5 Bước tạo bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh, việc lập một báo cáo kết quả kinh doanh chính xác và dễ hiểu là điều tối quan trọng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, đừng lo!

Trong bài viết này, Finan sẽ hướng dẫn bạn từng bước để tạo một báo cáo chuyên nghiệp, giúp bạn ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

>>Mời bạn xem thêm: Cách tạo bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn trong 5 phút

Sức mạnh của báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp

Báo cáo kết quả kinh doanh đóng vai trò cốt lõi trong việc đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hoạt động, kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận. Nếu không được lập một cách chính xác và tối ưu, báo cáo có thể dẫn đến sai lệch số liệu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các quyết định chiến lược.

Việc xây dựng một báo cáo chuẩn xác, minh bạch và chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

✅ Đảm bảo dữ liệu tài chính rõ ràng, minh bạch: Cung cấp cái nhìn chi tiết về doanh thu, lợi nhuận và chi phí, giúp doanh nghiệp đưa ra kế hoạch tài chính phù hợp.

✅ Kiểm soát chi phí và tối ưu dòng tiền: Phân tích từng khoản mục giúp cắt giảm lãng phí, điều chỉnh ngân sách hợp lý và đảm bảo dòng tiền ổn định.

✅ Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác: Khi báo cáo được tối ưu và tự động hóa, chủ doanh nghiệp có thể theo dõi số liệu theo thời gian thực, kịp thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

✅ Tạo niềm tin với nhà đầu tư và đối tác: Một báo cáo minh bạch, rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng kêu gọi vốn, hợp tác kinh doanh và mở rộng quy mô.

Tối ưu báo cáo kết quả kinh doanh không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, mà còn là chìa khóa để phát triển bền vững, gia tăng lợi nhuận và duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường đầy biến động.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Bước lập bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuẩn giúp tối ưu tài chính!

5 bước tạo bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp

Bước 1: Thu thập số liệu tài chính

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc lập báo cáo kết quả kinh doanh là thu thập số liệu tài chính chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình hoạt động, xác định điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất các chiến lược phù hợp. Sau đây là ba nhóm dữ liệu quan trọng cần thu thập:

1. Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

• Doanh thu thuần: Tổng số tiền thu được từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ sau khi trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu và hàng trả lại.

• Chi phí hoạt động: Bao gồm chi phí nguyên vật liệu, tiền lương nhân viên, chi phí thuê mặt bằng, điện nước, quảng cáo, v.v.

• Lợi nhuận gộp: Chênh lệch giữa doanh thu và giá vốn hàng bán (COGS).

• Lợi nhuận ròng: Khoản lợi nhuận thực sự của doanh nghiệp sau khi trừ tất cả các chi phí, bao gồm thuế và lãi vay.

2. Báo cáo dòng tiền (Cash Flow Statement)

Báo cáo dòng tiền phản ánh lượng tiền mặt thực sự được tạo ra và sử dụng trong kỳ kế toán, bao gồm ba phần chính:

• Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh: Tiền thu từ khách hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, chi phí vận hành.
• Dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Các khoản đầu tư vào tài sản cố định, mua bán cổ phiếu hoặc trái phiếu.
• Dòng tiền từ hoạt động tài chính: Giao dịch liên quan đến vay vốn, phát hành cổ phiếu hoặc trả cổ tức.

3. Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)

Bảng cân đối kế toán thể hiện tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Nó giúp đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp:

• Tài sản (Assets): Bao gồm tài sản ngắn hạn (tiền mặt, hàng tồn kho, khoản phải thu) và tài sản dài hạn (bất động sản, máy móc, thiết bị).
• Nợ phải trả (Liabilities): Các khoản vay, nợ nhà cung cấp, thuế phải nộp.
• Vốn chủ sở hữu (Equity): Tổng giá trị tài sản trừ đi các khoản nợ, thể hiện giá trị thực của doanh nghiệp.

>>Mời bạn xem thêm: Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sống khỏe, không chỉ sống sót! – Chuyện Làm Chủ tập 1

Bước 2: Xác định KPI quan trọng

KPI (Key Performance Indicators) là các chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất hoạt động và đưa ra quyết định chiến lược. Việc xác định đúng KPI sẽ giúp doanh nghiệp tập trung vào các yếu tố cốt lõi, từ đó tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Doanh nghiệp cần lưu ý các KPI sau:

• Tỷ suất lợi nhuận gộp (Gross Profit Margin): đo lường hiệu quả sản xuất và quản lý chi phí đầu vào.

Tỷ suất lợi nhuận gộp = (Lợi nhuận gộp/ Doanh thu thuần) x 100%

• Chi phí vận hành: Chi phí bao gồm lương nhân viên, chi phí thuê mặt bằng, chi phí marekting,… Bên cạnh đó, việc theo dõi chi phí vận hành giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách và tăng hiệu suất hoạt động.

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu: Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá tốc độ phát triển theo từng giai đoạn theo tháng, quý, năm.

• Dòng tiền tự do: Dòng tiền phản ánh lượng tiền mặt thực sự có sẵn sau khi đã chi trả cho các hoạt động đầu tư. Nếu doanh nghiệp có dòng tiền tự do dương sẽ có đủ vốn để tái đầu tư và mở rộng quy mô.

Dòng tiền tự do = Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh – chi phí vốn.

Bước 3: Sử dụng công cụ hỗ trợ

Việc sử dụng công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và trình bày báo cáo một cách chuyên nghiệp. Ngày nay, để hỗ trợ cho việc lập báo cáo kết quả kinh doanh, chủ doanh nghiệp có đa số các lựa chọn:

• Google Sheets – Miễn phí, dễ dùng, tiện lợi cho báo cáo trực tuyến.
• Microsoft Excel – Mạnh mẽ với nhiều hàm tính toán, biểu đồ trực quan.
• Power BI – Công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu, thích hợp cho doanh nghiệp lớn.
• FinanBook – Công cụ quản lý tài chính linh hoạt

Việc sử dụng đúng công cụ không chỉ giúp bạn lập báo cáo nhanh chóng, chính xác mà còn nâng cao hiệu suất quản lý tài chính, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Cung cấp bảng báo cáo kết quả kinh doanh tự động, nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời từ FinanBook giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro, tăng tính chính xác, tối ưu hóa quy trình và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. Đây là một công cụ mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả hoạt động, giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển thay vì quản lý thủ công.

Khi sử dụng FinanBook, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể:

• Phần mềm giúp theo dõi chi tiết các chỉ số tài chính như doanh thu, chi phí, lợi nhuận và lãi vay, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả kinh doanh và có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính.

• Dữ liệu được cập nhật tự động theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp luôn có số liệu chính xác và kịp thời, từ đó quyết định nhanh chóng và chính xác hơn trong các tình huống khẩn cấp.

• Giảm thiểu sai sót nhờ vào việc tự động tổng hợp số liệu, phần mềm giúp doanh nghiệp cải thiện độ chính xác và tối ưu hóa quá trình phân tích chi phí, lợi nhuận.

• Các báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quyết định tài chính, từ việc cắt giảm chi phí đến điều chỉnh chiến lược kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động.

• Phần mềm tích hợp với hệ thống quản lý kho, bán hàng, giúp theo dõi chính xác dòng tiền và dự báo tài chính, đảm bảo không gặp phải tình trạng thiếu hụt ngân sách.

• Ngoài ra, hệ thống cảnh báo tài chính khi có biến động bất thường giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và chi tiêu hiệu quả, tránh rủi ro tài chính.

Bước 4: Định dạng bảng báo cáo kết quả kinh doanh chuyên nghiệp

Báo cáo không chỉ cần chính xác mà còn phải dễ đọc, dễ hiểu. Một số nguyên tắc định dạng báo cáo chuyên nghiệp:

• Sử dụng biểu đồ, đồ thị để trực quan hóa dữ liệu.
• Định dạng số liệu rõ ràng (VD: 1.000.000 thay vì 1000000).
• Chia nhỏ báo cáo thành từng phần với tiêu đề rõ ràng.

Bước 5: Kiểm tra và phân tích số liệu

Sau khi lập báo cáo kinh doanh, bước quan trọng cuối cùng là kiểm tra tính chính xác của số liệu và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược. Một báo cáo dù trình bày đẹp mắt đến đâu cũng trở nên vô nghĩa nếu chứa sai sót hoặc không được phân tích đúng cách.

• Kiểm tra số liệu để tránh sai sót.
• So sánh với các kỳ trước để xác định xu hướng tăng trưởng.
• Đưa ra nhận định và đề xuất để cải thiện hiệu suất kinh doanh.

Các mẹo giúp báo cáo dễ đọc và chính xác

• Sử dụng màu sắc hợp lý: Nhấn mạnh số liệu quan trọng bằng màu sắc hoặc định dạng đậm.
• Trình bày ngắn gọn, súc tích: Không đưa quá nhiều thông tin gây rối mắt.
• Tạo dashboard tự động cập nhật: Giúp bạn tiết kiệm thời gian khi làm báo cáo định kỳ.

Mời bạn xem thêm:

82% doanh nghiệp phá sản do không kiểm soát dòng tiền từ báo cáo kết quả kinh doanh

Chi phí tăng 30% mỗi năm vì không biết kiểm soát báo cáo kết quả kinh doanh

Chỉ 5% doanh nghiệp biết sử dụng báo cáo kết quả kinh doanh để ra quyết định đúng đắn