5 sai lầm thường gặp khi lập bảng theo dõi công nợ và cách khắc phục
Doanh nghiệp vẫn đang lập bảng theo dõi công nợ rất chăm chỉ – ghi rõ ai nợ, bao nhiêu, ngày nào phải trả. Nhưng rồi… vẫn bị quên nhắc nợ, vẫn chậm thu tiền, vẫn thiếu hụt dòng tiền? Chắc hẳn bạn đang mắc một vài sai lầm rất nhỏ mà ảnh hưởng đến toàn bộ bảng theo dõi.
Vì thế, trong bài viết này, Finan sẽ cùng các doanh nghiệp tìm hiểu 5 sai lầm phổ biến khi lập bảng theo dõi công nợ và cách khắc phục hiệu quả.
>> Mời bạn xem thêm: Mỹ đánh thuế 46% hàng Việt: Cơn sóng lớn, nhưng doanh nghiệp vẫn có thể “chèo chống”
Tầm quan trọng của bảng theo dõi công nợ với doanh nghiệp
Bảng theo dõi công nợ là công cụ giúp các chủ doanh nghiệp ghi lại, quản lý và kiểm soát các khoản phải thu – phải trả trong quá trình giao dịch tài chính
Việc sử dụng bảng công nợ giúp doanh nghiệp:
- Biết rõ ai đang nợ, đang nợ ai, bao nhiêu, và khi nào đến hạn.
- Chủ động dòng tiền, tránh rơi vào tình trạng thiếu hụt hoặc quên thanh toán.
- Ra quyết định chính xác khi cần nhập hàng, đầu tư hoặc chi tiêu lớn.
- Đây còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh và uy tín đối tác.
>> Mời bạn xem thêm:
[Recap] Chuyên gia tặng “bộ kit” chứa 3 tuyệt chiêu giải quyết thu hồi công nợ hiệu quả
Hướng dẫn phân loại công nợ và hạch toán công nợ
Sai lầm phổ biến và cách khắc phục khi lập bảng theo dõi công nợ
1. Không cập nhật công nợ kịp thời
Hiện nay, các doanh nghiệp thường xuyên ghi nợ trễ, ghi sau khi đã phát sinh 3-5 ngày, hoặc thậm chí “để nhớ trong đầu” rồi quên. Đây là một trong những sai lầm để lại hệ quả khá nghiêm trọng cho mỗi doanh nghiệp:
- Dễ bỏ sót các khoản phải thu.
- Không biết khi nào đến hạn thanh toán, mất uy tín hoặc bị phạt lãi.
- Dòng tiền bị rối loạn, gây áp lực tài chính bất ngờ.
🔎 Cách khắc phục:
- Ghi nhận công nợ ngay trong ngày phát sinh.
- Sử dụng bảng theo dõi có tính năng nhắc hạn tự động (qua email, app, lịch Google).
- Nếu làm việc theo nhóm, phân công rõ ai có trách nhiệm cập nhật dữ liệu.
>> Mời bạn xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh hiệu quả cho Startup
2. Nhập sai số liệu – ảnh hưởng đến dòng tiền
Nhập nhầm số tiền, sai ngày tháng, hoặc ghi sai tên đối tác khiến không thể đối soát chính xác, khiến:
- Lệch báo cáo tài chính.
- Khó thu hồi đúng số tiền thực tế.
- Gây mất lòng tin nếu gửi sai thông tin cho khách hàng/đối tác.
📌 Cách khắc phục:
- Thiết lập bảng theo dõi có kiểm tra lỗi định dạng tự động (ví dụ: số âm, ngày quá khứ, tên trùng…).
- Có quy trình kiểm tra 2 chéo các số liệu.
>> Mời bạn xem thêm: 72% Doanh nghiệp nhỏ mất tiền vì sai sót khi lập báo cáo tài chính trên Excel
3. Thiếu chiến lược thu nợ – dễ bị “quỵt”
Doanh nghiệp và kế toán không có lộ trình nhắc nợ, thu nợ, không phân loại công nợ theo độ ưu tiên. Điều này làm cho:
- Các khoản nợ bị kéo dài quá hạn.
- Mất dần khả năng thu hồi, biến thành nợ xấu.
- Khó xoay vốn để tái đầu tư hay vận hành.
📣 Cách khắc phục:
- Phân loại công nợ theo nhóm: đến hạn – trễ hạn – quá hạn.
- Thiết lập quy trình nhắc nợ định kỳ: 7 ngày trước, 3 ngày trước, đến hạn và sau hạn.
- Có thể đề xuất các gói khuyến mãi hoặc chiết khấu nếu khách thanh toán sớm.
>> Mời bạn xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Vai trò và tầm quan trọng của kế toán công nợ
4. Lập bảng theo kiểu “chắp vá”, thiếu liên kết dữ liệu
Dữ liệu tách rời giữa đơn hàng, giao dịch, công nợ, hoặc nhiều file Excel thủ công không đồng nhất. Điều này khiến cho chủ doanh nghiệp:
- Không có góc nhìn tổng thể.
- Lúng túng khi cần kiểm tra hoặc báo cáo nhanh.
- Tốn thời gian rà soát thủ công, dễ sai sót.
⏳ Cách khắc phục:
- Dùng công cụ có tích hợp các đầu mục liên quan (đơn hàng, thanh toán, hóa đơn…).
- Đồng bộ dữ liệu trên một hệ thống duy nhất để dễ kiểm soát và nắm bắt tình hình kịp thời.
- Ưu tiên các công cụ tài chính có giao diện trực quan, dễ lọc, dễ phân loại.
>> Mời bạn xem thêm: Cách đọc và phân tích bảng báo cáo kết quả kinh doanh để tối ưu lợi nhuận
5. Không dùng công cụ hỗ trợ chuyên biệt để tự động hoá mà làm thủ công mọi thứ
Với thời đại tân tiến hoá hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chọn ghi chép mọi số liệu bằng giấy, sổ, hoặc file Excel truyền thống, tốn công mà vẫn không hiệu quả.
- Dễ quên, khó theo dõi lịch sử.
- Không có cảnh báo tự động.
- Mất dữ liệu nếu thất lạc file.
Khắc phục:
- Sử dụng công cụ chuyên quản lý tài chính và công nợ như FinanBook – giải pháp quản lý tài chính dành cho doanh nghiệp vừa & nhỏ.
FinanBook là một phần mềm báo cáo tài chính và còn là “trợ lý công nợ thông minh” dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giải pháp này giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý công nợ, tiết kiệm thời gian và đảm bảo dòng tiền luôn ổn định, trơn tru.
Khi ứng dụng FinanBook vào quy trình quản lý tài chính và công nợ, doanh nghiệp có thể:
- Tự động tổng hợp và cập nhật công nợ: Mọi khoản phải thu được hệ thống ghi nhận và thống kê theo thời gian thực, giúp kế toán dễ dàng quản lý mà không cần nhập liệu thủ công.
- Gửi nhắc nợ hoàn toàn tự động: Thông báo thanh toán sẽ được gửi đến khách hàng qua email và Zalo (ZNS), giúp khách hàng chủ động trả nợ đúng hạn mà không cần kế toán phải liên hệ thủ công.
- Tùy chỉnh lịch nhắc nợ linh hoạt: Doanh nghiệp có thể thiết lập lịch nhắc theo từng khách hàng – trước hạn, đúng hạn hoặc sau hạn, nhằm đảm bảo hiệu quả thu nợ.
- Tiết kiệm đến 80% khối lượng công việc thủ công: Thay vì dò từng khoản nợ và gửi nhắc nhở, kế toán có thể tập trung vào các công việc mang tính chiến lược hơn.
- Giảm mạnh chi phí vận hành: Việc tự động hóa quy trình giúp doanh nghiệp cắt giảm nhân sự, giảm sai sót và tiết kiệm chi phí đến 6 lần so với cách làm truyền thống.
- Truy cập linh hoạt – bảo mật tuyệt đối: Dữ liệu được đồng bộ trên nhiều thiết bị, dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi và luôn được bảo vệ bằng các chuẩn bảo mật cao cấp.
💡Với FinanBook, bạn không còn mất thời gian xử lý công nợ rối rắm – mà có thể tập trung vào điều quan trọng hơn: phát triển doanh nghiệp.
>> Mời bạn xem thêm:
Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1
Từ làm thuê sang làm chủ: Giấc mơ đẹp hay thử thách chông gai? – Chuyện Làm Chủ tập 2
Làm chủ một doanh nghiệp, giữ lửa một mái ấm: Làm sao cho trọn! – Chuyện Làm Chủ tập 3
Gắn thương hiệu cá nhân với doanh nghiệp: Lợi thế hấp dẫn hay rủi ro tiềm ẩn? – Chuyện Làm Chủ tập 4