7 Sổ kế toán là gì? Khái niệm và vai trò trong quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả

Trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường hậu kiểm, việc chủ động hoàn thiện đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt, mà còn là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi về chi phí, doanh thu và thuế. Đặc biệt là hệ thống 7 sổ kế toán đóng vai trò then chốt trong việc phản ánh trung thực tình hình kinh doanh, minh bạch dòng tiền và củng cố niềm tin với cơ quan quản lý thuế.

Nếu bạn đang là chủ doanh nghiệp theo phương pháp kê khai thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây, Finan sẽ giúp bạn hiểu rõ 7 loại sổ kế toán bắt buộc, chức năng của từng sổ, và cách xây dựng hệ thống sổ sách bài bản, giúp quản lý tài chính minh bạch và vận hành doanh nghiệp bền vững.

>> Mời bạn xem thêm: EVP là gì? Hướng dẫn các bước xây dựng EVP chi tiết cho doanh nghiệp

Sổ kế toán là gì?

Sổ kế toán là nơi ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ tài chính – kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh chẳng hạn như: thu – chi tiền, bán hàng, mua hàng, trả lương, nộp thuế, nhập – xuất hàng hóa…

Mỗi sổ kế toán có mục đích và nội dung riêng, giúp người kinh doanh:

• Quản lý dòng tiền, doanh thu, chi phí
• Theo dõi tình hình thuế, tiền lương
• Làm căn cứ kê khai và quyết toán thuế đúng quy định

>> Mời bạn xem thêm: Các chính sách phúc lợi nhân viên mà doanh nghiệp nên xây dựng!

Vì sao chủ doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến 7 sổ kế toán?

Hãy hình dung: một ngày, cơ quan thuế tiến hành kiểm tra đột xuất và chủ doanh nghiệp được yêu cầu cung cấp số liệu về doanh thu, chi phí, lương nhân viên… nhưng lại không có sổ sách kế toán để chứng minh. Hệ quả là không chỉ bị xử phạt hành chính vì vi phạm quy định ghi chép sổ sách, mà còn có nguy cơ bị ấn định doanh thu theo hướng bất lợi, truy thu thuế và mất quyền công nhận chi phí hợp lý.

Thực tế, việc lập và lưu giữ đầy đủ 7 loại sổ kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý theo quy định hiện hành, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Chủ động quản lý hoạt động kinh doanh rõ ràng, minh bạch
• Tự bảo vệ quyền lợi khi làm việc với cơ quan thuế hoặc kiểm toán

Việc hiểu đúng và triển khai đúng hệ thống sổ sách kế toán là bước đầu tiên để xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc cho hộ kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Cập nhật mẫu báo cáo tài chính mới nhất theo Thông tư 200 & 133 – Doanh nghiệp cần biết!

7 Loại sổ sách kế toán mà bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện

Loại sổ	Chức năng	Mẫu
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ	Ghi lại toàn bộ doanh thu phát sinh từ hoạt động kinh doanh, bao gồm bán hàng và cung cấp dịch vụ. Sổ này cần ghi theo từng loại hình hoạt động để xác định đúng nghĩa vụ thuế.	Mẫu số S1-HKD
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa	Theo dõi nhập – xuất – tồn của nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm… Đây là sổ quan trọng để quản lý hàng tồn kho và kiểm soát chi phí sản xuất.	Mẫu số S2-HKD
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh	Ghi lại đầy đủ các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh như: nguyên vật liệu, nhân công, điện nước, vận chuyển… Mục đích là để tính giá thành và xác định lãi/lỗ thực tế.	Mẫu số S3-HKD
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN	Ghi chép các khoản thuế phải nộp, đã nộp hoặc còn nợ theo quy định. Sổ này giúp chủ kinh doanh dễ dàng đối chiếu với cơ quan thuế khi cần thiết.	Mẫu số S4-HKD
Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động	Đây là sổ dùng để ghi chép chi tiết toàn bộ thông tin liên quan đến tiền lương và nghĩa vụ trích nộp theo lương của người lao động.	Mẫu số S5-HKD
Sổ quỹ tiền mặt	Ghi chép các khoản thu – chi bằng tiền mặt trong ngày và theo dõi tồn quỹ cuối ngày. Giúp chủ kinh doanh quản lý dòng tiền tại chỗ minh bạch và chính xác.	Mẫu số S6-HKD
Sổ tiền gửi ngân hàng	Theo dõi các khoản thu – chi phát sinh qua tài khoản ngân hàng. Giúp kiểm soát dòng tiền chuyển khoản và phục vụ cho việc đối chiếu với sao kê ngân hàng.	Mẫu số S7-HKD

Trường hợp có nhiều địa điểm kinh doanh

Nếu doanh nghiệp có từ hai địa điểm trở lên, bắt buộc phải mở sổ riêng cho từng địa điểm để theo dõi chính xác tình hình kinh doanh. Việc này giúp phân tích số liệu đầy đủ, phục vụ kê khai thuế và quản lý tài chính hiệu quả hơn.

>> Mời bạn xem thêm: Doanh thu thuần là gì? Ý nghĩa của doanh thu thuần trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Cách làm sổ sách kế toán cho doanh nghiệp: Hướng dẫn chuẩn theo quy định

Theo quy định tại Điều 24, 25 và 26 của Luật Kế toán năm 2015, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện đầy đủ các bước mở sổ – ghi sổ – khóa sổ – lưu trữ sổ kế toán. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc, mà còn là công cụ quản lý tài chính hiệu quả và là căn cứ quan trọng khi cần giải trình với cơ quan thuế trong các đợt thanh – kiểm tra.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, rõ ràng và dễ thực hiện dành cho các chủ doanh nghiệp:

1. Mở và ghi sổ kế toán

Thời điểm mở sổ: Ngay từ khi phát sinh giao dịch tài chính đầu tiên (bán hàng, thu tiền, chi phí…), doanh nghiệp cần bắt đầu ghi sổ.

Căn cứ mở sổ: Việc thiết lập sổ sách cần dựa trên:

• Loại hình kinh doanh (bán lẻ, dịch vụ, sản xuất, vận tải…)
• Quy mô hoạt động
• Phương pháp kế toán áp dụng (phổ biến nhất là theo Thông tư 88/2021/TT-BTC)

Nguyên tắc ghi sổ:

• Mọi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh phải được ghi chép kịp thời, đầy đủ, trung thực
• Tuân thủ nguyên tắc: liên tục – nhất quán – không bỏ sót
• Ghi bằng bút mực, không được tẩy xóa. Nếu có sai sót, cần gạch bỏ nội dung sai, ký xác nhận và ghi lại đúng
• Có thể lựa chọn ghi thủ công, bằng Excel hoặc phần mềm kế toán đơn giản. Tuy nhiên, nếu sử dụng dữ liệu điện tử, nên in và lưu bản giấy để phục vụ kiểm tra khi cần.

2. Khóa sổ kế toán

Thời điểm khóa sổ:

• Thường thực hiện vào cuối kỳ kế toán: hàng tháng, quý hoặc năm
• Sau khi khóa sổ, số liệu sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính và xác định doanh thu – chi phí – lợi nhuận

Yêu cầu:

• Dữ liệu phải được tổng hợp đầy đủ, cộng dồn chính xác
• Sau khi khóa sổ, không được điều chỉnh số liệu trừ khi có chứng từ hợp lệ và theo đúng quy định pháp luật

3. Lưu trữ sổ kế toán

Thời gian lưu trữ:

• Tối thiểu 5 năm: Đối với tài liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho…)
• Tối thiểu 10 năm: Đối với tài liệu ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như:
  • Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp
  • Báo cáo tài chính tháng, quý, năm
  • Báo cáo quyết toán, bảng kê chi tiết, biên bản kiểm tra…

Hình thức lưu trữ:

• Có thể lưu bản giấy hoặc bản điện tử
• Dữ liệu cần đảm bảo an toàn, nguyên vẹn, dễ tra cứu khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng

Mẹo hữu ích: Doanh nghiệp nên quét (scan) các bản sổ tay và lưu trữ online (Google Drive, Dropbox…) để tránh rủi ro mất mát, hư hỏng do thời tiết hoặc sự cố bất ngờ.

Việc lập và quản lý hệ thống sổ sách kế toán theo đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp luật, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hoạt động tài chính, minh bạch hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro khi làm việc với cơ quan chức năng.

Đặc biệt, trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường công tác hậu kiểm, việc chủ động thiết lập đầy đủ 7 sổ kế toán theo Thông tư 88 là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp, chứng minh chi phí hợp lý và tránh bị ấn định doanh thu bất lợi.

>> Mời bạn xem thêm:

Hủy hóa đơn theo Thông tư 78 : Các bước thực hiện chi tiết cho doanh nghiệp

Tổng quan Thông tư 78 về hóa đơn điện tử mà chủ doanh nghiệp cần biết

Platform là gì? Tư duy nền tảng giúp chủ doanh nghiệp bứt phá trong thời đại số

HR 4.0 là gì? Hiểu đúng để làm chủ chiến lược nhân sự thời chuyển đổi số