Bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn chỉ với 3 bí quyết hay!

Bảng báo cáo kết quả kinh doanh là tài liệu phản ánh tình hình tài chính và là công cụ chiến lược giúp tối ưu lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở việc ghi nhận số liệu mà không phân tích sâu, doanh nghiệp sẽ bỏ lỡ cơ hội cải thiện hiệu suất kinh doanh.

Để biến bảng báo cáo kết quả kinh doanh thành đòn bẩy tăng trưởng, hãy khám phá ngay 3 bí quyết sau để tối đa hoá lợi nhuận và nâng cao hiệu quả vận hành cùng Finan!

>>Mời bạn xem thêm: Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Tầm quan trọng của việc tối ưu bảng báo cáo kết quả kinh doanh

Bảng báo cáo kết quả kinh doanh là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất tài chính, kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu không được tối ưu, báo cáo có thể chứa sai sót, gây ảnh hưởng đến quyết định chiến lược. Khi chủ doanh nghiệp tối ưu được bảng báo cáo kết quả kinh doanh, doanh nghiệp có thể:

• Đảm bảo dữ liệu chính xác: Giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về doanh thu, chi phí và lợi nhuận, tránh sai lệch trong kế hoạch tài chính.
• Kiểm soát chi phí hiệu quả: Phân tích chi tiết từng khoản mục giúp cắt giảm lãng phí và tối ưu hóa dòng tiền.
• Ra quyết định nhanh chóng, chính xác: Ứng dụng công nghệ và tự động hóa giúp theo dõi tài chính theo thời gian thực, hỗ trợ doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Tối ưu bảng báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn mà còn là chìa khóa để gia tăng lợi nhuận và phát triển bền vững

>> Mời bạn xem thêm: Báo cáo kết quả kinh doanh: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho chủ doanh nghiệp

Bí quyết 1: Chuẩn hóa và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực để kiểm soát tài chính hiệu quả

Để bảng báo cáo kết quả kinh doanh là “tấm gương” phản ánh chính xác hiệu suất tài chính, doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu được chuẩn hoá và cập nhật liên tục. Dữ liệu không đúng có thể dẫn đến sai lệch trong phân tích, ảnh hưởng đến quyết định chiến lược và gây tổn thất tài chính. Vì vậy, doanh nghiệp cần:

1. Tự động hoá thu thập dữ liệu

Với thời đại 4.0 hiện nay, việc ứng dụng các phần mềm kế toán và công cụ tài chính là điều cần thiết vì doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót thủ công trong quá trình nhập liệu và tổng hợp số liệu từ các giao dịch, hoá đơn và hệ thống bán hàng.

2. Cập nhật dữ liệu theo chu kỳ

• Hàng ngày: ghi nhận doanh thu, chi phí phát sinh, công nợ để theo dõi dòng tiền.

• Hàng tuần: Tổng hợp dữ liệu theo từng mục (chi phí vận hành, doanh thu bán hàng,…)

• Hàng tháng/ quý: Lập báo cáo tổng hợp, phân tích xu hướng lợi nhuận và hiệu suất tài chính.

3. Kiểm tra chéo giữa các bộ phận

Việc thu thập dữ liệu cho bảng báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ do một bộ phận xử lý, mà cần sự phối hợp giữa nhiều phòng ban như kế toán, sales, và vận hành. Nếu không có quy trình kiểm tra chéo, báo cáo có thể bị sai lệch do nhập liệu không đồng nhất. Vì thế, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình đối soát dữ liệu:

• Đối chiếu sổ sách kế toán với sao kê ngân hàng, hoá đơn thực tế để đảm bảo tính hợp lệ.
• So sánh dữ liệu giữa các bộ phận. Ví dụ: doanh thu ghi nhận từ kế toán phải khớp với số liệu bán hàng.
• Kiểm tra các khoản chi phí bất thường, xác minh hoá đơn và hợp đồng

Bên cạnh đó, công ty cần áp dụng quy trình kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo báo cáo không có sai sót hoặc gian lận tài chính.

>> Mời bạn xem thêm: Dùng phần mềm theo dõi dòng tiền theo thời gian thực: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Bí quyết 2: Phân tích chi tiết từng hạng mục chi phí và doanh thu

1. Phân nhóm chí phí theo mức độ quan trọng

Phân loại chi phí cố định (tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, khấu hao tài sản,…) và chi phí biến đổi (nguyên vật liệu, chi phí vận chuyển,…).

Xem xét các chi phí cố định có thể giảm mà không ảnh hưởng đến hiệu suất.

Thương lượng với nhà cung cấp để tối ưu giá nguyên liệu hoặc chi phí sản xuất.

Đánh giá hiệu quả chi phí marketing, tập trung ngân sách vào các kênh có ROI cao nhất

2. So sánh tỷ lệ doanh thu

Việc chỉ nhìn vào con số tổng thể sẽ không phản ánh chính xác xu hướng tài chính. Doanh nghiệp cần so sánh tỷ lệ doanh thu và chi phí theo từng thời kỳ để đánh giá hiệu suất kinh doanh theo từng giai đoạn.

• So sánh doanh thu – chi phí theo tháng, quý, năm để nhận diện xu hướng tăng/ giảm.
• Xác định thời điểm doanh thu cao nhất/ thấp nhất để có chiến lược phân bổ chi phí hợp lý.
• Tính toán chỉ số lợi nhuận gộp và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh để đánh giá hiệu suất tài chính.

Ví dụ: Nếu lợi nhuận gộp giảm dần theo từng quý, điều đó có thể cho thấy chi phí nguyên vật liệu tăng hoặc giá bán sản phẩm chưa đủ cao. Doanh nghiệp có thể cân nhắc điều chỉnh giá hoặc đàm phán với nhà cung cấp để cải thiện biên lợi nhuận.

3. Tận dụng các chỉ số tài chính quan trọng

Việc hiểu chính xác các chỉ số tài chính quan trọng giúp đánh giá chính xác hiệu suất hoạt động.

• Biên lợi nhuận gộp: giúp đánh giá hiệu suất sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ. Nếu thấp, doanh nghiệp cần tối ưu giá vốn hoặc tăng giá bán.
• Biên lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh: chỉ số phản ánh khả năng tạo ra lợi nhuận từ hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp. Nếu giảm, doanh nghiệp có thể đang chi quá nhiều cho vận hành hoặc chi phí quản lý.
• ROI – tỷ suất đầu tư: Nếu ROI thấp, doanh nghiệp cần xem xét lại chiến lược đầu tư và tối ưu hoá ngân sách.

>> Mời bạn xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Bí quyết 3: Ứng dụng các phần mềm vào việc quản lý bảng báo cáo kết quả kinh doanh

Trong thời đại kỷ nguyên số, việc ứng dụng công nghệ vào phân tích tài chính không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác của bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Các chủ doanh nghiệp có thể tận dụng các công cụ hỗ trợ phổ biến như FinanBook, Power BI, Tableau giúp trực quan hoá dữ liệu, dễ dàng theo dõi hiệu suất tài chính và đưa ra báo cáo chi tiết.

Cung cấp bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động, nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời từ FinanBook giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro, tăng tính chính xác, tối ưu hóa quy trình và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. Đây là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển thay vì quản lý thủ công.

Khi sử dụng FinanBook, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể:

• Phần mềm giúp theo dõi chi tiết các chỉ số tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận và lãi vay, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính.

• Dữ liệu được cập nhật tự động theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp luôn có số liệu chính xác và kịp thời, từ đó quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong các tình huống khẩn cấp.

• Giảm thiểu sai sót nhờ vào việc tự động tổng hợp số liệu, phần mềm giúp doanh nghiệp cải thiện độ chính xác và tối ưu hóa quá trình phân tích chi phí, lợi nhuận.

• Các báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quyết định tài chính, từ việc cắt giảm chi phí đến điều chỉnh chiến lược kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Phần mềm tích hợp với hệ thống quản lý kho, bán hàng, giúp theo dõi chính xác dòng tiền và dự báo tài chính, đảm bảo không gặp phải tình trạng thiếu hụt ngân sách.

• Ngoài ra, hệ thống cảnh báo tài chính khi có biến động bất thường giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và chi tiêu hiệu quả, tránh rủi ro tài chính.

>>Mời bạn xem thêm: Chỉ 5% doanh nghiệp biết sử dụng báo cáo kết quả kinh doanh để ra quyết định đúng đắn

>> Mời bạn xem thêm:

Power BI là gì? Ứng dụng PBI vào thực tiễn doanh nghiệp

Lỗ hàng trăm triệu đồng mỗi tháng vì không theo dõi bảng báo cáo kết quả kinh doanh!

Chi phí tăng 30% mỗi năm vì không biết kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh

82% doanh nghiệp phá sản do không kiểm soát dòng tiền từ báo cáo kết quả kinh doanh