Virtual Account và thu hộ qua Virtual Account cho doanh nghiệp

Virtual Account là gì và Virtual account giúp chủ doanh nghiệp thu hộ như thế nào? Hãy cùng Finan tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Báo cáo tài chính gồm những gì? Cập nhật mới nhất 2024

1. Virtual Account là gì?

Tài khoản ngân hàng ảo (Virtual Account) là một giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp quản lý các khoản thu từ khách hàng thông qua một tài khoản ảo định danh.

Tài khoản Virtual Account sẽ được tạo thủ công hoặc tự động. Với từng doanh nghiệp, tài khoản Virtual Account sẽ được gắn với thông tin định danh riêng. Chẳng hạn như: Mã khách hàng, mã đơn hàng, mã hợp đồng,… Cần lưu ý rằng tài khoản này chỉ có thể nhận tiền, không thể nạp, rút, hoặc chuyển tiền.

Đây là sự khác biệt giữa tài khoản ảo và tài khoản định danh. Tài khoản định danh là tài khoản được xác thực dựa trên tên đăng nhập, mật khẩu, giấy tờ tuỳ thân (CCCD/CMND) và có thể thực hiện tất cả các thao tác nạp rút, chuyển, nhận tiền.

2. Hình thức thu hộ qua tài khoản ảo

Theo Thông tư 39/2014/TT-NHNN hướng dẫn về dịch vụ trung gian thanh toán: “Dịch vụ hỗ trợ thu hộ, chi hộ là dịch vụ hỗ trợ các ngân hàng thực hiện dịch vụ thu hộ, chi hộ cho khách hàng có tài khoản thanh toán, thẻ ngân hàng tại ngân hàng thông qua việc nhận, xử lý, gửi thông điệp dữ liệu điện tử và tính toán kết quả thu hộ, chi hộ; hủy việc thu hộ, chi hộ để quyết toán cho các bên có liên quan”.

Như vậy, bản chất của dịch vụ thu hộ qua tài khoản ảo chính là “dịch vụ hỗ trợ thu hộ” theo quy định. Đây là một trong những hoạt động của đơn vị cung cấp dịch vụ trung gian thanh toán đã được Ngân hàng Nhà nước cấp Giấy phép hoạt động cho dịch vụ này.

Dịch vụ thu hộ qua tài khoản ảo cho phép kết nối giữa các nhà phát hành hóa đơn và hệ thống thu hộ. Doanh nghiệp có thể nhận tiền thanh toán từ các giao dịch trực tuyến của khách hàng thông qua tài khoản ảo (Virtual Account).

Trong đó khách hàng thanh toán các hóa đơn thông qua hệ thống thu hộ (Ví dụ: tiền phí bảo hiểm, vay trả góp, tiền điện, nước, cước điện thoại, tiền đặt chỗ, mua hàng qua mạng, tiền thuế, tiền đặt vé máy bay…). Dựa trên thông tin tài khoản ảo, khi khách hàng thanh toán, phía doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo. Điều này giúp doanh nghiệp xử lý các giao dịch đã được thanh toán một cách tiện lợi và nhanh chóng.

Tài khoản ảo sẽ được ngân hàng cấp cho khách hàng kinh doanh cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ thu hộ thông qua tài khoản ảo. Mỗi khách hàng hay doanh nghiệp chỉ có thể sở hữu duy nhất 1 tài khoản ảo.

>>Mời bạn xem thêm: Tại sao các công ty Startup thích sử dụng tài khoản ngân hàng ảo?

3. Lợi ích của Virtual Account

Virtual Account đem lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó bao gồm:

• Giảm chi phí nhân lực: Việc sử dụng tài khoản ảo giúp tự động hóa quá trình kiểm tra và xác nhận các khoản đã nộp vào. Điều này loại bỏ nhu cầu kiểm tra thủ công, giúp giảm thiểu thời gian và nhân lực cần thiết cho các hoạt động đối soát kế toán, vận hành dòng tiền và các hoạt động kiểm soát nguồn thu, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành. Dịch vụ này cũng giúp nâng cao độ chính xác trong quản lý tài chính.
• Quản lý hiệu quả tình trạng tài khoản phải thu: Do mỗi tài khoản Virtual Account đều được định danh thông tin khách hàng mà doanh nghiệp mong muốn. Ngoài ra, việc cập nhật các thông tin của người chuyển, số tiền phải thu, các cấu hình khác của khoản thu để quản lý & tự động ghi nhận khi có giao dịch đến, thông báo tình trạng thanh toán… luôn diễn ra liên tục và chính xác. Nhìn chung, tài khoản ảo cho phép tự động hạch toán và đối soát các khoản tiền ghi có về tài khoản, giúp doanh nghiệp kiểm soát tình hình tài chính một cách chặt chẽ và dễ dàng, tránh tình trạng mất kiểm soát về các nguồn tiền khi sử dụng hình thức thanh toán trực tiếp.
• Thanh toán trực tuyến dễ dàng: Khách hàng có thể thực hiện thanh toán trực tuyến một cách dễ dàng, không cần phải sử dụng thẻ ngân hàng, làm đơn giản hóa quá trình mua hàng và thanh toán. Đồng thời điều này giúp nâng cao khả năng tiếp cận khách hàng không có tài khoản ngân hàng hoặc những ai tìm kiếm phương thức thanh toán nhanh chóng và tiện lợi hơn.

>>Mời bạn xem thêm: Cách xác định, tính toán dòng tiền vào ra trong kinh doanh

Bên cạnh đó, mức phí cho dịch vụ hỗ trợ thu hộ chi hộ bằng tài khoản ảo tương đối thấp nên phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp trong nước.

4. Finan – Giải pháp quản lý tài chính toàn năng cho doanh nghiệp

Finan là bộ giải pháp hỗ trợ quản lý dòng tiền và quản trị tài chính theo thời gian thực (real-time) hiệu quả dành cho các doanh nghiệp, giúp kiểm soát và tối ưu hóa dòng tiền với các tính năng tự động theo dõi, đối soát, dự báo tình hình tài chính cho doanh nghiệp. Giải pháp quản lý tài chính toàn năng từ Finan giúp doanh nghiệp ổn định tài chính và đảm bảo dòng tiền hoạt động liên tục, hiệu quả, ngăn ngừa tình trạng thất thoát nguồn tiền.

Trên đây là một số thông tin về Virtual Account mà doanh nghiệp nên nắm rõ. Finan hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với các doanh nghiệp trong việc đưa ra sự lựa chọn phù hợp với chiến lược kinh doanh!

>>Mời bạn xem thêm: Các chỉ số quan trọng trong báo cáo dòng tiền