Power BI là gì? Ứng dụng PBI vào thực tiễn doanh nghiệp
Power BI là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp phân tích và trực quan hóa dữ liệu một cách hiệu quả. Vậy Power BI là gì và tại sao nó lại trở thành lựa chọn hàng đầu trong việc ra quyết định dựa trên dữ liệu? Dù bạn đang tìm kiếm một giải pháp phân tích dữ liệu mạnh mẽ hay chỉ muốn hiểu thêm về PBI, bài viết dưới đây của Finan sẽ giải thích những lợi ích và cách thức mà công cụ này có thể giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, đưa ra quyết định chính xác hơn và thúc đẩy tăng trưởng.
>>Mời bạn xem thêm: Tất tần tật về MIS: Hệ thống thông tin quản lý quan trọng của doanh nghiệp
1. Power BI là gì?
Power BI là một công cụ phân tích và trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ được phát triển bởi Microsoft từ năm 2013. Là một phần trong bộ công cụ ứng dụng văn phòng của Microsoft, công cụ này thuộc lĩnh vực Business Intelligence (BI), giúp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả việc trình bày dữ liệu. Nó cho phép bạn kết nối và chuyển đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (như Excel, cơ sở dữ liệu đám mây hoặc web) thành những báo cáo và biểu đồ trực quan, dễ hiểu và dễ dàng chia sẻ.
Power BI có mặt trên ba nền tảng: máy tính để bàn, website và điện thoại di động, giúp người dùng dễ dàng truy cập dữ liệu và báo cáo ở bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào.
2. Các thành phần của Power BI
Power BI bao gồm ba ứng dụng chính, mỗi ứng dụng có chức năng riêng biệt:
- Power BI Desktop: Một ứng dụng dành cho Windows, giúp tạo và chỉnh sửa báo cáo từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.
- Power BI Service (hay còn gọi là Power BI Web): Dịch vụ phân tích dữ liệu trực tuyến dạng SaaS (Software-as-a-Service), giúp xuất báo cáo, chia sẻ, quản lý và tương tác với các dữ liệu trực tuyến.
- Power BI Mobile: Ứng dụng di động cho phép truy cập và tương tác với báo cáo Power BI trên điện thoại hoặc máy tính bảng.
Để ứng dụng Power BI hiệu quả nhất, bạn cần hiểu và làm quen với 4 thành phần chính sau đây:
- Power BI Query: Tập hợp và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn trước khi nhập vào báo cáo.
- Power BI Pivot: Tạo báo cáo tổng hợp, biểu đồ và bảng dữ liệu phù hợp.
- Power BI Report Builder: Là công cụ độc lập để tạo báo cáo theo mẫu có định dạng sẵn để in hoặc chia sẻ trong Power BI Service.
- Power BI Report Server: Là máy chủ báo cáo tại chỗ cho phép xuất báo cáo Power BI từ Power BI Desktop và chia sẻ trong nội bộ.
>> Xem thêm: Chiến lược đầu tư tài chính dài hạn và ngắn hạn cho doanh nghiệp
3. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Power BI?
Ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhận thức được vai trò quan trọng của dữ liệu trong việc thúc đẩy sự phát triển và định hướng chiến lược. Power BI là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc xử lý và phân tích dữ liệu, từ đó đưa ra quyết định sáng suốt và cải thiện hiệu suất làm việc.
Dưới đây là những chức năng nổi bật mà công cụ này mang lại:
Kết nối nhiều nguồn dữ liệu
Power BI cho phép kết nối và truy xuất dữ liệu từ các nguồn khác nhau như Excel, cơ sở dữ liệu đám mây và các dịch vụ web. Việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về các hoạt động của mình.
Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu
Trước khi phân tích, Power BI sử dụng công cụ Power BI Query để lọc, loại bỏ dữ liệu trùng lặp và chuyển đổi định dạng, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và dễ dàng phân tích.
Trực quan hóa dữ liệu
Power BI cung cấp nhiều loại biểu đồ và đồ thị giúp thể hiện dữ liệu một cách dễ hiểu và trực quan. Các báo cáo và biểu đồ này giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định nhanh chóng.
Phân tích dữ liệu thời gian thực
Power BI có thể kết nối trực tiếp với các nguồn dữ liệu để cập nhật báo cáo ngay lập tức. Điều này cực kỳ hữu ích cho việc theo dõi các chỉ số hiệu suất và đưa ra quyết định kịp thời.
>>Mời bạn xem thêm: Chứng chỉ CFA: Tất tần tật những điều bạn cần biết trước khi bắt đầu hành trình
Ngôn ngữ tự nhiên
Tính năng Q&A của Power BI cho phép người dùng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên để nhận kết quả trực tiếp, giúp việc phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Chia sẻ và hợp tác
Power BI hỗ trợ chia sẻ và hợp tác trong thời gian thực, giúp nhiều người dùng cùng làm việc trên một báo cáo, từ đó nâng cao hiệu quả công việc nhóm.
Truy cập trên thiết bị di động
Power BI Mobile giúp người dùng truy cập và xem báo cáo từ điện thoại hoặc máy tính bảng, cung cấp sự linh hoạt khi làm việc mọi lúc, mọi nơi.
So với Excel, Power BI có nhiều điểm ưu việt hơn, cụ thể:
- Truy cập dữ liệu từ nhiều nguồn và tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu.
- Hỗ trợ kết nối, xử lý dữ liệu lớn: Power BI có thể làm việc với 8-10 triệu dòng dữ liệu trong một lần, vượt trội hơn Excel.
- Trực quan hóa dữ liệu, cung cấp nhiều công cụ tạo biểu đồ, đồ thị sinh động.
- Dùng Biểu thức phân tích (DAX) giúp phân tích dữ liệu với tốc độ nhanh và hiệu quả.
- Xây dựng các mô hình dữ liệu để kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
4. Ưu điểm và hạn chế của ứng dụng
4.1. Điểm mạnh
- Power BI sử dụng nền tảng AI và Machine Learning, giúp công cụ này xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác.
- Cung cấp các báo cáo và dashboard có sẵn, giúp người dùng dễ dàng áp dụng mà không cần tạo mới từ đầu.
- Bảo mật cao khi kết nối với các nguồn dữ liệu, từ đám mây đến hệ thống doanh nghiệp.
- Các bảng dashboard luôn được cập nhật thời gian thực, mang lại thông tin chính xác và kịp thời.
- Cho phép truy vấn dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin.
- Hỗ trợ tích hợp mã Python và R để nâng cao khả năng trực quan hóa và phân tích dữ liệu.
- Power Query giúp người dùng làm sạch, chuẩn hóa và xử lý dữ liệu trước khi sử dụng.
- Website của Power BI cung cấp hỗ trợ giải đáp thắc mắc và cơ sở dữ liệu mở rộng cho người dùng.
>>Mời bạn xem thêm: CRM: Tối ưu hóa Quản lý khách hàng với hệ thống thông tin hiện đại
4.2. Khuyết điểm
Giới hạn dung lượng và hiệu suất: Power BI có thể gặp khó khăn khi xử lý dữ liệu khối lượng lớn hoặc các phân tích phức tạp, yêu cầu đầu tư vào hạ tầng IT để duy trì hiệu suất. Công cụ này không chấp nhận các tệp dữ liệu lớn hơn 250MB hoặc các tệp dữ liệu bị nén.
Khó khăn với một số cơ sở dữ liệu: Tương thích tốt với các cơ sở dữ liệu phổ biến nhưng có thể gặp khó khăn với các định dạng dữ liệu phức tạp hoặc không phổ biến.
Nguồn dữ liệu real-time hạn chế: Mặc dù Power BI hỗ trợ kết nối dữ liệu real-time, nhưng nguồn dữ liệu được cập nhật còn khá ít.
Giới hạn chia sẻ: Chỉ người dùng trong cùng tên miền email mới có thể chia sẻ báo cáo và dashboard với nhau.
Chi phí cao: Các tính năng cao cấp và dung lượng lớn yêu cầu nâng cấp lên phiên bản trả phí, điều này có thể gây ra chi phí đáng kể cho doanh nghiệp nhỏ.
5. Hướng dẫn sử dụng Power BI
5.1. Bắt đầu sử dụng
Để sử dụng, bạn cần cài đặt Power BI Desktop trên máy tính chạy Windows. Sau khi cài đặt xong, đăng nhập vào Power BI Service – nền tảng đám mây của Microsoft. Dịch vụ này cho phép bạn lưu trữ và chia sẻ các báo cáo một cách thuận tiện.
5.2. Kết nối và chuẩn bị dữ liệu
Sau khi cài đặt Power BI Desktop, bạn có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như bảng tính Excel, các cơ sở dữ liệu trên nền tảng đám mây hoặc từ hệ thống nội bộ. Tiếp theo, bạn có thể xử lý và chuyển đổi dữ liệu bằng các thao tác như lọc, kết hợp hoặc làm sạch dữ liệu tùy theo yêu cầu của báo cáo.
>>Mời bạn xem thêm: Phần mềm nhân sự – Giải pháp tối ưu cho quản lý nhân lực thời đại số
5.3. Tạo báo cáo và biểu đồ
Power BI Desktop cung cấp nhiều công cụ hữu ích để bạn dễ dàng trực quan hóa dữ liệu. Bạn có thể tạo các biểu đồ dạng cột, đường, tròn… và điều chỉnh chúng sao cho phù hợp với yêu cầu. Giao diện thân thiện của Power BI giúp bạn nhanh chóng xây dựng các báo cáo dựa trên dữ liệu và bộ lọc đã chọn.
5.4. Chia sẻ báo cáo
Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn có thể sử dụng Power BI Service để chia sẻ chúng với người khác. Bạn có thể xuất báo cáo dưới các định dạng như PowerPoint, PDF hoặc ảnh, hoặc lưu trữ chúng trên nền tảng đám mây của Power BI. Tính năng phân quyền trong Power BI cho phép bạn chia sẻ báo cáo với các thành viên trong tổ chức một cách an toàn và hiệu quả.
6. Ứng dụng thực tiễn vào quản lý doanh nghiệp
6.1. Các nhóm nhân sự có thể sử dụng Power BI trong doanh nghiệp
Bộ phận phân tích dữ liệu: Ứng dụng này được thiết kế để hỗ trợ các chuyên gia phân tích dữ liệu, giúp họ dễ dàng xử lý dữ liệu lớn, xây dựng báo cáo, và tạo ra các biểu đồ trực quan để truyền tải thông tin hiệu quả. Công cụ này tối ưu hóa khả năng phân tích và hỗ trợ việc đưa ra quyết định từ dữ liệu phức tạp.
Nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao: Đối với các nhà lãnh đạo và nhà quản lý cấp cao, Power BI giúp họ theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh qua các báo cáo và dashboard trực quan. Các báo cáo này không chỉ cung cấp cái nhìn tổng thể mà còn dự đoán các kết quả trong tương lai, giúp họ đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời để cải thiện hoạt động và gia tăng lợi nhuận.
Nhân viên thực thi ở các bộ phận: Ứng dụng này cũng rất hữu ích cho các nhóm nhân viên thực thi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Chỉ cần có khả năng đọc hiểu dữ liệu và làm việc với báo cáo, nhân viên có thể sử dụng Power BI để theo dõi các chỉ số quan trọng trong công việc của mình, chẳng hạn như marketing, bán hàng, nhân sự, hoặc kế toán. Nhân viên có thể tạo ra các báo cáo và dashboard riêng hoặc yêu cầu bộ phận phân tích dữ liệu hỗ trợ.
>>Mời bạn xem thêm: 5 Lý do doanh nghiệp SME cần sử dụng giải pháp quản lý chi phí
>> Xem thêm: Phần mềm nhân sự – Giải pháp tối ưu cho quản lý nhân lực
6.2. Ứng dụng trong quản trị nhân sự
Power BI hỗ trợ quản trị nhân sự bằng cách giúp xây dựng các báo cáo chi tiết về tình hình nguồn nhân lực trong công ty. Các ứng dụng chính bao gồm:
- Phân tích dữ liệu nhân sự: Giúp tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, như hệ thống quản lý nhân sự (HRIS), hệ thống quản lý hiệu suất (Performance Management System) và các công cụ đào tạo (Learning Management System).
- Theo dõi hiệu suất nhân viên: Có thể tạo ra các báo cáo để đánh giá và so sánh hiệu suất của các nhân viên và nhóm làm việc khác nhau, từ đó hỗ trợ quyết định về thưởng, phạt, hoặc đào tạo.
- Phân tích động lực và giữ chân nhân viên: Các dashboard của Power BI cho phép theo dõi các yếu tố như sự hài lòng của nhân viên, cơ hội thăng tiến và đánh giá về môi trường làm việc, giúp phòng nhân sự phát hiện và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.
- Tối ưu hóa quy trình nhân sự: Hỗ trợ phân tích và đánh giá các quy trình nhân sự, chẳng hạn như quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá hiệu suất, giúp cải tiến các quy trình này để đạt hiệu quả tối ưu.
6.3. Ứng dụng trong quản trị tài chính
Đây là công cụ không thể thiếu trong quản trị tài chính, giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích các chỉ số tài chính chính xác và kịp thời. Một số ứng dụng của Power BI trong tài chính bao gồm:
- Báo cáo tài chính tổng quan: Cung cấp báo cáo tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các chỉ số quan trọng như doanh thu, chi phí, lợi nhuận và tổng nợ. Điều này giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
- Báo cáo doanh thu và lợi nhuận: Báo cáo chi tiết về doanh thu và lợi nhuận giúp theo dõi hiệu quả kinh doanh theo các tiêu chí khác nhau như khu vực, sản phẩm hoặc thời gian.
- Báo cáo dòng tiền: Hỗ trợ theo dõi dòng tiền vào ra, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý nguồn tài chính hiệu quả và đưa ra quyết định về đầu tư hoặc chi tiêu.
- Báo cáo nợ và tín dụng: Các báo cáo này giúp theo dõi tình hình nợ vay và công nợ phải thu, giúp quản lý rủi ro tín dụng và duy trì các mối quan hệ đối tác ổn định.
Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng Power BI để kết hợp dữ liệu từ hệ thống kế toán và tạo ra báo cáo tài chính thể hiện sự biến động của doanh thu và lợi nhuận qua các thời kỳ. Khi phát hiện các sản phẩm có lợi nhuận cao, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược kinh doanh để tận dụng tối đa tiềm năng đó.
>>Mời bạn xem thêm: Kiểm soát chi phí mỗi ngày: 4 Bí kíp vàng cho chủ doanh nghiệp
Tóm lại, đây là một công cụ cực kỳ hữu ích trong việc giúp doanh nghiệp khai thác sức mạnh của dữ liệu. Hy vọng rằng qua bài viết này của Finan, bạn đã hiểu rõ hơn về cách sử dụng Power BI để nâng cao hiệu suất công việc và đạt được những kết quả ấn tượng!
>>> Xem thêm:
Quản lý tài chính công ty xây dựng hiệu quả trong thời đại số
Nâng cao năng lực quản trị tài chính – Tháo gỡ nút thắt để các doanh nghiệp SME thuận buồm vay vốn
Chiến lược kinh doanh: Vai trò của quản lý tài chính thông minh
Chủ động nắm quyền quản lý tài chính – Bước đi vững chắc cho các doanh nghiệp SMEs thời đại số
Phân tích dòng tiền vào – ra và những tác động đến lợi nhuận