5 Tips quản lý bảng theo dõi công nợ đơn giản giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn

Trong một doanh nghiệp nhỏ, việc kiểm soát dòng tiền chính là chìa khóa để duy trì hoạt động ổn định và tránh rơi vào tình trạng “cháy túi”. Một trong những công cụ hiệu quả nhất để làm điều này chính là bảng theo dõi công nợ. Nhưng làm sao để khiến bảng theo dõi trở nên cách khoa học, dễ sử dụng và mang lại hiệu quả thực sự?

Bài viết này, Finan sẽ chia sẻ với các chủ doanh nghiệp 5 tips đơn giản để quản lý bảng theo dõi công nợ giúp bạn quản lý nợ phải thu – phải trả hiệu quả, hạn chế rủi ro và tối ưu tài chính cho doanh nghiệp.

>> Mời bạn xem thêm:

Công nợ là gì? Quy trình quản lý công nợ chuẩn nhất

Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng theo dõi công nợ đơn giản, hiệu quả

1. Sắp xếp dữ liệu một cách khoa học

Trước tiên, chủ doanh nghiệp hoặc kế toán cần xác định rõ loại công nợ mình muốn theo dõi: công nợ phải thu từ khách hàng hay công nợ phải trả cho nhà cung cấp – hoặc cả hai. Sau đó, hãy tạo bảng tính gồm các cột thông tin quan trọng sau:

• Tên khách hàng/nhà cung cấp
• Ngày phát sinh giao dịch
• Số tiền công nợ
• Hạn thanh toán
• Số tiền đã thanh toán
• Số dư còn lại
• Tình trạng công nợ (đúng hạn, trễ hạn, đã thu đủ…)
• Ghi chú nếu cần

Việc sắp xếp dữ liệu một cách hệ thống không chỉ giúp bạn dễ nhìn, dễ tìm mà còn thuận tiện khi cần thống kê, phân tích tình hình công nợ theo thời gian hoặc theo từng đối tượng.

>> Mời bạn xem thêm: 7 Chiến lược duy trì dòng tiền ổn định trong thời kỳ khủng hoảng

2. Tự động hoá tính toán với công thức phù hợp

Thay vì tính thủ công từng khoản, bạn có thể tận dụng các công thức trong Excel hoặc Google Sheets để tự động tính:

• Tổng công nợ phải thu: =SUMIF(…)
• Tổng công nợ đã thanh toán: =SUMIF(…)
• Phân loại tình trạng thanh toán (đã trả, trả một phần, chưa trả): =IF(…)
• Tính số ngày còn lại hoặc số ngày quá hạn: =TODAY(…)
• Tính khoảng cách ngày giữa ngày phát sinh và ngày thanh toán: =DATEIF(…)
• Đếm số khoản nợ trễ hạn hoặc số lượng khách hàng còn nợ: =COUNTIF(…)
• Lọc các khoản công nợ theo điều kiện cụ thể (quá hạn, đến hạn, theo tháng…): =FILTER(…)
• Số dư còn lại: = Tổng – Đã thanh toán
• Cảnh báo quá hạn: Dùng hàm IF để so sánh ngày thanh toán và hạn thanh toán

Những công thức này giúp kế toán và chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và cập nhật nhanh chóng mỗi khi có thay đổi trong giao dịch.

>> Mời bạn xem thêm: 3 Bước tạo báo cáo tài chính bằng Excel – Tự động hóa 100% chỉ trong 30 phút!

3. Thêm cảnh báo quá hạn để tránh rủi ro tài chính

Một trong những sai lầm nghiêm trọng trong quản lý công nợ là để các khoản nợ trễ hạn kéo dài mà không được phát hiện kịp thời, khiến ảnh hưởng đến dòng tiền, gây ra nợ xấu hoặc mất khả năng thu hồi. Vì vậy, việc thiết lập cảnh báo thông minh ngay trong bảng theo dõi công nợ là vô cùng quan trọng. Dưới đây là 3 cách thiết lập hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng:

3.1. Tô màu ô khi nợ quá hạn (dùng Conditional Formatting)

Thiết lập định dạng có điều kiện để tự động đổi màu ô dữ liệu (ví dụ: tô đỏ nếu đã quá hạn thanh toán), giúp dễ dàng nhận diện khoản nợ cần xử lý gấp.

3.2. Hiển thị cảnh báo bằng văn bản như “Cần thu gấp” hoặc “Nguy cơ nợ xấu”

Sử dụng công thức IF để tạo nhãn tự động tại cột “Tình trạng công nợ”. Khi khoản nợ đã quá hạn một số ngày nhất định (ví dụ trên 15 ngày), hệ thống sẽ hiển thị thông báo phù hợp để cảnh báo nhân sự phụ trách thu hồi.

3.3. Tạo danh sách các khoản nợ sắp đến hạn trong vòng 7 ngày

Doanh nghiệp có thể lọc danh sách các khoản nợ sắp đến hạn (trong 3-7 ngày tới) để chủ động nhắc khách hàng và hạn chế phát sinh nợ trễ.

Việc áp dụng các hình thức cảnh báo này không chỉ giúp kế toán dễ theo dõi, mà còn hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định tài chính nhanh và chính xác hơn.

>>Mời bạn xem thêm: Chuyên gia tặng “bộ kit” chứa 3 tuyệt chiêu giải quyết thu hồi công nợ hiệu quả

4. Ứng dụng phần mềm quản lý công nợ

Nếu các chủ doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian và tự động hóa tối đa quy trình, việc sử dụng các phần mềm quản lý công nợ là một giải pháp tối ưu. Các doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm như FinanBook, Fast Accounting, Bravo,…

FinanBook không chỉ là một công cụ báo cáo tài chính, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý công nợ hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.

Khi ứng dụng FinanBook vào quy trình quản lý công nợ, doanh nghiệp có thể:

• Tổng hợp và thống kê công nợ nhanh chóng: Hệ thống tự động cập nhật và tổng hợp công nợ của khách hàng, giúp kế toán dễ dàng theo dõi và quản lý mà không cần thao tác thủ công.
• Nhắc nợ tự động: FinanBook tự động gửi thông báo nhắc nhở thanh toán qua email và Zalo Notification Service (ZNS), giúp khách hàng chủ động thanh toán đúng hạn.
• Nhắc nợ linh hoạt: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lịch nhắc nợ phù hợp như nhắc trước hạn, ngay hạn hoặc sau hạn với từng khách hàng, tăng tỷ lệ thu hồi công nợ mà không gây khó chịu cho khách hàng.
• Tiết kiệm 80% tác vụ thủ công cho kế toán: Không cần mất thời gian dò công nợ và nhắc nhở từng khách hàng, FinanBook giúp kế toán tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
• Giảm chi phí vận hành lên đến 6 lần: Tự động hóa quy trình quản lý công nợ giúp doanh nghiệp giảm nhân sự, giảm sai sót và tối ưu chi phí vận hành.
• Đồng bộ trên mọi thiết bị và bảo mật tối đa: Tất cả dữ liệu tài chính được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, đảm bảo truy cập nhanh chóng và bảo mật thông tin cao nhất.

Với FinanBook, bạn không cần phải mất hàng giờ mỗi tuần chỉ để đối chiếu công nợ — phần mềm sẽ làm thay bạn.

>> Mời bạn xem thêm: Quản lý tài chính công ty xây dựng hiệu quả trong thời kỳ chuyển đổi số

5. Duy trì thói quen cập nhật và đối chiếu công nợ định kỳ

Không có bảng theo dõi nào phát huy hiệu quả nếu bạn cứ bỏ quên và mặc kệ nó. Vì thế các chủ doanh nghiệp và kế toán hãy:

• Cập nhật công nợ mỗi khi phát sinh giao dịch mới
• Đối chiếu số liệu với khách hàng, nhà cung cấp mỗi tháng hoặc mỗi quý
• Lưu lại toàn bộ chứng từ, hóa đơn, email xác nhận công nợ
• Phân tích các khoản nợ trễ hạn để tìm nguyên nhân và cải thiện quy trình thanh toán

Thói quen này giúp kiểm soát dòng tiền tốt hơn, nâng cao uy tín doanh nghiệp và tránh được những bất ngờ không mong muốn về tài chính.

>> Mời bạn xem thêm:

Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ

Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2

Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3

Bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp cùng Google Sheets chỉ trong 10 phút