Cách điều chỉnh hóa đơn sai sót theo thông tư 78 chính xác nhất

Trong quá trình kinh doanh, việc lập hóa đơn sai sót là điều khó tránh khỏi. Để đảm bảo tính hợp lệ và đúng quy định, doanh nghiệp cần điều chỉnh hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 một cách chính xác. Vậy điều chỉnh hóa đơn điện tử như thế nào? Cách xử lý khi hóa đơn đã kê khai thuế? Bài viết dưới đây của Finan sẽ giúp bạn nắm rõ quy định để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo hoá đơn điện tử từ A đến Z

1. Nguyên tắc điều chỉnh hóa đơn theo thông tư 78

Căn cứ tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ, khi hóa đơn điện tử có sai sót các bên cần chú ý một số nguyên tắc xử lý như sau:

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế/hóa đơn điện tử có sai sót cần điều chỉnh/thay thế	Bên bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn/nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Trường hợp bên bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Bên bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và bên bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo bên bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Bên bán chỉ điều chỉnh mà không hủy/thay thế hóa đơn.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế
ĐỐI VỚI BẢNG TỔNG HỢP DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

2. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78

Để thực hiện xử lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123, Quý doanh nghiệp thực hiện các bước như sau:

Trường hợp hóa đơn sai sót	Căn cứ	Phương án xử lý	Quy trình xử lý
Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai	Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế	Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo mẫu 04/SS-HĐĐT.Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót.
Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai	Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.	Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và không lập lại hóa đơn mới.Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…	Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP	Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.	Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên muaHóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.
		Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế	Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).
Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC	Hủy hóa đơn đã lập	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lậpThông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn.
Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử	Khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC	Lập hóa đơn điện tử mới thay thế	Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót.Người bán thực hiện thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới Cơ quan thuế.Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã), hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT).
Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán	Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP		Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuếBước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQTBước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ CQT cấp mã và gửi cho người mua.
Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót	Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC		Trong các lần xử lý tiếp theo, người bán thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp 8: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót	Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC		Trường hợp thiếu dữ liệu HĐĐT tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu đã gửi có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử phải điền đủ các thông tin: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT.

Như vậy, tùy vào từng tình trạng sai sót của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế, hoặc không cần lập hóa đơn.

3. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo thông tư 78

3.1. Các trường hợp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm là nghiệp vụ kế toán quan trọng nhằm ghi nhận giảm giá trị của một hóa đơn đã lập trước đó. Việc này giúp doanh nghiệp điều chỉnh sai sót hoặc cập nhật thông tin chính xác theo quy định pháp luật. Một số trường hợp cụ thể cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm bao gồm:

• Trường hợp 1: Viết sai hóa đơn

Căn cứ theo điều 19 nghị định 123/2020/NĐ-CP và điều 7 thông tư 78/2021/TT-BTC thì trường hợp hóa đơn có sai sót về các thông tin làm giá trị hóa đơn (sai về thành tiền, thuế suất, tiền thuế,…) cao hơn so với thực tế thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc xuất hóa đơn thay thế. Việc xuất hóa đơn điều chỉnh giảm như trường hợp này là một trong các cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mà kế toán doanh nghiệp áp dụng thực hiện.

• Trường hợp 2: Doanh nghiệp giảm giá hàng bán

Trường hợp sau khi lập hóa đơn và hạch toán doanh thu, doanh nghiệp phát hiện hàng lỗi, chất lượng thấp và quyết định giảm giá hàng bán cho khách thì sẽ phát hành một hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị cho hóa đơn ban đầu.

• Trường hợp 3: Doanh nghiệp thực hiện chương trình chiết khấu thương mại

Nếu số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng lớn hơn các khoản đã giảm trước đó cho KH thì kế toán được lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

• Trường hợp 4: Doanh nghiệp điều chỉnh giảm doanh thu

Doanh nghiệp thực hiện quyết toán cuối cùng của công trình xây dựng lắp đặt, phát hiện giá trị quyết toán thấp hơn giá trị tạm tính ban đầu.

3.2. Cách viết và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78

Tại Thông tư 78/2021/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế tại Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh giảm sẽ gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Ghi lý do điều chỉnh giảm

Chọn hóa đơn gốc sau đó chọn lập hóa đơn điều chỉnh giảm và ghi rõ lý do điều chỉnh hóa đơn

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin nội dung trên hóa đơn điều chỉnh.

Thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Xuất hóa đơn, ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Nếu điều chỉnh giảm cho các hóa đơn cũ đã lập theo nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP thì không xuất hóa đơn điều chỉnh giảm mà lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ (Theo khoản 6, điều 12 thông tư 78/2021/NĐ-CP).

Để tránh sai sót trong việc điều chỉnh hóa đơn hay xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 78, doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp áp dụng và thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Hy vọng bài viết trên của Finan đã đem lại thông tin hữu ích tới quý doanh nghiệp!

>> Xem thêm:

Ai được hưởng lợi từ quy định xuất hóa đơn từng lần bán hàng?

Tất tần tật về hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp

Thương mại điện tử: Cách xuất hóa đơn điện tử nhanh & chính xác nhất

Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh: Quy định và hướng dẫn chi tiết