỉ số quan trọng đầu tiên trong báo cáo kết quả kinh doanh, giúp xác định khả năng bán hàng và tạo ra dòng tiền của doanh nghiệp.

Cách tính doanh thu:

Doanh thu được tính theo công thức đơn giản:

Doanh thu = Tổng số lượng sản phẩm/dịch vụ bán ra × Giá bán trung bình

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp bán 10.000 sản phẩm với giá trung bình 1 triệu đồng/sản phẩm, tổng doanh thu sẽ là:

10.000 × 1.000.000 = 10 tỷ đồng

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng doanh thu chưa phản ánh lợi nhuận thực sự của doanh nghiệp, bởi vì vẫn còn các chi phí cần được khấu trừ.

Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold – COGS)

Giá vốn hàng bán (COGS) là tổng chi phí trực tiếp liên quan đến việc sản xuất hoặc mua hàng hóa để bán. Đây là một khoản chi phí quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các khoản mục chính của COGS bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu: Nguyên liệu đầu vào để sản xuất sản phẩm.
• Nhân công trực tiếp: Lương và các khoản phúc lợi dành cho công nhân sản xuất.
• Chi phí sản xuất khác: Điện, nước, khấu hao máy móc, chi phí vận hành nhà máy.

Ví dụ minh họa:

Giả sử một doanh nghiệp sản xuất đã chi tổng cộng 6 tỷ đồng để mua nguyên liệu, trả lương công nhân và vận hành nhà máy, thì giá vốn hàng bán sẽ là 6 tỷ đồng.

COGS = 6 tỷ đồng

Nếu giá vốn hàng bán cao, doanh nghiệp cần tìm cách tối ưu chi phí sản xuất hoặc định giá sản phẩm hợp lý hơn để đảm bảo lợi nhuận.

Lợi nhuận gộp (Gross Profit)

Lợi nhuận gộp thể hiện số tiền còn lại sau khi doanh nghiệp trừ đi giá vốn hàng bán từ doanh thu.

>>Mời bạn xem thêm: 3 Bước tạo báo cáo tài chính bằng Excel – Tự động hóa 100% chỉ trong 30 phút!

Công thức tính lợi nhuận gộp:

Lợi nhuận gộp = Doanh thu – Giá vốn hàng bán

Ví dụ minh họa:

Nếu doanh thu của công ty là 10 tỷ đồng và giá vốn hàng bán là 6 tỷ đồng, lợi nhuận gộp sẽ là:

10 tỷ – 6 tỷ = 4 tỷ đồng

Lợi nhuận gộp là một chỉ số quan trọng giúp đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh doanh cốt lõi. Nếu con số này thấp, doanh nghiệp có thể cần xem xét việc tăng giá bán, giảm chi phí nguyên vật liệu hoặc tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Chi phí hoạt động (Operating Expenses)

Chi phí hoạt động bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc vận hành doanh nghiệp, ngoại trừ giá vốn hàng bán. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng của công ty.

Các loại chi phí hoạt động phổ biến:

• Chi phí thuê mặt bằng: Văn phòng, kho bãi, cửa hàng.
• Chi phí nhân sự: Tiền lương, bảo hiểm, đào tạo.
• Chi phí marketing: Quảng cáo, tiếp thị, nghiên cứu thị trường.
• Chi phí quản lý: Hành chính, kế toán, pháp lý.

Ví dụ minh họa:

Nếu tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp là 2 tỷ đồng, thì khoản này sẽ được trừ vào lợi nhuận gộp để tính lợi nhuận hoạt động.

Lợi nhuận hoạt động (Operating Profit)

Lợi nhuận hoạt động phản ánh khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, sau khi trừ đi tất cả các chi phí hoạt động.

Công thức tính lợi nhuận hoạt động:

Lợi nhuận hoạt động = Lợi nhuận gộp – Chi phí hoạt động

Ví dụ minh họa:

Nếu lợi nhuận gộp là 4 tỷ đồng và tổng chi phí hoạt động là 2 tỷ đồng, thì lợi nhuận hoạt động sẽ là:

4 tỷ – 2 tỷ = 2 tỷ đồng

Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá liệu hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay không. Nếu lợi nhuận hoạt động thấp hoặc âm, có thể cần cắt giảm chi phí không cần thiết hoặc tìm cách tăng doanh thu.

Lợi nhuận trước thuế (Earnings before Tax – EBT)

Lợi nhuận trước thuế (EBT) là lợi nhuận còn lại sau khi đã trừ tất cả các chi phí, bao gồm cả chi phí tài chính như lãi vay ngân hàng.

Công thức tính EBT:

Lợi nhuận trước thuế = Lợi nhuận hoạt động – Chi phí tài chính

Ví dụ minh họa:

Nếu doanh nghiệp có lợi nhuận hoạt động 2 tỷ đồng nhưng phải trả 300 triệu đồng tiền lãi vay, lợi nhuận trước thuế sẽ là:

2 tỷ – 300 triệu = 1,7 tỷ đồng

Lợi nhuận trước thuế cho thấy doanh nghiệp có đủ khả năng tài chính để tiếp tục phát triển hay không.

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế thu nhập theo quy định của nhà nước. Tại Việt Nam, thuế suất thu nhập doanh nghiệp thông thường là 20%.

Công thức tính thuế thu nhập doanh nghiệp:

Thuế thu nhập = Lợi nhuận trước thuế × Thuế suất

Ví dụ minh họa:

Nếu lợi nhuận trước thuế là 1,7 tỷ đồng, thì số tiền thuế phải nộp sẽ là:

1,7 tỷ × 20% = 340 triệu đồng

Việc tối ưu hóa thuế hợp lý có thể giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận ròng.

>>> Xem thêm:

• Hướng dẫn chi tiết 3 cách tra cứu thuế nhanh chóng – đơn giản
• Thu nhập chịu thuế TNCN là gì? Cách tính và 5 điều quan trọng cần lưu ý
• Thuế doanh nghiệp: Định nghĩa, cách tính thuế theo quy mô cùng thời hạn nộp
• Kinh doanh Online & bài toán Thuế: Đừng để bị phạt oan!
• Hướng dẫn đóng thuế online đối với người kinh doanh

Lợi nhuận ròng (Net Profit)

Lợi nhuận ròng là số tiền doanh nghiệp thực sự giữ lại sau khi đã trừ thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là chỉ số quan trọng nhất để đánh giá tình hình tài chính và khả năng phát triển của doanh nghiệp.

Công thức tính lợi nhuận ròng:

Lợi nhuận ròng = Lợi nhuận trước thuế – Thuế thu nhập doanh nghiệp

Ví dụ minh họa:

Nếu lợi nhuận trước thuế là 1,7 tỷ đồng và thuế phải nộp là 340 triệu đồng, lợi nhuận ròng sẽ là:

1,7 tỷ – 340 triệu = 1,36 tỷ đồng

Lợi nhuận ròng càng cao, doanh nghiệp càng có nhiều khả năng tái đầu tư, mở rộng quy mô hoặc chi trả cổ tức cho cổ đông.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Bước đơn giản để làm báo cáo tài chính hiệu quả cho doanh nhiệp nhỏ

Ý nghĩa của báo cáo kết quả kinh doanh đối với chủ doanh nghiệp

Báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ là một tài liệu kế toán bắt buộc mà còn là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ tình hình tài chính, đánh giá hiệu suất hoạt động và đưa ra các quyết định chiến lược. Việc phân tích báo cáo kết quả kinh doanh giúp chủ doanh nghiệp:

• Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Mục tiêu quan trọng nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào là tạo ra lợi nhuận. Báo cáo kết quả kinh doanh giúp các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp đánh giá liệu hoạt động kinh doanh có thực sự hiệu quả hay không.
• Tối ưu chi phí: Báo cáo kết quả kinh doanh cũng giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa chi phí. Nếu không theo dõi sát sao, nhiều khoản chi tiêu không cần thiết có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận.
• Ra quyết định đầu tư: Xác định khả năng mở rộng kinh doanh, vay vốn hoặc tái đầu tư.
• Hấp dẫn nhà đầu tư: Đối với các doanh nghiệp muốn gọi vốn hoặc hợp tác với đối tác chiến lược, một báo cáo kết quả kinh doanh minh bạch và có lợi nhuận ổn định là yếu tố quan trọng giúp xây dựng niềm tin với nhà đầu tư.

Lỗi thường gặp khi lập báo cáo kết quả kinh doanh

Việc lập báo cáo kết quả kinh doanh đòi hỏi sự chính xác và nhất quán, nhưng không ít doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến. Những lỗi này có thể làm sai lệch thông tin tài chính, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh quan trọng và thậm chí gây ra rủi ro pháp lý.

• Không theo dõi doanh thu chính xác, dẫn đến sai sót trong lợi nhuận.
• Ghi nhận chi phí sai lệch, làm ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
• Không tách biệt chi phí cố định và chi phí biến đổi, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch tài chính.
• Không cập nhật báo cáo theo thời gian thực, khiến doanh nghiệp mất kiểm soát tài chính.

Cách lập báo cáo kết quả kinh doanh hiệu quả

Lập báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ đơn thuần là một công việc kế toán mà còn là một bước quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình tài chính và đưa ra quyết định chính xác. Dưới đây là các bước quan trọng giúp bạn lập báo cáo kết quả kinh doanh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Thu thập dữ liệu chính xác

Dữ liệu chính xác là nền tảng quan trọng để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc thu thập dữ liệu cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Ghi nhận đầy đủ doanh thu: Doanh nghiệp cần theo dõi tất cả các khoản thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, thu nhập tài chính hoặc các nguồn thu khác. Việc thiếu sót dữ liệu có thể dẫn đến báo cáo không chính xác, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.
• Ghi nhận chính xác chi phí: Các khoản chi phí cần được phân loại rõ ràng, bao gồm:
  • Chi phí cố định (ví dụ: tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, chi phí phần mềm).
  • Chi phí biến đổi (ví dụ: chi phí nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển, hoa hồng bán hàng).
• Tách biệt thu nhập và chi phí theo danh mục: Việc phân chia rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích tình hình tài chính và xác định những khu vực cần cải thiện.
• Hạn chế tối đa sai sót kế toán: Một lỗi nhỏ trong việc nhập liệu có thể dẫn đến chênh lệch lớn trong báo cáo, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh.

Sử dụng phần mềm quản lý tài chính chuyên dụng

Ứng dụng công nghệ vào quá trình lập báo cáo kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và cải thiện khả năng phân tích tài chính. Một trong những giải pháp mạnh mẽ nhất hiện nay là FinanBook – phần mềm quản lý tài chính toàn diện cho doanh nghiệp với các tính năng nổi bật:

Lập báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác

FinanBook giúp doanh nghiệp tự động tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo độ chính xác cao và tuân thủ các quy định kế toán. Điều này giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định tài chính dựa trên dữ liệu đáng tin cậy, thay vì mất thời gian xử lý số liệu thủ công.

Kiểm soát dòng tiền theo thời gian thực

Với FinanBook, doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền vào – ra một cách trực quan và cập nhật theo thời gian thực. Nếu có dấu hiệu bất ổn về tài chính, hệ thống sẽ cảnh báo ngay lập tức, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh chiến lược tài chính.

Giảm 80% tác vụ thủ công

Phần mềm này kết nối trực tiếp với tài khoản ngân hàng, phần mềm kế toán và các hệ thống tài chính khác để tự động thu thập dữ liệu, giúp giảm thiểu rủi ro nhập liệu sai sót. Doanh nghiệp không cần nhập tay từng giao dịch, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của số liệu.

Đối soát ngân hàng tự động

Một trong những vấn đề thường gặp trong kế toán doanh nghiệp là sai lệch giữa số liệu sổ sách và số dư thực tế trong tài khoản ngân hàng. FinanBook giúp tự động đối soát giao dịch, phát hiện sai lệch hoặc giao dịch bất thường ngay lập tức, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn.

Phân tích và tối ưu hóa chi phí

Không chỉ giúp lập báo cáo tài chính, FinanBook còn hỗ trợ doanh nghiệp phân tích các khoản chi tiêu và tìm ra các cơ hội tối ưu hóa ngân sách. Nếu doanh nghiệp đang chi quá nhiều cho một hạng mục nào đó, hệ thống sẽ đưa ra khuyến nghị để cắt giảm hoặc tối ưu chi phí mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động.

Định kỳ kiểm tra và đánh giá

Báo cáo kết quả kinh doanh không phải chỉ lập một lần mà cần được cập nhật và kiểm tra định kỳ để doanh nghiệp có thể điều chỉnh kịp thời.

• Phân tích hàng tháng, hàng quý: Việc xem xét báo cáo theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp theo dõi xu hướng tài chính và phát hiện các vấn đề sớm.
• Đối chiếu với kế hoạch kinh doanh: Nếu lợi nhuận thấp hơn dự báo, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
• So sánh với dữ liệu lịch sử: Việc so sánh báo cáo tài chính hiện tại với các kỳ trước giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ tăng trưởng và hiệu quả của các chiến lược kinh doanh.
• Kiểm toán nội bộ: Doanh nghiệp có thể thuê kiểm toán nội bộ hoặc bên thứ ba để đảm bảo tính minh bạch và độ chính xác của báo cáo.

Tối ưu hóa chi phí

Một trong những mục tiêu quan trọng của báo cáo kết quả kinh doanh là giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả. Dưới đây là một số chiến lược tối ưu hóa chi phí mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Cắt giảm chi phí không cần thiết: Đánh giá các khoản chi tiêu để xác định những khoản có thể giảm mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Ví dụ: nếu chi phí quảng cáo cao nhưng không mang lại doanh thu tương ứng, có thể cân nhắc điều chỉnh chiến lược marketing.
• Đàm phán giảm giá với nhà cung cấp: Nếu doanh nghiệp có lượng mua hàng lớn, việc đàm phán với nhà cung cấp để có mức giá tốt hơn có thể giúp tiết kiệm đáng kể chi phí nguyên vật liệu hoặc hàng hóa đầu vào.
• Xem xét sử dụng dịch vụ thuê ngoài: Đối với một số hoạt động không phải là cốt lõi của doanh nghiệp (như kế toán, quản trị nhân sự, marketing), việc thuê ngoài có thể giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

Báo cáo kết quả kinh doanh là công cụ quan trọng giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tài chính và đưa ra quyết định đúng đắn. Việc lập báo cáo chuẩn xác không chỉ giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh mà còn tối ưu lợi nhuận và thu hút nhà đầu tư. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể lưu ý cân nhắc các phương pháp lập báo cáo đúng đắn cũng như ứng dụng công nghệ số để nâng cao hiệu quả và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.