Mô hình waterfall là gì? Phương pháp quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
Trong một thời kỳ kinh doanh đầy biến động, quản lý dự án không chỉ là công cụ, mà còn là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, hàng loạt phương pháp quản lý dự án hiện đại ra đời như Agile, Scrum hay Kanban. Tuy nhiên, giữa làn sóng đổi mới ấy, mô hình Waterfall, một phương pháp tưởng như “cũ kỹ”, nhưng vẫn giữ được chỗ đứng vững chắc nhờ tính kỷ luật, rõ ràng và dễ kiểm soát.
Vậy mô hình Waterfall là gì? Có thực sự cần thiết cho quản lý dự án doanh nghiệp? Hãy cùng Finan khám phá câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây, giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mô hình và nền tảng quản lý dự án lâu đời và hiệu quả nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Tài khoản doanh nghiệp là gì? Công cụ tài chính không thể thiếu cho mọi doanh nghiệp
7 Sổ kế toán là gì? Khái niệm và vai trò trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán thời đại thuế
Vừa bán online vừa bán tại cửa hàng: Doanh nghiệp tính thuế đa kênh như thế nào?
Mô hình waterfall là gì?
Mô hình Waterfall, còn được biết đến với tên gọi mô hình thác nước, là một trong những phương pháp quản lý dự án truyền thống đơn giản và dễ áp dụng. Điểm nổi bật của mô hình này nằm ở quy trình thực hiện tuần tự, nơi mỗi giai đoạn phát triển được hoàn tất trọn vẹn trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Trong mô hình Waterfall, dự án được triển khai theo chuỗi các bước kế tiếp nhau như một dòng chảy – từ phân tích yêu cầu, thiết kế, phát triển, kiểm thử cho đến triển khai và bảo trì. Không có sự quay lại hay điều chỉnh giữa chừng: mỗi bước là nền tảng bắt buộc cho bước kế tiếp, đảm bảo tiến độ rõ ràng và kiểm soát chặt chẽ.
>> Mời bạn xem thêm: Hiểu đúng 4 loại sổ kế toán quan trọng – Tối ưu vận hành và minh bạch tài chính
Các giai đoạn của mô hình waterfall trong quản lý dự án
1. Mô hình có tổng cộng bao nhiêu giai đoạn?
Mô hình Waterfall gồm 5 giai đoạn: Yêu cầu, Thiết kế, Thực hiện, Kiểm nghiệm và Bảo trì — được thực hiện tuần tự, từng bước một.
Giai đoạn 1: Yêu cầu
Ở bước đầu tiên, nhóm dự án sẽ xây dựng kế hoạch tổng thể và thu thập đầy đủ các yêu cầu từ khách hàng và các bên liên quan. Mục tiêu là xác định rõ ràng phạm vi, kỳ vọng và ràng buộc của dự án. Những nội dung chính cần làm rõ gồm:
- Phạm vi và lịch trình: Mục tiêu cụ thể là gì? Dự án cần hoàn thành trong bao lâu? Ngân sách và tiêu chuẩn chất lượng ra sao?
- Kỳ vọng của các bên liên quan: Khách hàng mong đợi điều gì ở kết quả cuối cùng? Các bên liên quan cần được thống nhất ngay từ đầu, vì họ sẽ ít tham gia trong các giai đoạn sau.
- Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu xu hướng, đối thủ và bối cảnh cạnh tranh là bước quan trọng giúp định hình sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế.
Giai đoạn 2: Thiết kế
Trong giai đoạn này, các yêu cầu thu thập được sẽ được chuyển hóa thành bản thiết kế cụ thể, làm cơ sở cho quá trình phát triển. Thiết kế thường được chia thành hai bước:
- Thiết kế logic (cấp cao): Xây dựng ý tưởng tổng thể và lên kế hoạch lý thuyết cho việc phát triển sản phẩm.
- Thiết kế vật lý (cấp thấp): Cụ thể hóa kế hoạch bằng cách xác định ngân sách, nhân lực, thời gian, và phác thảo thiết kế chi tiết của sản phẩm.
Giai đoạn 3: Thực hiện
Đây là giai đoạn nhóm dự án bắt tay vào xây dựng sản phẩm thực tế dựa trên bản thiết kế đã thống nhất. Các hoạt động chính gồm:
- Phân công nhiệm vụ: Dựa vào thiết kế và kế hoạch, công việc được phân chia cụ thể cho từng thành viên, có thể sử dụng công cụ hỗ trợ như sơ đồ Gantt.
- Theo dõi và điều phối: Quản lý chặt chẽ tiến độ, nguồn lực và quy trình để hạn chế rủi ro và sai sót.
- Báo cáo tiến độ: Dù khách hàng ít tham gia ở giai đoạn này, nhóm dự án vẫn nên cập nhật định kỳ tình hình cho các bên liên quan, đặc biệt với dự án quy mô lớn.
Giai đoạn 4: Kiểm nghiệm
Trước khi sản phẩm chính thức ra mắt, tất cả chức năng và yêu cầu đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng. Đây là giai đoạn then chốt để đảm bảo chất lượng.
- Kiểm tra tính chính xác: Đảm bảo mọi tính năng hoạt động đúng như thiết kế và đáp ứng đầy đủ yêu cầu đã đặt ra.
- Loại bỏ rủi ro: Những ý tưởng không khả thi sẽ bị loại bỏ; nếu phát hiện lỗi nghiêm trọng, dự án có thể phải làm lại từ đầu.
- Bảo vệ trải nghiệm người dùng: Sản phẩm cần vận hành trơn tru, ổn định để không ảnh hưởng đến cảm nhận của khách hàng sau khi triển khai.
Giai đoạn 5: Giai đoạn bảo trì
Sau khi sản phẩm được bàn giao, giai đoạn bảo trì bắt đầu nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng. Thời gian bảo trì có thể giới hạn theo thỏa thuận hoặc kéo dài lâu dài nếu sản phẩm được đưa ra thị trường rộng rãi.
Các hoạt động chính bao gồm:
- Xử lý lỗi còn sót: Khắc phục các sự cố chưa được phát hiện trong quá trình kiểm nghiệm.
- Tiếp nhận phản hồi: Lắng nghe và phản hồi góp ý từ người dùng thực tế.
- Cập nhật và cải tiến: Nâng cấp sản phẩm để phù hợp hơn với nhu cầu hoặc thay đổi từ thị trường.
Dù đã kiểm tra kỹ lưỡng trước đó, một số lỗi chỉ được phát hiện khi sản phẩm được sử dụng rộng rãi. Vì vậy, bảo trì là bước không thể thiếu để duy trì chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ kế toán là gì? Khái niệm và vai trò trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
2. Ví dụ về mô hình Waterfall trong dự án phát triển website doanh nghiệp
Mô hình Waterfall không chỉ giới hạn trong lĩnh vực phần mềm mà còn có thể áp dụng hiệu quả cho các dự án có quy trình rõ ràng như phát triển website. Cụ thể, khi chủ doanh nghiệp cần xây dựng một trang web giới thiệu sản phẩm hoặc thương hiệu, quy trình triển khai có thể diễn ra như sau:
- Giai đoạn Yêu cầu: Doanh nghiệp và đội phát triển họp bàn để thu thập các yêu cầu cụ thể: mục tiêu website là gì, số lượng trang, tính năng cần có (giỏ hàng, form liên hệ, blog…), deadline và ngân sách.
- Giai đoạn Thiết kế: Đội ngũ thiết kế UI/UX lên bản phác thảo giao diện (wireframe), xác định cấu trúc trang, phối màu và trải nghiệm người dùng. Đồng thời, kỹ thuật viên lập kế hoạch công nghệ: chọn CMS, hosting, và công nghệ lập trình phù hợp.
- Giai đoạn Thực hiện: Lập trình viên tiến hành xây dựng website theo bản thiết kế đã duyệt. Nội dung (văn bản, hình ảnh, video) cũng được biên tập và nhập lên site. Mọi phần việc đều tuân theo lịch trình rõ ràng.
- Giai đoạn Kiểm nghiệm: Website được kiểm thử trên nhiều trình duyệt và thiết bị để đảm bảo tương thích, tốc độ tải trang, bảo mật, và tính năng hoạt động đúng yêu cầu. Các lỗi được xử lý trước khi bàn giao.
- Giai đoạn Bảo trì: Sau khi đưa website lên môi trường chính thức, đội kỹ thuật tiếp tục theo dõi hiệu suất, sửa lỗi phát sinh và cập nhật định kỳ nội dung, tính năng theo phản hồi từ người dùng.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ sách kế toán là gì? Các loại sổ sách vận hành tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Ưu điểm và nhược điểm của mô hình waterfall
1. Ưu điểm
- Cấu trúc rõ ràng: Mô hình Waterfall giúp cả quản lý và thành viên dự án nắm rõ mục tiêu, yêu cầu đầu ra cũng như vai trò, trách nhiệm của từng người trong từng giai đoạn.
- Phù hợp với dự án đơn giản và ổn định: Do không khuyến khích thay đổi sau khi thu thập yêu cầu, Waterfall phù hợp với các dự án có phạm vi rõ ràng, ít biến động.
- Dễ theo dõi tiến độ: Với các cột mốc và mục tiêu cụ thể được xác định từ đầu, nhóm dự án dễ dàng giám sát tiến trình và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.
- Kiểm soát rủi ro tốt hơn: Việc hoàn tất từng bước trước khi chuyển sang bước tiếp theo giúp giảm thiểu lỗi phát sinh và cho phép doanh nghiệp chủ động xử lý rủi ro.
2. Nhược điểm
- Thiếu linh hoạt: Với các dự án lớn, việc chia theo trình tự cứng nhắc khiến mô hình khó thích ứng khi có thay đổi. Nếu cần điều chỉnh sau giai đoạn yêu cầu, dự án có thể phải tốn thêm thời gian và chi phí để làm lại từ đầu.
- Phản hồi khách hàng đến muộn: Waterfall thường chỉ kiểm tra và thu nhận phản hồi ở giai đoạn cuối, nên việc phát hiện sai sót hoặc điều chỉnh có thể trễ, làm tăng độ phức tạp và chi phí sửa đổi.
- Nguy cơ thất bại cao nếu hiểu sai yêu cầu: Do khách hàng ít tham gia trong quá trình thực hiện, dự án dễ đi sai hướng nếu yêu cầu ban đầu chưa được hiểu đúng. Việc lập kế hoạch chi tiết và chính xác ngay từ đầu là yếu tố sống còn.
>> Mời bạn xem thêm: COO là vị trí gì? Tìm hiểu vai trò và kỹ năng của COO trong doanh nghiệp
Mô hình Waterfall phù hợp với loại dự án nào?
Dù được áp dụng rộng rãi trong quản lý dự án, mô hình Waterfall không phải là lựa chọn tối ưu cho mọi tình huống. Phương pháp này phát huy hiệu quả cao nhất khi được triển khai trong các loại dự án sau:
- Dự án có mục tiêu rõ ràng: Với lộ trình phát triển tuyến tính, Waterfall đặc biệt phù hợp cho các dự án có điểm đến xác định và yêu cầu cụ thể ngay từ đầu. Điều này cho phép nhà quản lý xây dựng kế hoạch ngược từ kết quả kỳ vọng, điển hình như các dự án sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng.
- Dự án có nguồn lực đầy đủ: Khi không bị giới hạn bởi ngân sách, công nghệ hay nhân sự, nhóm dự án có thể đầu tư thời gian để phân tích và lên kế hoạch chi tiết ngay từ đầu – yếu tố cốt lõi giúp Waterfall vận hành hiệu quả và giảm thiểu rủi ro về sau.
- Dự án quy mô nhỏ hoặc ngắn hạn: Nhờ vào quy trình tuần tự, không chồng chéo, Waterfall đặc biệt thích hợp với các dự án có phạm vi hẹp, thời gian triển khai ngắn và ít thay đổi trong quá trình thực hiện.
>> Mời bạn xem thêm: EVP là gì? Hướng dẫn các bước xây dựng EVP chi tiết cho doanh nghiệp
So sánh mô hình Waterfall và Agile
Agile là phương pháp quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào các chu kỳ phát triển ngắn (thường từ 1 đến 4 tuần) nhằm rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường. Agile đề cao khả năng thích ứng nhanh với thay đổi thông qua quy trình lặp lại liên tục và cải tiến theo từng vòng.
| Tiêu chí | Mô hình Waterfall | Phương pháp luận Agile |
| Tư duy | Tập trung vào sản phẩm từ đầu đến cuối | Đề cao sự hợp tác và giao tiếp giữa các cá nhân |
| Thời gian | Cố định, thời điểm bắt đầu và kết thúc của dự án đã được xác định ngay từ đầu | Linh hoạt, các mốc thời gian có thể điều chỉnh để thích hợp với quá trình triển khai dự án |
| Tính linh hoạt | Thấp, không khuyến khích thay đổi trong quá trình thực hiện dự án | Cao, mỗi giai đoạn của dự án đều có thể chấp nhận sự điều chỉnh |
| Ngân sách | Cố định, có rất ít khả năng điều chỉnh ngân sách qua các giai đoạn | Linh hoạt, thích ứng cao với sự thay đổi, ngay cả trong các giai đoạn sau của dự án |
| Sự tham gia của các bên liên quan | Hạn chế, chỉ cho phép khách hàng và các bên liên quan tham gia vào giai đoạn đầu và cuối của dự án | Khuyến khích sự tham gia và sẵn sàng tiếp thu ý kiến đóng góp của khách hàng tại mọi thời điểm |
| Rủi ro | Cao, chỉ có thể phát hiện sai sót vào giai đoạn cuối của dự án | Thấp, dễ dàng thích ứng với hầu hết sự thay đổi |
| Loại dự án phù hợp | Các dự án đơn giản, tuần tự, dễ dự báo | Các dự án dễ thay đổi, cần sự phản hồi thường xuyên |
Mô hình Waterfall, tuy là một phương pháp truyền thống, nhưng vẫn giữ được giá trị trong các dự án có cấu trúc rõ ràng và yêu cầu ổn định. Với khả năng kiểm soát chặt chẽ tiến độ, tài nguyên và chất lượng, Waterfall phù hợp với nhiều tổ chức doanh nghiệp vẫn đang hướng đến tính chính xác, sự nhất quán và tiêu chuẩn hóa trong quá trình phát triển.
>> Mời bạn xem thêm:
Các chính sách phúc lợi nhân viên mà doanh nghiệp nên xây dựng!
COO là vị trí gì? Tìm hiểu vai trò và kỹ năng của COO trong doanh nghiệp
EVP là gì? Hướng dẫn các bước xây dựng EVP chi tiết cho doanh nghiệp