Hóa đơn điện tử là gì? 6 điều doanh nghiệp nhất định phải biết

Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được tạo và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống. Với tính tiện lợi, an toàn và tiết kiệm thời gian, hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và giao dịch kinh doanh. Hơn hết, hóa đơn điện tử góp phần giảm tải công việc, tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm tài nguyên đáng kể.

Vậy hóa đơn điện tử là gì? Những điều doanh nghiệp cần phải biết khi sử dụng hóa đơn điện tử là gì? Cùng Finan tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Điều 1: Tất tần tật về hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011 đã chỉ ra rằng:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Đặc biệt, hóa đơn điện tử được tạo ra, xử lý và lưu trữ trên hệ thống máy tính của các tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện bán hàng hoá và dịch vụ, tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Điều này mang lại tính tiện lợi và đáng tin cậy, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý thông tin giao dịch.

1.2. Hóa đơn điện tử có mấy loại?

Hóa đơn điện tử đa dạng với các loại như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các hóa đơn đặc biệt như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm.

Ngoài ra, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng cũng được gắn kết vào hóa đơn điện tử. Tất cả tuân thủ tiêu chuẩn và quy định quốc tế, giúp tạo ra hệ thống giao dịch tiện lợi, đáng tin cậy và phù hợp với quy định hiện hành.

1.3. So sánh sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản thể hiện của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử gốc là nguồn gốc của quá trình giao dịch điện tử, đó là hóa đơn được tạo ra trong quá trình mua bán và lưu trữ dưới dạng tập tin XML, đảm bảo mã hóa thông tin và chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.

Trái ngược với hóa đơn điện tử gốc, bản thể hiện của hóa đơn điện tử là phiên bản cuối cùng được xuất ra dưới dạng PDF, HTML hoặc in trên giấy. Bản thể hiện này mang lại sự tiện lợi cho người đọc, cho phép họ dễ dàng kiểm tra và tra cứu thông tin trên hóa đơn điện tử.

Tiêu chí	Hóa đơn điện tử gốc	Bản thể hiện hóa đơn điện tử
Định dạng dữ liệu	XML	PDF, HTML hoặc in ra giấy
Ký hiệu riêng	Không có	Phải có dòng thêm chữ “Bản thể hiện của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
Giá trị pháp lý	Có giá trị pháp lý được sử dụng làm căn cứ để: Giao dịch, thanh toán Hạch toán, thanh tra, kiểm tra…	Không có giá trị pháp lý chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Lưu trữ	Lưu trữ tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và doanh nghiệp	Doanh nghiệp tự lưu trữ
Tra cứu	Có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế	Doanh nghiệp tự cung cấp
Sử dụng	Dùng cho mục đích thanh toán, hạch toán, kiểm tra…	Dùng cho mục đích đối chiếu, theo dõi, lưu trữ…

2. Điều 2: Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ

2.1. Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2022 là gì?

Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc trên toàn quốc từ ngày 01/07/2022. Đồng thời, doanh nghiệp đã mua hóa đơn từ cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 được phép tiếp tục sử dụng cho đến hết 30/6/2022. Quy định này khuyến khích áp dụng hóa đơn điện tử sớm và tạo sự tiện lợi, hiệu quả trong việc giao dịch và quản lý thông tin.

2.2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn và sẵn sàng truy xuất thông tin. Số hóa đơn xác định theo thứ tự và chỉ sử dụng một lần. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn từ khi tạo ra, không thay đổi ngoại trừ các thay đổi hình thức. Thông tin trong hóa đơn điện tử phải dễ truy cập và sử dụng hoàn chỉnh. Tuân thủ nguyên tắc này tạo nền tảng cho giao dịch hiệu quả và tin cậy hơn rất nhiều.

>>Mời bạn xem thêm: Kinh doanh nhỏ có nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

2.3. Hợp đồng điện tử cần phải đáp ứng các nội dung sau

Hóa đơn điện tử chứa những thông tin quan trọng và đáng chú ý.

1) Mã và số thứ tự hóa đơn được tuân theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2) Thông tin về người bán bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.

3) Thông tin về người mua bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.

4) Chi tiết hàng hóa hoặc dịch vụ gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được ghi bằng số và chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, cần ghi cả thuế suất và tổng số tiền phải thanh toán.

5) Hóa đơn được ký số điện tử theo quy định của pháp luật bởi người bán. Ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn cũng được ghi lại. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, cần có chữ ký điện tử theo quy định.

6) Hóa đơn được viết bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi chữ nước ngoài, chữ này được đặt trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ nhỏ hơn. Các chữ số ghi trên hóa đơn là 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; dấu chấm (.) được sử dụng sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ; dấu phẩy (,) được sử dụng sau chữ số hàng đơn vị.

2.4. Điều kiện của tổ chức phát hành hợp đồng hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, để khởi tạo hóa đơn điện tử, người bán hàng hoá, dịch vụ cần đáp ứng các điều kiện sau đây:

a) Là tổ chức kinh tế đã và đang thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan Thuế hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, hệ thống truyền thông, mạng thông tin và thiết bị truyền tin đáp ứng các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

c) Có đội ngũ nhân viên có trình độ và khả năng tương xứng để thực hiện việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

d) Có chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật.

e) Có phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và phần mềm kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

f) Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ, bao gồm:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị lưu trữ hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

>>Mời bạn xem thêm: Lợi ích của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế

3. Điều 3: Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử

3.1. Bước vào thế giới tiện ích của hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, các tổ chức kinh doanh cần hoàn thiện các thủ tục đăng ký. Điều này bao gồm việc áp dụng hóa đơn điện tử, tạo mẫu hóa đơn điện tử và lập thông báo phát hành. Thủ tục này có thể được thực hiện bằng cách gửi thông tin đến cơ quan thuế qua văn bản giấy hoặc văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử.

3.2. Khởi động quy trình hóa đơn điện tử

Để khởi tạo hóa đơn điện tử, người bán hàng hoá, dịch vụ có thể sử dụng hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử hoặc lựa chọn đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Qua đó, hóa đơn điện tử sẽ được tạo ra và chuẩn bị cho việc gửi đi.

3.3. Gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Người bán hàng có thể gửi hóa đơn điện tử cho người mua hàng hoá, dịch vụ thông qua phần mềm hoặc qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Quá trình này giúp việc gửi và nhận hóa đơn trở nên thuận tiện và nhanh chóng.

3.4. Xử lý các sai sót trong hóa đơn điện tử

Nếu xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử, các bước sửa lỗi được thực hiện như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập và đã gửi cho người mua, nhưng chưa giao hàng hoá, dịch vụ:

• Hủy hóa đơn chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý và xác nhận của cả người bán và người mua.
• Hóa đơn đã hủy phải được lưu trữ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền để tra cứu sau này.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi và đã giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua. Sau đó, người bán và người mua phát hiện sai sót:

• Người bán và người mua cần lập một văn bản thỏa thuận chứa chữ ký điện tử của cả hai bên, ghi rõ thông tin bị sai sót.
• Người bán cần lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, chỉnh sửa các thông tin sai sót như số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, và thuế giá trị gia tăng.
• Cả người bán và người mua cần tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành khi thực hiện kê khai điều chỉnh.

Với quá trình này, tổ chức sẽ có thể tiếp cận và sử dụng hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót và tăng cường tính chính xác trong quản lý thuế và hóa đơn.

4. Điều 4: Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho phép chuyển đổi linh hoạt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Các doanh nghiệp có thể chuyển đổi khi cần thiết theo yêu cầu nghiệp vụ hoặc quy định của các cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra. Quy định cũng đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin sau khi chuyển đổi. Tuy nhiên, hóa đơn và chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ và không được sử dụng cho giao dịch, thanh toán trừ khi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế theo quy định.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP mang lại sự linh hoạt và thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc chuyển đổi giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Điều này giúp đáp ứng các yêu cầu của quy định từ các cơ quan quản lý và giám sát. Tuy nhiên, hóa đơn và chứng từ giấy chỉ có tác dụng lưu trữ và không áp dụng cho giao dịch, thanh toán trừ khi được tạo bởi máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế theo quy định.

5. Điều 5: Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Khi lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, chủ doanh nghiệp cần phải đặc biệt lưu ý đến những tiêu chí được căn cứ theo Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, như sau:

5.1. Đối với tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua

Về chủ thể:

• Tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ được thành lập hợp pháp
• Thông tin về dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử được thông báo công khai trên trang thông tin điện tử
• Có tối thiểu 5 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin
• Trang bị cơ sở hạ tầng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết

Về hoạt động:

• Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã cho người bán và người mua theo quy định của pháp luật;
• Cung cấp giải pháp nhận, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ; giải pháp truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử. Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;
• Hỗ trợ sao lưu, khôi phục, bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử;
• Cung cấp tài liệu về kết quả kiểm thử kỹ thuật thành công về giải pháp truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

>>Có thể bạn quan tâm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

5.2. Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử

Về chủ thể:

• Tổ chức có tối thiểu 5 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và được thành lập hợp pháp
• Thông tin về dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử được thông báo công khai trên trang thông tin điện tử
• Có ký quỹ tại một ngân hàng hợp pháp ở Việt Nam hoặc có giấy bão lãnh của một ngân hàng hợp pháp tại Việt Nam với giá trị không dưới 5 tỷ đồng
• Tối thiểu 20 nhân sự trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin
• Trang bị cơ sở hạ tầng đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cần thiết

Về hoạt động:

• Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử và pháp luật khác có liên quan;
• Có giải pháp kết nối, nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã cho người bán và người mua; giải pháp kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
• Thông tin quá trình nhận, truyền dữ liệu phải được ghi nhật ký để phục vụ công tác đối soát;
• Hệ thống hạ tầng kỹ thuật cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được vận hành trên môi trường trung tâm dữ liệu chính và trung tâm dữ liệu dự phòng. Trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km và sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố;
• Hệ thống có khả năng phát hiện, cảnh báo, ngăn chặn các truy cập không hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia;
• Cung cấp hệ thống sao lưu, khôi phục dữ liệu;
• Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3 hoặc tương đương, gồm 1 kênh truyền chính và 2 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 20 Mbps;
• Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc hàng đợi (Queue) có mã hóa làm phương thức để kết nối; sử dụng giao thức SOAP/TCP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
• Tổng cục Thuế đăng tải thông tin của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn đóng thuế online đối với người kinh doanh

5.3. Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế

Về chủ thể:

• Tổ chức đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC gửi văn bản đề nghị ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn kèm theo hồ sơ chứng minh tới Tổng cục Thuế.

Về hoạt động:

• Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh, Tổng cục Thuế phối hợp với tổ chức thực hiện kết nối kỹ thuật và kiểm tra truyền nhận dữ liệu giữa hai bên.
• Sau khi kết nối thành công, Tổng cục Thuế và tổ chức ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn với cơ quan thuế. Thông tin về tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn của cơ quan thuế sẽ được công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Trong quá trình thực hiện hợp đồng, Tổng cục Thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thống nhất các nội dung về ủy quyền cấp mã trong trường hợp hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố;
• Ủy thác thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp mới nhất

6. Điều 6: Các thắc mắc thường gặp phải khi sử dụng hóa đơn điện tử

6.1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì và quy trình cấp mã xác thực như thế nào?

Hóa đơn điện tử có mã xác thực là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Đây là một quy trình quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác của hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần hiểu rõ về quy trình này, đối tượng áp dụng và các điều kiện liên quan.

6.2. Hóa đơn điện tử có liên không?

Không có khái niệm “liên” trong hóa đơn điện tử. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế đều truy cập vào cùng một bản hóa đơn điện tử để khai thác dữ liệu.

6.3. Người mua có thể nhận hóa đơn điện tử bằng các phương thức nào?

Người mua có thể nhận hóa đơn điện tử bằng cách gửi trực tiếp cho người bán qua Email, SMS hoặc sử dụng hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

6.4. Người mua có cần ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

Đối với khách hàng cá nhân và khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế và không cần ký số vào hóa đơn điện tử nhận được.

Đối với doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế. Tuy nhiên, không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, trừ khi có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Đối với hóa đơn mua hàng như điện, nước, viễn thông, không cần chữ ký của người mua và dấu của người bán. Tuy vậy, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận.

Ngoài ra, còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên mua không cần ký số vào hóa đơn, tuy nhiên cần có sự phê duyệt từ cơ quan thuế.

6.5. Bước điều chỉnh khi nhận hóa đơn điện tử và kê khai thuế

Khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, người mua có thể tiến hành kê khai thuế theo quy trình thông thường với hóa đơn giấy. Tuy nhiên, trong trường hợp cần làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường, người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi thành hóa đơn giấy, kèm theo chữ ký và dấu của bên bán.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp mới nhất

6.6. Xử lý sai sót khi hóa đơn đã phát hành nhưng chưa giao hàng hoặc kê khai thuế

Trong trường hợp hóa đơn đã phát hành và gửi cho người mua, nhưng chưa có giao hàng hoặc kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, người mua và người bán cần thống nhất về việc xóa bỏ hóa đơn sai. Người bán sẽ lập một hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai và gửi cho người mua. Trên hóa đơn thay thế, phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu…, gửi ngày tháng năm…”. Hóa đơn điện tử đã bị xóa bỏ phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan thuế có thẩm quyền.

6.7. Xử lý sai sót sau khi hóa đơn đã được phát hành, giao hàng và kê khai thuế

Nếu hóa đơn đã phát hành, giao hàng và kê khai thuế, nhưng sau đó phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập một văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót. Người bán sau đó lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh để sửa sai sót. Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng và tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

Dựa trên hóa đơn điều chỉnh, cả người bán và người mua sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Lưu ý rằng hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

>>Có thể bạn quan tâm: Nguyên nhân và cách xử lý khi không tra cứu được hóa đơn điện tử

6.8. Chứng minh nguồn gốc hàng hóa lưu thông trên đường với hóa đơn điện tử – Một giải pháp hiện đại và linh hoạt!

Khi hàng hóa lưu thông trên đường và cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ, người bán có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Quá trình chuyển đổi này phải đáp ứng các điều kiện sau đây, để đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch:

• Phản ánh đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Trên hóa đơn giấy phải có dòng chữ rõ ràng: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ.”
• Cần có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa cần có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán và dấu của người bán.

6.9. Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì – Bảo tồn dữ liệu dễ dàng và an toàn!

Theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện như sau:

• Người bán và người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
• Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tổ chức trung gian này cũng phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các thiết bị lưu trữ như bút nhớ, đĩa CD/DVD, đĩa cứng gắn ngoài, hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu hóa đơn.

Hóa đơn điện tử đã lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết.
• Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép hiển thị chính xác nội dung của hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một phương thức cụ thể cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

Với quy định này, việc lưu trữ hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của dữ liệu, giúp người sử dụng có thể truy cập và tham khảo thông tin hóa đơn điện tử một cách dễ dàng khi cần thiết.

6.10. Xử lý hóa đơn điện tử – Thực hiện các thao tác liên quan đến hóa đơn điện tử!

Khi xử lý hóa đơn điện tử, người sử dụng cần thực hiện các thao tác sau:

• Kiểm tra tính toàn vẹn: Trước khi tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử, người sử dụng cần kiểm tra tính toàn vẹn của hóa đơn, đảm bảo rằng không có sự thay đổi hay chỉnh sửa trái phép.
• Xác thực chữ ký số: Người sử dụng cần xác thực chữ ký số trên hóa đơn điện tử để đảm bảo tính xác thực của hóa đơn. Quá trình xác thực này thường được thực hiện bằng cách sử dụng công cụ xác thực chữ ký số được cung cấp bởi cơ quan phát hành hóa đơn điện tử.
• Xem và lưu trữ: Sau khi xác thực, người sử dụng có thể xem nội dung hóa đơn điện tử và lưu trữ nó theo quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Sử dụng thông tin hóa đơn: Thông tin trên hóa đơn điện tử có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau, bao gồm việc thanh toán, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, và các công việc liên quan khác.
• Bảo mật thông tin: Khi xử lý hóa đơn điện tử, người sử dụng cần tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin, đảm bảo rằng thông tin hóa đơn không bị rò rỉ hay sử dụng trái phép.

Quá trình xử lý hóa đơn điện tử được thực hiện một cách cẩn thận và tuân thủ đúng quy trình để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của các hoạt động liên quan đến hóa đơn.

Hóa đơn điện tử là công cụ đáp ứng nhu cầu trong thời đại kỹ thuật số để tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường hiệu suất công việc hiệu quả. Sử dụng hóa đơn điện tử không những tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật mà còn góp phần hỗ trợ các công việc quản lý tài chính được trở nên dễ dàng hơn. Finan hy vọng bài viết này sẽ cung cấp thông tin hữu ích giúp cho chủ doanh nghiệp cập nhật công nghệ vào trong quy trình quản lý của mình.