Quản lý rủi ro trong thu mua là gì? Cách giảm thiểu tốt nhất

Thu mua (Procurement) luôn đóng vai trò chiến lược quan trọng trong khâu vận hành của các doanh nghiệp, giúp đảm bảo chất lượng vật tư, hàng hóa mua vào đáp ứng theo đúng yêu cầu đã đề ra. Tuy nhiên, có rất nhiều rủi ro không lường trước được trong quá trình mua hàng. Việc hiểu rõ các loại rủi ro chính phải đối mặt trong quá trình mua sắm giúp đánh giá rủi ro và hoạch định các biện pháp quản lý để hạn chế những tổn thất không đáng có. Hãy cùng Finan tìm hiểu các thông tin về rủi ro trong quá trình thu mua cũng như cách giảm thiểu rủi ro qua bài viết dưới đây nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Chủ doanh nghiệp cần bao nhiêu kiến thức về thuế và tài chính để vận hành công ty?

1. Tại sao phải quản lý rủi ro khi mua hàng?

Việc không quản lý được rủi ro mua hàng dẫn tới rất nhiều bất cập, có thể khiến việc kinh doanh của doanh nghiệp bị trì trệ, thất thoát, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chuỗi cung ứng. Ở mức độ nghiêm trọng hơn có thể ảnh hưởng uy tín của doanh nghiệp.

Trái lại, quy trình quản lý rủi ro mua hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, bao gồm:

• Đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp kịp thời
• Kiểm soát hoạt động mua hàng tốt hơn
• Giảm thiểu các tác động nghiêm trọng từ rủi ro mua hàng
• Cải thiện quy trình đưa ra quyết định mua hàng
• Tăng hiệu quả quá trình trao đổi, làm việc với các bên liên quan
• Hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp

2. Những rủi ro thường gặp trong quá trình thu mua

2.1. Thiếu thực tế trong phân tích nhu cầu nội bộ

Việc xác định nhu cầu về một sản phẩm hoặc dịch vụ là bước đầu tiên trong quá trình thu mua và đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng hiệu quả, đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, việc phân tích này thường gặp phải một số rủi ro như sau:

• Xác định quá mức về nhu cầu
• Xác định thiếu hụt nhu cầu
• Đặc điểm kỹ thuật/Điều khoản tham chiếu/Bảng kê công việc không phù hợp
• Sự phân tách các yêu cầu (các yêu cầu manh mún, rời rạc)

Những điều này có thể dẫn tới những cung cấp hàng hóa/dịch vụ không đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, khó khăn trong việc đánh giá các đề xuất cạnh tranh, không có khả năng đạt được hiệu quả kinh tế theo quy mô, tổng chi phí mua cao hơn,…

2.2. Rủi ro trong tìm kiếm nguồn cung ứng

Nhiệm vụ của quá trình thu mua là đảm bảo được nguồn cung cấp ổn định và chất lượng các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp yêu cầu. Những rủi ro về vấn đề này mà doanh nghiệp có thể gặp phải là:

• Nhà cung cấp không đủ khả năng sản xuất được số lượng hàng mà doanh nghiệp cần
• Các nhà cung cấp trình bày sai sự thật về năng lực, chất lượng sản phẩm
• Thông tin về các nhà cung cấp tiềm năng bị lỗi thời

Những vấn đề trên có thể đem tới rủi ro về lựa chọn sai nhà cung cấp, chất lượng không đảm bảo, giá cả không phù hợp, rủi ro vi phạm hợp đồng,…

2.3. Gian lận và tham nhũng

Gian lận, tham nhũng và hành vi thiếu chuyên nghiệp vì lợi ích cá nhân có thể xảy ra tại bất kỳ giai đoạn nào của quá trình mua hàng, gây ra nguy cơ thất thoát nguồn lực và ngân sách của tổ chức cho nguồn cung không phù hợp, gây nên những thiệt hại to lớn đối với hình ảnh của doanh nghiệp. Những rủi ro cụ thể bao gồm gian lận hóa đơn, tham ô và trộm cắp hồ sơ.

2.4. Thiếu hiệu quả trong quản lý hợp đồng

Hợp đồng đóng vai trò là cơ hội chiến lược để hình thành mối quan hệ đối tác cùng có lợi với các nhà cung cấp. Tuy nhiên trong quá trình hoàn thiện và phát hành hợp đồng, có thể có những rủi ro sau:

• Sự che giấu các kỳ vọng khác nhau của người mua và nhà cung cấp
• Sự không thiện chí của nhà cung cấp trong việc thỏa thuận hợp đồng
• Bế tắc về chi tiết của thỏa thuận
• Nhượng bộ quá mức cho nhà cung cấp
• Một trong hai bên không đảm bảo các điều kiện bắt buộc của hợp đồng
• Không phản ánh đúng các điều khoản đã đưa ra và thỏa thuận trong hợp đồng
• Sự thay đổi về giá cả và ngoại hối

Những điều này dẫn tới rất nhiều vấn đề nghiêm trọng, chẳng hạn như tranh chấp hợp đồng, chậm trễ giao hàng, gia tăng chi phí,… Nếu không có chiến lược và phương pháp quản lý hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải chịu thiệt khá lớn.

>>Mời bạn xem thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì? Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả

2.5. Rủi ro về vận chuyển

Việc để cho nhà cung cấp lựa chọn các nhà giao nhận vận tải có thể dẫn đến các rủi ro: Nhiều nhà giao nhận vận tải khác nhau xử lý việc vận chuyển hàng hóa của tổ chức, khiến kiểm soát hoạt động của các nhà giao nhận trong trường hợp chậm trễ trở nên khó khăn.

Hoặc trong trường hợp thương mại quốc tế, có thể rủi ro là vận chuyển hàng hóa nhất định mà không có giấy phép nhập khẩu hàng hóa của chính phủ nước nhận. Điều này có thể dẫn tới hàng hóa hư hỏng, thất lạc hoặc hàng hóa đã về nhưng không được nhập cảnh. Cũng có trường hợp doanh nghiệp được yêu cầu thanh toán chi phí lưu trữ trong cảng và phí tàu chợ cho đến khi giấy phép/ủy quyền được cấp.

3. Cách giảm thiểu rủi ro

3.1. Phân tích nhu cầu phù hợp

Để đảm bảo phân tích nhu cầu mua hàng hiệu quả, cần chú trọng các yếu tố sau:

• Đánh giá mặt hàng đề nghị mua: Kiểm tra tính hợp lý của các mặt hàng được đề nghị mua bằng cách áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế liên quan (nếu có) và sử dụng bảng biểu chuẩn hóa cho các nguyên vật liệu thường dùng trong doanh nghiệp.
• Xét duyệt mua hàng: Xác định rõ người chịu trách nhiệm xét duyệt các đề nghị mua hàng, đảm bảo họ có đủ thẩm quyền và hiểu biết để đánh giá tính hợp lý và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thẩm định phiếu đề nghị mua hàng: Phiếu đề nghị mua hàng cần có chữ ký của những người chịu trách nhiệm kiểm tra và thẩm định tính hợp lý của các đề nghị, bao gồm các bộ phận liên quan như kỹ thuật, tài chính, và quản lý chất lượng.
• Quy trình chuẩn hóa: Thiết lập quy trình chuẩn hóa cho việc phân tích và xét duyệt nhu cầu mua hàng, bao gồm các bước kiểm tra, đánh giá, và phê duyệt rõ ràng.
• Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình và tiêu chuẩn liên quan, nâng cao năng lực để thực hiện công việc hiệu quả.

3.2. Chọn nguồn cung phù hợp

Để hạn chế rủi ro trong chọn lựa nhà cung cấp, cần thay đổi tư duy của quản lý và các bộ phận trong doanh nghiệp:

• Phân tích thị trường cung ứng: Doanh nghiệp cần phân tích kỹ thị trường để chọn ra nhà cung cấp phù hợp, sử dụng các tiêu chí rõ ràng để xác định nhà cung cấp tốt nhất.
• Xác minh năng lực nhà cung cấp: Thực hiện xác minh độc lập để đánh giá năng lực của nhà cung cấp, đảm bảo họ có thể đáp ứng yêu cầu.
• Xây dựng quan hệ đối tác: Xem nhà cung cấp như đối tác, cùng tìm giải pháp khi có sự cố, thay vì đổ lỗi. Thúc đẩy mối quan hệ hợp tác thực sự để cùng nhau vượt qua các khó khăn và giảm thiểu gián đoạn.
• Duy trì danh sách nhà cung cấp tiềm năng: Luôn cập nhật danh sách nhà cung cấp tiềm năng và thông tin định kỳ. Tham khảo mô hình thu mua của Kraljic để phát triển chiến lược giữ mối quan hệ với các nhà cung cấp phù hợp.

>>Mời bạn xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

3.3. Tránh gian lận và tham nhũng

Để tránh gian lận và tham nhũng trong doanh nghiệp, có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Kiểm tra chéo tài liệu: Thực hiện kiểm tra chéo giữa các tài liệu liên quan để phát hiện và ngăn chặn việc gửi hóa đơn giả hoặc che giấu tham nhũng. Việc này khiến các hành vi gian lận trở nên khó khăn hơn.
• Xây dựng quy trình kiểm toán đầy đủ: Thiết lập quy trình kiểm toán cho mọi giao dịch và đảm bảo quy trình phê duyệt được ghi chép đầy đủ. Điều này không chỉ tăng khả năng bảo vệ doanh nghiệp mà còn giúp xử lý các hành vi bất hợp pháp dễ dàng hơn.
• Phân quyền rõ ràng – tách bạch chức năng: Xác định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình mua sắm và quản lý tài chính để tránh việc lạm dụng quyền lực. Để quản trị rủi ro hiệu quả, doanh nghiệp cần tách bạch được các chức năng giữa người duyệt mua hàng, người sử dụng hàng và người thực hiện mua hàng, tránh trường hợp “cục bộ”, tránh trường hợp cùng chọn nhà cung cấp quen, ăn hoa hồng hay đẩy giá lên cao.
• Đào tạo nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo về nhận diện và phòng chống gian lận, tham nhũng cho nhân viên. Nâng cao nhận thức và kỹ năng phát hiện các dấu hiệu bất thường.
• Xây dựng văn hóa đạo đức: Khuyến khích và duy trì một môi trường làm việc trung thực, minh bạch, và tôn trọng các giá trị đạo đức trong toàn bộ doanh nghiệp.
• Áp dụng công nghệ: Sử dụng các phần mềm quản lý và theo dõi giao dịch để tự động phát hiện các bất thường và gian lận. Công nghệ giúp nâng cao độ chính xác và giảm thiểu rủi ro so với việc kiểm tra thủ công.

Doanh nghiệp có thể tham khảo FinanBook – trợ thủ tài chính toàn năng cho doanh nghiệp, đối soát dòng tiền tự động, tiết kiệm nguồn lực hiệu quả, giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ kết quả kinh doanh theo thời gian thực, hạn chế rủi ro gian lận tài chính.

3.4. Nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng

• Phân biệt yêu cầu thiết yếu và yêu cầu khác: Trước khi thương lượng, phân biệt rõ giữa các yêu cầu thiết yếu và các yêu cầu khác để tránh nhượng bộ quá mức, ảnh hưởng đến lợi ích của doanh nghiệp.
• Thống nhất về giá cả và cơ sở tính giá: Thống nhất rõ ràng về giá cả và cơ sở tính giá, xác định công thức để tính toán các thay đổi. Tất cả các điều này phải được nêu rõ trong hợp đồng để tránh hiểu lầm và tranh chấp sau này.
• Liên kết tự động với các nhà cung cấp được phê duyệt: Tự động liên kết với các nhà cung cấp đã được phê duyệt và chuyển đổi dữ liệu giao dịch thành báo cáo cho tài chính, marketing và quản lý cấp cao. Điều này giúp đơn giản hóa việc đàm phán và đảm bảo rằng tất cả nhân viên tham gia dự án đều nắm rõ các điều kiện hợp đồng và trách nhiệm của người mua.
• Đàm phán khi nhà cung cấp gặp khó khăn: Trong trường hợp nhà cung cấp gặp khó khăn, có thể đàm phán để giải quyết các mối quan tâm nhưng phải đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng. Lưu giữ hồ sơ của tất cả các cuộc đàm phán và thỏa thuận để đảm bảo minh bạch và tránh tranh chấp sau này.

3.5. Lựa chọn và thỏa thuận phương thức vận chuyển hợp lý

Lựa chọn Incoterms phù hợp: Sử dụng các điều khoản Incoterms phù hợp để doanh nghiệp có quyền kiểm soát quá trình vận chuyển và nhà giao nhận vận tải. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng cách.

Thỏa thuận dài hạn với các nhà giao nhận hàng hóa đủ tiêu chuẩn: Thiết lập các thỏa thuận dài hạn với những nhà giao nhận hàng hóa có đủ tiêu chuẩn và uy tín. Các thỏa thuận này không chỉ đảm bảo tính liên tục và ổn định trong dịch vụ vận chuyển mà còn có thể giúp doanh nghiệp thương lượng được các điều kiện tốt hơn về giá cả và dịch vụ.

Trong trường hợp thương mại quốc tế, cần tìm hiểu về các quốc gia yêu cầu giấy phép cho hàng hóa để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thủ tục.

Ngoài ra, các yếu tố bên ngoài khác có thể ảnh hưởng tới quá trình thu mua bao gồm chính trị, kinh tế, thị trường,… Mặc dù các yếu tố này nằm ngoài tầm kiểm soát của người mua hàng. Tuy nhiên, để giảm thiểu rủi ro cung ứng chậm trễ, doanh nghiệp nên cân nhắc thời gian để bắt đầu quá trình mua hàng hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết này của Finan, quý doanh nghiệp đã biết được những thông tin cần thiết về quản lý rủi ro trong mua hàng để giảm thiểu được những thiệt hại và thất thoát xảy đến, giúp doanh nghiệp tăng trưởng hiệu quả!