5 Rủi ro đáng quan ngại khi quản lý doanh nghiệp bằng excel
Trong thời đại số, quản lý doanh nghiệp hiệu quả là chìa khóa để đạt được thành công bền vững. Một trong những công cụ phổ biến được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong việc quản lý dữ liệu và tài chính là Excel. Mặc dù là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, nhưng việc quản lý doanh nghiệp bằng excel, đặc biệt là quản lý tài chính và dòng tiền có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng. Trong bài viết này, doanh nghiệp cùng Finan khám phá lý do vì sao Excel được ưa chuộng, những rủi ro khi sử dụng và giải pháp tối ưu để thay thế nhé.
>>Mời bạn xem thêm: Nâng cao năng lực quản trị tài chính – Tháo gỡ nút thắt để các doanh nghiệp SME thuận buồm vay vốn
Vì sao nhiều doanh nghiệp quản lý bằng excel?
Doanh nghiệp chuộng quản lý doanh nghiệp bằng Excel vì nhiều lý do về sự tiện lợi và phổ biến, dù công cụ này cũng có nhiều hạn chế. Một số nguyên nhân chính bao gồm:
- Chi phí thấp: Một trong những lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp chọn Excel là chi phí thấp. Excel thường đi kèm với gói Microsoft Office mà nhiều doanh nghiệp đã sở hữu, giúp tiết kiệm chi phí so với việc đầu tư vào phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
- Dễ sử dụng, quen thuộc: Excel là công cụ phổ biến, hầu hết nhân viên đều đã quen thuộc với các chức năng cơ bản. Việc không cần phải học thêm công cụ mới giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và sử dụng Excel cho quản lý dữ liệu.
- Linh hoạt trong thao tác: Excel cho phép người dùng dễ dàng nhập liệu, chỉnh sửa và tạo bảng tính theo nhu cầu. Khả năng tự do tạo bảng tính và công thức theo ý muốn giúp doanh nghiệp tự điều chỉnh công cụ để phù hợp với quy trình làm việc riêng.
- Hỗ trợ nhiều chức năng tính toán: Excel cung cấp rất nhiều hàm tính toán, biểu đồ và công cụ phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp dễ dàng xử lý và phân tích thông tin tài chính và dữ liệu kinh doanh.
- Dễ chia sẻ và cộng tác: Excel có thể được lưu và gửi qua email hoặc chia sẻ qua các nền tảng đám mây như Google Drive, OneDrive, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Khả năng tùy chỉnh: Excel cho phép người dùng tạo ra các bảng tính và công thức tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, giúp xây dựng các báo cáo từ đơn giản đến phức tạp.
- Không yêu cầu kết nối internet liên tục: Doanh nghiệp có thể sử dụng Excel offline mà không phụ thuộc vào kết nối internet, giúp thuận tiện cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc ở khu vực có mạng không ổn định.
- Sẵn có trên nhiều thiết bị: Excel có thể được cài đặt và sử dụng trên nhiều loại thiết bị, từ máy tính đến điện thoại di động, giúp nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.
Nhờ những ưu điểm này, Excel trở thành lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp nhỏ hoặc đang trong giai đoạn khởi nghiệp chưa có nhu cầu sử dụng các phần mềm quản lý phức tạp và tốn kém hơn. Tuy nhiên, về lâu dài và quy mô mở rộng theo thời gian, việc sử dụng excel tiềm tàng nhiều nguy cơ nghiêm trọng như:
- Vụ bê bối “London Whale” của JP Morgan đã gây ra khoản lỗ $6 tỷ USD, phần lớn do lỗi sao chép-dán sai thông tin trong bảng tính Excel. Sai sót này đã làm sai lệch mô hình rủi ro và ảnh hưởng đến quyết định đầu tư.
- Ban tổ chức Olympic London đã bán quá số lượng vé do lỗi nhập sai số từ 10,000 vé thành 20,000 vé trong Excel. Hệ quả là họ phải hủy vé của nhiều khách hàng và đền bù thiệt hại.
- Trong quá trình mua lại tài sản từ Lehman Brothers, Barclays đã phạm sai lầm khi một số hàng trong Excel bị ẩn thay vì xóa. Điều này buộc công ty phải mua các hợp đồng không mong muốn, gây thiệt hại hàng triệu USD.
>>> Xem thêm: Chiến lược kinh doanh: Vai trò của quản lý tài chính thông minh
5 rủi ro nguy hại khi quản lý doanh nghiệp bằng excel
Quản lý doanh nghiệp bằng Excel có thể mang lại một số lợi ích nhờ vào tính linh hoạt và dễ sử dụng, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt khi liên quan đến tài chính, chi phí và dòng tiền. Dưới đây là những rủi ro nguy hại khi sử dụng Excel cho các nhiệm vụ này:
Nhập liệu thủ công, dễ sai sót
Lỗi nhập liệu là một trong những vấn đề phổ biến nhất khi sử dụng Excel. Một sai sót nhỏ như nhập số liệu sai hoặc không đúng định dạng có thể dẫn đến các kết quả tài chính không chính xác. Những lỗi này có thể gây ra các quyết định tài chính sai lầm, ảnh hưởng đến lợi nhuận và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Thiếu tính chính xác, minh bạch
Excel không có các công cụ tự động kiểm tra tính chính xác hoặc nhất quán của dữ liệu, khiến cho việc duy trì tính chính xác trong các bảng tính trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong các báo cáo tài chính và khiến người dùng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu không chính xác.
Thiếu khả năng bảo mật cao khi quản lý doanh nghiệp bằng excel
Dữ liệu tài chính nhạy cảm có thể bị lộ nếu tệp Excel không được bảo mật đúng cách. Excel không có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu quan trọng. Việc lộ dữ liệu có thể dẫn đến các vấn đề về bảo mật và pháp lý, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
Khả năng mở rộng kém
Excel có giới hạn về số lượng dữ liệu có thể xử lý hiệu quả. Khi doanh nghiệp mở rộng, bảng tính Excel có thể không đủ khả năng để xử lý khối lượng dữ liệu lớn. Điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, tốn thời gian, và khả năng phân tích dữ liệu bị hạn chế.
Khó khăn trong việc tích hợp dữ liệu
Excel gặp khó khăn khi tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt là khi cần kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Điều này có thể làm chậm quá trình phân tích và báo cáo và làm giảm khả năng tổng hợp dữ liệu chính xác từ nhiều nguồn.
Khả năng quản lý chi phí và dòng tiền kém
Excel không cung cấp các công cụ quản lý chi phí và dòng tiền một cách hiệu quả như các phần mềm quản lý tài chính chuyên dụng. Điều này có thể dẫn đến việc theo dõi chi phí và quản lý dòng tiền không chính xác, ảnh hưởng đến khả năng điều hành doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Báo cáo tài chính gồm những gì? Cập nhật mới nhất 2024
Giải pháp quản lý doanh nghiệp tối ưu, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả
Với những rủi ro và hạn chế khi sử dụng Excel, việc áp dụng phần mềm quản lý tài chính chuyên dụng là cần thiết để đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu rủi ro. Thêm vào đó, những phần mềm này cũng cung cấp các công cụ cần thiết để quản lý hiệu quả tài chính, chi phí và dòng tiền.
FinanBook là một giải pháp đột phá trong việc quản lý dòng tiền thông minh, mang đến sự tối ưu vượt trội cho doanh nghiệp trong việc kiểm soát tài chính. Được tích hợp công nghệ dự báo thông minh, doanh nghiệp hoàn toàn có thể theo dõi tình hình tài chính theo thời gian thực, hỗ trợ tối ưu cho mọi kế hoạch đầu tư. Thêm vào đó, cùng với khả năng cập nhật nhanh chóng và tính bảo mật tuyệt đối, FinanBook giúp doanh nghiệp an tâm quản lý và tối ưu dòng tiền một cách hiệu quả, củng cố cho sự phát triển bền vững trong thời đại số.
Một số tính năng nổi bật của FinanBook chính là:
Thu nợ thông minh
- Tạo và gửi hóa đơn trong tích tắc: Gửi hóa đơn nhanh chóng qua Email, Zalo, giúp thu hồi công nợ hiệu quả.
- Tự động nhắc nợ thông minh: Gửi lời nhắc thanh toán tinh tế, đúng giờ, đảm bảo thanh toán kịp thời và thuận tiện.
- Nhận tiền và gạch nợ tức thì: Chấp nhận mọi phương thức thanh toán trực tuyến, tối ưu hóa quá trình thu nợ.
Tối ưu dòng tiền
- Quản lý tập trung toàn bộ nguồn tiền: Kiểm soát mọi giao dịch tài chính từ một nơi, không còn phải quản lý nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau.
- Dự báo và tối ưu dòng tiền tương lai: Nhận cảnh báo kịp thời về tình hình tài chính, giúp chủ động ra quyết định kinh doanh.
- Nắm rõ mọi biến động dòng tiền: Ghi chép và phân loại chi tiết, giúp kiểm soát dòng tiền chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro.
Kế toán thu chi
- Báo cáo tài chính tập trung, mọi lúc mọi nơi: Dễ dàng theo dõi và quản lý thu chi, nhận định cơ hội tăng trưởng và tiết kiệm chi phí.
- Tự động đối soát ngân hàng: Đảm bảo báo cáo chính xác, phân loại giao dịch rõ ràng, tránh thất thoát.
- Không lo mất chứng từ: Lưu trữ hoá đơn và chứng từ trực tuyến, rút ngắn thời gian đối soát và nâng cao hiệu quả quản lý.
Ngân hàng vạn năng
- Tích hợp và tự động hóa giao dịch: Đối chiếu giao dịch với tài khoản ngân hàng và quỹ một cách chính xác, tự động.
- Tài khoản vạn năng: Tạo tài khoản con với số tài khoản riêng biệt, quản lý dòng tiền đơn giản và hiệu quả hơn.
- Không phí ngân hàng: Miễn phí tạo tài khoản, chuyển khoản và thanh toán với hơn 40 ngân hàng thuộc hệ thống NAPAS.
Mặc dù Excel là công cụ phổ biến và có nhiều ưu điểm, nhưng việc sử dụng chúng cho quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là tài chính và dòng tiền sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng. Để đảm bảo hiệu quả quản lý và giảm thiểu rủi ro, việc chuyển sang sử dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng như FinanBook là giải pháp tối ưu. FinanBook không chỉ giúp tối ưu hóa dòng tiền mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, từ đó củng cố sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong thời đại số.