Hoàn thuế TNCN – Hướng dẫn chi tiết thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân từ A đến Z

Hoàn thuế TNCN không chỉ là quyền lợi hợp pháp của người lao động mà còn giúp bạn tối ưu hóa tài chính cá nhân. Bài viết này, Finan sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì, thủ tục năm 2025, và cách thực hiện hoàn thuế TNCN online nhanh chóng, chính xác.

>>Mời bạn xem thêm: Finan vinh dự đạt Giải Ba tại sự kiện ASEAN-Korea Startup Innovation Week 2024!

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quy trình cơ quan thuế thực hiện hoàn trả lại phần thuế đã nộp vượt mức nghĩa vụ thuế của người lao động hoặc tổ chức trả thu nhập. Quy định này được nêu rõ trong Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 111/2013/TT-BTC. Theo Điều 25 của Thông tư này, hoàn thuế được áp dụng khi cá nhân hoặc tổ chức có cơ sở chứng minh:

• Số thuế đã khấu trừ cao hơn số thuế phải nộp thực tế.
• Thu nhập chưa đạt ngưỡng chịu thuế, nhưng đã bị khấu trừ thuế tại nguồn.
• Các trường hợp khác do pháp luật quy định (ví dụ: quyết toán theo diện ủy quyền hoặc giảm trừ gia cảnh chưa cập nhật kịp thời).

Việc hiểu rõ khái niệm và quy trình hoàn thuế mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng đối với người lao động. Trước hết, hoàn thuế đảm bảo quyền lợi tài chính cá nhân, giúp người nộp thuế không bị thiệt thòi do nộp thừa thuế. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với những cá nhân có mức thu nhập biến động hoặc làm việc tại nhiều nơi trong năm. Số tiền hoàn thuế có thể được sử dụng để tái đầu tư, tiết kiệm hoặc chi tiêu, góp phần cải thiện chất lượng cuộc sống.

>>> Xem thêm:

• Điều cần biết về Thuế doanh nghiệp, cá nhân và hộ kinh doanh
• Tổng hợp các luật mới nhất về thuế khi kinh doanh trên sàn TMĐT
• Thuế doanh nghiệp: Định nghĩa, cách tính thuế theo quy mô cùng thời hạn nộp
• Kinh doanh Online & bài toán Thuế: Đừng để bị phạt oan!
• Hướng dẫn đóng thuế online đối với người kinh doanh

Ngoài ra, hoàn thuế còn giúp tăng cường sự minh bạch và công bằng trong hệ thống thuế. Quy trình này cho thấy mối quan hệ công bằng giữa người nộp thuế và cơ quan thuế, từ đó khuyến khích người lao động tuân thủ các quy định pháp luật. Khi hiểu rõ quyền lợi của mình, người lao động sẽ chủ động hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn, góp phần xây dựng một hệ thống tài chính quốc gia ổn định và bền vững.

Bước vào năm 2025, với khả năng có những thay đổi mới trong chính sách thuế, việc nắm vững thủ tục hoàn thuế TNCN sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Trước hết, các thủ tục này ngày càng được tối ưu hóa nhờ vào hệ thống điện tử như eTax, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Cá nhân có thể tự thực hiện các bước hoàn thuế trực tuyến mà không cần sử dụng dịch vụ trung gian, qua đó giảm thiểu đáng kể chi phí phát sinh.

>>Mời bạn xem thêm: 5 Lý do doanh nghiệp SME cần sử dụng giải pháp quản lý chi phí

Thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2025

Điều kiện để được hoàn thuế TNCN

Theo Khoản 2 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 thì những trường hợp sẽ được nộp hoàn thuế TNCN là:

• Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp;
• Cá nhân đã nộp thuế nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế;
• Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bên cạnh đó, theo quy định tại điểm b, khoản 1, điều 25 của Thông tư 80/2021/TT-BTC thì:

Người nộp thuế có khoản nộp thừa sau khi thực hiện bù trừ theo hướng dẫn tại điểm a khoản này, vẫn còn khoản nộp thừa hoặc không có khoản nợ thì người nộp thuế được gửi hồ sơ đề nghị hoàn trả. Đồng thời, người nộp thuế cũng được thực hiện bù trừ khoản thu ngân sách nhà nước theo quy định tại Điều 42 Thông tư này. Người nộp thuế sẽ được hoàn trả khoản nộp thừa khi không còn khoản nợ.

Như vậy, những trường hợp thu nhập của họ chưa đến mức phải nộp thuế những họ đã nộp thuế thì cũng sẽ được hoàn lại hoặc những người có nghĩa vụ phải đóng thuế nhưng đóng số tiền lớn hơn số tiền họ đã nộp cho cơ quan thu thuế hay sau khi nộp thừa đã bù trừ nhưng vẫn còn thì sẽ được hoàn lại số tiền thừa đó.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn phát hành hàng loạt hóa đơn VAT

>>> Xem thêm: Thu nhập chịu thuế TNCN là gì? Cách tính và 5 điều quan trọng cần lưu ý

Hồ sơ hoàn thuế TNCN bao gồm những gì?

Để quá trình xét duyệt hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) diễn ra thuận lợi, cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định. Hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

1. Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Đây là tài liệu bắt buộc và phải được lập theo mẫu số 02/QTT-TNCN quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tờ khai này giúp cơ quan thuế xác định số thuế đã nộp, số thuế phải nộp và số thuế nộp thừa cần được hoàn trả.
2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc xác nhận thuế đã nộp: Người lao động cần cung cấp chứng từ chứng minh số thuế đã bị khấu trừ hoặc đã nộp trước đó. Tài liệu này có thể là bản gốc hoặc bản sao công chứng, đảm bảo tính pháp lý khi nộp hồ sơ.
3. Chứng từ xác định tình trạng kết thúc thời gian làm việc: Trường hợp người lao động đã kết thúc hợp đồng lao động hoặc thay đổi nơi làm việc, cần bổ sung các giấy tờ như Quyết định nghỉ hưu, Quyết định thôi việc, Biên bản thanh lý hợp đồng, hoặc Bảng kê xác định ngày cư trú nếu thuộc diện yêu cầu.
4. CMND/CCCD hoặc hộ chiếu: Bản sao chứng minh nhân dân (CMND), căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu của cá nhân là tài liệu không thể thiếu để xác minh danh tính.
5. Giấy ủy quyền (nếu có): Trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức hoặc người khác thực hiện thủ tục hoàn thuế thay, cần cung cấp giấy ủy quyền hợp lệ. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi của cá nhân trong quá trình xét duyệt.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này không chỉ giúp quá trình hoàn thuế được xử lý nhanh chóng mà còn hạn chế rủi ro phát sinh do thiếu sót hoặc sai lệch thông tin. Người lao động nên kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ để tránh mất thời gian chỉnh sửa hoặc bổ sung.

Cách nộp hồ sơ hoàn thuế

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), người lao động có thể lựa chọn một trong ba cách thức nộp hồ sơ dưới đây để đảm bảo quy trình hoàn thuế diễn ra thuận lợi:

1. Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý: Người lao động có thể đến trực tiếp cơ quan thuế nơi mình được quản lý để nộp hồ sơ. Cách này phù hợp với những ai muốn được hướng dẫn cụ thể và giải đáp các thắc mắc ngay tại chỗ. Khi nộp hồ sơ, người lao động nên mang theo bản gốc của các giấy tờ quan trọng để đối chiếu nếu cần thiết.
2. Nộp qua bưu điện: Đây là phương án tiện lợi cho những ai không thể đến trực tiếp cơ quan thuế. Người lao động chỉ cần gửi toàn bộ hồ sơ qua đường bưu điện đến địa chỉ cơ quan thuế quản lý. Để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, người gửi cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin địa chỉ, đồng thời giữ lại biên nhận từ bưu điện làm bằng chứng.
3. Nộp trực tuyến qua Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Etax): Nộp hồ sơ qua hệ thống eTax là phương thức hiện đại, nhanh chóng và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số. Người lao động cần đăng nhập vào hệ thống eTax, chọn mục “Hoàn thuế” và tải lên các tài liệu liên quan. Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận hồ sơ đã được tiếp nhận. Phương thức này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp người nộp dễ dàng theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ.

Mỗi phương thức nộp hồ sơ đều có ưu điểm riêng, tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện thực tế của từng cá nhân. Người lao động cần cân nhắc kỹ để lựa chọn cách nộp hồ sơ phù hợp nhất, đảm bảo việc hoàn thuế được thực hiện hiệu quả.

>>Mời bạn xem thêm: Thuế GTGT là gì? 5 Lưu ý quan trọng để doanh nghiệp “tránh tiền mất tật mang”

Hướng dẫn hoàn thuế thu nhập cá nhân online

Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trực tuyến qua hệ thống eTax mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian cho người nộp thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN online.

Chuẩn bị tài khoản giao dịch thuế điện tử

Để thực hiện việc hoàn thuế TNCN online qua Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (Etax), trước tiên bạn cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử. Dưới đây là các bước đăng ký tài khoản eTax cá nhân:

1. Truy cập vào trang Cổng Thông tin điện tử eTax của Tổng cục Thuế.
2. Chọn Đăng ký tài khoản tại mục đăng nhập.
3. Cung cấp các thông tin cần thiết như mã số thuế cá nhân, số CMND/CCCD hoặc hộ chiếu, và các thông tin cá nhân khác theo yêu cầu.
4. Xác thực thông tin qua email hoặc SMS để hoàn tất quá trình đăng ký.

Các giấy tờ và thông tin cần chuẩn bị trước khi đăng ký tài khoản Etax bao gồm:

• Mã số thuế cá nhân (được cấp bởi cơ quan thuế).
• Chứng minh nhân dân (CMND), Căn cước công dân (CCCD), hoặc hộ chiếu (bản sao hoặc bản chính).
• Thông tin về tài khoản ngân hàng để nhận tiền hoàn thuế (nếu có).

Các bước hoàn thuế TNCN online

Sau khi đã có tài khoản Etax và đăng nhập thành công, bạn có thể tiến hành hoàn thuế TNCN qua các bước sau:

1. Đăng nhập vào hệ thống Etax: Truy cập vào trang Etax và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân của bạn.
2. Chọn mục “Đề nghị xử lý khoản nộp thừa”: Sau khi đăng nhập, chọn mục “Đề nghị xử lý khoản nộp thừa” trong menu của hệ thống. Đây là bước bắt đầu thủ tục hoàn thuế.

3. Điền thông tin theo yêu cầu

4. Tải lên các tài liệu liên quan – Tiến hành tải lên các tài liệu và chứng từ cần thiết, như:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc xác nhận thuế đã nộp.
• CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (bản sao).
• Các giấy tờ khác (nếu có yêu cầu).

5. Xác nhận và gửi hồ sơ: Sau khi kiểm tra lại tất cả thông tin và tài liệu, bạn tiến hành xác nhận và gửi hồ sơ qua hệ thống eTax. Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận hồ sơ của bạn đã được tiếp nhận.

Thời gian xử lý và nhận tiền hoàn thuế

Sau khi hồ sơ hoàn thuế được gửi đi, bạn cần lưu ý đến thời gian xử lý hồ sơ và nhận tiền hoàn thuế:

• Thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế: Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế sẽ dao động từ 15 đến 45 ngày làm việc, tùy thuộc vào tính chất và độ phức tạp của từng trường hợp. Trong quá trình xử lý, cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc tài liệu nếu cần thiết.
• Theo dõi trạng thái hồ sơ trên hệ thống eTax: Bạn có thể theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ hoàn thuế của mình qua hệ thống eTax. Khi hồ sơ được chấp nhận và hoàn tất, bạn sẽ nhận thông báo qua email hoặc SMS từ Tổng cục Thuế.

Cách làm sao biết được hoàn thuế TNCN?

Khi bạn đã thực hiện thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), để biết được tình trạng hồ sơ và tiến độ hoàn thuế, bạn có thể áp dụng các phương thức sau:

Kiểm tra trạng thái hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử

Sau khi gửi hồ sơ hoàn thuế TNCN qua hệ thống eTax, bạn có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái hồ sơ của mình bằng cách đăng nhập vào Cổng Thông tin điện tử eTax. Tại đây, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về hồ sơ hoàn thuế, bao gồm cả trạng thái xử lý (chấp nhận, bổ sung hồ sơ, hoặc đã hoàn tất).

Liên hệ cơ quan thuế quản lý để cập nhật thông tin

Nếu bạn không thể tra cứu qua hệ thống điện tử hoặc cần làm rõ thêm về hồ sơ của mình, bạn có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý nơi bạn nộp hồ sơ hoàn thuế. Cơ quan thuế sẽ cung cấp thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ và các bước tiếp theo.

Nhận thông báo chính thức qua email hoặc SMS từ Tổng cục Thuế

Khi hồ sơ hoàn thuế của bạn được xử lý xong và tiền hoàn thuế được chuyển vào tài khoản ngân hàng, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo chính thức đến bạn qua email hoặc SMS. Thông báo này sẽ thông tin rõ ràng về việc hoàn thuế đã thành công, số tiền hoàn lại và tài khoản ngân hàng nhận tiền.

Thông qua các phương thức trên, bạn có thể chủ động theo dõi và nắm bắt được tình trạng hoàn thuế của mình, giúp quá trình hoàn thuế trở nên minh bạch và thuận tiện hơn.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn chi tiết 3 cách tra cứu thuế nhanh chóng – đơn giản

Các câu hỏi thường gặp về hoàn thuế TNCN

1. Ai cần tự làm thủ tục hoàn thuế và ai được ủy quyền?

Theo quy định của pháp luật, cá nhân có thu nhập phải thực hiện quyết toán thuế và yêu cầu hoàn thuế nếu có số tiền nộp thừa. Tuy nhiên, nếu cá nhân không thể trực tiếp thực hiện thủ tục hoàn thuế, họ có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả lương) thực hiện thay. Điều này thường áp dụng đối với các trường hợp người lao động không thể tự quyết toán hoặc đã nghỉ việc.

2. Nếu mất chứng từ khấu trừ thuế thì có được hoàn không?

Chứng từ khấu trừ thuế (chứng từ chứng minh thuế đã nộp) là một trong những hồ sơ quan trọng trong thủ tục hoàn thuế. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn mất chứng từ, vẫn có thể yêu cầu hoàn thuế nếu có các giấy tờ thay thế hợp lệ như bản sao kê của ngân hàng, hợp đồng lao động, bảng lương có thể xác nhận việc khấu trừ thuế đã thực hiện. Bạn cũng có thể yêu cầu tổ chức trả thu nhập cấp lại chứng từ khấu trừ nếu cần thiết.

3. Có bị phạt nếu nộp hồ sơ quyết toán muộn không?

Theo quy định của pháp luật, nếu bạn nộp hồ sơ quyết toán thuế muộn, có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt sẽ phụ thuộc vào thời gian trễ nộp và mức độ nghiêm trọng của vi phạm. Cụ thể, bạn có thể bị phạt từ 0,5% đến 1% tổng số tiền thuế phải nộp cho mỗi tháng trễ hạn. Nếu hồ sơ quyết toán nộp quá hạn mà không có lý do chính đáng, bạn cũng có thể bị xử phạt bổ sung theo các quy định liên quan.

4. Làm gì nếu hồ sơ hoàn thuế bị từ chối?

Trong trường hợp hồ sơ hoàn thuế của bạn bị từ chối, cơ quan thuế sẽ cung cấp lý do cụ thể về việc không chấp nhận hồ sơ. Bạn cần kiểm tra lại các thông tin và bổ sung, sửa chữa các sai sót trong hồ sơ. Nếu bạn không đồng ý với quyết định từ chối, bạn có thể làm đơn khiếu nại hoặc yêu cầu giải trình thêm với cơ quan thuế để được xem xét lại. Việc sửa chữa hồ sơ và nộp lại đúng hạn là rất quan trọng để không bị ảnh hưởng đến quyền lợi của bạn.

Hiểu rõ hoàn thuế thu nhập cá nhân không chỉ bảo vệ quyền lợi mà còn giúp bạn tiết kiệm tài chính. Hãy thực hiện đúng thủ tục, đặc biệt với các bước hoàn thuế TNCN online để tối ưu hóa trải nghiệm. Đừng quên kiểm tra thông tin hồ sơ thường xuyên để đảm bảo quyền lợi của mình nhé.